Как должен быть сформулирован заголовок дела. Правила составления заголовков дел
Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «банк», «входящая документация», «исходящая документация», «факсы» и т.д.), а также фамилий должностных лиц, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела состоит из отдельных элементов, которые, как правило, располагаются в следующей последовательности:
- название вида дела (дело, переписка, журнал, книга и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы, справки, докладные записки и т.д.);
- название организации, структурного подразделения, должности (т.е. указание автора документа);
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документов дела (проставляется в заголовках дел, содержащих копии документов).
При формулировке заголовка конкретного дела из приведенного списка выбираются те или иные элементы, их состав определяется характером документов дела.
Заголовок дел с распорядительными документами формулируется с указанием названия вида документов, автора документа (должность, орган), периода, к которым относятся документы дела, копий- ности документов дела. Например: «Решения Совета директоров»; «Протоколы совещаний дирекции АО»; «Приказы Генерального директора по основной деятельности»; «Распоряжения Генерального директора по административно-хозяйственным вопросам. Копии».
Заголовок дел с перепиской включает название вида дела (переписка), указание адресата(-ов) или корреспондента(-ов), краткое содержание документов дела (вопрос). Например: «Переписка с Налоговой службой CAO г. Москвы о порядке исчисления налоговых выплат»; «Переписка с Пенсионными фондами г. Тамбова о назначении пенсий работникам ОАО».
При составлении заголовка дел, включающих информационные документы, используют название вида документов, указание автора документа, краткое содержание документов дела (вопрос). Например: «Докладные записки департамента об организации кредитной деятельности».
В заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы разнообразных видов, но связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о проведении региональных выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Например: «Документы к протоколам заседания Совета директоров».
Заголовки дел, в которых будут храниться документы одного вида или разновидности, начинают с указания этого вида (разновидности) документов во множественном числе.
Название структурного подразделения и должностного лица - авторов документов указывается кратко или приводится его общее видовое название. Пример: «Протоколы заседания Правления»; «Приказы Генерального директора по основной деятельности»; «Распоряжения вице-президента».
Достаточно сложным представляется правильное название дел с перепиской. Переписка составляет около 80% от всей документации, но в разных организациях (или структурных подразделениях) ее количество может быть различным. В зависимости от объема переписки используют более или менее детализированное наименование дела.
Заголовки дел, содержащих переписку, должны отражать корреспондента (корреспондентов) и вопрос (вопросы). Поэтому при составлении заголовков дел с перепиской надо исходить из ее реального объема.
Если документов сравнительно немного и переписка ведется с однородными корреспондентами, то в заголовке дела их можно назвать обобщенно. В этом случае, даже если дело содержит переписку с разнородными корреспондентами, их в заголовке не указывают. Например: «Переписка с поставщиками о поставке продукции»; «Переписка с заказчиками о выполнении договоров».
Если переписки много, дела лучше формировать по каждому конкретному корреспонденту. В этом случае корреспондента называют в заголовке. Например: «Переписка с фирмой “ПРЕМЬЕР” о выполнении договоров»; «Переписка с Пенсионным фондом о персонифицированном учете работников АО».
При внесении в заголовки дел с перепиской административно- территориальных единиц, если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела указываются не их конкретные названия, а только общее видовое название. Например: «Переписка с районными администрациями Московской области о проведении передвижных выставок».
В случае включение в заголовок дела названий населенных пунктов их приводят в следующем порядке: село (деревня), город, район, область, край.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в обязательном порядке указывается период (месяц, квартал, год), на (или за) который составлены планы (отчеты). Это связано с тем, что годовые и квартальные (месячные) отчеты имеют разные сроки хранения. Например: «Квартальные бухгалтерские отчеты»; «Годовой бухгалтерский отчет за_г.».
Если при составлении номенклатуры дел заранее известно, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости - заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.
Определившись со структурой номенклатуры, следует приступить к оформлению заголовков дел. Данный этап – один из наиболее ответственных, так как, по существу, предопределяет полезность номенклатуры при подготовке организацией отдельной номенклатуры дел.
Заголовок должен иметь краткую и чёткую формулировку, полностью отражать состав и содержание документов, входящих в дело. В заголовок также входят данные о наличии копий документов и информация, доказывающая их подлинность. В том случае, если в сроках хранения уже имеются данные о копийности документов, данная отметка в заголовок не вносится.
Не допускается использование в заголовках дела терминов «Общая переписка», «Материалы», «Разная переписка» и т.п. В некоторых случаях могут быть исключения, например, наличие в архивах исторической справки номенклатуры, наименование которой изменить нельзя.
Формулировка заголовков дел учитывает специфику документируемых участков и вопросы деятельности организации.
Для этого учитываются следующие признаки документов: авторский, хронологический, номинальный, предметно-вопросный, корреспондентский и географический.
Номинальный признак характеризует вид документов, включённых в дело. На основании отдельных реквизитов документов («наименование организации», «подпись») определяется их автор. При составлении заголовков дел с перепиской указывается название корреспондента, определяемого по реквизиту «Адресат».
Основным признаком, характеризующим содержание дела, является предметно-вопросный. Он обязательно учитывается при составлении заголовка.
Хронологический признак предусматривает систематизацию документов в хронологическом порядке. В дела, как правило, формируются бумаги одного года, кроме дел переходящих.
Географический признак предполагает систематизацию документов нескольких авторов (корреспондентов), объединённых отдельной административно-хозяйственной единицей.
Расположение элементов заголовка следует производить в логической последовательности. В начале заголовка указывается вид дела (журнал, переписка) или виды документов (приказы, акты, отчёты, протоколы и прочее). Затем, следуют указать реквизиты: автор документа, (ответственного лица); наименование корреспондента или адресата; краткое содержание; наименование территории, которая упоминается в содержании документов дела; период документов дела; количество копий бумаг. В некоторых случаях допустимо изменять логическую последовательность расположения элементов заголовка дела.
При составлении заголовка следственных, судебных, личных и других дел, имеющих последовательность делопроизводства в рамках одного конкретного вопроса, допустимо использовать термин «Дело».
При составлении номенклатуры заголовка дел с документами по одному вопросу, не имеющими последовательность делопроизводства, допускается использование термина «Документы» с указанием в скобках их наименования. Например: «Документы о реализации готовой продукции (отчёты, планы, переписка)». Применение термина «Документы» допустимо и в заголовке дела, содержащего документы, приложения к одному документу. Например: «Документы к годовому бухгалтерскому отчёту».
Заголовки дел, содержащие переписку, включают информацию, с кем и по каким вопросам она велась. Например: «Переписка с Главным управлением об участии в презентациях».
На дело, состоящее из нескольких томов, составляется общий заголовок, а при необходимости уточнения содержания заголовка составляется заголовок каждого тома.
При составлении заголовка группы дел можно использовать обобщённый термин. Например: «Подведомственные учреждения», определяющий, что данный вид документов формируется во всех организационных структурах системы и их филиалах. Например: "Документы ревизий вышестоящей организацией (письма, акты, протоколы и др.)".
Когда известно наименование конкретного должностного лица или органа, указываем его. Например: "Приказы управляющего ООО "Рускалий" по основной деятельности".
Один заголовок может предусматривать несколько заголовков в конкретной, к приеру, в примерной номенклатуре. Заголовки, имеющие одинаковые сроки хранения, могут быть объединены и в индивидуальной номенклатуре дел звучат как один заголовок.
Переходящие дела ежегодно вносятся в индивидуальную номенклатуру дел под одним и тем же индексом до разрешения вопроса и окончания по ним делопроизводства.
3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.
3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.
Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.
3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.
Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.
После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
3.4.8. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.
В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
3.4.9. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.
Как правильно заполнять основные разделы номенклатуры дел, чтобы не допустить ошибок и различных толкований?
Ответ
Текст номенклатуры имеет табличную форму, состоящую из пяти граф:
2.Заголовки дел.
3.Количество единиц хранения.
4.Сроки хранения и № статей по перечню.
5.Примечание.
Также прочитайте об ошибках в документах более подробно.
Индекс дела включен в графу 1 номенклатуры дел. Каждое дело, заголовок которого включен в номенклатуру, имеет свой индекс.
Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (он указан в штатном расписании) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 03-16, где 03 - индекс структурного подразделения (отдел кадров); 16 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с высшими учебными заведениями).
Если структурное подразделение в свою очередь имеет структурные подразделения, это находит отражение в индексе дела.
Например: 03-02-19, где 03 - обозначение структурного подразделения (управление кадров), 02 - обозначение структурного подразделения внутри Управления кадров (отдел персонала), 19 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (личные карточки).
Если номенклатура строится по функциональному принципу, наименованием раздела служит название функции, направление деятельности выполняемой организации.
Например: 03-04, где 03 - название функции (учебная работа), 04 - порядковый номер заголовка дела (пятилетний учебный план специальности).
Заголовки дел вносят во вторую графу номенклатуры дел, заводимых организацией. Составление заголовков дел - самый сложный участок работы при составлении номенклатуры дел. Основная задача разработчиков номенклатуры дел состоит в том, чтобы составить заголовок дела, который четко в обобщенной форме отразит основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в такой последовательности:
Название вида дела (переписка, журнал) или наименование вида документов (приказы, распоряжения, протоколы, договоры и т. д.);
Название организации или структурного подразделения (автор документа). Например:
Протоколы заседания Общего собрания акционеров; Распоряжения мэра г. Белгорода.
Название организации, которой будут адресованы или получены документы (адресат или корреспондент документа). Например:
Переписка с Администрацией области; Переписка с фабрикой "Монолит".
Переписка с фабрикой "Монолит" о поставке мебели.
Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела. Например:
Переписка о поставке мягкой мебели с мебельными фабриками Пермского края.
Даты (период), к которым относятся документы дела. Чаще всего указывается период. Например:
Годовые отчеты фабрики "Монолит"».
Указание на копийность дела. В делах могут помещаться копии документов, необходимые для быстрого наведения справок в организации или структурных подразделениях. В этом случае пишется по установленным правилам заголовок дела, в конце которого ставится точка, а затем пишут слово "Копии" . Например:
Годовые отчеты фабрики "Монолит". Копии.
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. Это означает, что какие-либо элементы могут отсутствовать.
В одно дело могут быть помещены документы по одному вопросу, не связанные последовательностью его решения или являющиеся приложением к какому-либо документу. В этом случае заголовок дела начинается с термина "документ" . В конце заголовка в скобках обязательно указывают виды документов, помещенных в дело. Например:
Документы о проведении выставки "Птицы России" (планы, буклеты, списки участников, характеристики экспонатов); Документы к протоколам заседания Технического совета (проекты решений, доклады, справки, планы, отчеты).
В заголовках дел, предназначенных для документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например:
Приказы Генерального директора; распоряжения главного инженера.
В заголовках дел, содержащих переписку, элементы заголовка обязательно отражают, с кем и по какому вопросу она ведется.
Если переписка ведется с однородными корреспондентами, их не перечисляют, а указывают обобщенно. Например:
Переписка с продовольственными магазинами о поставке мясных продуктов.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, корреспонденты не перечисляются. Например:
Переписка об организации совещаний по вопросам обслуживания ветеранов.
Если переписка ведется только с одним корреспондентом, в заголовке дела указывается только он. Например:
Переписка с Префектурой Восточного округа Москвы по вопросам строительства жилых домов.
Когда в заголовке дел необходимо обозначить административно-территориальную единицу, нужно соблюдать следующие условия.
Переписка с директорами средних школ г. Саратова о льготном питании школьников.
Переписка с филиалом холдинга (г. Саранска) о поставке подшипников.
В заголовках дел, в которых помещают плановую или отчетную документацию, следует указать период (год, квартал), на (за) который составлены планы или отчеты. Например:
Годовые планы работ ОАО "Ангара"; Квартальные отчеты ОАО "Ангара" о расходовании пиломатериалов.
Нельзя употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки:
"разные материалы", "общая переписка", "входящие документы", "исходящие документы".
Так как документы, размещенные в папках с такими заголовками, разыскать для осуществления информационно-справочной работы очень сложно.
Распределение документов и их поиск будут также затруднены, если в заголовках дел использовать вводные слова и сложные обороты.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется, прежде всего, степенью важности документов, а также их взаимосвязью.
Заголовки дел следует располагать в такой последовательности:
Заголовки дел, содержащих организационные документы:
устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.
Заголовки дел, содержащих распорядительные документы. Причем сначала располагают заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций, затем распорядительные документы руководства организации.
- Заголовки дел плановой документации.
- Заголовки дел отчетной документации.
- Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому или географическому признакам, вносят в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.
Нельзя формулировать заголовки дел таким образом, чтобы в одном деле объединялись документы различной ценности, с различными сроками хранения. Недопустимо заголовок дела формулировать следующим образом: "Годовые отчеты дочерних предприятий фирмы "Атлант" и переписка о предоставлении отчетов", т. к. годовые отчеты хранятся постоянно, а переписка о предоставлении отчетности - до десяти лет, и после окончания срока хранения должна быть уничтожена. Поэтому данное дело должно быть разделено на два.
Первое дело должно иметь заголовок: "Годовые отчеты дочерних предприятий фирмы «Атлант»"; второе - "Переписка о предоставлении отчетов дочерними предприятиями".
Так как при составлении номенклатуры дел важно определить последовательность расположения заголовков дел, их можно писать на карточках, которые затем можно располагать в любой последовательности. С помощью карточек легче корректировать заголовки дел, т. к. исправленный заголовок можно написать на новой карточке и заменить ею прежнюю. Безусловно, в наше время лучше использовать компьютер для формирования базы данных о заголовках дел.
Если документы не окончены делопроизводством текущего года или это дела, продолжающиеся более одного года (переходящие дела), их следует вносить в номенклатуру каждого года до тех пор, пока вопрос не будет решен окончательно.
В конце каждого раздела номенклатуры необходимо включать несколько резервных номеров, так как в течение года номенклатура может быть дополнена новыми делами, если увеличился круг управленческих задач, решаемых фирмой. Это означает, что в графе «индекс дела» ставят индексы, а остальные графы заполняются, если дело в течение года заводится. Если дела не заводятся, графы остаются пустыми. Приказ о включении дела в номенклатуру издавать не надо. Обычно включают два или три резервных номера.
В номенклатуру не включают печатные издания (справочники, сборники и т. д.).
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество единиц хранения (томов или частей дела). В одно дело нельзя поместить более 250 листов, а толщина дела не должна превышать четырех сантиметров. Если количество листов превышает эту цифру, дело делят на тома или части. Так как количество листов, помещенных в дело, становится известным только в конце года, третья графа заполняется по окончании текущего года.
В четвертой графе номенклатуры дел указывают сроки хранения дела. Сроки хранения документов зависят от значимости документа.
Документы могут храниться:
- постоянно;
- долговременно (свыше 10 лет);
- кратковременно (до 10 лет).
Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: 75 лет, 15 лет, 10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год.
Главное правило, которое необходимо соблюдать при составлении номенклатуры дел, - нельзя помещать в одно дело документы с разными сроками хранения.
Если соблюдать это правило при составлении заголовков дел, проблем не будет. Но если в одно дело по каким-либо причинам попали документы разного срока хранения, оно будет храниться по документу большего срока хранения.
Например, в деле есть документы со сроками хранения 3 года и 5 лет. Это дело будет храниться пять лет.
Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения. Помимо этого сроки хранения могут уточняться в процессе экспертизы ценности документов.
В номенклатуре дел, проставляя срок хранения, в четвертой графе (так же как в Перечне) можно поставить отметку "до минования надобности" . Она означает, что документы этого дела имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией (членами экспертно-проверочной комиссии). Но этот срок не может быть менее 1-го года.
Уменьшать срок хранения, установленный данным Перечнем, в номенклатуре дел запрещается. Повысить срок хранения разрешено, если необходимость в этом обусловлена специфическими особенностями деятельности организации. В этом случае работник, ответственный за составление номенклатуры дел, должен обратиться в экспертную комиссию организации. Только в случае положительного решения, зафиксированного в протоколе экспертной комиссии, можно проставить в четвертой графе увеличенный срок.
Проставляя срок хранения документов, помещенных в дело по соответствующему Перечню, необходимо выполнить обязательное правило - указать статью по Перечню, в которой установлен этот срок.
В пятой графе "Примечания" проставляют отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению по истечении срока хранения, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п.
В этой графе указывают название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел.
Названия перечней лучше печатать на первой странице номенклатуры дел в сноске, чтобы названиями перечней не перегружать пятую графу.
Самая сложная часть работы при разработке номенклатуры дел – составление заголовков дел.
Заголовок дела должен быть сформулирован в соответствии с требованиями, указанными в Основных правилах работы архивов организаций: должен четко и в обобщенной форме отражать содержание и состав документов дела, так как именно по заголовку производится поиск необходимых документов. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «материалы»), вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Правда, могут быть отдельные исключения, обусловленные исторически сложившимися особенностями состава документации, к примеру, отложившимися в архиве организации историческими комплексами документации, название которых уже нельзя изменить (например, картографические материалы, материалы земельного кадастра).
Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности организации. При этом используются такие признаки документов, как номинальный, авторский, корреспондентский, хронологический, предметно-вопросный, географический.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела состоит из следующих элементов:
Название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы) – это обязательные элементы заголовка;
Название адресата (или корреспондента) документа;
Название местности, с которым связано содержание документов;
Даты (периода), к которой относится содержание документов дела;
Указание копийности документов.
Не каждое дело в заголовке будет содержать все эти элементы. Набор элементов заголовка зависит от характера документов, которые будут группироваться в данном деле.
Так, период, к которому относятся документы дела, как правило, указывается в плановых и отчетных документах (годовые, квартальные, месячные). Подразумевается, что в остальных делах, где в заголовке не указан период, формируются документы текущего делопроизводственного года. Например:
Годовой план по финансовой деятельности предприятия.
Месячные отчеты о валютных расчетах с поставщиком.
В заголовке дела, содержащего статистические формы, указывают названия форм, их номер или условное обозначение.
Годовой отчет о вывозе и ввозе продукции производственно-технического назначения и оказанных услугах (форма 1-пс).
Если в делах предполагается группировать документы одного вида, то формулирование заголовков не составит проблемы. Например:
Приказы руководителя организации по основной деятельности.
Протоколы заседаний Совета директоров.
Приказы (распоряжения) руководителя организации о приеме на работу.
Пример формулирования заголовков дел определенного вида:
Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.
В формулировке заголовков дел, содержащих переписку , указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
1. Если это переписка с одним корреспондентом, то необходимо указать название организации и вопрос, по которому ведется переписка:
Переписка с ЗАО «ОКМА» по вопросу поставки каучуковых деталей.
Переписка с военкоматом об учете военнообязанных.
2. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, содержится их обобщенное название:
Переписка с кадровыми агентствами по подбору персонала.
Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, город, район), целесообразно указывать ее в заголовке:
Переписка с вузами города Перми об открытии факультетов послевузовской подготовки.
3. В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовке дел они не указываются. Заголовок содержит лишь вопрос:
Переписка об организации семинаров.
Сложнее формулировать заголовки дел, содержащих документы различных видов по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводства. В таких заголовках следует употреблять обобщающий термин - «документы» . Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы. В скобках необходимо перечислить основные виды документов, группируемых в данном деле.
Например:
Документы о проведении аттестации сотрудников (протоколы заседаний аттестационных комиссий, аттестационные листы, отчеты, тесты и др.).
Документы о подготовке выставки изделий фирмы (планы, графики, письма, справки и др.).
Документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки).
Термин «документы» используется в заголовках дел, содержащих приложения:
Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные записки, представления, справки и др.).
Документы к протоколам заседаний Совета директоров (тексты докладов, выступлений, и др.).
Документы к проведению конкурса на замещение вакантных должностей (отчеты, списки научных работ, выписки из протоколов и др.).
Термин «дело» в заголовке используется только в том случае, если в деле будут группироваться документы, связанные последовательностью делопроизводства (судебное дело, арбитражное дело, личное дело, дело фильма):
Личное дело Семена Семеновича Семенова.
В нормативных документах не содержится особых требований к заголовкам дел для группировки электронных документов. В данном случае целесообразно придерживаться общих требований. При этом в графе «Примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носителя и место его хранения (электронный документ: С/Мои документы/Конкурс/ Иванов).
При подготовке номенклатуры дел не всегда ясно, в какой форме будет создан документ (в обычной или электронной). Поэтому соответствующее примечание можно дать уже при работе с номенклатурой дел в течение года. Если единицей хранения будет база данных (например, база данных по персоналу организации), то в заголовке целесообразно раскрыть основное содержание этой базы.
Например:
База данных о персонале фирмы (фамилии, имена, отчества сотрудников, их возраст, адрес, паспортные данные, образование, должность, оклад, результаты аттестаций).
Некоторые документы предшествующего года (нескольких лет), необходимые в делопроизводстве, не передаются в архив, а включаются в номенклатуру дел текущего года как переходящие . В таком случае в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.
Указание на копийность в заголовке документов делается только в том случае, если в деле будут группироваться копии документов. В таком случае после основного заголовка ставится точка и делается запись: «Копии». Слово «подлинники» не пишется. Отсутствие этого слова автоматически будет означать, что в деле группируются подлинники документов.