Главная » Управление » Что необходимо учитывать в объеме документооборота. Документооборот: понятие, функции, составные части

Что необходимо учитывать в объеме документооборота. Документооборот: понятие, функции, составные части

Учет документооборота производится в ведомственном архиве организации. Какой набор учетных документов необходимо иметь для учета документооборота, расскажем в настоящей статье.

Из статьи вы узнаете:

Основное назначение учета документооборота компании - фиксация общего количества деловых бумаг и их состава, а также мониторинг их поступления и убытия.

Кроме того, учет позволяет обеспечить надлежащую сохранность бумаг и поиск необходимой информации. Минимальный компонент учета называется единицей хранения. К ней может относится как отдельная бумага, так их совокупность, собранная под одной обложкой - т.н. "дело".

Основные документы, необходимые для учета документооборота

Ниже мы приводим список основных документов, которые нужно завести в архиве предприятия для обеспечения надлежащего учета документооборота .

Опись дел постоянного хранения. Основное назначение данной деловой бумаги - поединичный и суммарный учет дел. Если ваша организация осуществляет передачу дел в государственный или муниципальный архив, т.е. на государственное хранение, т.е. вам нужно составить данную опись. Гораздо более распространенным является случай, когда организация по закону может изменить срок хранения бумаг с постоянного на срок в 10 или более лет. Иногда такой срок обозначается как "до ликвидации предприятия". В этих случаях нет необходимости составлять указанную выше опись.
Опись дел по личному составу
Опись дел временного хранения (более 10 лет) . В данную опись включаются деловые бумаги со сроком хранения более 10 лет.
Опись дел временного хранения (менее 10 лет). На практике, данная бумага часто не составляется вовсе. Вместо нее для учета документооборота используются номенклатуры дел для каждого конкретного года. Достаточно часто возникает ситуация, что часть бумаг вообще не передается в архив организации, а остается в тех отделах, где они были созданы. Они находятся там на протяжении всего срока хранения.
Описи дел структурных подразделений. На основании данных бумаг осуществляется передача дел в архив организации, т.е. они являются сдаточными описями. Еще до того, как будет составлен годовой раздел общей описи дел организации, используется данные учетные документы.
Дело фонда. История предприятия и его фонда содержится в данной папке. В ее состав входят различные акты (об уничтожении дел, о проведении проверок, передачи дел в государственный архив и т.д.). Все бумаги, находящиеся в данной папке должны быть расположены в хронологическом порядке, по мере их поступления. Обязательным условием соблюдения надлежащей хронологии является наличие в деле фонда внутренней описи и нумерации всех страниц дел.
Паспорт архива предприятия. Если ваша организация передает часть дел в государственный или муниципальный архив, т.е. на государственное хранение, то наличие такого паспорта является обязательным.

Читайте также:

Вспомогательные документы, необходимые для учета документооборота

Лист-заверитель дела. Назначение данной бумаги - осуществление количественного учета листов, входящих в состав дел, постоянного или временного хранения. Как правило такой лист-заверитель составляется и подшивается в папку в момент научно-технической обработки деловых бумаг, которая подразумевает их подшивку в твердую обложку.

Книга учета поступления и выбытия документов. Назначение книги - мониторинг поступления и выбывания документов в архиве предприятия в течение заданного периода времени. Чаще всего контрольным периодом учета движения документов является один календарный год.

Лист фонда. Назначение данной бумаги - фиксация изменений в наименовании организации, учет и нумерация описей дел, которые уже хранятся в архиве, а также учет поступления и выбывания архивных деловых бумаг.

Реестр описей. Назначение данной бумаги - учет видов и количества описей дел, которые находятся на хранение в архиве.

Учет электронного документооборота

Учет электронных документов (ЭД) и электронного документооборота осуществляется на основании правил, утвержденных локальными нормативными актами компании.

В общую учетную базу данных ЭД или в учетную карточку ЭД вводятся сведения о каждой единице учета ЭД.

В составе архивного фонда компании учет ЭД осуществляется по соответствующим описям, единицам учета и единицам хранения. Объем информации, хранящейся в ЭД, указывается в мегабайтах (Мбайт).

В том случае, если информационный объем ЭД изменился в результате конвертации файла в другой формат или в результате перезаписи на другой носитель, об этом составляется акт о миграции и перезаписи ЭД, где указывается новый объем. Все произведенные изменения также фиксируются в новой итоговой описи, листе фонда, а также в прилагаемой к паспорта архива объяснительной записке.

Единицей учета ЭД является единица хранения и комплекс таких единиц хранения, на которых осуществляется запись файлов или группы файлов, представляющих собой единый информационный или программный объект. Это может быть простой текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний и т.п. Сопроводительная документация, прилагаемая к ЭД, также является компонентом единицы учета ЭД.

Единицей хранения ЭД считается физически обособленный носитель информации. В зависимости от времени создания ЭД, такими носителями могут быть дискеты, CD-диски, жесткие диски (винтчестеры), USB-накопители (флеш-носители). К единицам хранения также относится сопроводительная документация к ЭД.

В момент поступления ЭД на хранение в архив об этом делается соответствующая запись в книге учета поступления и выбытия документов.

Количество ЭД каждого поступления или выбытия указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб.

Вспомогательными учетными документами при учете ЭД могут быть журнал учета поступления и выбытия ЭД, а также журнал учета миграции и перезаписей ЭД.

Учет объема документооборота

Объем документооборота – количество деловых бумаг, которые поступили на предприятие в течение определенного периода времени, как правило за год. Учет объема документооборота имеет основной целью - установление объема обрабатываемой информации и загрузки отделов и сотрудников. Эта процедура необходимо для проектирования деятельности компании, оптимизации работы службы ДОУ и совершенствования делопроизводства.

Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

Следует отметить, что при определении объема документооборота следует учитывать все деловые бумаги.

Имеется в виду, что содержание, автор, адресат, количество копий, наличие или отсутствие регистрации, число инстанций, через которые прошла бумага не должны влиять на учет объема документооборота. Разумеется, что исходящие, входящие и внутренние деловые бумаги подлежат подсчету отдельно друг от друга. Копии учитываются также отдельно.

Таким образом, составления архивной описи дел и формирование дела фонда являются главными целями проведения учета документооборота компании. В случае подготовки дел для передачи в государственный или муниципальный архив, т.е. на государственное хранение, важным моментом станет подготовка паспорта архива организации.

Правила учета и анализа объемов документооборота, которые обязана осуществлять служба делопроизводства:

устанавливались Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), Государственной системой документационного обеспечения управления (М., 1991),
а в настоящее время предусматриваются Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с изменениями от 07.09.2011) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Кроме того, Методические рекомендации предусматривают, что соответствующий раздел об учете объемов документооборота должен быть включен в состав инструкции по делопроизводству организации.

Объем документооборота организации подсчитывается, как правило, за месяц и далее нарастающим итогом за год . Он осуществляется на основе учетно-регистрационных форм в местах регистрации создаваемых и полученных организацией документов. Для сбора объективных данных об объеме документооборота должна быть хорошо организована система регистрации получаемых, отправляемых и внутренних документов.

За единицу учета принимается единственный экземпляр документа, т.е. подлинник (оригинал) документа или копия (если она является единственным экземпляром). Копии, создаваемые при сканировании и ксерокопировании документов, подсчитываются раздельно в пределах тех же документопотоков. При учете поступающих и отправляемых документов сопроводительное письмо и документы-приложения к нему принимаются за одну единицу учета, т.е. за один документ. Отдельно учитываются (но включаются в общий объем документооборота) предложения, заявления и жалобы граждан, а также претензии клиентов и контрагентов, обращения граждан через портал «Электронное правительство» за электронными услугами, обращения на сайт, обращения по официальному адресу электронной почты, указанному на бланке организации. Это необходимо для проведения соответствующей аналитики по вопросам деятельности организации во «внешней» среде, контроля репутационных рисков и т.п.

Итак, формула для подсчета объема документооборота следующая:

В числителе обозначается общее количество документов как единиц учета, т.е. объем документооборота, необходимый для анализа процессов документирования и рациональной организации всех бизнес-процессов и делопроизводства, в знаменателе - количество копий документов, необходимое для расчета численности сотрудников, анализа соблюдения норм выработки при работе с документами и разработки новых норм, обоснования процессов автоматизации, внедрения новых технологий и т.п.

Форма представления справки или сводки об объеме документооборота может быть следующей (пример самой простой формы):

Пример

Самая простая форма справки об объеме документооборота

Свернуть Показать

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (п. 24) предусматривают, что служба делопроизводства обобщает и анализирует данные о количестве документов и представляет их руководителю в установленном им порядке. Рекомендуем в связи с этим в инструкции по делопроизводству или в отдельном приказе организации (приказ по административно-хозяйственной деятельности с пятилетним сроком хранения) особо оговорить соответствующие сроки или график, а также формы представления справок об объеме документооборота.

Организация работы с документами — организация документооборота, и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Из определения видно, что одной из составляющих организации работы с документами является документооборот.

Документооборот

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения или отправления называется документооборот .

Организация движения документов — важная часть делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким , маршрут — прямым , время прохождения — минимальным . Главное правило организации документооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.

Организация документооборота должна быть направлена на то, чтобы:

Сократить пути прохождения документа. Только деловая необходимость должна влиять на его движение. Для этого необходимо тщательно продумать путь его прохождения.
Установить максимальное единообразие в последовательности прохождения и обработки конкретных видов документов. Выполнить это условие можно с помощью разработки схем прохождения конкретных видов документов.
Исключить возвратное движение документов (особенно при внешнем и внутреннем согласовании, доставке и регистрации).
Активно использовать средства оргтехники и новейших информационных технологий при передаче документов.

Выполнение названных условий позволяет достигнуть:

прямоточности направления документопотоков, т.е. исключения дублирующих действий при подготовке и обработке документов;
ритмичности , т.е. равномерного поступления и пропорциональной загруженности сотрудников организации.

Учет объема документооборота

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан за определенный период. При подсчете объема документооборота считают также копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств. Но их считают отдельно от подлинных документов. Результаты подсчета оформляются в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатываются организацией. Например:

В организации может устанавливаться любая периодичность подсчета документооборота : еженедельная, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная. Может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота.

Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности делопроизводственной службы для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

џ прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

џ предварительное рассмотрение и распределение документов;

џ регистрация документов;

џ контроль за исполнением;

џ информационно-справочная работа;

џ исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

џ отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

џ поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

џ потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

џ поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

- содержанием или функциональной принадлежностью;
- структурой;
- режимом или цикличностью;
- направлением;
- объемом.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.

Учет объема документооборота предприятий и организаций

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

Величина документооборота нужна для:

1. расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
2. расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
3. определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Простейшая форма справки об объеме документооборота выглядит так:

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

повышение эффективности управленческой деятельности;

ускорение движения документов в организации;

уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.6

Величина документооборота нужна для: расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства; расчета необходимой численности делопроизводственного персонала; определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

Простейшая форма справки об объеме документооборота выглядит так:9

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются: повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации; уменьшение трудоемкости обработки документов.

25. . Понятие «документооборот» и развитие его нормативно-методической регламентации. Ответ в 21!