Главная » Финансы » Оформление личного дела сотрудника образец по госту. Образец заполнения описи документов в личном деле работника Список документов для формирования личного дела работника

Оформление личного дела сотрудника образец по госту. Образец заполнения описи документов в личном деле работника Список документов для формирования личного дела работника

Личные дела на работников в обязательном порядке обязаны вести только государственные учреждения на своих служащих. Однако каждому кадровику полезно уметь сформировать личное дело сотрудника без ошибок.

Личное дело сотрудника состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).

Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

руководители и их заместители;
ведущие специалисты;
материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
работники с перспективой повышения в должности и др.

Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.

Чем предусмотрено ведение личных дел

Для госслужащих регламентируют такую обязанность:

Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут таким образом вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании. При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.

Порядок формирования личного дела

На вопрос «что такое дело?» отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2018) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку. Такая папка должна охватывать:

процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
период работы (личная карточка, приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
процедуру увольнения (заявление и приказ).

Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел». Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.

Формирование дела при приеме на работу

Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства. Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись). Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом. Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:

название юридического лица;
структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
номер;
фамилия, имя, отчество работника;
дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
срок хранения.

Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав). Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение.

В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:

заполненная анкета компании;
копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);
копия ИНН;
копия СНИЛС;
копия военного билета (для мужчин);
диплом или иные документы об образовании;
фотография (цветная или черно-белая);
характеристика с прошлого места работы;
заявление работника о приёме на работу;
копия приказа о приёме сотрудника на работу;
копия трудового договора и должностной инструкции;
опись документов в личном деле;
иные документы;
копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки).

Формирование в процессе трудовой деятельности

На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов. В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека. Таким образом происходит формирование личного дела работника (образец-2016 бланка можно скачать ниже). Опись составляется для учета документов, которые содержаться в папке, а также для их систематизации. В описи обязательно фиксируется:

поступление новых бумаг;
изъятие листов;
замена подлинников копиями.

В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения. Выглядит бланк описи так:

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Личное дело закрывается в день увольнения человека. После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:

проверить наличие всех документов;
проверить хронологию бумаг в папке;
сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

Затем на внутренней описи необходимо сделать итоговую запись. В ней указывается число листов, включенных в ЛД, а также количество листов самой описи (ее листы следует нумеровать отдельно). После чего составитель должен подписать и опись и итоговую запись. После чего можно составить так называемый лист-заверитель, в котором будет содержаться описание личного дела. Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце - лист-заверитель. На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки.

Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД. Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица.

Хранение ЛД: порядок и сроки

Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок. В статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 определено, что срок хранения составляет:

для ЛД, созданных с 01.01.2003, - 50 лет;
для ЛД, созданных до 2003 года, - 75 лет.

Исчислять срок хранения нужно с 1 января года, следующего за датой закрытия ЛД. Например, если увольнение произошло 18.10.2017, то срок хранения в 50 лет начинает течь с 01.01.2018. Хранить кадровые документы необходимо с соблюдением требований о защите персональных данных. Для этого в компании должно быть оборудовано помещение без доступа посторонних лиц. Для того чтобы исключить возможность утраты или хищения, ЛД целесообразно хранить в сейфах или металлических шкафах. Не позднее, чем через три года после закрытия, папки должны быть переданы в архив.

Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

с помощью нумерации;
в алфавитном порядке;
по структурным подразделениям компании.

Также, при большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту. Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.

Личные дела уволенных работников хранятся в архиве , но копии документов можно выдать на руки работникам в последний день их нахождения на рабочем месте. Таким образом, компания больше не будет ответственна за сохранение личных данных сотрудника и уменьшит размер архива. Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен.

На кого оформлять ЛД

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

Руководящий состав и лица, их замещающие;
Главные специалисты;
Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Предоставление дел правоохранительным органам

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
Ксерокопия СНИЛС;
Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
Ксерокопия ИНН;
Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
Автобиография;
Экземпляр трудового договора;
Ксерокопия трудовой книжки;
Материалы об аттестации (если проводилась);
Фотографии работника, которые периодически обновляются;
Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Требования к оформлению личного дела сотрудника

Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело должно быть оформлено в определённом виде:

на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела;
если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше 250.

Ведение журнала регистрации личных дел работников

Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников компании. Так как единой учётной формы для ведения журнала не существует, его можно изготовить самостоятельно (распечатать по шаблону из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от компании.

В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале в виде даты и причины закрытия. Если в бланк личного дела работника нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».

Образцы и бланки документов для личного дела (Скачать)

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Как поступать с делами уволенных сотрудников

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

Обязаны вести государственные учреждения на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями. Поэтому познакомимся с ними внимательнее.

Понятие ЛД

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия. Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:

какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
порядок ведения;
перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
порядок доступа к информации;
сроки и режим хранения;
особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс.

Какие документы входят в состав ЛД

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие. Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

формируемые в момент устройства человека на работу;
возникающие в процессе работы в фирме;
документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу могут войти:

резюме, составленное для вакансии соискателем;
анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
заявление о приеме на работу;
характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
трудовой договор (оригинал работодателя);
приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
объяснительные записки,
служебные записки,
различные акты и уведомления.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что очень важно обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему в целом.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Если спросить кадровиков, зачем они хранят копии паспортов в личных делах, многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в личном деле обязательно должна быть копия паспорта, а скорее всего, вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение может быть признано законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций - уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 Правил, утвержденных (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в личных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически можно в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

Правила ведения и сроки хранения

В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. При этом кадровики должны ориентироваться на Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, которым и установлены все сроки хранения документов. Следует помнить, что многие кадровые документы нужно хранить длительное время (свыше 10 лет), и если они включены в ЛД, то срок хранения личных дел работников не может быть меньше этого срока. Обычно такие документы в составе ЛД приходится хранить не менее 50 лет (статья 22.1. (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Порядок ведения ЛД, как уже было сказано, определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, пока ЛД находится в работе. Бланк описи можно разработать самостоятельно, а можно использовать образец для государственных учреждений.

Титульный лист личного дела работника: образец

Первым в ЛД всегда заполняют титульный лист. Бланк титульного листа содержится в Приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Он является рекомендованным, поэтому при желании его можно разработать самостоятельно.

На титульном листе нужно написать название компании, а также Ф.И.О. сотрудника. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы.

Все заведенные личные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале (это не дань графоманству, это удобно для поиска). Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно. Журнал должен быть прошит и пронумерован, а в его графы нужно занести все номера ЛД, даты их заведения, заголовки, а также даты закрытия.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.

Сегодня вы узнаете:

Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
Какие документы должны содержаться в нем;
Сколько и как хранить дела.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Личное дело: что это такое и зачем вести

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять

В эту группу входят:

Руководящий состав и лица, их замещающие;
Главные специалисты;
Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Кто обладает допуском к делам

Предоставление дел правоохранительным органам

Оформление личного дела

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его . Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел,во избежание утери важной документации.

Итак, образец оформления личного дела:

Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Список таков:

Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
Ксерокопия СНИЛС;
Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
Ксерокопия ;
Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
Автобиография;
Экземпляр ;
Ксерокопия трудовой книжки;
Материалы об аттестации (если проводилась);
Фотографии работника, которые периодически обновляются;
Опись личного дела.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Образцы и бланки документов для личного дела

Анкета для личного дела
Внутренняя опись личного дела
Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Порядок ведения дел

Этот процесс включает в себя:

Внесение записей в соответствующих разделах;
Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
Проверку личных делна сохранность документации;
в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.

Журнал регистрации: как вести

Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию . Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Как поступать с делами уволенных сотрудников

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

Заключение

Если вы , то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.

– это совокупность документов, которые отражают деятельность человека, свидетельствуют о его работоспособности. Личное дело часто сравнивают с трудовой книжкой, но это грубая ошибка. Трудовая книжка, в первую очередь, отличается тем, что не содержит никакой дополнительной информации о работнике, кроме места его нынешней и прошлой работы.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

При устройстве на работу, на предприятии сразу же формируется личное дело нового сотрудника, которое состоит из ряда необходимых бумаг (набор стандартный и регламентирован законодательством). Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров.

Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам.

Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы. Информация об опозданиях, предупреждения. Если одно из замечаний вноситься в личное дело, то стоит насторожиться, ведь это очень серьезно.

Какие документы входят в состав личного дела?

Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности:

Опись состава личного дела, последовательность всех документов для удобного поиска.
Заявление о приеме на работу.
Анкета работника с фотокарточками.
Трудовой договор.
Копия приказа о приеме на работу.
Копия аттестата и диплома об образовании.
Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей.
Прописка по месту жительства.
Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма.

Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание. В примечании, как правило, указывается какой документ используется – копия или оригинал.

Как ведется?

Все личные дела предприятия отображаются в специальной тетради или журнале, где им предоставляется специальный номер по месту работы. В таком журнале содержится краткая информация о деле: Ф.И.О. сотрудника, дата передачи в архив, дата начала ведения дела, номер.

Ошибочно мнение, что любой сотрудник отдела кадров имеет доступ к личным делам работников. Это не так, вся власть и возможность внесения изменений производится уполномоченным человеком. Изменения могут быть следующими: документы из ЗАГСа, смене имени и другие. При этом в личное дело вносятся копии документов, подтверждающих факты.

Правильное хранение личных дел очень важно, ведь это конфеденциальная информация, доступ к которой имеет ограниченное количество человек.

Сроки хранения личных дел:

личные дела сотрудников хранятся до 75 дней;
личные дела руководящих должностей могут храниться неограниченное количество времени;

Срок хранения начинается с того момента, когда дело передается в архив.

Порядок оформления

Так как на любом предприятии из-за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.

Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу:

Например, если предприятие достаточно крупное и на нем работает большое количество сотрудников, следует размещать их личные дела по алфавиту. Это упростит поиск нужной папки.
Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.
Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф.И.О. сотрудника и номер дела на предприятии.

Хранение личных дел можно производить такими способами:

В алфавитном порядке.
По структурным подразделениям компании(отделы).
Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при оформлении.

Образец

Как говорилось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ к внесению изменений в личные дела.

Заголовком к личному делу служит Ф.И.О. работника. Также могут указываться вариации написания фамилии или девичья фамилия женщины. Например: Хлебная (Калинина) Елена Максимовна.

При оформлении личного дела разрешается принимать документы, которые датируются более ранним сроком, нежели дата принятия на работу сотрудника. Этот вопрос рассматривается в отдельных случаях, но, как правило, разрешается в пользу работника.

Полное оформление дела предусматривает такие пункты:

Оформление и внесение данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться далее).
Важно зафиксировать количество листов в деле (не более 250 страниц).
Оформление листа-заверителя.
Внутренняя опись документов в соответствии с наявным количеством собранного количества, проверка данных.
Подшивка, переплет дела.
Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника.

Очень важно знать то, какие документы подшиваются, а какие нет. В подшивку дела входят только самые важные и значимые документы, которые могут храниться сроком до 75 лет. Если имеются документы о начале отпуска, заявления об отпуске за свой счет и подобное, то эти документы не входят в подшив папки. Они прикладываются к общему количеству.

Инструкция по заполнению

После заведения личного дела сотрудника необходимо, чтобы он заполнил анкету. Анкета должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы. Лаконичные и четкие ответы без лишней воды. После анкеты следует разместить фотокарточку работника.

Это должно быть новое фото, а не то, где ему 18, когда на самом деле перед вами стоит мужчина лет 40. Автобиография должна быть составлена грамотно, отражать все этапы жизни работника. Образовательные учреждения, интересы, места работы и другое.

Копии документов об образовании или о повышении квалификации в отдельных сферах должны быть заверены в первую очередь. Сотрудник при составлении личного дела обязывается своевременно сообщать о любых изменениях(фамилия, имя и другое).

Внешняя характеристика работника подписывается директором предприятия, а внутренняя – руководителем подразделения или отдела фирмы. Все страницы обязательно должны быть пронумерованы.

Образец оформления титульного листа

ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года регулирует правила оформления личных дел, они следующие:

Вверху титульного листа может находиться информация, которую разрешается заполнять только муниципальным или государственным архивом, это коды, даты сдачи документов в архив и другое.
В центре титульного листа, слегка отступив сверху, необходимо указать название организации. Как правило, в этом месте пишется сокращенное наименование фирмы.
Ниже наименования предприятия указывается отдел, в котором работает новый сотрудник.
Затем указывается номер дела, который берется в скобки. Перед ним обязательно нужно указать индекс, также в круглых скобках.
Затем прописывается заголовок личного дела. В качестве заголовка используется фамилия, имя, отчество работника.
Правый нижний угол титульного листа предназначен для такой информации, как срок принятия на работу сотрудника, день увольнения, срок хранения документации, дата сдачи в архив и другое.

Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы. Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров.

Для чего ведется личное дело?

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.

Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.

Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается - после выпуска приказа на увольнение.

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Необходимость ведения личных дел

В государственных организациях

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

В частных компаниях

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании - директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего сотрудника.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

Резюме кандидата, анкета, характеристика или же автобиография;
Заявление о приеме;
Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
Копия военного билета (при наличии)
Справки о прошедшем медосмотре, медицинские книжки;
Справки об отсутствии судимости.
Справки с прежних мест работы и т. д.

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

Личная карточка сотрудника;
Трудовой контракт с работника (экземпляр компании);
Договор о материальной ответственности;
Копия распоряжения о приеме на работу.

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

Должностная инструкция;
Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
Согласие на обработку ПД;
Заявление о предоставлении вычетов;
Заявления на отпуска;
Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
Справки о последующих медосмотрах;
Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Скачать бланки для оформления личного дела

Титульный лист в формате Word.

Образец обложки в формате Word.

Пример внутренней опись документов, в формате Word.

Порядок оформления личного дела

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

Заполнение титульного листа (обложки);
Оформление листа-заверителя дела;
Заполнение внутренней описи;
Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Лист-заверитель

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д.

В частности, здесь отмечаются:

Литерные номера листов;
Пропущенная нумерация страниц;
Листы с фотографиями;
Вшитые крупноформатные листы;
Конверты с подшитыми вложениями в них;
Поврежденные листы

Внутренняя опись

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.

Порядок ведения личных дел (учет, внесение изменений)

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами - дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Хранение документов

Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ. При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива.

Личные дела работников могут храниться следующими способами:

По алфавиту;
По структурным подразделениям;
По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.

На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров.

Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых.

Выдают ли сотрудникам на руки личные дела?

Личные дела на руки работникам не выдаются. Однако, он может ознакомиться со всеми документами, которые подшиты в его папку, в помещении кадровой службы и в присутствии специалиста. Последний должен зафиксировать факт обращения к личному делу со стороны.

Во время работы с личным делом запрещено вносить в него какие-либо исправления, делать пометки, забирать документы и т. д. Любые изменения имеет право делать только уполномоченный на это кадровый работник. После возвращения необходимо проверить, все ли документы дела на месте и в исходном виде.

kadrypro.ru

Данный пакет выступает в роли главного инструмента для менеджмента по работе с персоналом.

Несмотря на важность данной информации, которая при умелом использовании является отличным управленческим инструментом, личное дело на коммерческом предприятии не обязательно к формированию, но на каждого госслужащего сотрудника оно заводится в обязательном порядке. Таким же образом и к составлению личного дела не существует особых требований.

Как правильно оформить личное дело работника вы можете посмотреть в этом видео:

Кто ведет документацию и что в нее входит

При отсутствии строгих правил к составу пакета, практикой сформировано включение в него таких документов:

Анкета;
Автобиография;
Ксерокопии документов об обучении работника в различных учреждениях;
Рекомендационные листы;
Заявление о приеме на работу и увольнении;
Трудовое соглашение;
Разного рода приказы (например, приказ о переводе на другую работу, приказ на отпуск и приказ о приеме на работу);
Брачное свидетельство;
Справки;
Фотографии;
Сведения из паспорта.

При этом доступны некоторые взаимозаменяемые варианты, к примеру:

Автобиография заменяется резюме;
Анкета – листом по учету кадров;
Рекомендацию – характеристикой. Как написать характеристику на работника — читайте тут.

Что представляет собой личный листок по учету кадров и как его правильно вести на предприятии вы узнаете в этой статье.

Если служба государственная, то перечень бумаг более расширенный:

Подтверждение прохождения конкурса на должность;
Копия трудовой книжки, военного билета, гражданского состояния;
Допсоглашения;
Данные о прохождении военной службы;
Экзаменационные листы;
Документы о награждениях, повышениях по службе;
Допуск;
Декларация о доходах;
Медицинское соглашение;
Копии справок о страховом, медицинском и налоговом учете.

Важно: все копии должны удостоверяться подписью. Личные дела госслужащих изучаются ежегодно. Ведет и собирает всю эту документацию работник отдела кадров.

Образец личного дела работника.

Порядок учета и ведения

Еще при принятии на работу сотрудника согласно приказу руководства, формируется папка, в которую попадают первичные документы, по мере ее пополнения документы нумеруются и описываются, а само дело фиксируется в специальном журнале под присвоенным порядковым номером, с указанием даты формирования, ФИО работника.

Важно: данная документация собирается и хранится на протяжении всего сотрудничества организации с данным человеком, при увольнении подобное дело закрывается и сдается на хранение в архив.

В документах недопустимо совершать ошибки и опечатки, указывать следует только достоверную информацию. Допустимо при большом объеме документации формировать разделы.

Работник обязан участвовать в сборе необходимых бумаг и при появлении новой информации указывать на нее и подтверждать документально.

Оформление и хранение

Каждое отдельное дело имеет опись и обложку, которая содержит основные данные:

Номер согласно фиксированию в журнале регистрации;
Дата начала формирования документа и окончания, которая проставляется согласно приказу увольнения или перевода.

Все документы внутри папки нумеруются и шнуруются. Если предстоит перевод на другую службу, то документ не сдается в архив после его закрытия, а при увольнении оно закрывается, хранится внутри организации 10 лет, а далее сдается в архив.

Важно: в архиве все дела хранятся 75 лет, отсчет которых начинается с даты увольнения, если работник занимал руководящий пост хранение бессрочное.

Доступ к делам имеет уполномоченный сотрудник, руководитель предприятия и сам работник. Передача бумаг выполняется согласно приказу.

Опись и формирование

Порядок заполнения и учета личных дел должен подробно описываться в приказе организации по формированию личных дел.

Согласно такому распоряжению директора необходимо все сведения о делах вносить в регистрационный журнал согласно порядковому номеру, который присваивается документу в момент его открытия.

Кроме номера в журнале делается краткое описание дела – ФИО работника, дата формирования, закрытия или сдачи в архив.

Изменения в документы доступно вносить только ответственному работнику, прочие сотрудники исключительно по приказу руководителя.

Изменения необходимо выполнять аналогично изменениям в трудовой книге – горизонтально вычеркивать устаревшие данные, а сверху писать новые.

Титульный лист личного дела.

Порядок заполнения папки личного дела

Титульный лист

Титульный лист заполняется согласно ГОСТовским требованиям:

Вверху документа необходимо оставить место для штампа, чтобы была возможность сделать запись архивным работникам;
Немного ниже следует указать полное наименование и реквизиты организации;
Под этой записью, также по центру необходимо указать сведения об отделе, данная запись должна иметь несколько пустых строк, для возможности корректировки записи на случай перевода сотрудника;
Далее указывается номер дела с обозначением индекса, к примеру, «Дело No07 – 369»;
Далее идет наименование папки – ФИО работника;
В правом нижнем углу необходимо указывать даты открытия и закрытия дела, а также период хранения, после описи необходимо указать количество листов в документе.

Оформление документов

Относительно оформление документов он обязан:

Принять;
Пронумеровать;
Описать;
Подшить;
При необходимости внести изменения;
Закрыть дело;
Сдать в архив.

Также он обязан под роспись ознакомить сотрудника с личным делом, выполнять подобную процедуру необходимо не менее одного раза в год, это необходимо для поддержания актуальности информации.

Для этого необходимо завести ведомость, в которой работник буде ежегодно расписываться о прочтении документации.

Важно: личные дела по требованию выдаются на руки правоохранительным и контролирующим органам.

Внутренняя опись

Внутренняя опись документов составляется согласно унифицированной формы Приложение 10.

В нее входит:

Регистрационный номер документа;
Присвоенный индекс;
Дата фиксирования документа;
Заголовок;
Номера листов согласно нумерации дела;
Примечание.

Заключение

Коммерческие предприятия имеют право выбора вести личные дела сотрудников или нет, однако при положительном решении необходимо все детально продумать, издать указ и инструкцию по правилам ведения документации, назначить ответственное лицо, которое имеет представление, с чем имеет дело и при этом неусыпно контролировать руководителем весь процесс.

Что представляет собой личное дело работника и в чем его особенности — смотрите в этом видео:

fbm.ru

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

Трудовой кодекс РФ (глава 14).
ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Личное дело сотрудника: образец оформления 2018 года

Внутренняя опись

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

gosuchetnik.ru

Что такое личное дело работника

Это набор документов о работнике фирмы. Содержит также его персональные данные, сведения о стаже работы и карьерных достижениях. Кадровые отделы в государственных и ведомственных структурах (ст. 42 № 79-ФЗ от 27 июля 2004 года) обязаны заводить и хранить досье на служащих. В коммерческих и гражданских организациях вопросы кадрового учёта решаются на усмотрение руководителя.

Как должен оформляться журнал учёта

Если политика компании предусматривает наличие персональных дел, специалист по кадрам оформляет досье и ведёт журнал учёта. Дела можно заводить на каждого работника либо на ключевых служащих фирмы:

руководство и заместители;
эксперты компании;
работники должностей с высоким уровнем материальной и финансовой ответственности;
служащие с перспективой карьерного роста.

Упорядоченная по алфавиту и в хронологической последовательности база данных сотрудников удобна и необходима для оперативного подбора сведений.

Порядок оформления и регистрации персональных дел устанавливают внутренние документы компании - инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по учёту кадров. Составляя подобную инструкцию:

Выберите и укажите должности, наличие персонального дела для которых обязательно.
Пропишите, какие документы должны быть представлены в оригинале, а для которых достаточно копий.
Разработайте механизм образования и правила хранения личных дел.
Сформируйте реестр ответственных за базу данных.

Нанимая персонал по совместительству, руководитель имеет право завести досье на каждого принятого сотрудника. Дело оформляется в общем порядке, к трудовому договору прикладывается ксерокопия паспорта совместителя и документы, свидетельствующие о его квалификации (при необходимости).

Как сформировать документы в дело

Оформляя договор с новым сотрудником, специалист по кадрам заводит папку с личным делом. В папку он подшивает договор и дополнительные соглашения, резюме, ксерокопии документов и персональную карточку служащего.

Запрещается вписывать в досье информацию об убеждениях персонала компании касательно политики и религии, а также об участии в работе общественных организаций. Исключение - письменное согласие работника.

Заполнение титульного листа - образец

Документы личного дела в хронологическом порядке укладывают в папку-скоросшиватель. На титульном листе указывают в соответствии с ГОСТ 17914–72:

Ф.И.О. сотрудника;
дату заключения договора;
дату составления дела;
порядковый номер.

Порядковый номер папки должен соответствовать номеру досье в книге учёта. Её оформляют в соответствии с п. «б» ст. 695 Перечня типовых управленческих документов. Данные на страницы дела вносят вручную, разборчиво, ручкой синего или чёрного цвета.

Правила формирования досье

Состав личного дела определяет администрация компании в частном порядке. Типовой набор документов:

заполненная при приёме на работу анкета;
заявление о приёме на работу;
ксерокопия приказа;
копии страниц паспорта с пропиской и фотографией;
копии ИНН и СНИЛС;
документ об образовании;
персональная карточка и фотография;
рекомендации от предыдущих работодателей;
копия трудового договора;
опись содержимого папки.

Дополнительные документы:

свидетельства о браке/разводе/рождении ребёнка;
справки, приказы о переводе;
документы о премиях и штрафах;
справки об уровне дохода;
грамоты, дипломы;
прочие.

Внутри папки документы располагают согласно хронологии поступления, при этом бумаги временного хранения должны находиться отдельно от тех, которые будут храниться постоянно. Приложения должны лежать вместе с документами, к которым относятся.

Не все кадровые работники знают, сколько листов может быть в деле. Правила делопроизводства гласят, что толщина папки не может превышать 4 см - дела толще следует расформировать на два тома.

Личное дело - закрытый от посторонних документ. Доступ к данным сотрудников есть только у руководителя и специалиста по кадрам.

Как составить внутреннюю опись - образец

Специалист по кадрам заполняет внутреннюю опись содержимого в виде таблицы. Опись растёт по мере пополнения папки и содержит информацию обо всех вложенных документах, их номерах, названиях и числе листов. Страницы описи не входят в сплошную нумерацию.

В описи делают запись с указанием общего числа прикреплённых документов и листов дела. Ответственный специалист ставит свою подпись и указывает должность и текущую дату.

Наименования столбцов внутренней описи:

номер по журналу учёта личных дел;
индекс документа - согласно номенклатуре;
дата составления документа;
дата принятия документа в дело;
примечание.

Оформление после увольнения сотрудника

Когда досье направляют в архив, кадровый специалист составляет лист-заверитель, где указывает количество листов дела, число листов описи и обозначает номера пропущенных страниц. Также он оставляет примечание, куда заносит особенности технического состояния дела - неразборчивый текст, склеенные листы, порванные страницы. В конце описи сотрудник ставит подпись и пишет дату передачи дела в архив.

Бланк внутренней описи находится здесь.

Порядок учёта и хранения документов в организации

Для регистрации в кадровом отделе заводят журнал или книгу учёта, куда по порядку вносят номера каждого досье.

Журнал учёта личных дел - образец

Книгу учёта заполняют согласно типовой форме. Ключевые графы:

порядковый номер;
номер дела;
Ф. И. О. сотрудника и должность;
дата формирования дела;
дата передачи дела в архив.

Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.

Как вносить поправки в досье

Корректировки в личное дело имеет право вписывать только специалист отдела кадров, определённый приказом директора, а в периоды отпуска - исполняющий обязанности. Исправления вносят согласно требованиям к заполнению первичной документации - некорректную надпись зачёркивают горизонтальной линией, а рядом ставят подпись и дату. К делу прикрепляют копии документов, свидетельствующих о необходимости корректировок.

Особенности хранения персональных дел

Хранить досье на сотрудников нужно так, чтобы исключить доступ к ним третьих лиц. Дела содержат в железном сейфе, по порядку согласно номерам. Ключ от сейфа доступен только руководителю и работнику, ответственному за учёт кадров.

Продолжительность хранения дела в отделе кадров - все время, пока работает сотрудник. С момента увольнения досье передаётся в архив, и назначается новый срок хранения - 75 лет. На госслужбе после увольнения служащего папка с делом остаётся в отделе кадров 10 лет, и только потом направляется в архив.

Ознакомление с персональным досье

Личное дело не выдаётся на руки сотруднику, за исключением случаев, когда об этом есть приказ руководителя компании. Ежегодно специалист отдела кадров в присутствии комиссии предоставляет дело работнику для ознакомления. Тот не имеет права вносить корректировки, добавлять или изымать документацию из папки. В случае обнаружения неточностей он обязан заявить об этом ответственному по кадрам, прикрепив к заявлению копии подтверждающих документов.

Получая досье на руки по распоряжению руководителя, сотрудник расписывается в журнале учёта.

Государственная структура и частное предприятие обязаны одинаково ответственно относиться к учёту и, формируя базу досье, соблюдать требования нормативно-правовых актов и ГОСТ, касающихся оформления внутренней документации компании. Кадровый специалист, работая с делами, обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ в области защиты персональных данных работников.

sb-advice.com

Порядок формирования личного дела работников/сотрудников

Скачать образец титульного листа личного дела.doc

Личное дело занимает основное место в системе учета сотрудников. На всех предприятиях в обязательном порядке формируются личные дела на всех сотрудников.

Первоначально личное дело включает только те документы, которые необходимы для принятия на работу определенного сотрудника (о них будет сказано ниже).

Со временем, в процессе работы, личное дело пополняется новыми документами, отражающими деловые качества работника, повышение его квалификации, изменение места проживания или семейного положения.

Личные дела складываются и хранятся в алфавитном порядке или по структурным подразделениям. Каждому делу присваивается номер, соответствующий номеру, указанному в штатно-должностной книге. Он же заносится и в алфавитную книгу личных дел. Личные дела лиц, несущих материальную ответственность в организации, хранятся отдельно.

Документы, составляющие личное дело, ведутся на протяжении всего периода времени работы в организации и по степени сохранности стоят наряду с секретными документами. Доступ к ним должен быть ограничен.

Ответственность за сохранность личных дел сотрудников несет лицо, уполномоченное руководителем предприятия.
Личные дела не подлежат выдаче сотруднику на руки. Не допускается выносить личные дела за пределы предприятия и удерживать их более одного дня.

Нарушением является внесение поправок в записи, сделанные ранее. При увольнении сотрудника, его личное дело передается в архив предприятия, при полной ликвидации предприятия – в городской архив, при реформировании путем присоединения к другой организации – предприятию-правоприемнику.

На новом месте работы на каждого сотрудника заводится новое личное дело.

Состав и внутренняя опись документов личного дела, скачать образец

Скачать бланк опись личного дела, образец.doc

Какие же документы должно включать в себя Личное дело:

Персональный лист или карточка учета кадров, на специальное место которого в обязательном порядке наклеивается фотография (размер 4х6 см) сотрудника.
Автобиография, написанная самим сотрудником.
Ксерокопия паспорта и идентификационного номера.
Ксерокопии документов об образовании, курсах повышения квалификации, ученой степени.
Если сотрудник имеет ученую степень, должен прилагаться перечень научных трудов.
Если имеются характеристики или рекомендательные письма, также они должны быть с личном деле.
Копии приказов о приеме, увольнении, переводе сотрудника, а также документы, являющиеся основанием для вышеперечисленных приказов.
Документы, подтверждающие проведение аттестации сотрудника.
Опись документов, содержащихся в личном деле.

plategkin.ru

Понятие личного дела

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.

Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.

Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.

Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.

Оформление и ведение личного дела

Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.

В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц. Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

Документы, включаемые в личное делопроизводство

В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, заявление о приеме на работу, личная карточка по форме Т-2, приказ о приме на работу. Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.

В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.

По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.

Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек.

Образец заполнения титульного листа и описи личного дела

На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.

В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.

Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.

Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.

В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи. Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.