Унифицированные системы документации. Система документации Унифицированные системы документации какова цель создания документа

3.7. Сроки хранения кадровой документации Сроки хранения кадровой документации регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утв. Росархивом 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.) (Далее –

1.1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий.Основным законом, регулирующим

9.3 Об информационном обеспечении нормативной документации Доступность информации о разрабатываемых и принятых национальных стандартах, общероссийских технико–экономических классификаторах, а также самих этих документов для пользователей, в том числе зарубежных,

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации .Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов;2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники;3) исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система первичной учетной документации;

3) унифицированная система банковской документации;

4) унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

5) унифицированная система отчетно-статистической документации;

6) унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

7) унифицированная система документации по труду;

8) унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

9) унифицированная система внешнеторговой документации.

24. Оценка качества продукции состоит в установлении соответствия продукции определенным требованиям. Это соответствие определяется на основе сопоставления различными способами показателей оцениваемой продукции с базовыми, в результате получают:

1. Происходит превосходит требуемый уровень;

2. Соответствует требуемому уровню;

3. Уступает требуемому уровню.

Результаты оценки могут использоваться:

1. При разработке новой продукции;

2. При обосновании требований, закладываемых в техническое задание на разработку продукции.

3. При разработке нормативных документов;

4. При замене продукции;

5. При формировании предложения по экспорту и импорту.

Общая схема

Выбор базового образца

Классификация промышленной продукции по признакам ее использования и классификация показателей качества продукции по характеризуемым свойствам

Потребляемая продукция относится к первой категории (это продукция, использование которой при её отказе или низком значении показателей качества может привести к катастрофическим последствиям).

Материал – исходный предмет труда, потребляемый для изготовления изделия.

Продукт – материальный результат труда, не являющийся изделием и предназначен для употребления и эксплуатации продукции.

Изделие – единица продукта, количество которой может начисляться в штуках.

Расходное изделие – единица продукции, которая начисляется при помощи непрерывных величин (килограмм, метр и.т.д.), но при этом обязательно выпускается в промышленной упаковке.

Классификация показателей качества продукции.

Существует деление показателей качества продукции на две группы:

1. единичные показатели

2. комплексные показатели

При этом и те, и другие могут быть отнесены к оцениваемым показателям и базовым.

Все показатели являются относительными, так как оценка проводится путем сравнения измеряемого значения с некоторым заранее установленным базовым.

Основные группы показателей

1. Показатели назначения: к ним относят показатели, характеризующие функциональные свойства объекта, т.е. показатели состава, структуры, производительности.

2. Экономические показатели: данная группа показателей характеризует соответствие изделия экономическим требованиям, а так же соответствие изделия возможностям информационного взаимодействия с человеком.

3. Эстетические показатели: характеризуют информационную выразительность, рациональность форм и целостность композиции (нравится или не нравится).

4. Эргономические показатели: характеризуют удобство исполнения и комфортность в использовании.

5. Экономические показатели: делят на три группы

Физические (уровень пылевыделения, электромагнитные колебания)

Химические (токсичные выбросы)

Микробиологические (уровень патогенности микроорганизмов, выделяющихся во время различных синтезов).

6. Показатели безопасности: делятся на

Механические (уровень вибрации)

Термические

Электрические

Пожароопасные и взрывоопасные

Биологические

7. Патентно-правовые показатели: данная группа характеризует степень патентной защищенности объекта.

8. Показатели технологичности: данная группа делится на основные показатели и дополнительные.

К основным относят – трудоемкость, себестоимость, материалоемкость.

К дополнительным относят – коэффициент использования материала, КПД изделия.

9. Показатели транспортабельности: габаритные размеры, масса, диапазон температур, влажность, трудоемкость работ при разгрузке и транспортировке.

10. Сервисные показатели: характеризуют уровень и качество сервисного обслуживания, а так же удаленность сервисных центров.

11. Показатели надежности: надежность является одним из самых главных качеств продукции, чем ответственнее продукция, тем выше требования надежности, предъявляемые к ней.

25. 4. Техническаяоснова метрологического обеспечения. Элементы технической основы МО. Их содержание,значение и роль в формировании технической основы МО. Системы государственныхэталонов единиц физических величин и передачи размеров единиц физических величин.Испытания и утверждение типа средств измерений, метрологическая аттестация нестандартизированных средств измерений. Поверка и калибровка средств измерений какэлементы технической основы МО. Система стандартных образцов состава и свойств веществ иматериалов. Система стандартных справочных данных о физических константах и свойствах веществ и материалов.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ

1. Стандартизация является одним из эффективных средств организации общественных, производственных и экономических отношений в обществе.Определение, данное Международной организацией по стандартизации (ИСО) и Международной электротехнической комиссией (МЭК):Стандартизация – деятельность, направленная на достижение оптимальной степени упорядочения в определённой области посредством установления положений для всеобщего и многократного использования в отношении реально существующих или потенциальных задач.Важнейшими результатами такой деятельности являются:повышение степени соответствияпродукции, процессов и услуг их функциональному назначению; -устранение барьеров в торговле; -содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству. -В 2002 г. был принят федеральный закон "О техническом регулировании", в котором дано следующее определение стандартизации.Стандартизация – деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ и услуг.Стандартизация осуществляется в целях :1. Повышения уровня безопасности жизни или здоровья граждан, имущества физических или юридических лиц, экологической безопасности, безопасности жизни или здоровья животных и растений, содействия соблюдению требований технических регламентов.2. Повышения уровня безопасности объектов с учётом риска возникновения чрезвычайных ситуаций природного и технического характера.3. Обеспечения научно-технического прогресса.4. Повышения конкурентоспособности продукции, работ и услуг.5. Рационального использования ресурсов.6. Технической и информационной совместимости.7. Сопоставимости результатов исследований и измерений, технических, экономико-статистических данных.8. Взаимозаменяемости продукции. Взаимозаменяемость – это пригодность одного изделия, процесса или услуги для использования вместо другого изделия, процесса или услуги в целях выполнения одних и тех же требований.Для реализации целей отечественной стандартизации сформулированы основные задачи стандартизации :1. Обеспечение взаимопонимания между разработчиками, изготовителями, продавцами и потребителями.2. Установление требований к качеству продукции с учётом её безопасности.3. Установление метрологических норм и правил, требований по совместимости, взаимозаменяемости, требований к технологическим процессам.4. Обеспечение вопросов стандартизации по всем стадиям жизненного цикла продукции.5. Совершенствование системы информационного обеспечения в области стандартизации.Стандартизация как техническая наука базируется на исходных положениях и принципах, которые изложены в Федеральном законе РФ от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ и ГОСТ Р 1.0–2004. Стандартизация в РФ. Основные положения .

Основные принципы стандартизации:

1. Разработка документов по стандартизации на основе консенсуса (согласия) всех заинтересованных сторон;2. Целесообразность разработки стандарта с точки зрения социальной, технической и экономической необходимости;3. Приоритет в разработке – это стандарты, способствующие обеспечению безопасности для жизни, здоровья людей и имущества, охраны окружающей среды, обеспечивающие совместимость и взаимозаменяемость продукции.4. Комплексность стандартизации взаимосвязанных объектов;5. Установление требований и их однозначность к основным свойствам объекта стандартизации, которые могут быть объективно проверены;6. Добровольное применение стандартов;7. Максимальный учёт при разработке стандартов интересов заинтересованных лиц;8. Использование международных стандартов как основы для разработки национальных стандартов;9. Недопустимость создания препятствий производству и обращению безопасной продукции, международной торговле;10. Недопустимость установления стандартов, которые противоречат техническим регламентам.

2. Перечислим основные принципы стандартизации.1. Принцип добровольности стандартов реализуется в процессе принятия решения о применении стандарта. Если было принято решение применять какой-либо стандарт, то хозяйствующий субъект обязан осуществлять свою деятельность таким образом, чтобы она полностью соответствовала принятому стандарту.2. При разработке и утверждении стандартов должны учитываться законные интересы заинтересованных лиц.3. За основу национальных стандартов должны приниматься Международные стандарты. Данный принцип может не выполняться, если применение Международных стандартов в качестве основы национальных признано невозможным.4. Стандартизация не должна препятствовать нормальному товарообороту больше, чем это необходимо для ее осуществления.5. Все элементы системы, подвергнутой стандартизации, должны быть совместимы.6. Все принятые стандарты должны быть максимально динамичны, т. е. должны своевременно адаптироваться к достижениям научно-технического прогресса.7. Стандартизация должна быть эффективной, т. е. стандартизация должна давать либо экономический, либо социальный эффект.8. Стандарты не должны противоречить друг другу или техническим регламентам, не должны создавать барьеров в международной торговле.9. Все стандарты должны быть четко сформулированы и не должны допускать двусмысленных трактовок.10. Стандарты для готовой продукции должны быть непосредственно связаны со стандартами составных частей или сырья, из которого данная продукция была изготовлена.11. Стандартизация должна проводиться таким образом, чтобы выполнение установленных стандартов в дальнейшем могло быть объективно проверено.Основными методами проведения стандартизации являются:1) упорядочение объектов стандартизации;2) параметрическая стандартизация;3) опережающая стандартизация;4) нификация продукции;5) комплексная стандартизация;6) агрегатирование

3. В системе стандартизации существенное значение имеют нормативы, регламентирующие численное значение параметров изделий, так называемые параметрические ряды. Такие стандарты определяют номенклатуру изделий одного и того же назначения: ряд номинальных мощностей данного типа двигателей, ряд размеров обуви определенного фасона и т.пПараметрические стандарты строятся на основе рядов предпочтительных чисел. Эти ряды должны отвечать следующим требованиям: быть бесконечными как в сторону малых, так и в сторону больших чисел;· включать единицу и все значения кратные десяти. быть достаточно простыми для запоминания.Ряды предпочтительных чисел обычно представляются членами арифметической или геометрической прогрессии. Примером параметрического ряда, построенного по принципу арифметической прогрессии, является ряд метрической резьбы. Положительным свойством такого ряда является постоянство разности между соседними членами, а недостатком – неравномерность, так как отношение соседних членов убывает по мере возрастания значения члена такого ряда. Поэтому в области больших значений параметра неоправданно завышается количество номиналов ряда. Это вынуждает прибегать к производным рядам, например с использованием разрывов ряда. Таков ряд метрической резьбы: М1, М2, М3, М4, М5, М6, но М8, М10, М12…У геометрической прогрессии этот недостаток отсутствует; отношение смежных членов всегда постоянно и равно знаменателю прогрессии. Недостатком геометрической прогрессии является то, что в общем случае ее члены не кратны десяти и требуют округления.Недостатки рядов, построенных на основе геометрической прогрессии, менее существенны, чем у арифметической, поэтому согласно рекомендациям Международной организации по стандартизации (ИСО) действующий ГОСТ-8032-56 предполагает построение параметрических рядов на основе геометрических прогрессий. Такие ряды были разработаны в конце XIX столетия французским офицером Ш. Ренаром и получили название рядов Ренара.Ряды Ренара строятся со знаменателями геометрической прогрессии ; ;

;

Первые четыре ряда являются основными, ряд R80 – дополнительным. Номиналы рядов следующие:R5 – 1,0; 1,6; 2,5; 4,0; 6,3;R10 – 1,0; 1,25; 1,6; 2,0; 2,5; 3,15; 4,0; 5,0; 6,3; 8,0;R20 – 1,0; 1,12; 1,25; 1,4; 1,6; 1,8; 2,0; 2,25; 2,5; 2,8; 3,15; 3,55; 4,0; 4,5; 5.0; 5,6; 6,3; 7,1; 8,0; 9,0.

Аналогично строятся ряды R40 и R80.Ряды Ренара имеют следующие особенности:- относительная разность между членами ряда сохраняется постоянной и равна знаменателю прогрессии;количество членов ряда равно показателю корня; каждый последующий ряд включает все числа предыдущего;безграничность достигается путем умножения на 10, 100, 1000 или на 0,1, 0,01, 0,001 и т.д.; произведение или частное двух чисел ряда дает число, входящее в этот ряд.Следует отметить, что, начиная с ряда R10, в рядах предпочтительных чисел есть число 3.15, близкое p. Поэтому длины окружностей и площади кругов также можно с достаточной точностью выразить предпочтительными числами.На практике могут применяться производные ряды, которые получаются отбором n членов ряда, ограничением верхнего и нижнего пределов. Применение производных рядов предпочтительных чисел позволяет достичь ограничения типоразмеров изделий и оптимального сокращения их номенклатуры. Последнее позволяет упростить производство изделий, упрощает унификацию, сокращает номенклатуру запасных частей, т.е. повышает экономическую эффективность производства.Построение ряда параметров для изделий требует проработки следующих вопросов: Выбор главных параметров, которые должны отражать основные технические, эксплуатационные и технологические свойства изделия. Главные параметры не должны ограничивать возможность совершенствования и унификации изделия. Выбирается диапазон ряда, который охватывает общий объем потребности в изделиях данного вида. При этом учитывается имеющийся опыт как отечественный, так и международный, возможности агрегирования, перспективы развития производства. Определяются интервалы между членами ряда (градация ряда). В отдельных случаях интервалы могут быть различными, т.е. образуется ряд переменной густоты.. Производится экономическое обоснование выбора ряда с целью определения выбора ряда с целью определения оптимального количества типоразмеров, при которых затраты на изготовление и эксплуатацию будут минимальными.

Применяются также и параметрические ряды, построенные не на основе арифметических или геометрических прогрессий, а на иной базе. Характерным примером могут служить параметрические ряды частот вращения синхронных электрических машин и синхронных скоростей асинхронных двигателей. Эти величины зависят от частоты питающей сети и числа пар полюсов.

В ряде случаев могут применяться ряды предпочтительных чисел, построенные на базе геометрических прогрессий, но отличающиеся от рядов Ренара. Таковы ряды номинальных сопротивлений резисторов. Эти ряды обозначаются EN, где N – число номинальных величин в каждом десятичном интервале, и представляют геометрические прогрессии со знаменателем

Согласно рекомендаций Международной электротехнической комиссии (МЭК) и действующим отечественным стандартам значения сопротивлений резисторов с допуском ±5% и более соответствует рядам Е3, Е6, Е12 и Е24, а с допуском менее ±5% - рядам Е48, Е96 и Е192.Номинальные напряжения трехфазного переменного тока в области низких напряжений представляют ряд с знаменателем Ö3, учитывающий соотношение величин линейных и фазных напряжений при включении по схеме ²звезда² или ²треугольник².

15. Основная роль в развитии информационного общества принадлежит международным стандартам, создаваемым на основе шести принципов, определенных Всемирной торговой организацией (ВТО): открытость, прозрачность, непредвзятость и соблюдение консенсуса, эффективность и целесообразность, согласованность и нацеленность на развитие. В связи с этим в России приобретают особую важность и актуальность работы по развитию и совершенствованию отечественной нормативной базы в области информационных технологий и информационно-телекоммуникационных систем.

Создание и внедрение информационно- телекоммуникационных систем (ИС) различных уровней и назначений на основе использования современных информационных технологий (ИТ), интеграции информационных, вычислительных, телекоммуникационных ресурсов и применения технологии открытых систем - это сложная, комплексная, межотраслевая, многоплановая и многоаспектная проблема. В ее решении одно из ключевых мест занимает стандартизация в области ИТ и прежде всего внедрение методов функциональной стандартизации. Эти методы позволяют с помощью функциональных стандартов и профилей (включая профили на конкретные проекты ИС) идентифицировать группы базовых стандартов вместе с факультативными возможностями, требованиями и параметрами, необходимыми для выполнения функций, реализуемых конкретными ИС в разных предметных областях деятельности.

В настоящее время подавляющее большинство ИС всех классов и назначений строятся на основе технологии открытых систем. Ее суть состоит в использовании стандартных интерфейсов между разнородными аппаратными и программными компонентами систем. Технология открытых систем лежит в основе создания инфраструктуры всех уровней - от предприятия и отрасли до национальной информационной инфраструктуры. Кроме того, она обеспечивает интеграцию с мировым информационным пространством и, тем самым, с мировой экономикой. Внедрение принципов открытых систем на всех этапах жизненного цикла проектирования ИС базируется на стандартизации информационных технологий, являющейся интеграционным механизмом и мощным средством управления процессами развития информатизации.

Научно - техническая политика в области стандартизации информационных технологий и проектирования систем в России заключается в следующем (см. схему):

I. создание необходимых актуализированных основополагающих базовых национальных стандартов и других нормативных документов (путем прямого применения международных, региональных и зарубежных документов по стандартизации), определяющих фундаментальные общие процедуры, положения и требования, которые могут быть использованы в различных предметных областях деятельности, причем в каждой из них могут выбираться собственные факультативные параметры и требования из базовых национальных стандартов;
II. разработка функциональных стандартов (профилей), определяющих соответствующие подмножества или комплектации базовых национальных стандартов, используемых для обеспечения реализаций конкретных процессов, функций и задач ИС, применимость конкретных факультативных параметров из базовых национальных стандартов, а также являющихся основой для разработки аттестационных тестов для испытаний и подтверждения соответствия компонентов и средств информационных систем.

С тандартизация в мире
На международном уровне сформировалась мощная кооперация организаций, разрабатывающих стандарты в области ИТ, среди которых, в первую очередь, следует назвать ИСО (Международную организацию по стандартизации), МЭК (Международную электротехническую комиссию) и МСЭ (Международный союз электросвязи). Сектор МСЭ по телекоммуникациям (МСЭ Т) является с 1993 г. правопреемником МККТТ (Международный консультативный комитет по телеграфии и телефонии.) В 1987 г. ИСО и МЭК объединили свою деятельность по стандартизации в области ИТ, создав ИСО/МЭК/СТК 1 "Информационные технологии", основной задачей которого является разработка базовых стандартов ИТ вне зависимости от их конкретных применений. В последние годы ИСО/МЭК/СТК 1 активно взаимодействует с рядом технических комитетов ИСО, включая:
ТК 46 "Информация и документирование";
ТК 68 "Банковское дело, защита и другие финансовые услуги";
ТК 130 "Графическая технология";
ТК 154 "Процессы, элементы данных и документы в торговле";
ТК 171 "Прикладное представление документов";
ТК 176 "Управление качеством и обеспечение качества";
ТК 184 "Системы промышленной автоматизации и их интеграция";
ТК 204 "Транспортные информационные и управляющие системы";
ТК 215 "Информатика в здравоохранении".

Сегодня большая часть экономических субъектов развитых стран направляет свою деятельность на развитие процессно-ориентированного управления всем циклом создания, эксплуатации своей продукции. Электронная поддержка процессов разработки изделия, его производства, сбыта, эксплуатации, сервисного обслуживания, модернизации и в конечном итоге утилизации должна осуществляться на основе системного подхода. Такой подход предусматривается активно развивающейся концепцией использования GALS-технологий (рис. 2).

В комплекс работ по внедрению GALS-технологий включены :

– Разработка и внедрение технологий перевода технической эксплуатационной документации в электронный вид, соответствующий требованиям GALS-стандартов, на ведущих предприятиях-экспортерах.

– Разработка и апробация на предприятиях электронной системы управления данными о готовом продукте в процессе конструирования, разработки технологий и технологической подготовки производства (РDМ-системы).

– Разработка и внедрение на предприятиях типовых компьютерных систем управления качеством продукции; интегрированных информационных систем электронного конструкторско-технологического и производственного документооборота; систем интегрированной поддержки выпускаемой продукции на всех этапах ее жизненного цикла.

Рисунок 2 – Основные идеи GALS-технологий

16. Для реализации государственной политики в области развития единой системы классификации и кодированияПравительство Российской Федерации утвердило ряд постановлений, в которых описана ответственностьфедеральных органов исполнительной власти за введение общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Постановлением Правительства РФ от 1 ноября 1999 года № 1212 было утверждено Положение «О проведении работ по развитию единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации», в котором были определены общероссийские классификаторы технико - экономической и социальной информации. Данное Положение утратило силу в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 10 ноября 2003 года № 677 «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области».

Ниже приведён актуальный перечень общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации и федеральных органов ответственных за их введение.

17. Важнейшими приоритетными направлениями стан­дартизации в машиностроении являются:

Комплексность нормативно-технического обеспече­ния при создании, освоении и эксплуатации новой техники;

Совершенствование общетехнических требований на основе минимизации их количества;

Оптимизация и системно-комплексное формирование фонда документации по стандартизации в промыш­ленности;

Автоматизация информационного обеспечения работ по стандартизации;

Совершенствование системы испытаний и сертифика­ции продукции машиностроения на основе развития ее метрологического обеспечения.

Фонд государственных стандартов в машиностроении содержит все виды стандартов: от стандартов на параметры, размеры, технические требования на конкретные виды продукции до терминологических. Требования к машиностроительной продукции содержат стандарты ряда общетехнических систем, таких как Система стан­дартов безопасности труда (ССБТ), Основные нормы взаимозаменяемости (ОНВЗ), надежность в технике и др. Например, стандарты ОНВЗ, гармонизированные с между­народными, устанавливают допуски, посадки, отклонения формы и расположения поверхностей, параметры резьбы, точность зубчатых передач и другие показатели, обеспечи­вающие взаимозаменяемость, без регламентации которых функционирование машиностроения и других отраслей промышленности было бы практически невозможно.

В настоящее время российский фонд национальных стандартов составляет более 5 тысяч документов и в ос­новном удовлетворяет требования потребителей и произ­водителей продукции машиностроения. По ряду критериев он даже превосходит национальные фонды стандартов промышленно развитых стран, например, Франции, Ве­ликобритании, США.

Примером практически полного охвата продукции всесторонними требованиями стандартов могут служить такие ее виды, как металло- и деревообрабатывающее обо­рудование, лезвийный, слесарно-монтажный, абразивный и алмазный инструмент, технологическая оснастка и др.

Рациональное конструирование, изготовление и взаи­мозаменяемость машиностроительной продукции обеспе­чиваются большой группой стандартов на изделия обще­машиностроительного применения: крепежные изделия, подшипники, гидро- и пневмоустройства, соединения трубопроводов, а также комплексом стандартов на основ­ные нормы взаимозаменяемости.

Россия является активным членом практически всех технических комитетов ИСО по продукции машинострое­ния. Гармонизация отечественных и международных стан­дартов находится в числе приоритетных направлений работ Ростехрегулирования. Уровень гармонизации российских стандартов с международными для машиностроительной продукции в среднем составляет 60%, а по отдельным видам техники - до 75%. Уровень гармонизации стандар­тов по отдельным областям машиностроения следующий: станкоинструментальная промышленность - 74%, сель­скохозяйственное машиностроение - 61, автомобильная промышленность - 100, электротехника - 35, прибо­ростроение - 67%. Гармонизация проводится с учетом требований отечественной промышленности и российских условий эксплуатации машин и механизмов. Ведется большая работа по гармонизации российских стандартов с европейскими нормами.

Понятие “унифицированная система документации”. Разработка унифицированных систем документации – новый этап в унификации и стандартизации документов. Характеристика унифицированных систем документации. Государственные стандарты на унифицированные системы. Опыт международной стандартизации документов.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения),так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ Р 51141-98).

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Унифицированные системы документации делятся на 3 категории:

1) общероссийские - ОКУД;

2) отраслевые (ведомственные) – налоговой документации ИФНС;

3) организаций и предприятий – табель и альбом унифицированных форм документов.

Табель унифицированных форм документов – это перечень разрешённых к применению унифицированных форм документов. Он разрабатывается в целях сокращения количества применяемых в организации форм документов и упорядочения технологии их подготовки и применения, а также даёт возможность быстрого поиска необходимых форм документов.

Основным документом общероссийской унифицированной системы документации является ОКУД от 30.12.1993 № 299 – классификатор охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенные к применению в народном хозяйстве. ОКУД включает наименование цифр форм документов и кода документа из 8 цифр (класс форм, н-р, ОРД; подкласс форм – документы о приеме на работу; регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса + контрольное число).

В настоящее время разработаны и действуют следующие 9 УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной документации; 02

унифицированная система первичной учетной документации; 03

унифицированная система банковской документации; 04

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; 05

унифицированная система отчетно-статистической документации; 06

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; 07

унифицированная система документации по труду; 08

унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; 09

унифицированная система внешнеторговой документации. 10

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт . Разработчиками УСД являются соответствующиеминистерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец , на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

состав реквизитов;

требования к оформлению реквизитов;

требования к бланкам и оформлению документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Международная стандартизация – это совокупность международных организаций по стандартизации и продуктов их деятельности – стандартов, рекомендаций, технических отчетов и другой научно-технической продукции. Таких организаций три: Международная организация по стандартизации – ИСО (ISO), Международная электротехническая комиссия – МЭК (IEC), международный союз электросвязи – МСЭ (ITU).

Международная организация по стандартизации – самая крупная и авторитетная из вышеназванных. Международная организация по стандартизации создана в 1946 г. 25-ю национальными организациями по стандартизации.Фактически ее работа началась с 1947г . Дважды представитель Госстандарта избирался председателем организации ИСО (ISO) – Internanional Standard Organization.

ИСО определяет свои задачи следующим образом: содействие развитию стандартизации и смежных видов деятельности в мире с целью обеспечения международного обмена товарами и услугами. А также развития сотрудничества в интеллектуальной, научно-технической и экономической областях. В последние годы ИСО уделяет много внимания стандартизации систем качества. Практическим результатом усилий деятельности этой организации являются разработка и издание международных стандартов. При их разработке ИСО учитывает ожидания всех заинтересованных сторон – производителя продукции (услуг), потребителей, правительственных кругов, научно-технических и общественных организаций.

В российской системе стандартизации нашли применение около половины международных стандартов ИСО.

Международные стандарты ИСО не имеют статуса обязательных для всех стран-участниц. Любая страна мира вправе применять или не применять их. В России принят такой порядок внедрения международных стандартов:

прямое применение международного стандарта без включения дополнительных требований;

использование аутентичного текста международного стандарта с дополнительными требованиями, отражающими потребности народного хозяйства.

Унификация (от лат. unio - единство и facere - делать) в широком смысле слова оз-начает «приведение к единообразию, к единой норме, единой форме». Цель унификации - оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комп-лекс или систему.

Применительно к документам это означает следующее. Управленческие функции в каждой организации однотипны. Вполне очевидно, что и документы, создаваемые при вы-полнении типовых функций управления, должны быть приведены к оптимальному едино-образию по составу, видам, формам, т.е. унифицированы. Таким образом, унификация документов – это сокращение многообразия разновидностей документов посредством приведение их к единообразию форм, структуры, операций по их составлению, обра-ботке, учету, хранению.

Однако любой документ функционирует совместно с другими документами. Сово-купность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человечес-кой деятельности, называется системой документации .

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по приз-накам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Поэтому унификации подлежат не только формы документов, но и системы доку-ментации в целом. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации.

Унифицированная система документации (УСД) - это комплекс взаимоувязан-ных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности .

Унификация документов и систем документации позволяет совершенствовать форму и содержание документов, устранять дублирование информации, сокращать количество видов и разновидностей документов, снижать трудозатраты на обработку документов, добиваться совместимости информационных показателей в документах различных систем (например, в плановых и отчетных).

Унифицированные системы документации, применяемые в сфере управления, включены в состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирова-ния технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и охватывает унифици-рованные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифици-рованных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. ОКУД предназначен для решения следующих задач:

· регистрации форм документов;

· упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

· сокращения количества применяемых форм;

· исключения из обращения неунифицированных форм документов;

· обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

· контроля за составом форм документов и исключения дублирования инфор-мации, применяемой в сфере управления;

· рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСОРД)

Документация по созданию организации, предприятия.

Документация по реорганизации организации, предприятия.

Документация по ликвидации организации, предприятия.

Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий.

Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия.

Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия.

Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.

Документация по приему на работу.

Документация по переводу на другую работу.

Документация по увольнению с работы.

Документация по оформлению отпусков.

Документация по оформлению поощрений.

Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Платежная документация по безналичным расчетам через банки.

Документация по кредитным операциям банков.

Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов.

Документация по операциям банков, связанная с международными расчетами.

Выходная документация банков.

Документация по депозитарным операциям банков.

Платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанков-ские формы документов.

Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутри-банковские формы документов.

Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов.

Выходная документация банков - внутрибанковские формы документов.

Документация по денежному обращению - внутрибанковские формы доку-ментов.

Документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов.

Бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ

Финансовая документация.

Отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

Учетная бухгалтерская документация.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОТЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Документация по статистике национальных счетов и экономических балан-сов.

Документация по статистике научно-технического потенциала и инноваци-онного прогресса.

Документация по статистике труда.

Документация по статистике материальных ресурсов.

Документация по статистике финансов.

Документация по социальной статистике.

Документация по статистике промышленности.

Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяй-ственной продукции.

Документация по статистике капитального строительства.

Документация по статистике внешнеэкономических связей.

Документация по статистике потребительского рынка и его инфраструк-туры.

Документация по статистике транспорта и связи.

Документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПРЕДПРИЯТИЙ

Отчетная бухгалтерская документация.

Регистры бухгалтерского учета.

Первичная учетная документация.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ

Документация по состоянию рынка труда.

Документация по трудовым отношениям.

Документация по повышению квалификации работников органов по труду.

Документация по охране труда.

Документация по минимальным потребительским бюджетам.

Документация по обращениям в органы по труду.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ

ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Документация по учету и распределению средств.

Документация по планово-экономической деятельности.

Документация по контрольно-проверочной деятельности.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ВНЕШНЕТОРГОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Оперативно-коммерческая документация.

Товаросопроводительная документация.

Расчетная внешнеторговая документация.

Документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара.

Транспортная внешнеторговая документация.

Каждая унифицированная система документации (УСД) имеет свою специфику, поэтому работа с документами отдельной УСД регламентируется соответствующими нормативными документами: государственными стандартами, инструкциями и т.п.

Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифициро-ванная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Харак-терной чертой организационно-распорядительной документации является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне управления и во всех отраслях . УСОРД фикси-рует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от орга-низационно-правовой формы и вида деятельности. Именно с УСОРД работают в основном специалисты служб документационного обеспечения управления.