Штат – это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.

Штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием количества и размеров должностных окладов, месячные должностные оклады и персональные надбавки, а также общую численность и фонд заработной платы по аппарату управления организацией.

Исходными данными для составления штатного расписания являются:

фонд заработной платы управленческого персонала, рассчитанный по нормативам на 1 руб. продукции;

численность управленческого персонала организации;

штатное расписание организации за предыдущий год;

гарантированные должностные оклады и персональные надбавки работникам по контрактам.

Право утверждения штатного расписания предоставлено руководителю.

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Для составления ШР используют унифицированную форму Т-3 «Штатное расписание».

Заполнение формы Т-3 следует начинать с наименования организации- оно должно учитываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. Далее предоставляется номер документа, дата документа проставляется в специально отведенной графе.

Наименование подразделений указывается по группам:

Руководство или административная часть (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.),

Производственные подразделения,

Вспомогательные или обслуживающие подразделения 9отдел снабжения, ремонтные службы и тд.).

Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота.

Графа «профессия (должность) заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее – ведущих и главных специалистов, потом – должности исполнителей, если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие. Необходимо выделить сначала ИТР, затем – рабочих.

Штатная единица – это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия. Как правило количество штатных единиц организации, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в штатном расписании можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятии со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным. В большинстве организаций размер месячного фонда оплаты труда для отражения в штатном расписании рассчитывается из среднего числа рабочих часов и принимается условно равным 166 часам в месяц.

Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в ШР, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определенным методикам.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами – Положение об оплате труда в организации, Положением о премировании и др.

В форме Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавка». В действующем сегодня законодательстве не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты»

Доплаты – выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Надбавки к заработной плате – это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительного труда.

Необходимо учитывать две основные формы выплаты надбавок и доплат. Первая – процентная – устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты0.

Вторая – надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы . Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении размера оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом.

При установлении в ШР доплат и надбавок в соответствующей колонке делается пометка о том, в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.

Целесообразно в проектируемое штатное расписание закладывать совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок) в размере - 50 до 100% от гарантированного размера заработной платы по совмещаемой должности. Это всегда дает экономию затрат на содержание рабочих мест.

Месячный фонд оплаты труда – это суммарные денежные средства, которые предусмотрены ШР и системой оплаты, действующими на предприятии, для выплаты работникам.

В целях сохранения коммерческой тайны размера заработной платы штатное расписание составляется в двух экземплярах для директора и главного бухгалтера. Во все остальные подразделения доводятся только части штатного расписания, а в отделы кадров - информация по вакантным должностям.

Штатное расписание в условиях инфляции и текучести кадров целесообразно корректировать 1-2 раза в год путем индексации дополнительных окладов и тарифных ставок.

В условиях инфляции существуют три простых способа индексации заработной платы сотрудников:

путем установления заработной платы и персональных надбавок в долларах

Расчетом рублевого эквивалента ежемесячно по среднему курсу ЦБ РФ;

путем привязки заработной платы к минимальному размеру оплаты труда (МРОТ) работников бюджетной сферы с помощью коэффициентов по различим должностям. Например, МРОТ=100 руб. Коэффициент для расчета зарплаты - 20 МРОТ. Тогда дополнительный оклад равен 2000 руб.;

путем установления заработной платы в рублях с введением индексного коэффициента на уровень инфляции. Например, если годовая инфляция 30%, то размер коэффициента - 1,3 для всех работников.

Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата – отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям ТК РФ.

Вопросы для контроля и самопроверки

Чем характеризуется персонал организации?

В чем функциональные особенности различных кадровых структур?

Назовите основные признаки структуирования персонала организации.

В чем отличие статистической структуры персонала от аналитической?

Какова последовательность разработки штатного расписания?

В каких случаях вносятся изменения в штатное расписание?

Штатное расписание

Возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8»:

• Ведение штатного расписания в программе опционально. Если предприятие небольшое и нет необходимости вести штатное расписание в программе, то можно вести учет и без штатного расписания. В этом случае при приеме и переводе сотрудников необходимо будет полностью описывать место и условия их работы. Если впоследствии организация примет решение составлять штатное расписание в программе, то оно сформируется автоматически по имеющейся информации о сотрудниках. Единственное, что может потребоваться, – это внести в него некоторые коррективы (например, указать вакантные позиции).
• Контроль кадровых документов на предмет их соответствия штатному расписанию можно установить или отказаться от него.
• Режим утверждения штатного расписания специальными документами позволяет хранить историю изменения штатного расписания, что дает возможность получить штатное расписание на любую прошедшую дату. Кроме того, можно анализировать неутвержденное (плановое) штатное расписание.

Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций. Позиция штатного расписания – это определенная должность в определенном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием количества штатных единиц. При описании позиции штатного расписания должность можно уточнить разрядом (категорией).

Возможность указания нецелого (дробного) количества штатных единиц доступна, если в настройках кадрового учета отмечено использование работы на неполной ставке.

Наименование позиции формируется автоматически по схеме «Должность, разряд (категория)/Подразделение», но может быть изменено или дополнено произвольным образом.

Позицию штатного расписания характеризуют условия труда и его оплаты. При описании условий труда для позиции можно указать:

• право на отпуск, возникающее при работе на этой позиции;
• класс условий труда (по результатам спецоценки);
• произвольное текстовое описание условий работы;
• график работы, характерный для этой позиции. Он будет использоваться при оформлении кадровых приказов по этой позиции для подстановки в них (с возможностью изменения). Также он будет учитываться непосредственно в самой позиции при расчете ее фонда оплаты труда. По умолчанию график подставляется из карточки выбранного подразделения (организации, если для подразделения не задан).

Из карточки позиции штатного расписания можно перейти к списку сотрудников, которые ее занимают.

Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (о приемах, переводах и т. п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации кадрового приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Тем не менее зарегистрировать приказ можно, даже если на данный момент он расписанию не соответствует. Возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета «Соблюдение штатного расписания».

Ведение штатного расписания в программе позволяет:

• принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);
• при приеме и переводе сотрудника автоматически формировать список начислений и их размер, соответствующий выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;
• бронировать позиции штатного расписания за сотрудником;
• в информационных целях хранить сведения о том, какими специальностями должен владеть сотрудник для замещения той или иной должности (в карточке должности и позиции штатного расписания можно перечислить требуемые специальности);
• производить индексацию штатного расписания;
• при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;
• проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;
• помимо должности описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;
• для подразделения определять, сформировано оно или расформировано, для должности – включена она в штатное расписание или уже исключена. Это позволяет видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;
• сформировать для печати унифицированную форму Т-3, отчеты «Соблюдение и анализ штатного расписания», «Штатная расстановка», «Занятость штатного расписания» и другие печатные формы.

Штат – это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.

Штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием количества и размеров должностных окладов, месячные должностные оклады и персональные надбавки, а также общую численность и фонд заработной платы по аппарату управления организацией.

Исходными данными для составления штатного расписания являются:

фонд заработной платы управленческого персонала, рассчитанный по нормативам на 1 руб. продукции;

численность управленческого персонала организации;

штатное расписание организации за предыдущий год;

гарантированные должностные оклады и персональные надбавки работникам по контрактам.

Право утверждения штатного расписания предоставлено руководителю.

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Для составления ШР используют унифицированную форму Т-3 «Штатное расписание».

Заполнение формы Т-3 следует начинать с наименования организации- оно должно учитываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. Далее предоставляется номер документа, дата документа проставляется в специально отведенной графе.

Наименование подразделений указывается по группам:

Руководство или административная часть (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.),

Производственные подразделения,

Вспомогательные или обслуживающие подразделения 9отдел снабжения, ремонтные службы и тд.).

Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота.

Графа «профессия (должность) заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее – ведущих и главных специалистов, потом – должности исполнителей, если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие. Необходимо выделить сначала ИТР, затем – рабочих.

Штатная единица – это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия. Как правило количество штатных единиц организации, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в штатном расписании можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятии со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным. В большинстве организаций размер месячного фонда оплаты труда для отражения в штатном расписании рассчитывается из среднего числа рабочих часов и принимается условно равным 166 часам в месяц.

Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в ШР, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определенным методикам.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами – Положение об оплате труда в организации, Положением о премировании и др.

В форме Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавка». В действующем сегодня законодательстве не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты»

Доплаты – выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Надбавки к заработной плате – это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительного труда.

Необходимо учитывать две основные формы выплаты надбавок и доплат. Первая – процентная – устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты0.

Вторая – надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы . Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении размера оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом.

При установлении в ШР доплат и надбавок в соответствующей колонке делается пометка о том, в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.

Целесообразно в проектируемое штатное расписание закладывать совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок) в размере - 50 до 100% от гарантированного размера заработной платы по совмещаемой должности. Это всегда дает экономию затрат на содержание рабочих мест.

Месячный фонд оплаты труда – это суммарные денежные средства, которые предусмотрены ШР и системой оплаты, действующими на предприятии, для выплаты работникам.

В целях сохранения коммерческой тайны размера заработной платы штатное расписание составляется в двух экземплярах для директора и главного бухгалтера. Во все остальные подразделения доводятся только части штатного расписания, а в отделы кадров - информация по вакантным должностям.

Штатное расписание в условиях инфляции и текучести кадров целесообразно корректировать 1-2 раза в год путем индексации дополнительных окладов и тарифных ставок.

В условиях инфляции существуют три простых способа индексации заработной платы сотрудников:

путем установления заработной платы и персональных надбавок в долларах

Расчетом рублевого эквивалента ежемесячно по среднему курсу ЦБ РФ;

путем привязки заработной платы к минимальному размеру оплаты труда (МРОТ) работников бюджетной сферы с помощью коэффициентов по различим должностям. Например, МРОТ=100 руб. Коэффициент для расчета зарплаты - 20 МРОТ. Тогда дополнительный оклад равен 2000 руб.;

путем установления заработной платы в рублях с введением индексного коэффициента на уровень инфляции. Например, если годовая инфляция 30%, то размер коэффициента - 1,3 для всех работников.

Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата – отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям ТК РФ.

Вопросы для контроля и самопроверки

Чем характеризуется персонал организации?

В чем функциональные особенности различных кадровых структур?

Назовите основные признаки структуирования персонала организации.

В чем отличие статистической структуры персонала от аналитической?

Какова последовательность разработки штатного расписания?

В каких случаях вносятся изменения в штатное расписание?

Расчет затрат на управление и численности персонала. Штатная структура определяет количественно-профессиональный состав персонала, размеры оплаты труда и фонд заработной платы работников. В составе штатной структуры разрабатываются следующие документы:

фонд заработной платы;

расчет численности персонала;

штатное расписание предприятия.

Исходными данными для формирования штатной структуры являются:

плановые объемы производства (работ и услуг);

нормативы численности и заработной платы;

схема организационной структуры управления;

типовые (фактические) штатные расписания.

Расчет фонда заработной платы позволяет обосновать расходы по заработной плате как в абсолютной величине, так и в виде удельного веса заработной платы в стоимости продукции. Расчет фонда заработной платы производится по формуле:

Фзп = Нзп Х Оо / 100 млн.р.

Фзп - фонд заработной платы работников, млн. руб.;

Нзд _ норматив фонда з/п,

Оо - плановый объем выпуска продукции, млн.р.

Расчет численности персонала производится для определения общей численности работников предприятия по отраслевым нормативам численности работников на 1 млн. руб. продукции и в зависимости от ее объема выпуска: Ьд = Нп х Оп.

Ьп - общая численность работников предприятия, чел.; Нп - норматив численности работников на 1 млн. руб. продукции, чел./млн. руб. Од- объем выпуска продукции (выручка), млн. руб.

Нормативы численности персонала определяются методом корреляционно-регрессионного анализа путем сопоставления фактических данных о выручке предприятий и средне-списочной численности работников одной отрасли народного хозяйства. Такие нормативы были выведены в 70-80-х гг. и широко применялись в народном хозяйстве СССР.

Численность управленческого персонала (Ьуп) рассчитывается по формуле, аналогичной вышеприведенной формуле общей численности персонала: Ьуп =Н,пхОп, Где:

Нуп - численность управленческого персонала на 1 млн. руб. продукции. Расчетные значения численности и фонда заработной платы предприятия необходимо разделить между аппаратом управления и производственными подразделениями с помощью коэффициента централизации (Кц). Коэффициенты централизации выводятся по группе однородных предприятий и зависят от числа производственных подразделений, уровня кооперирования, специализации производства и соотношения численности рабочих и служащих. Приведем формулы расчета:

Ьуп =Кцх Ьп Ф уп =Кц хФзп

Численность значения (Кц) находится в диапазоне от 0,1 до 1,0 в зависимости от типа предприятия. Пример расчета для строительного предприятия: фонд заработной платы Фзп = 540 млн. руб.: коэффициент централизации Кц = 0,3. Тогда фонд заработной платы управленческого персонала составит:

Фуп = 0,3 х 540 = 162 млн. руб./год

Составление штатного расписания. Штатное расписание предприятия определяет состав структурных подразделений, перечень должностей работников, месячные должностные оклады и персональные надбавки, а также общую численность и фонд заработной платы по аппарату управления предприятия (табл.

2.2.18). Исходными данными для составления штатного расписания являются:

фонд заработной платы управленческого персонала, рассчитанный по нормативам на 1 млн. руб. продукции;

численность управленческого персонала предприятия; штатное расписание предприятия за предыдущий год;

гарантированные должностные оклады и персональные надбавки работников по контрактам.

Право утверждения штатного расписания предоставлено руководителю предприятия. Це-лесообразно в проектируемое штатное расписание закладывать совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок) в размере от 50 до 100% от гарантированного размера заработной платы по совмещаемой должности. Это всегда дает экономию затрат на содержание рабочих мест.

Штатное расписание в условиях инфляции и текучести кадров целесообразно корректировать ежеквартально. В целях сохранения коммерческой тайны размера заработной платы штатное расписание составляется в двух экземплярах для директора и главного бухгалтера. Во все остальные подразделения доводятся только части штатного расписания, а в отделы кадров - информация по вакантным должностям. В условиях инфляции существуют два простых способа индексации заработной платы сотрудников:

путем установления заработной платы и персональных надбавок в долларах с расчетом рублевого эквивалента ежемесячно по среднему курсу ММВБ или ЦБ РФ:

путем привязки персональных надбавок к минимальной оплате труда работников бюджетной сферы с помощью коэффициентов по различным должностям.

Таблица 2.1. - Штатное расписание предприятия? Наименование под-разделений и долж-ностей Число штатных единиц Месячный должно-стной ок-лад, тыс. руб. Персо-нальная надбавка, тыс. руб. Итого зарплата, тыс. руб. Номер и дата приказа 1. Руководство предприятия 01 Директор предпри-ятия 1 2000 - 2000 № 1 от 03.01.97 02 Заместитель дирек-тора по производ-ству 1 1700 200 1900 №1 от 03.01.97 03 Заместитель дирек-тора по коммерции 1 1600 100 1700 № 1 от 03.01.97 Итого 3 5300 300 5600 2. Специалисты при руководстве 04 Секретарь- референт 1 1000 200 1200 №2от 03.01.97 05 Юрисконсульт- кадровик 1 1000 200 1200 №2от 03.01.97 Итого 2 2000 400 2400 3. П роизводственно-технический отдел 06 Начальник отдела 1 1000 400 1400 №3от 03.01.97 7 Экономист по пла-нированию 1 600 200 800 №3от 03.01.97 08 Программист- оператор 1 600 - 600 №3от 03.01.97 09 Инженер-диспетчер 1 500 - 500 №3от 03.01.97 110 Инженер по новой технике и качеству 1 600 100 700 №3от 03.01.97 Итого 5 3300 700 4000 - Всего по предпри-ятию 40 24000 4000 32000 - В расчете на 1 ра-ботника 1 700 А00 800 - Вопросы для самопроверки:

Как произвести расчет затрат на управление и численности персонала?

Как происходит составление штатного расписания?

Как целесообразно корректировать штатное расписание в условиях инфляции и текучести кад