Отметка об исполнителе в приказе. Вопрос
Отметка о наличии приложения
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложение:...(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)
Отметка о заверении копии документа
Определение: копия документа - это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Терминыи определения». . В Правилах делопроизводства в федеральных органах власти дано другое определение копии документа....(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)
Указание по исполнению документа (резолюция)
Указание (поручение) по исполнению документа, написанное на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Например: Воронец Н.В. Федорову Н.А. Прошу подготовить проект договора с...(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)
Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Индекс входящего документа (очередной порядковый номер) является учетным номером и проставляется в регистрационном штампе в правом нижнем углу при поступлении...(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)
Контроль исполнения документов
Контроль - одна из важнейших функций управления, и поэтому важная составная часть процесса документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации. Определение: контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих...(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)
НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Исполнитель - специалист I категории Наименование работы Единица измерения Норма времени, ч N нормы 1 2 3 4 Постановка документа на контроль РКК 0, 46 1 Проверка своевременного доведения документа до исполнителя телефонное сообщение 0,03 2 Предварительная проверка, регулирование хода исполнения напоминание...(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)
На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле. Например:
Лопухова
Людмила Николаевна
Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчества. Например:
Карпухин
При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).
На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.
На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:
Семёнова
Галина Константиновна
экз. № 1 - в адрес
экз. №2 - в отдел № 2
экз. № 3 - в отдел №10
экз. № 4 - в дело 08
Смотрите также:
Зачем на документах ставится отметка об исполнителе? На всех ли документах она проставляется? Я проставляю ее только на служебных письмах, которые мы отправляем во внешние организации. Правильно ли это?
Ответ
Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации, уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения с партнёром ответных действий и т.п.
Как правило, такая отметка проставляется на служебных письмах, направляемых в другие организации. На внутренних документах (например, на приказах) отметка об исполнителе требуется только в крупных организациях, где проекты документов подготавливают многие специалисты.
Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию составителя документа и номер его служебного телефона, например:
Г.П. Степанова
При оформлении отметки об исполнителе не следует печатать лишних слов и выражений, например: «Исполнитель», «Исп.», «тел.» и т.п. Можно указать в отметке не инициалы исполнителя, а его имя и отчество для удобства последующего обращения к должностному лицу, например:
Галина Петровна Степанова
При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена сведениями о работнике, изготовившем документ с использованием технических средств: компьютера, пишущей машинки (о секретаре, машинистке, операторе ПЭВМ). В эти сведения включают: начальные буквы имени и фамилии сотрудника, количество изготовленных экземпляров документа, дату распечатки документа, например:
краткое содержание других презентаций«Оформление исследовательской работы» - Цель – существительное. Устная защита. Новый раздел. Тезисы. Исследовательская работа. Достижения автора. Каждый раздел основной части реферата завершается логическим выводом. Оглавление. Введение. Общие правила оформления текста исследовательской работы. Оформление исследовательской работы. Заключение. Список источников и литературы. Тема – объект изучения. Основная часть. Библиография. Список литературы.
«Оформление текста документа» - Особенности делового стиля. Простые дроби пишутся через косую черту. Оформление названий документов органов власти. Календарные сроки в тексте. Нумерация страниц. Общие нормы оформления печатного текста. Буквенная форма однозначных целых чисел. Буквенная форма многозначных целых чисел. Слово год пишется полностью. Таблицы нумеруют. Проект федерального конституционного закона. Годы сокращаются. Словесно-цифровой способ.
«Оформление реквизитов документов» - Подпись. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Форма общего бланка (с продольным расположением реквизитов). Форма общего бланка (с угловым расположением реквизитов). Для бланков используют бумагу следующих форматов. Документ направляют в несколько однородных организаций. Отметка о контроле. Эмблема организации. Резолюция. Элементы почтового адреса на конвертах и документах. Коммуникационные и коммерческие данные на бланке письма.
«Правила оформления текстовых документов» - Пример вставки иллюстраций. Наименование. Подпись к рисунку. Оформление текстового документа. Правила вставки иллюстраций. Межгосударственный стандарт. Отчет Технического секретариата. Стандарт ГОСТ. Ссылки в документе. Цифровой материал. Рисунок.
«Оформление текстовых документов» - Для рефератки большого размера. Для тезисов выступлений. Для протоколов, докладных записок. Примечания. Для рефератки среднего размера. Заголовок к тексту. Индекс структурного подразделения. Порядок применения инструкции. Для таблиц. Реквизиты документов.
«Оформление ВКР» - Оформление сносок. Рекомендуемый объем введения. Смысловые связки. Заявление. Положения об итоговой государственной аттестации. Подготовка выпускной квалификационной работы. Размер шрифта. Расположение нумерации страниц. Основная часть. Список использованной литературы. Оформление работы. Правила оформления. Руководитель ВКР. Титульный лист. Оформление списка литературы. Рекомендуемый объем заключения.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа в организацию .
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Вопросы и задания
1. Сколько реквизитов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003?
2. Из каких составных частей может состоять реквизит «Наименование организации»?
3. В каких документах оформляют реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
4. В каком падеже указывают наименование организации, структурного подразделения в реквизите «Адресат»?
5. В каком падеже указывают наименование должности и фамилию в реквизите «Адресат»?
6. Из каких составных частей состоит гриф утверждения, если документ утверждает должностное лицо?
7. Что должна содержать резолюция?
8. Сколько строк может содержать заголовок к тексту?
9. В каком случае заголовок к тексту не указывают?
10. Как оформляют отметку о наличии приложения, если оно упомянуто в тексте?
11. Какие составные части содержит реквизит «Подпись»?
12. Кто подписывает протокол?
13. Как оформляют реквизит «Подпись», если документ подписывают несколько должностных лиц, имеющих должности одного уровня?
14. Из каких составных частей состоит реквизит «Гриф согласования»?
15. Из каких составных частей состоит виза согласования?
16. Как следует ставить оттиск печати на документе?
17. Из каких составных частей состоит реквизит «Отметка о заверении копии»?
18. Как оформляют реквизит «Отметка об исполнителе»?
Тема 2. Система организационно-распорядительной документации
Организационно-распорядительные документы
- Организационные документы
- Распорядительные документы
- Организационные документы
Организационные (организационно-правовые) документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру. Определить штатную численность, состав работников по должностям, определить функцию структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.
К организационным документам относятся:
- Устав;
- Учредительный договор;
- Положение об организации;
- Положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;
- Правила внутреннего распорядка;
- Штатное расписание;
- Должностные инструкции и др.
УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ
Устав организации представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).
Как правило, устав организации содержит в себе следующие основные разделы:
1 Общие положения.
2 Сведения об уставном капитале организации.
3 Организационно-правовые основы деятельности организации.
4 Управление организацией.
5 Правила ведения учета и отчетности в организации.
6 Порядок использования прибыли и иных накоплений организации.
7 Порядок прекращения деятельности организации.
8 Особые вопросы деятельности организации.
Раздел «Общие положения» должен содержать в себе сведения о:
Полном и сокращенном наименовании организации;
Статусе организации;
Предмете и целях деятельности организации;
Нормативных документах, регламентирующих деятельность организации;
Наличии у данной организации филиалов, дочерних предприятий и представительств;
Наличии у данной организации зарегистрированного товарного знака (знака обслуживания), прочих атрибутов юридического лица (банковские счета, печати и штампы, фирменные бланки и т. п.);
О почтовом (юридическом) адресе организации.
Раздел «Сведения об уставном капитале организации» содержит:
Общие сведения о соучредителях (участниках) организации;
Размеры вкладов соучредителей (участников) организации;
Условия изменения (пересмотра) размеров уставного капитала;
Имущественные права участников по отношению к отдельным объектам в имущественном составе организации.
В разделе «Организационно-правовые основы деятельности организации» определяются:
Цели деятельности организации;
Виды (направления) деятельности организации;
Механизм взаимоотношений организации с партнерами;
Права участников организации при осуществлении ее финансово-хозяйственной деятельности.
Раздел «Управление организацией» регламентирует:
Структуру и основные задачи управления организацией;
Состав органов управления;
Полномочия органов управления.
В этом же разделе, в зависимости от формы управления организацией, должны особо оговариваться сроки созыва и порядок проведения общих собраний акционеров, порядок и сроки проведения выборов членов совета директоров, общий порядок деятельности исполнительных органов, порядок и сроки проведения проверок деятельности организации, а также информирования о результатах проверок участников (сотрудников) организации и т. д.).
Разделом «Правила ведения учета и отчетности в организации» устанавливаются:
Порядок ведения бухгалтерский и статистической отчетности;
Порядок представления сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации в Государственную налоговую инспекцию;
Порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности организации, а также информирования об этом участников (сотрудников) организации.
В разделе «Порядок использования прибыли и иных накоплении организации» должны найти свое отражение вопросы:
Распределения и последующего использования прибыли;
Порядка использования иных накоплений организации (как-то: страховой фонд, резервный фонд и др.).
Раздел «Порядок прекращения деятельности организации» устанавливает:
Порядок ликвидации организации;
Порядок изменения характера деятельности организации.
В разделе «Особые вопросы деятельности организации» оговаривается порядок разрешения споров организации с прочими юридическими и физическими лицами, а также некоторые другие вопросы, являющиеся отражением специфики деятельности той или иной организации и требующие документального разъяснения (регламентации).
Наряду с вышеперечисленными в устав организации могут быть включены и иные разделы, содержание которых отражает особенности порядка функционирования организации.
Процедура утверждения устава организации происходит, как правило, на общем собрании ее соучредителей (участников), что должно найти свое отражение в грифе утверждения, располагаемом в правом верхнем углу первого листа документа.