Формирование дел. Особенности формирования в дела некоторых групп документов Группировка дел

Исполненные документы помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы), т.е. формируются в дела. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела 1 .

Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку .

В организации работы с документами формированию дел должно уделяться самое пристальное внимание и службой ДОУ (ответственным должностным лицом за работу с документами), и руководителями структурных подразделений. От того, насколько соблюдаются правила распределения документов, с которыми закончена работа, в дела, зависит не только поиск нужных для работы документов, но и их сохранность.

В начале календарного года на каждое дело, внесенное в номенклатуру дел, заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор), на корешке которой помещается индекс дела по номенклатуре. Папки устанавливаются на стеллажах (или в шкафах) в соответствии с порядком систематизации дел в номенклатуре. Работа по формированию дел ведется в течение всего календарного года, по мере окончания работы с тем или иным документом он помещается в соответствующую папку. Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.

Формирование дел поручается обычно тем же работникам, которые отвечают за хранение дел. При централизованном ведении делопроизводства дела формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления. Это характерно для небольших организаций, в которых за делопроизводство отвечает, как правило, один работник, например секретарь руководителя. В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются и хранятся в службе ДОУ (секретариате руководства, канцелярии).

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения 2 .

При формировании дел, в которые входят различные документы, должны соблюдаться установленные правила :

• в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;
• документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
• в дело включается по одному экземпляру каждого документа. При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;
• приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка;
• в дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют:
• - переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);
• - личные дела (формируются в течение всего периода работы работника в организации);
• - дела с документами выборных органов и их постоянных комиссий (формируются за период их созыва);
• - дела с документами учебных заведений (формируются за учебный год);
• - дела с документами театров, характеризующими сценическую деятельность (формируются за театральный сезон), и др.

В дела должны помещаться только исполненные документы, неисполненные запрещается подшивать в папку. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют обычно руководители структурных подразделений. Они принимают от исполнителей документы, проставляют на них отметку об исполнении и передают секретарю подразделения для подшивки. В некоторых организациях инструкцией по делопроизводству право списания документов в дело закреплено за самими исполнителями.

Дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел. Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером.

Быстрота поиска необходимой документной информации зависит и от правильной систематизации документов.

Документы внутри дела должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы.

Для разных видов документов установлены свои правила систематизации.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.

В отдельные дела формируют приказы по основной деятельности и по личному составу.

В свою очередь, приказы по личному составу формируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон трудовых отношений (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), подшивают в отдельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации.

Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. По хронологии располагают инициативные документы. Переписка может группироваться также за учебный год, период созыва выборных органов и т.д. в зависимости от специфики деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие группируются отдельно от их проектов. Годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных. Плановая и отчетная документация хранится в делах того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени составления или даты поступления. Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, должен быть помещен в дело 2006 года.

В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке. Предложения и заявления граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению группируют отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются по алфавиту фамилий.

В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Соблюдение правил формирования и оформления дел в делопроизводстве позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчают экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

• 1. Дайте определение номенклатуры дел. Какие задачи решает номенклатура дел в делопроизводстве организации?
• 2. Назовите общие правила составления номенклатуры дел.
• 3. Каков порядок заполнения граф номенклатуры дел?
• 4. Какие требования предъявляются к заголовкам дел, содержащих разные виды документов?
• 5. В каком порядке систематизируют заголовки дел в номенклатуре?
• 6. Каковы правила оформления и удостоверения номенклатуры дел?
• 7. Что понимается под «формированием дел»?
• 8. Каков порядок систематизации документов внутри дела, которое содержит распорядительные документы? Протоколы? Переписку?
• 9. Как определяются сроки хранения дел?
• 10. Какие требования должны учитываться при хранении дел и их использовании?

• См.: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 7.
• См.: Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. М.: Росархив, 2002; Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.

Документы после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурой дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все ИПС на документы и издания. Документы в зависимости от производственной необходимости и степени ограничения доступа допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами добавляется указанная отметка об ограничении доступа. Например, (рисунок 10.1).

При включении документа ограниченного доступа в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает отметку ограничения доступа, и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел организации (учреждения).

В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов ограниченного доступа, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела. Например: «Документы «Для служебного пользования».

Рисунок 10.1. Вид номенклатуры дел

Срок хранения одного такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия). По окончании делопроизводственного года дело ограниченного доступа просматривается экспертной комиссией организации (учреждения) полистно и, в случае необходимости принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы долговременного и постоянного хранения группируются в отдельное дело, которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел. Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку содержащихся в нем документов.

В дела с документами открытого делопроизводства. в которых по мере накопления материалов сосредоточиваются сведения ограниченного распространения, должны быть отнесены к аналогичной категории. На обложках этих дел также проставляется гриф ограничения доступа. Соответствующие уточнения вносятся в номенклатуру дел.

Применяют многострочные документы.  

Группировка документов по однородным признакам (по кас-  

В целях унификации группировки документов для организаций и предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Примерные и типовые номенклатуры дел являются методическими пособиями и служат основой для составления номенклатуры дел организаций и их структурных подразделений.  

ГРУППИРОВКА ДОКУМЕНТОВ - один из элементов обработки документов , т.е. подготовки их к предстоящим записям в учетные регистры синтетического и аналитического учета.  

Группировка документов по числу маршрутов движения и передаваемого их количества  

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов , подготовку документов к последующему хранению и использованию.  

В случае необходимости группировки документов отдельно на входящие и исходящие эту форму можно разбить на две отдельные. Напоминаем, что выполнение функций по разработке, передаче и обработке документов представляет собой значительную часть содержания труда работников функциональных подразделений. У многих сотрудников таких отделов работа с документами занимает до 80% рабочего времени и является критерием оценки конечных результатов деятельности.  

Признаки, по которым проводится деление классификационной группировки документов, можно было бы перечислить и дальше. Однако совершенно очевидно, что документы классифицируются в зависимости от нашей потребности, от подхода к ним.  

Об условности группировки документов в системы, подвергаемые унификации, мы говорили выше. В организациях, для которых проводится унификация системы документации , используются документы, относящиеся и к другим системам, часто в значительном количестве. Так, в Госбанке СССР при разработке унифицированной системы расчетно-денежной документации было выявлено 750 видов и разновидностей действующих форм документов, из которых 300 относилось не к расчетно-денежной, а к другим системам документации 1. Подобным же образом в Госплане СССР используется отчетная документация, в ЦСУ СССР - бухгалтерская и т. д.  

К средствам документальной техники относятся средства изготовления документов, средства копирования и размножения и средства хранения и группировки документов.  

К средствам документационной техники относятся средства изготовления документов, копирования, размножения и хранения, а также группировки документов.  

Групповая регистрация на карточках. При групповом способе подлежащие учету документы регистрируют на отдельных карточках группами. Система группировки документов для регистрации разрабатывается заранее. Эту систему обычно согласовывают с последующей организацией документов в делопроизводстве и применяемыми для этой цели классификаторами и номенклатурами дел.  

Значение классификации или научной группировки документов в целях их разыскания и использования исключительно велико. Вопросы классификации документов - коренные в теории и практике административного делопроизводства.  

При рассмотрении вопросов классификации следует-различать два ее этапа. Это прежде всего первичная группировка документов, первая ступень их классификации на основе так называемых номенклатур дел.. В дальнейшем первичные комплексы (дела) документов классифицируют путем их распределения по классам, отделам классов, подотделам отделов классов и т. д. Для этой цели обычно дополнительно к номенклатурам дел создают особые классификационные схемы - классификаторы.  

Рассмотрим сначала вопросы первичной группировки документов.  

Вопрос о признаках группировки документов в первичные комплексы (дела) имеет большое значение в теории и практике советского делопроизводства. С группировкой документов по признакам заведения дел связано решение таких вопросов раскрытие состава и содержания сгруппированных в деле документов составление заголовка дела дальнейшая классификация документов в делопроизводстве и архиве определение сроков хранения дела разыскание нужных дел и документов.  

Что же представляют собою признаки заведения дел, каково их происхождение, какие признаки в первую очередь используются при группировке документов в делопроизводстве  

Отдельные документы одновременно характеризуются многими признаками. Однако при группировке документов в первичные комплексы и для их разыскания пользуются наиболее существенными признаками, входящими в формуляр документов.  

Практическим путем в течение столетий в качестве наиболее удобных для первичной группировки были выделены признаки разновидность документа, его автор, содержание (текст), даты. Для группировки переписки оказался удобным признак корреспондента, а также территории, к которой относится корреспонденция или содержание документов. Иногда для первичной группировки документов применяют такие признаки, как оригинал, копия.  

Признаки, используемые при первичной группировке документов, или признаки заведения дел представляют собою ни что иное, как основные элементы формуляров документов . Знание элементов формуляра документов , таким образом, обязательно не только для правильного составления, но и для группировки их в дела.  

К сожалению, предметно-вопросный признак при первичной группировке документов удается использовать не всегда. Дело в том, что отдельные разновидности документов (например, протоколы, иногда приказы и др.) представляют чаще всего сложные документы, отражают не один, а несколько вопросов. Поэтому сложные документы в дела формируют по номинальному, авторскому и хронологическому признакам (Приказы директора швейной фабрики № 3 Московского городского совнархоза на 1959 г.).  

Чем шире сочетание признаков при группировке документов в дела, тем легче, результативнее вся последующая работа с документами и в делопроизводстве, и в архиве.  

Обязательность применения признаков заведения дел. Чтобы закончить изложение вопроса о признаках заведения дел, остановимся кратко на наиболее важных ошибках, встречающихся при первичной группировке документов.  

Но смысл этих надписей, конечно, один и тот же. Владельцы подобных папок в результате незнания, а иногда в поисках легкой жизни отказались от правильного формирования дел. А правильная первичная группировка документов, как и другая работа, требует труда, добросовестности и некоторых знаний.  

В названиях дел следует отражать все признаки, которые можно применить при группировке документов. Названия дел, указанные в номенклатуре, должны облегчать не только группировку документов в дела, но и разыскание и использование документов и в делопроизводстве, и в архиве.  

Формулируя названия дел в номенклатуре, не следует забывать об экспертном признаке, о группировке документов по срокам хранения.  

Другой недостаток-неумение правильно формулировать и редактировать названия дел. Часто признаки заведения дел в их названиях отражают неправильно и непоследовательно (примеры приведены выше). Названия дел типа разная переписка в номенклатурах недопустимы. Не всегда учитывают в названиях дел и группировку документов по срокам хранения (экспертный признак).  

ПЕРВИЧНАЯ ГРУППИРОВКА ДОКУМЕНТОВ. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ  

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА - группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой.  

Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.  

Группировка документов производится в сводных группиро-вочных (накопительных) ведомостях таким образом, чтобы получить необходимые данные для составления бухгалтерских проводок. Группировка документов в различных группировочных (накопительных) и сводных ведомостях облегчает дальнейшую учетную обработку полученных данных, например, их разноску в соответствующие регистры бухгалтерского учета.  

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов ГСДОУ и других нормативных документов . Группировка документов вдела проводится согласно отметкам исполнителей на документах в дело №..., дата и подпись исполнителя - в соответствии с номенклатурой дел. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.  

В качестве признаков, по которым документы группируют на карточках, применяются признаки первичной группировки документов в дела (признаки ведения дел). На одной карточке может быть зарегистрирована переписка с одним определенным корреспондентом (этот признак применяют особенно часто), документы одного содержания, одной разновидности, за опредлен-ный период времени одного автора или по нескольким из указанных признаков. N  

Первичная группировка документов в дела признаки заведения дел. История делопроизводства показывает, что уже в далеком прошлом, в XVI-XVIIbb., в учреждениях Московского государства документы подвергались первичной группировке. Основными комплексами документов были так называемые дела. Подобные-первичные комплексы встречаются и в наши дни (судебные, личные и другие дела).  

Весьма важным признаком первичной группировки документов оказался срок их хранения - пбстоянный или временный. Этот признак называют экспертным,  

Практика делопроизводства подсказала решение и этой задачи путем использования для группировки документов так называемых регистраторов (в последнее время их выпускают в Риге). Они представляют собою папку из твердого картона. Папка снабжена специальным устройством (замком) для брошировки докуметнов, позволяющим без затруднений помещать в регистратор и изымать из него документы. Внутри регистратора имеются прокладки, которыми и группируют корреспонденцию по предметно-вопросному признаку.  

Основным документом, определяющим формированием дел, служит так называемая номенклатура дел1. Она представляет систематический перечень названий дел, которые предполагается завести в предстоящем году. Поскольку номенклатура дел составляется на дела, которые еще предстоит завести, ее можно рассматривать как своеобразный план группировки документов в дела.  

Документы после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурой дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все ИПС на документы и издания. Документы в зависимости от производственной необходимости и степени ограничения доступа допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами добавляется указанная отметка об ограничении доступа. Например, (рисунок 10.1).

При включении документа ограниченного доступа в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает отметку ограничения доступа, и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел организации (учреждения).

В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов ограниченного доступа, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела. Например: «Документы «Для служебного пользования».

Рисунок 10.1. Вид номенклатуры дел

Срок хранения одного такого дела не устанавливается. а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия). По окончании делопроизводственного года дело ограниченного доступа просматривается экспертной комиссией организации (учреждения) полистно и, в случае необходимости принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы долговременного и постоянного хранения группируются в отдельное дело, которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел. Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку содержащихся в нем документов.

В дела с документами открытого делопроизводства. в которых по мере накопления материалов сосредоточиваются сведения ограниченного распространения, должны быть отнесены к аналогичной категории. На обложках этих дел также проставляется гриф ограничения доступа. Соответствующие уточнения вносятся в номенклатуру дел.

В процессе деятельности фирмы получают и создают большое количество документов. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации, поэтому одним из основных вопросов организации работы с документами является разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения.

Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения.

Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, позволяющая распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в учреждении.

Каждое дело включает в себя документы одного срока хранения, таким образом, номенклатура дел позволяет первоначально проводить экспертизу ценности документов.

Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов.

Номенклатура дел может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатуру дел используют вместо описи при сдаче дел со сроками хранения до 10 лет.

Составляя описи для дел постоянного и долговременного срока хранения, также используют номенклатуру дел.

Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал.

Для составления и оформления номенклатуры дел пользуются нормативно-методической документацией. Архивные учреждения разработали методические пособия по составлению номенклатуры дел учреждений.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.

Группировка документов в дела проходит по следующим признакам:

номинальному;

корреспондентскому;

хронологическому.

Номинальный признак - группировка в одно дело документов одного вида - приказов, протоколов и т.д.

Предметно-вопросный признак - это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: Судебное дело или Документы о строительстве нового учебного корпуса.

Корреспондентский признак - переписка с определенным корреспондентом, например: Переписка с фабрикой “Новая заря”.

Хронологический признак (бухгалтерская документация) - применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: индивидуальные (для определенной фирмы, функционального подразделения), примерные и типовые.

Типовые и примерные номенклатуры дел, составляются для однородных по характеру деятельности организаций.

Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

Номенклатура дел составляется для каждого функционального подразделения фирмы, лицом, ответственным за ведение делопроизводства с привлечением ведущих специалистов подразделения. Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении.

В небольших фирмах номенклатура дел утверждается руководителем, в крупных фирмах - руководителями подразделений.

Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах:

первый - хранится в делопроизводственной службе учреждения, фирмы;

второй - в государственном архиве;

третий - в ведомственном архиве;

четвертый - рабочий экземпляр.

Сводная номенклатура дел составляется для крупных фирм и представляет собой свод всех номенклатур дел подразделений.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения.

Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.