Передача права подписи счетов-фактур, деклараций и иных бухгалтерских документов. Счет фактура подписывается Заполнение счет фактуры по доверенности

В прошлый раз мы детально рассмотрели порядок передачи права подписи гражданско-правовых договоров и кадровой документации (см. « »). Сегодня речь пойдет о правилах подписания налоговой отчетности, а также первичных документов и счетов-фактур. В частности, мы ответим на вопросы о том, кому и как можно делегировать право подписи этих документов, и нужно ли уведомлять об этом налоговиков.

Подписание и отправка налоговой отчетности

Общие правила подписания налоговой отчетности установлены в пункте 5 статьи Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что декларации и расчеты подписываются налогоплательщиком или его представителем. Тут надо отметить, что налогоплательщик-организация в принципе не может действовать лично. Поэтому от ее лица всегда выступает представитель. Руководитель компании (а в некоторых видах организаций и другие лица) вправе представлять организацию без доверенности — на основании устава или других документов. При этом сведения о лицах, имеющих право действовать от имени организации без доверенности, должны быть внесены в ЕГРЮЛ.

Все остальные лица (в том числе главбух) могут подписывать налоговую отчетность только при наличии доверенности от организации. Доверенность составляется и в том случае, когда право подписывать отчетность за налогоплательщика делегируется другой компании, которая ведет учет. При этом в пункте 3 статьи НК РФ прямо оговаривается, что доверенность на представителя оформляется в соответствии с нормами гражданского законодательства.

Напомним, что при составлении доверенности от имени организации нужно соблюдать следующие правила (ст. 185 — 187 ГК РФ):

  • доверенность оформляется в письменной форме;
  • доверенность подписывается руководителем организации;
  • в доверенности должна быть указана дата ее выдачи;
  • срок действия доверенности может быть любым, но если его прямо не указать в тексте доверенности, то она будет действовать один год с момента выдачи;
  • образец подписи уполномоченного лица не является обязательным реквизитом доверенности;
  • доверенным лицом может быть как другая компания, так и любое физическое лицо, в том числе человек, который не является сотрудником организации.

Как видим, законодательство не требует, чтобы доверенность, выданная организацией, была заверена нотариально. А вот если доверителем является индивидуальный предприниматель, то ему придется обратиться к нотариусу (п. 3 ст. НК РФ, п. 4 постановления Пленума ВАС РФ , письмо ФНС России ).

Нужно ли уведомить налоговиков о том, что лицо, подписавшее декларацию (расчет), действовало на основании доверенности? В уже упомянутом пункте 5 статьи НК РФ сказано, что сведения о доверенности, которая дает право подписания налоговой отчетности, вносятся в специальное поле самой декларации. При этом к декларации прилагается копия доверенности (обычная, без отметки о заверении, так как НК РФ этого не требует).

Если налогоплательщик отчитывается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, то копию доверенности на подписание отчетности можно также переслать по ТКС (п. 5 ст. НК РФ). На практике применятся следующий алгоритм.

Представитель сдает в инспекцию копию доверенности от налогоплательщика на право удостоверять полноту и достоверность сведений, указанных в декларации. Документ можно представить как на бумажном носителе, так и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в виде скана (правда, этот вариант надо предварительно согласовать с инспектором). В дальнейшем при отправке каждой декларации в ней нужно прикладывать информационное сообщение о доверенности.

Отметим, что в некоторых системах для отправки электронной отчетности сообщение о реквизитах доверенности автоматически прикрепляется к отчету. Так, при сдаче отчетности через « » сообщение о представительстве заполняется один раз и отправляется автоматически вместе с каждой декларацией.

Получение электронных документов из ИФНС

Подписание счетов-фактур

Что касается порядка делегирования права подписи счетов-фактур, то пункт 6 статьи НК РФ предлагает два варианта действия на выбор организации: оформление доверенности или составление приказа. Но в любом случае (и в приказе, и в доверенности) нужно указать, за кого именно вправе расписываться уполномоченное лицо — руководителя, главбуха или обоих этих должностных лиц. Доверенность, поскольку не установлено иное, оформляется по общим правилам ГК РФ, о которых мы говорили выше. На основании анализа пункта 6 статьи НК РФ можно сделать вывод, что законодатель фактически разрешает делегировать право подписи счетов-фактур лицам, которые не являются штатными сотрудниками организации. Ведь если бы речь шла только о работниках, то было бы достаточно одного из упомянутых подтверждающих документов — приказа. Тогда как с помощью доверенности можно передать право подписи любому лицу.

Отдельно отметим, что если лицом, уполномоченным подписывать счета-фактуры за руководителя, является главный бухгалтер, то доверенность или приказ составляются на главбуха именно для совершения действий от лица руководителя. При этом подписывать счета-фактуры от своего имени главбух вправе без оформления каких-либо дополнительных документов (письмо № 03-07-09/53005).

Уполномоченное лицо проставляет свою подпись непосредственно в реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» счета-фактуры. При этом указываются ФИО именно того лица, которое фактически подписало счет-фактуру. Рядом можно отразить должность лица, подписавшего счет-фактуру, а также реквизиты документа (приказа или доверенности), дающего ему такие права.

Электронный счет-фактура, в отличие от «бумажного», подписывается только одной подписью — усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом по организации или доверенностью (п. 6 ст. НК РФ). То есть делегирование права подписи электронного счета-фактуры происходит по тем же правилам, что и «бумажного»: достаточно приказа, либо соответствующей доверенности. При этом показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» в электронном счете-фактуре не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением правительства РФ ).

В заключение этой главы заметим, что законодательство не обязывает доверителя каким-либо образом уведомлять налоговые органы о факте делегирования полномочий по подписанию счетов-фактур. Равно как и представлять в инспекцию копию соответствующего приказа или доверенности.

Подписание первичных и денежных документов

Правила оформления бухгалтерских документов регламентируются уже не налоговым, а бухгалтерским законодательством. Так, составлению «первички» посвящена статья Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). В ней сказано, что документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления.

Чуть больше конкретики содержится в пункте 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России ). Эта норма гласит, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Получается, что для предоставления тому или иному лицу права подписи «первички» достаточно включить это лицо в соответствующий перечень, утвержденный приказом или распоряжением руководителя организации. Никаких дополнительных документов (в частности, доверенности) не требуется.

Аналогичным образом решается вопрос с подписанием денежных и расчетных документов — перечень лиц, уполномоченных проставлять свою подпись на таких документах, утверждается руководителем организации. Обычно этот перечень является приложением к учетной политики организации.

Заметим, что на практике подобная простота делегирования права подписи первичных документов может сыграть с организациями злую шутку. Как известно, в настоящее время формы большинства первичных документов можно разрабатывать самостоятельно (п. 4 ст. Закона № 402-ФЗ; см. « »). Но зачастую организации предпочитают использовать привычные унифицированные формы, утвердив их в качестве применяемых форм первичных учетных документов. При этом совершенно не учитывается, что в унифицированных формах уже имеются специальные поля для проставления подписей уполномоченных лиц. В итоге получается, что право подписи первичного документа приказом по организации предоставлено, например, заведующему складом, а утвержденная для использования в организации форма первичного документа содержит реквизит «Главный бухгалтер, подпись». Соответственно, завскладом заполнить такой документ не сможет.

Поэтому в случае с «первичкой» главное правило — обеспечить корреляцию между формами документов, утвержденными в организации, и перечнем лиц, имеющих право их подписывать. Для этого все реквизиты, связанные с подписью, лучше сделать нейтральными. Например, можно использовать такие фразы: «Подпись уполномоченного лица» либо «Руководитель или иное уполномоченное лицо».

Это, кстати, позволит избежать проблем при подписании тех первичных документов, которые, согласно установленному в организации порядку, требуют обязательного проставления автографа руководителя или главбуха. В случае отсутствия этих лиц на работе (отпуска, болезни и т.п.) достаточно будет оформить приказ или другой распорядительный документ по организации, который позволит, например, главбуху подписывать «первичку» за руководителя, или наоборот.

О подписании электронной юридически значимой первички см. « ».

Согласно п. 2 ст. 169 НК РФ счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п.п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ.

Пунктом 6 ст. 169 НК РФ определено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Помимо ст. 169 НК РФ, порядок составления счетов-фактур регулируется постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (далее - Постановление N 1137). Форма счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила его заполнения установлены Приложением 1 к Постановлению N 1137 (далее - Правила).

Форма счета-фактуры содержит реквизиты (показатели) "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо".

Минфин России в письмах от 10.04.2013 N 03-07-09/11863, от 23.04.2012 N 03-07-09/39 разъяснил, что в случае, когда счет-фактура подписывается уполномоченным лицом, подпись соответствующего лица проставляется именно в этих показателях и указываются его фамилия и инициалы.

Таким образом, лица, уполномоченные подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, ставят свою подпись вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации, а после их подписи указываются фамилия и инициалы.

При этом указания должности лиц, подписавших счет-фактуру, и документов, предоставляющих соответствующие полномочия, не требуется.

В то же время в вышеназванных письмах специалисты Минфина России отмечают, что нормами НК РФ указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений), в том числе должности уполномоченного лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру, не запрещено. Согласны с Минфином России и представители ФНС России, в письме от 26.01.2012 N ЕД-4-3/1193 указывается, что наличие в счете-фактуре дополнительных реквизитов (сведений), не предусмотренных п.п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ и Постановлением N 1137, не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога, предъявленных продавцом покупателю. Отметим, что подобные выводы представители налогового и финансового ведомства делали и ранее, до вступления в силу Постановления N 1137 (смотрите, например, письма Минфина России от 06.02.2009 N 03-07-09/04, от 21.01.2008 N 03-07-09/06, ФНС России от 18.06.2009 N 3-1-11/425, УФНС России по г. Москве от 23.01.2009 N 19-11/004827).

В рассматриваемой ситуации реквизиты "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" счета-фактуры не заполнены, вместо них заполнены дополнительные показатели "Инженер по учету ГСМ" и "Бухгалтер". Считаем, что такое заполнение счет-фактура не является верным, т. е. полученный организацией документ составлен с нарушением.

Вместе с тем следует обратить внимание на абзац второй п. 2 ст. 169 НК РФ. В данной норме указано, что ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.

По нашему мнению, заполнение счета-фактуры способом, указанным в анализируемой ситуации, не препятствует налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю. Следовательно, рассматриваемый способ заполнения счета-фактуры не может являться основанием для отказа в принятии покупателем сумм НДС, предъявленных продавцом, к вычету.

К сведению:

Законодательство не содержит требований о том, что в случае подписи счета-фактуры лицом, не являющимся руководителем или главным бухгалтером, вместе со счетом-фактурой покупателю должны быть представлены документы, подтверждающие полномочия этого лица. Отсутствие у налогоплательщика таких документов не может повлечь для него отрицательных последствий. Для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету достаточно оформленного надлежащим образом счета-фактуры (смотрите, например, постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 N 18162/09, ФАС Московского округа от 03.06.2009 N КА-А40/4697-09-2, Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.09.2008 N 09АП-11535/2008, письмо ФНС России от 09.08.2010 N ШС-37-3/8664).

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ .

В успешно действующей организации количество счетов, представляемых для оплаты, составляет весьма приличный пакет. К таким документам (они объединены в категорию бухгалтерских) относят банковские и первичные: налоговые декларации, расчеты, счета-фактуры и другие (о нюансах оформления доверенности на право подписи первичных документов читайте ).

В соответствии с понятием о первой и второй подписи (разъяснено в Инструкции ЦБ РФ от 30.05.2014 №153-И) на них должна быть подпись руководителя предприятия или главного бухгалтера. В случае изначального отсутствия главбуха в штате компании (в небольших предприятиях такая ситуация – не редкость) все документы нужно подписать. Делает это предприниматель – директор фирмы.

Требования к поверенному

Представителем права подписи счетов может быть назначено как физическое, так и юридическое лицо. Это может быть сотрудник предприятия, которому право подписания счета доверено на основании распорядительного документа по организации.

Важно! При соблюдении всех формальностей, необходимых для составление приказа и выдачи доверенности на его основании, законом предусмотрена даже возможность оформить право подписи счетов на стороннее физическое лицо, не являющееся сотрудником компании.

Пункт 3 статьи 9 в законе №129–ФЗ относит определение лиц, которые имеют право подписи учетных документов, на совместное усмотрение руководителя предприятия с главным бухгалтером.

Кем составляется документ?

Статьи — Гражданского кодекса четко оговаривают суть доверенности. Будучи юридически значимым актом с важными последствиями, составление, оформление и выдача доверенности на подписание счета должно производиться лицом, занимающимся юридической стороной вопросов.

С другой стороны, данная доверенность связана с финансовыми отношениями, значит, что выдача ее должна проходить при непосредственном участии главного бухгалтера компании. Подписывает доверенность директор компании.

При обращении к услугам нотариуса, составлением доверенности занимается обычно сам специалист , взимая за это дополнительную плату.

Важно! При самостоятельном составлении доверенности необходимо строго следовать предусмотренным законами правилам, поскольку неверно составленный документ может быть признан впоследствии ничтожным, следовательно, счета подписанные на его основании будут недействительны.

Как избежать претензий со стороны партнера?

Нередко выдают в форме бумаги, оформленной для передачи нескольких видов полномочий одновременно.

Это, безусловно, удобно, но такой документ рискует вызвать сомнения у стороны партнера. В случае, когда необходимо одной доверенностью уполномочить представителя на подпись счетов-фактур, актов и накладных, следует это прямо прописать в тексте документа, перечислив все по пунктам. Так удастся избежать претензий у третьей стороны и у налоговиков, оформляющих вычет организации.

Пишем доверенность на подпись счетов-фактур, актов и накладных

Алгоритм составления доверенности на право подписи счетов-фактур, актов и накладных организации :

  1. Заглавными буквами в верхней части листа формата А4 в центре строки пишется наименование документа: «ДОВЕРЕННОСТЬ» и его номер.
  2. Ниже слева указывается место выдачи бумаги (например, г. Москва ) и дата прописью (например, первое июня две тысячи семнадцатого года ).
  3. Текстом пишется, кто является доверителем:
    • дата рождения;
    • место жительства;
    • сведения о паспорте для физического лица;
    • название и реквизиты компании – для юридического.

    Например, гражданин РФ индивидуальный предприниматель Андреев Андрей Андреевич, паспорт серия 52 85 № 750879, выдан 15,04,2005 ОВД «Данилковский» г. Москвы, проживающий по адресу г. Москва, ул. Парковая, д.7, ИНН 785625852355, ГРНИП 325669852145258, свидетельство государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя от 26.11.2011 № 002585985.

  4. Далее следует указать, кто является поверенным, данные те же, что и в пункте 3 (например, старшего бухгалтера Копоткову Анну Сергеевну, паспорт серия 5875 № 587589, выдан 07.12.2007 ОВД Хорошевского района г. Москвы, проживающую по адресу г. Москва, ул. Молодежная, д.78 ).
  5. Перечислить какие именно полномочия передает данный документ (например, настоящей доверенностью уполномочивает подписывать от имени Андреева Андрея Андреевича счета, выставляемые котрагентами ).
  6. Указать, возможна ли передоверенность доверенных прав (например, доверенность выдана без права передоверия ).
  7. Указать, какой срок действует данная доверенность (например, доверенность выдана сроком на 3 года ).
  8. Подтвердить акт подписью (например, подпись А.С. Копотковой удостоверяю ).

Нужно ли нотариальное удостоверение?

в пункте 3 разделяет доверенности организаций и физических лиц. Для первых достаточно доверенности, удостоверенной подписью руководителя и печатью самой организации.

Для доверителя – физического лица – нотариальное удостоверение потребуется (в соответствии со вторым абзацем пункта). Это требование касается и физического лица – индивидуального предпринимателя.

Альтернативный вариант удостоверения – оформление доверенности в офисе банка. Такой способ позволяет сэкономить деньги за оплату услуги и время, затраченное на ее оформление.

Доверитель должен присутствовать при оформлении лично, в отношении представителя это требование не обязательно. Его присутствие понадобится, если в доверенность входит пункт «образец подписи поверенного»

Срок действия и способы продления

В число обязательных сведений при составлении доверенности на подпись счетов входит дата составления документа (пункт 1 статьи 186 ГК).

Статья 186 ГК РФ. Срок доверенности

  1. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

    Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

  2. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.

От этой даты будет отсчитываться срок действия бумаги, если иное не указано в тексте доверенности. Если этот срок кажется слишком коротким, правила делопроизводства предусматривают возможность выдачи доверенности сроком до 3 лет.

В случае не оговоренного периода действия, подписывать счета на основании доверенности можно в течение года со дня ее выдачи. Затем придется оформлять новую бумагу. Доверенность без проставления даты выдачи считается недействительной.

Заключение

Доверенность – документ особой важности, ее реквизиты и правильность составления внимательно проверяют во всех спорных ситуациях. Она нужна и в повседневной деятельности компании, и в случаях отпусков или командировок руководства.

При оформлении и выдаче ее следует действовать в соответствии с регламентом, чтобы исключить возможность признания ничтожными документов, подписанных на ее основании.

Доверенностью является разрешение в письменной форме на передачу полномочий от одного имени («Доверителя») другому совершеннолетнему и дееспособному физическому либо юридическому лицу («Доверенному»).

Гражданским Кодексом регулируется :

  • их особенности различных видов;
  • сроки их действия;
  • передоверие;
  • прекращение.

Один из видов этих актов в юридической практике представляет и накладных. В качестве доверителя могут выступать организации и индивидуальные предприниматели .

В каком случае требуется?

Руководители предприятий часто отлучаются по разным делам с целью ведения и развития своего бизнеса, как вариант, отправляются в командировки. В это время нередко проходят процессы, требующие их внимания, и появляются вопросы, для решения которых нужно заверение.

Оформление

Оформляет документ руководитель или сотрудники, наделенные такими полномочиями . При составлении доверенности организацией требуется подписи руководителя и главного бухгалтера, либо других лиц, уполномоченных на то от имени организации.

При необходимости один и тот же человек имеет возможность ставить в документе подпись как от имени начальника, так и от имени главного бухгалтера.

Доверенность обязательно должна существовать в письменном виде. Информация, содержащаяся внутри документа, обязана быть полной и исчерпывающей.

В тексте доверенности не должно быть :

  1. помарок;
  2. зачеркиваний;
  3. неверных данных о доверителе и доверенном.

В доверенности необходимо указать дату ее оформления, иначе документ будет признан недействительным. Указывается совершения в верхней части документа.

Заверение документа

Доверенность, выданная юридическим лицом, иногда действительна без нотариального заверения, но в некоторых случаях это необходимо. При передоверии первоначальный акт также должен быть заверен нотариусом .

Предприниматели без образования юридического лица также могут выдавать доверенности гражданину либо предприятию. По своей сути, доверенность от ИП мало отличается от такого же акта от организаций.

Предпринимателю необходимо обязательно удостоверить свою подпись у нотариуса. Без доверенности волен действовать лишь сам предприниматель.

Срок действия

ГК РФ максимального срока действия доверенности не определяет. Закон не ограничивает варианты определения срока ее исполнения. Если время действия документа не указано, оно устанавливается в количестве одного года .

Заключение

Доверенности на подписание накладных и являются распространенным видом этих документов. Они помогают бесперебойной работе предприятия, так как должность руководителя компании предполагает частое отсутствие на рабочем месте.

Публикация

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации (п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). При расчетах по НДС используется унифицированная форма счет-фактуры, утвержденная постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 № 914.

Соблюдайте требования

Налоговые органы все чаще отказывают организациям в принятии НДС к вычету, ссылаясь на отсутствие в счете-фактуре необходимых реквизитов, на допущенные в нем опечатки, помарки, отсутствие расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера.

Позицию налоговых органов поддерживает Минфин России разъясняя, что счета-фактуры, в которых неверно заполнены или не отражены необходимые реквизиты, рассматриваются как составленные с нарушением требований НК РФ, и суммы НДС по этим счетам-фактурам вычету не подлежат (письмо УФНС от 25 мая 2007 г. № 19-11/048795).

Если НДС на основании таких счетов-фактур налогоплательщиком уже принят к вычету, то налоговые органы требуют его восстановить и уплатить в бюджет, применяя штрафные санкции (п. 1 ст. 122 НК РФ).
Кроме того налогоплательщик будет обязан уплатить пеню за каждый календарный день просрочки с неуплаченного НДС. Процентная ставка пени принимается равной 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации (п.4 ст.75) и уплачивается одновременно с уплатой сумм налога и сбора или после уплаты таких сумм в полном объеме (п.5 ст.75).

Внимание
Полную ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Статья 169 НК РФ приводит только общие требования по составлению счетов-фактур. В п. 5 данной статьи просто перечислены обязательные к заполнению реквизиты. При этом как именно их заполнять, НК РФ не разъясняет. Налоговые же инспекторы с особой тщательностью проверяют, как оформлены счета-фактуры и правомерно ли налогоплательщик предъявил НДС к вычету.

Условия для принятия НДС к вычету установлены гл. 21 НК РФ. Во-первых, товары (работы, услуги), имущественные права должны быть приобретены для операций, облагаемых НДС. Во-вторых, приняты к учету. В-третьих, налогоплательщик должен иметь должным образом оформленный счет-фактуру поставщика, в котором сумма НДС выделена отдельной строкой.

Бухгалтерам следует обратить внимание на важные моменты, связанные с подписанием счетов-фактур. У налоговых органов вызовет подозрение, если:

    на счете-фактуре отсутствуют расшифровки подписей;

    счет-фактура подписан одним лицом как за руководителя, так и за главного бухгалтера;

    в счете-фактуре, выставленном налогоплательщиком-организацией, отсутствует строка "Индивидуальный предприниматель (подпись) (ф.и.о.) (реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя)";

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации либо иных лиц, уполномоченных на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Уполномочен подписать

Руководитель и главный бухгалтер организации вправе передать полномочия по подписанию счетов-фактур другим сотрудникам организации. Уполномоченные лица действуют либо на основании приказа директора, либо на основании доверенности, составленной от имени организации.

Учитывая, что указанные лица уполномочены подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, в счете-фактуре вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации после подписи рекомендуется указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру. Если в нем присутствуют также фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации, то такой документ не следует рассматривать как составленный с нарушением требований Налогового кодекса.

Налоговый кодекс и Правила учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утв. постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, далее - Правила) изменений и дополнений реквизитов формы счета-фактуры не предусматривают. Соответственно, вносить в него сведения о должности уполномоченного лица организации и реквизиты соответствующей доверенности не обязательно. В то же время если в счете-фактуре присутствуют дополнительные реквизиты для лиц, уполномоченных подписывать счет-фактуру (например, указана должность), то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований Налогового кодекса.

Некоторые организации заключают договоры на оказание бухгалтерских услуг со специализированной фирмой или специалистом - физическим лицом. Это разрешено п. 2 ст. 6 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 N 129-ФЗ. В этом случае подпись в счете-фактуре вместо главного бухгалтера ставит тот, на кого возложены обязанности главного бухгалтера – руководитель организации, бухгалтер-специалист, с которым заключен гражданско-правовой договор, либо уполномоченный представитель специализированной фирмы, ведущей в организации бухучет.

Нередко счета-фактуры за руководителей и главных бухгалтеров подписывают иные лица, не уполномоченные на то приказом или доверенностью. Если при проведении налоговой проверки у вашего поставщика будут выявлены такие счета-фактуры, то принять НДС к вычету вы будете не вправе.

Руководитель-главбух

Если в штате организации отсутствует должность главного бухгалтера, то его функции может выполнять руководитель организации. Соответственно он будет подписывать счета-фактуры вместо главного бухгалтера одинаковой подписью в полях подпись руководителя и главного бухгалтера. Это возможно на основании соответствующего приказа следующего содержания: "Я, генеральный директор «Название организации» возлагаю на себя обязанности главного бухгалтера...".

Согласно п. 2 "г" ст. 6 Федерального закона "О бухгалтерском учете" руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы вести бухгалтерский учет лично. Данная норма предполагает возможность наличия одной и той же подписи на счетах-фактурах за руководителя организации и за главного бухгалтера.

Счет-фактуру подписывает ИП

Если счет-фактуру выставляет индивидуальный предприниматель, то он подписывает документ с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. При этом он не ставит подпись вместо главного бухгалтера - строка остается пустой. Ведь согласно законодательству ИП сам отвечает за ведение бухгалтерского учета.

Глава 21 Налогового кодекса не содержит запрета на подписание счета-фактуры от имени предпринимателя уполномоченным им лицом. Налогоплательщик может участвовать в отношениях, которые регулируются законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом (п. 1 ст. 26 НК РФ). Уполномоченный представитель налогоплательщика - физического лица будет осуществлять свои полномочия на основании нотариально удостоверенной доверенности или доверенности, приравненной к нотариально удостоверенной в соответствии с гражданским законодательством (п. 3 ст. 29 НК РФ).

Факсимильная и электронно-цифровая подпись

Многих по-прежнему интересует вопрос, можно ли визировать счета-фактуры электронной цифровой подписью (ЭЦП) или факсимиле. Он особенно актуален для организаций с большим документооборотом. Между тем финансисты традиционно запрещают использовать факсимиле и ЭЦП.

Счета-фактуры, подписанные факсимиле, ЭЦП либо подписями, воспроизведенными с помощью электронных печатных устройств, считаются составленными и выставленными с нарушением порядка и не могут являться основанием для принятия НДС к вычету (возмещению). Такое мнение высказывает Минфина России в письмах от 22.01.2009 N 03-07-11/17 и от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383.

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Согласно позиции некоторых арбитражных судов наличие на счете-фактуре факсимильного воспроизведения подписи руководителя и бухгалтера организации-поставщика не может являться основанием для отказа в возмещении НДС, который уплачен поставщикам продукции (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 29 сентября 2008 г. № Ф08-5786/2008, от 22 сентября 2008 г. № Ф08-5128/2008, от 20 августа 2008 г. № Ф08-4547/2008, ФАС Московского округа от 15 мая 2006 г. № КА-А40/2894-06, ФАС Поволжского округа от 30 октября 2008 г. № А57-253/08, ФАС Уральского округа от 18 ноября 2008 г. № Ф09-8604/08-С2, от 19 апреля 2007 г. № Ф09-2754/07-С2).

В то же время существуют судебные решения, которые поддерживают налоговиков в их требованиях (постановления ФАС Дальневосточного округа от 28 июля 2008 г. № Ф03-А37/08-2/2876, от 07 апреля 2008 г. № Ф03-А73/08-2/918, ФАС Поволжского округа от 19 июля 2007 г. № А65-3666/2006, от 21 июня 2007 г. № А57-4833/06-33, от 03 мая 2007 г. № А57-4249/06).

Высший Арбитражный суд в одном из определений указал, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных статьей 169 Налогового кодекса. Подробнее о позиции ВАС РФ читайте в «ПБ» за май на стр. 70.

бератор «НДС от А до Я»

Если счет-фактуру за руководителя или главного бухгалтера подписывают иные лица, не уполномоченные на то приказом или доверенностью, то принять НДС к вычету на основании такого документа вы не вправе.
Если вы все же хотите избежать споров при проверке – заверяйте счет-фактуру настоящей подписью. При этом вы также избежите претензий заказчиков, которые, зная требования налоговиков, зачастую отказываются принимать документы с факсимиле вместо подписи.

Исправляем ошибки

Ошибочно проставленную подпись в счете-фактуре, как и другие ошибки в этом документе можно исправить. Порядок внесения изменений в счета-фактуры регламентирован п. 29 Правил. Такие исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправлений.

При этом учтите, своевременное исправление выявленных нарушений в оформлении счетов-фактур не может служить основанием для отказа в применении налоговых вычетов по НДС при условии добросовестности действий налогоплательщика. Такое мнение придерживаются многие арбитражные суды.

Комментарии

    22.07.2014 наталья

    Отличная статья.
    Остался вопрос. Если руководитель подписывает сам все документы. То нужно в самих документах отражать приказ на право подписи? Или как директор уже не будет возникать вопрос о праве подписи и за главного бухгалтера? Допускается ли, к примеру, 3 одинаковые подписи в накладной со стороны отгрузки?

    Ответить

    12.08.2014 Алексей

    На счет-фактуре стоит только подпись бухгалтера, а руководитель не расписался. Будет ли счет фактура считаться действительной?

    Ответить

    Добрый день, Алексей

    В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

    При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем либо иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени индивидуального предпринимателя, с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

    Абзацем третьим пункта 2 статьи 169 НК РФ установлено, что невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 6 ст. 169 НК РФ, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

    Если Вы предполагаете по данному счет – фактуре принять НДС к вычету, то настоятельно рекомендуем запросить счет-фактуру с подписью руководителя и главного бухгалтера.

    Ответить

    14.08.2014 Оксана

    Да, статья очень хорошая. Тоже вопрос.
    Если организация, с которой мы работаем запрашивает счет-фактуру за прошлый год. Имеют ли право подписать новый директор и бухгалтер? И имеет ли право подписать новый сотрудник документы от 2011 года доверенностью от 2014 года?

    Ответить

    Добрый день, Оксана.

    Организация может оформить дубликаты акта, счета и счета-фактуры в связи с их утратой контрагентом и поставить на них подпись нового руководителя, главного бухгалтера или иного лица, уполномоченного приказом (доверенностью). Главное, чтобы восстановленные документы по суммам совпадали с утерянными контрагентом организации актами и счетами и содержали все их показатели и реквизиты. Также возможно предоставить контрагенту заверенную копию документа, подтверждающего назначение на должность нового руководителя, главного бухгалтера или приказ (доверенность) на подписание документов уполномоченным лицом.

    Ни в ГК РФ, ни в НК РФ ничего не говорится о процедуре оформления дубликатов акта, счета и счета-фактуры в случае утраты своих экземпляров контрагентом налогоплательщика.

    Но в таком случае у организации, запрашивающего дубликат счет-фактуры, возможны риски принятия к вычету НДС по данному счет-фактуре (тем более за 2011 г.). Это подтверждает судебная практика.

    В Постановлении ФАС Поволжского округа от 10.08.2009 N А06-2176/08 отмечено, что налоговое законодательство не содержит запрета на восстановление счетов-фактур путем оформления дубликатов этих документов. Однако восстановленные документы по суммам должны совпадать со спорными счетами-фактурами, содержать реквизиты спорных счетов-фактур и бесспорно подтверждать факт оплаты именно этих счетов-фактур.

    В Постановлении ФАС Московского округа от 25.05.2012 N А40-110048/10-140-598 прямо указывается, что подписание дубликатов счетов-фактур, выданных взамен утраченных оригиналов, иными уполномоченными лицами в связи со сменой руководителя продавца товаров (работ, услуг) правомерно и не лишает покупателя права на налоговый вычет по таким счетам-фактурам. Подписание счетов-фактур разными должностными лицами вызвано причинами, не зависящими от налогоплательщика, – сменой руководителей контрагентов в соответствующие периоды.

    05.09.2014 Виктория

    Контрагент требует указания в счете-фактуре ОГРНИП помимо свидетельства о госрегистрации. Да, еще хочет, чтобы напечатано было… Моя программа не позволяет этого сделать.
    Как аргументировано отказать?

    Ответить

    Добрый день, Виктория.

    Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных данной статьей.

    Перечень обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, установлен п. п. 5, 6 ст. 169 НК РФ. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ при выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя. По мнению контролирующих органов, в счете-фактуре от индивидуального предпринимателя для правомерного вычета по нему НДС должны быть указаны дата, серия, номер свидетельства о государственной регистрации (Письмо ФНС России от 09.07.2009 N ШС-22-3/553@).

    Ответить

    15.12.2014 Олег

    Добрый день.
    Как правильно оплатить поставленный товар: по счету или счету-фактуре, и в чем разница?

    Ответить

Поделиться: