Уведомление о времени начала отпуска. Уведомление о начале отпуска

Трудовой договор, контракт → Уведомление работника о начале отпуска

Ьнику отдела сбыта и.и. иванову уважаемый(ая) . (и.о. работника) в соответствии со статьей 123 трудового кодекса рф уведомляем вас о предстоящем отпуске с «» 20 г. по «» 20 г. сроком на календарных дней...

Как и многие другие подобные документы в трудовых правоотношениях, уведомление об отпуске является обязательным для составления. Это прямое требование ст. 123 Трудового кодекса РФ: работник должен быть ознакомлен о времени начала отпуска не менее чем за 2 недели до его начала.

Но сам факт ознакомления может быть организован на предприятии разными способами. Обычно работник сам обращается к работодателю с или об . В соответствии с графиком отпусков. Работодатель издает приказ и на нем проставляется подпись работника.

Но для того, чтобы организация кадрового дела на предприятии велась безупречно, составление такого документа необходимо. Тем более что это простая процедура.

Пример уведомления об отпуске

Общество с ограниченной ответственностью «АстаСвет»

ОГРН 496876464684 ИНН 6569988989

юр. адрес: 238563, Россия, Кировская область, г. Нолинск,

пр-кт Коммунаров, 307а

Синициной Ирине Федоровне

ведущему специалисту

В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации уведомляем Вас о том, что в соответствии с графиком отпусков на 2017 год (приказ генерального директора № 108 от 10.12.2016 г.) время начала Вашего ежегодного оплачиваемого отпуска – 10 декабря 2017 г. Время окончания отпуска – 15 января 2018 г. (с зачетом праздничных дней).

Генеральный директор Долгоруков А.Р.

С уведомлением об отпуске ознакомлена.

20.11.2017 г. Синицина И.Ф.

Как составить уведомление об отпуске

Сотрудник кадрового отдела должен ознакомить сотрудника с датой начала отпуска. Не менее, чем за 2 недели. На практике желательно включить в текст документа также дату окончания законного времени отдыха. Ведь в коммерческих организациях часто встречается разделение отпуска на части.

Аналогично составляется документ и при направлении сотрудника в дополнительный отпуск в рамках гарантий и компенсаций отдельным категориям работников.

Иногда работодатель в силу экономических условий уведомляет работников об отпуске без сохранения заработной платы. Конечно, это не законно. Есть понятие простоя. Можно попробовать подать , . Взвесив желание работать в организации или добиться справедливости.

Когда вручать уведомление об отпуске

Предположим ситуацию, когда работодатель не успел уведомить работника о начале отпуска. В таких случаях все зависит от договоренности сторон. Работник вправе подать , которое начальник обязан рассмотреть положительно.

Помимо уведомления допускаются также:

• выдача копии приказа
• ведомость ознакомления с приказом
• ведомость ознакомления с графиком (с указанием на конкретную дата начала очередного отпуска)
• другие способы, позволяющие зафиксировать факт ознакомления сотрудника.

Уведомление об отпуске вручается лично (при или составляйте соответствующий акт), либо направляется заказным письмом с (если сотрудник работает удаленно, в командировке, находится на больничном и т.п.).

Отпускная пора, в большинстве организаций, приходящаяся на летнее время, является настоящей «катастрофой» для кадровых специалистов. Ведь им приходится составлять огромное количество бумаг , причем большая доля из них создается заблаговременно, еще до того, как сотрудник уйдет на заслуженный ежегодный отдых. В частности, речь идет об уведомлении по отпуску.

Как производится извещение о начале

Со стороны нанимателя существует обязательство по уведомлению работника о начале трудового отпуска, не зависимо от того, имеется ли определенная дата его начала или она отсутствует. Срок этого уведомления составляет не позже, чем 15 дней по календарю до предполагаемой даты начала отдыха .

Способ, в котором происходит извещение, выбирается нанимателем в индивидуальном порядке, но специалисты считают, что лучше всего сделать это в письменном виде . Ведь если впоследствии возникнут разногласия между сторонами, работодатель сможет доказать исполнение данного обязательства.

Если в рамках графика имеется конкретная дата по началу отпуска , то требование от работника заявления о предоставлении уведомления – необязательный аспект. Ведь в такой ситуации в заявлении, по сути, будет дублироваться ситуация, которая уже обсуждалась.

Если же в графике имеет место быть исключительно месяц предоставления отпуска, а дата начала неизвестна , необходима своевременная подача работником заявления, в котором указывается дата начала. Целесообразно, чтобы этот специалист составил письменное заявление при предоставлении отпуска в другое время.

Есть несколько вариантов , посредством которых наниматель может уведомить своего рядового сотрудника о том, что отпуск начинается:

• направление персонального документа, который именуется уведомлением;
• ознакомление с приказом и прочим распорядительным документом о предоставлении отпуска или записки.

Правила оформления и общие требования

В рамках законодательства не имеется единой утвержденной формы , в которой составляется данный документ. Поэтому каждая организация вправе заняться самостоятельной разработкой типового шаблона.

Чтобы придать бумаге юридическую значимость, в ее форму следует включить несколько основополагающих материалов :

• ключевые реквизиты предприятия;
• исходящий номер и точную дату регистрации этой бумаги;
• должностные обязательства, фамилия, инициалы отпускника;
• информативная часть, в которой присутствуют сведения о будущем отпускном периоде;
• подпись со стороны нанимателя.

Способы оформления ежегодного отпуска

Оформление данного отдыха осуществляется на основании соответствующего приказа , который также называется распоряжением, решением или запиской. Их подписание осуществляется от имени нанимателя, но занимается этим должностное лицо.

Издание приказного документа

Чтобы создать качественный приказ, необходимо заблаговременно подготовить его основание . В качестве этого пункта выступает соответствующий график отпусков, уведомление или заявление. Очередность, в которой сотрудникам предоставляются трудовые отпуска, устанавливается согласно общему графику, утвержденному со стороны нанимателя по согласованию с профсоюзом, если таковой имеется.

Сам по себе график выступает в качестве локального нормативного акта , который считается обязательным для всех сторон. Его составление осуществляется на год не позже 5 января или прочего срока, который устанавливается на базе коллективного договора.

Порядок регистрации

В рамках каждого предприятия ведется учетный журнал , который содержит все регистрации уведомлений, выданных сотрудникам фирмы:

• о подаче объяснений;
• о реорганизации компании;
• о переводе;
• об изменении трудовых условий;
• об отпуске.

В соответствующие строки полностью заносятся все материалы из оформленного документа о начале отпуска. Если постоянно вносить в журнал какие-то данные, это гарантирует оперативный поиск необходимого набора сведений . Титульная страница этого документа содержит следующие материалы :

• название организации;
• наименование самого документа;
• время начала его ведения.

Что касается следующего листа, то в нем содержатся материалы об ответственных лицах, которые занимаются ведением журнала. Не существует единой формы регистрации уведомлений. О том, нужно ли включать в книгу какие-то дополнительные сведения или без них можно обойтись, решает непосредственно организация. Традиционно в таблицу журнала включаются следующие данные :

• название документации;
• дата ее оформления;
• номер регистрации;
• суть содержания бумаги;
• данные о сотруднике;
• дата вручения извещения;
• сведения об ответе работника.

Листы журнала, которые печатаются, в обязательном порядке подлежат нумерации и прошивке. Скрепленный документ заверяется подписью и печатью руководящего звена.

Образец уведомления по графику

Уведомление такого плана – элемент нормативных актов предприятия , которые применяются в повседневном обороте документации. Специалисты отдела по кадрам могут составить такой образец самостоятельно.

1. По центру в первой строке прописывается наименование документа – «Уведомление».
2. Далее следует основная часть с приведенными нормами законодательства. Пишется основание, на котором организация сообщает о своем решении (ст. 123 ТК РФ).
3. Во втором абзаце содержится просьба о письменном подтверждении того факта, что сотрудник получил данное уведомление.
4. Нижние строки содержат ФИО начальника кадровой службы, а также сотрудника, который уходит в отпуск. Обязательным атрибутом является подпись каждой стороны и дата составления документа.

Шаблонная модель документа предполагает возможность сохранения постоянных данных и внесения переменных значений. Если на предприятии будет разработана и сохранена персональная форма документа, она обеспечит значительное сокращение времени.

В качестве ключевого условия персонального ознакомления каждого сотрудника с этим документом выступает его предоставление в письменном виде .

Есть несколько вариантов ознакомления сотрудников с предстоящим отпускным периодом:

• персональное уведомление;
• приказ на предоставление оплачиваемого отпускного периода;
• ведомость, которая прилагается к отпускному графику;
• графа, имеющаяся в самом документе;
• рабочий журнал директора подразделения.

Регламент по сроку хранения уведомлений имеется в перечне типовой документации управленческого характера. Приказы, связанные с предоставлением оплачиваемого отдыха или его началом, хранятся на протяжении 5 лет в архивах. Если предприятие прекратило работу до истечения 5-ти летнего периода, документация поступает в территориальный архив.

Нюансы для совместителей

Если отпуск оформляется для данной категории сотрудников, он имеет несколько особенностей и нюансов.

1. Отпуск совместителям должен выдаваться в тот же период, что и основной категории работников. Чтобы данное условие было соблюдено, сотрудникам следует предоставить сведения, связанные со сроками предоставления отпуска на основном месте работы.
2. Если сотрудник по совместительству не отработал положенное количество времени для того, чтобы рассчитывать на очередной отпуск, на недостающие дни происходит оформление отпуска без содержания.
3. По факту уведомление, свидетельствующее о начале отпуска, является строго информативным, так как сотрудник имеет персональный интерес в своевременном оформлении отдыха по месту работы.
4. Если сотрудник, принадлежащий данной категории, не предоставил данные о сроках отдыха по основному рабочему месту, он включается в общий график на обычном основании.

Если знать эти нормы оформления и грамотно использовать их на практике, сотрудничество по данному вопросу будет упрощено – как для рядовых сотрудников, так и для управленческого аппарата.

Таким образом, уведомление об отпуске – обязательный документ, форма которого составляется индивидуально для каждого предприятия. Грамотный подход к его оформлению позволит избежать многочисленных трудностей и добиться взаимного понимания между сторонами.

В ТК РФ не оговаривается, каким образом работнику поступает уведомление о предоставлении отпуска. Сотрудника могут известить как в устной, так и в письменной форме. Но администрация должна придерживаться пунктов ст. 123 ТК РФ:

• Работник должен быть извещен о начале отпуска за 14 календарных дней.
• Сотрудник подписью подтверждает факт своевременного уведомления о дате отпуска.

Как сообщить работнику об отпуске

Руководитель вправе выбрать любой из нижеприведенных способов для извещения работника об отпуске:

• В отделе кадров предприятия заводится «Журнал уведомления о начале отпусков». Он должен быть прошнурован и пронумерован. Здесь будет подписью сотрудника заверяться его ознакомление с началом отпуска по графику.
• Можно обязать сотрудников расписываться в приказе об отправке работника в отпуск, фиксируя тем самым, что человек извещен. Датой уведомления об отпуске будет числиться день, в который документ был подписан сотрудником.
• Дату уведомления работника об отпуске можно записывать в «Графике отпусков» по предприятию. Для этого в «Графике отпусков» предусматриваются таблица, в которой регистрируется дата отпуска и место для подписи сотрудника о том, что он с ней ознакомлен.
• В некоторых организациях практикуется письменное уведомление работника об отпуске. Такое уведомление печатается в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются ознакомившимся сотрудником. Один экземпляр выдается на руки работнику, второй подшивается в отдельную папку «Уведомление о дате отпуска» в отделе кадров.

Пример графика отпусков можно скачать , а журнала уведомлений – .

Как составить уведомление об отпуске

Образец, в соответствии с которым пишется уведомление об отпуске по графику, приведен . Уведомление об отпуске, отпечатанное в двух экземплярах, с обязательной подписью работника – это вариант, позволяющий работодателю не отступить от требований ТК РФ и, одновременно, оставить у себя письменно зафиксированный факт ознакомления сотрудника с датой начала и окончания ежегодного оплачиваемого отпуска.

При составлении документа нужно вписать следующую информацию:

• Название предприятия (организации).
• Название документа и его порядковый номер.
• Дата выпуска извещения об отпуске.
• Фамилия, имя, отчество сотрудника.
• Должность по штатному расписанию.
• Дата первого и последнего дня отпуска сотрудника.
• Сумма календарных дней отпуска работника.

Уведомление об отпуске обязательно должно быть подписано сотрудником и руководством организации. В случае отказа работника подписать уведомление составляется акт, который известит сотрудника о дате отпуска, который и будет удостоверять, что администрация действует согласно законодательству. Сотрудникам отдела кадров предприятия очень удобно иметь пустой шаблон, который можно быстро заполнить и не упустить из виду важной информации.

Можно ли не уведомлять об отпуске

Если сотрудники отбывают в отпуска по , то составление письменного уведомления обязательно. Несоблюдение этого требования, в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением и карается штрафом от 1 до 5 тыс. рублей для должностного лица или ИП и от 30 до 50 тыс. рублей – для юрлиц.

Часто сотрудники предприятия обращаются к администрации с заявлениями, в которых излагается просьба о на другие сроки. В случае если работодатель согласен на перенос отпуска, то в письменном уведомлении об отпуске по графику отпадает надобность. Понадобится только подпись сотрудника на заявлении о переносе отпуска на другое время, это и будет свидетельством его информированности.

Образец заявления о переносе отпуска вы найдете .

Тщательно продуманная, своевременная и подтвержденная документами процедура уведомления об отпуске по графику сотрудников предприятия – гарантия соблюдения законодательства и отсутствия проблем во время проверки организации инспекторами по труду.

Сотрудники, которые в скором времени пойдут в оплачиваемые отпуска, обязаны получить соответствующие оповещения от своего непосредственного работодателя.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Когда его предоставляют? Какими законами регулируются уведомление об отпуске? Что включает в себя данный документ?

Рассмотрим интересующие вопросы подробней.

Понятие и назначение документа

Оповещение – письменная форма уведомления сотрудника о предстоящем отпуске. На основании этого документа сотрудник знает, когда и на какой период ему предоставлен оплачиваемый отпуск.

Если же сотрудника не оповестить о предстоящем отпуске, работодателю грозит административная ответственность.

Обязательно или нет?

Пример документа:

Предупреждаем за 2 недели или в другой срок?

Многие спросят — за сколько дней пишется оповещение?

Период оповещения наемного штата сотрудников четко указан в действующем законодательстве РФ и составляет 14 календарных дней.

В процессе формирования данного документа крайне важно придерживаться этого периода. Не позднее двухнедельного периода до начала отпуска сотрудник компании в обязательном порядке должен письменно засвидетельствовать имеющейся факт ознакомления о своем грядущем отпуске.

Если по каким-либо причинам, сотрудник не может быть ознакомлен о дате начала отпуска, ему он будет отправлен заказным письмом.

Причем важно помнить: датой ознакомления принимается в таком случае момент получения письма.

Нужна ли регистрация в специальном журнале?

В каждой отдельно взятой компании должен вестись журнал учета оповещений, который предоставляется наемным рабочим с целью регистрации в нем различных уведомлений.

В частности, в нем могут содержаться такие сведения, как:

• о возможной реорганизации компании;
• о различных объяснениях;
• о возможном переводе сотрудника;
• о предстоящих изменениях в условиях трудовой деятельности;
• и о предстоящем .

В определенных полях данного журнала должны быть занесены в полном объеме и в оговоренные законодательством временные периоды сведения относительно предоставленного оповещения о предстоящем оплачиваемом отпуске.

Регулярный учет в таком журнале способен гарантировать по мере необходимости мгновенный поиск относительно той или иной информации.

Как заполнять титульный лист?

Титульная страница должна включать в себя:

• полное наименование компании;
• наименование документа;
• дату начала и завершения ведения журнала регистрации.

На следующей странице должны быть отображены сведения относительно ответственных лиц за учет данного журнала.

Стоит отметить, что его форма разрабатывается самостоятельно каждой отдельно взятой компанией.

Образец документа

Чтобы подробней разобраться с журналом учета, рекомендуется обратиться к образцу, который можно скачать по ссылке .

Пример заполнения журнала:

Где и сколько хранить?

Срок хранения соответствующих оповещений четко регулируется Перечнем типовой управленческой документации.

Все соответствующие приказы о грядущем оплачиваемом отпуске должны находиться на сохранности в течении 5 лет в специально оборудованных для этого местах. Иными словами - в архиве компании.

Компании, которые прекратили свою предпринимательскую деятельность до завершения данного периода, обязаны сдать подобную документацию на хранение в территориальный архив согласно установленному порядку.

Как ознакомить сотрудника?

Обязательным критерием личного ознакомления каждого наемного рабочего о предстоящем отпуске принято считать письменную форму документа.

На сегодня предусмотрено несколько методов оповещения сотрудников:

• путем личного оповещения;
• путем формирования приказа руководства компании;
• путем постановки подписи наемного рабочего в ведомости.

Стоит также отметить, что в пределах одного структурного подразделения допускается возможность ознакомления наемного штата сотрудников в трудовом журнале их непосредственного руководства.

В ситуации, когда кто-либо из рабочих отказывается подписывать оповещение, сотрудниками отдела кадров формируется соответствующий акт об отказе.

Нюансы

Для совместителей

Отпуск совместителю должен быть предоставлен параллельно с тем периодом, что и по основному месту работы.

Для соблюдения данного условия совместитель в обязательном порядке изначально должен предъявить справку о периоде получения оплачиваемого отпуска с основной работы.

На основании предоставленной справки будет выдано оповещение о предстоящем отпуске.

Для иностранного гражданина

Для иностранных граждан была отменена обязанность оповещать о предстоящем отпуске сотрудников миграционной службы, если он предоставляется без сохранения заработной платы.

Что касается оповещения самого наемного рабочего, то этот порядок является стандартным.

Для генерального директора и главного бухгалтера

Законодательство РФ не разделяет порядок оповещения по должностям. По этой причине порядок уведомления о предстоящем отпуске стандартный.

Для госслужащих

Государственных служащих, как и иных наемных сотрудников, оповещают о предстоящем отпуске за несколько недель до его наступления.

В обязательном порядке факт оповещения подтверждается подписью сотрудника в журнале учета.

У ИП

Согласно статье 20 Трудового Кодекса РФ, индивидуальный предприниматель относится к той же категории работодателей, как и юридические лица.

Исходя из этого, оповещение о предстоящем отпуске сотрудник должен получать по стандартной схеме.

Что будет работодателю, если не вручать документ работникам?

Основные последствия неоповещения сотрудника о предстоящем отпуске заключаются в следующем:

• сотрудник в таком случае вправе требовать его переноса на иной временной промежуток;
• при отказе в переносе отпуска сотрудник вправе подать исковое заявление в правоохранительные органы, что влечет возможное начисление штрафов.

Чтобы избежать проблем с правоохранительными органами, достаточно своевременно оповещать об отпуске своих наемных работников.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.