Стандартизация и унификация документов. Унифицированные системы документации
Введение…………………………………………………………………………………………………6
Унификация и стандартизация документов…………………………………………….8
Унифицированные системы документации……………………………………………12
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации………………………………………………………………………………18
Заключение ………………………………………………………………………………25
Список литературы………………………………………………………………………26
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышение качества, снижения трудоемкости их обработки, дотсяжения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
· Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
· Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
· Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
· Разработку комплексов отраслевых унифицироованнвых форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
· Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Значение унификации документов возрастает в связи со все более широким внедрением в практику управления электронно-вычислительной техники и созданных на ее основе автоматизированных систем управления. Разработанная ВНИИДАД унифицированная система организационно-распорядительной документации пригодна как для использования в автоматизированных системах управления, так и при обработке обычными, традиционными методами в учреждениях страны. В УСОРД входят комплекс государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, унифицированные формы документов, а также инструктивно-методические материалы по применению этих форм.
Унификация и стандартизация документов
Технический прогресс обуславливает новые требования к составлению официальной документации.
Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных частей: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.
Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р. 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года.
Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.
Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил.
Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результате науки, техники и практического опыта.
В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного и применения.
Стандартизация, в соответствии с законом Российской Федерации "О стандартизации", принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
· безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
· технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
· качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;
· экономии всех видов ресурсов;
· безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
· обороноспособности и мобилизационной готовности страны.
К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:
· государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
· применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;
· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
· стандарты отраслей;
· стандарты предприятий;
· стандарты научно-технических, инженерных обществ и др. общественных объединений.
Государственные стандарты Российской Федерации - нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.
Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом "О стандартизации" государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, они вводятся в действие после их государственной регистрации.
Требования, устанавливаемые стандартами, являются обязательными для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные, специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.
Стандарт устанавливает:
· состав реквизитов документов;
· требования к составу реквизитов документов;
· требования к бланкам и оформлению документов;
· требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.
Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др., например: 1 апреля 2000 года введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р. 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 года № 9-ст.
Порядок применения и внедрения ГОСТ Р. 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:
· единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
· новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
· делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
· правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
· правил проектирования бланков документов;
· правил использования, учета и хранения бланков и печатей;
· правил оформления документов, предаваемых по каналам электросвязи.
ГОСТ 1.РО-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.
Самостоятельный комплекс стандартов составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации.
Введение…………………………………………………………………………………………………6
Унификация и стандартизация документов…………………………………………….8
Унифицированные системы документации……………………………………………12
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации………………………………………………………………………………18
Заключение ………………………………………………………………………………25
Список литературы………………………………………………………………………26
Введение
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышение качества, снижения трудоемкости их обработки, дотсяжения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
Разработку комплексов отраслевых унифицироованнвых форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Значение унификации документов возрастает в связи со все более широким внедрением в практику управления электронно-вычислительной техники и созданных на ее основе автоматизированных систем управления. Разработанная ВНИИДАД унифицированная система организационно-распорядительной документации пригодна как для использования в автоматизированных системах управления, так и при обработке обычными, традиционными методами в учреждениях страны. В УСОРД входят комплекс государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, унифицированные формы документов, а также инструктивно-методические материалы по применению этих форм.
Унификация и стандартизация документов
Технический прогресс обуславливает новые требования к составлению официальной документации.
Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных частей: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.
Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р. 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года.
Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.
Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил.
Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результате науки, техники и практического опыта.
В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного и применения.
Стандартизация, в соответствии с законом Российской Федерации "О стандартизации", принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;
экономии всех видов ресурсов;
безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
обороноспособности и мобилизационной готовности страны.
К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:
государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
стандарты отраслей;
стандарты предприятий;
стандарты научно-технических, инженерных обществ и др. общественных объединений.
Государственные стандарты Российской Федерации - нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.
Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом "О стандартизации" государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, они вводятся в действие после их государственной регистрации.
Требования, устанавливаемые стандартами, являются обязательными для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные, специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.
Стандарт устанавливает:
состав реквизитов документов;
требования к составу реквизитов документов;
требования к бланкам и оформлению документов;
требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.
Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др., например: 1 апреля 2000 года введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р. 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 года № 9-ст.
Порядок применения и внедрения ГОСТ Р. 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:
единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
правил проектирования бланков документов;
правил использования, учета и хранения бланков и печатей;
правил оформления документов, предаваемых по каналам электросвязи.
ГОСТ 1.РО-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.
Самостоятельный комплекс стандартов составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:
ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;
ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;
ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).
Унифицированные системы документации
Унификация - сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также в целях достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
Унифицированная система документации - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.
Одновременно с разработкой УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации.
В настоящее время действует следующие унифицированные системы документации:
Унифицированная система организационно-распорядительной документации:
документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятий, организаций;
документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций;
документация по распорядительной деятельности организации;
документация по организационно-распорядительному регулированию деятельности организации, предприятия;
документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;
документация по приему на работу;
документация по переводу на другую работу;
документация по увольнению с работы;
документация по оформлению отпусков;
документация по оформлению поощрений;
документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
УСОРД носит межведомственный характер, то есть функционирует в любом аппарате управления и учреждениях - сверху донизу, независимо от отраслевой принадлежности.
УС состоит из 3 подсистем:
по созданию и реорганизации учреждений и предприятий;
кадровой документации;
автоматизированного контроля исполнения документов.
УСОРД регламентирована по составу и определяется как комплекс взаимоувязанных правил, положений и форм, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования электронно-вычислительной техники.
Документы системы проектируются на базе формуляра-образца (ГОСТ 6.38-90). Среди традиционных реквизитов эти документы обязательно должны содержать отметку о переносе данных документа на машинный носитель и подпись лица, ответственного за перенос информации на машинный носитель. При этом содержательная часть документа предпочтительно должна быть исполнена в виде таблицы, анкеты, трафарета. Каждой унифицированной форме ОРД (как и другим) присваивается код по ОКУД. Все реквизиты, обрабатываемые средствами вычислительной техники, должны быть закодированы соответственно Всесоюзным классификатором технико-экономической информации.
Унифицированная система банковской документации:
платежная документация по безналичным расчетам через банки;
документация по кредитным операциям банков;
документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
выходная документация банков;
документация по депозитарным операциям банков;
платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;
документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов;
документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;
выходная документация банков - внутрибанковские формы документов;
документация по денежному обращению - внутрибанковские формы документов;
документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов;
бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.
Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:
финансовая документация;
отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.
Унифицированная система отчетно-статистической документации:
документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
документация по статистике труда;
документация по статистике материальных ресурсов;
документация по статистике финансов;
документация по социальной статистике;
документация по статистике промышленности;
документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
документация по статистике капитального строительства;
документация по статистике внешнеэкономических связей;
документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
документация по статистике транспорта и связи;
документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
УСОСД определяется как система документов, фиксирующих и обеспечивающих государственные и хозяйственные органы статистическими данными о выполнении планов, эффективности производства, научно-техническом прогрессе, росте производительности труда, развитие экономики.
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:
отчетная бухгалтерская документация;
регистры бухгалтерского учета;
первичная учетная документация.
Унифицированная система документации по труду:
документация по состоянию рынка труда;
документация по трудовым отношениям;
документация по повышению квалификации работников органов по труду;
документация по охране труда;
документация по минимальным потребительским бюджетам;
документация по обращениям в органы по труду.
Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:
документация по учету и распределению средств;
документация по планово-экономической деятельности;
документация по контрольно-проверочной деятельности.
Унифицированная система внешнеторговой документации.
оперативно-коммерческая документация;
товаросопроводительная документация;
расчетная внешнеторговая документация;
документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
транспортная внешнеторговая документация;
экспедиторская внешнеторговая документация.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.
Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.
Внедрение и введение унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов регулируются специальным межведомственным нормативом "Общие методические указания по внедрению унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, используемых в автоматизированных системах управления" РД 50-61 - 82. Этот документ устанавливает, в частности, при использовании унифицированных форм документов в условия традиционного управления простановку кодов по классификаторам лишь в случаях, когда документная информация подлежит последующей обработке средствами вычислительной техники при взаимодействии учреждения с внешними корреспондентами. В учреждениях, применяющих УСД и классификаторы, создаются системы ведения классификаторов и унифицированных форм документов, связанные с отраслевыми или ведомственными системами ведения УСД и классификаторов. Ведение учреждениями УСД и классификаторов осуществляется в тех объемах информации, которая необходима данному учреждению для выполнения задач планирования, учета, материально-технического обеспечения управления.
Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок.
Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерна для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией.
Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность и др. являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, необходимые для обеспечения интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами. Классификатор содержит систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды устанавливаются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).
В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы:
1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);
Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД).- и др.
2. Классификаторы информации об организационных структурах:
Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);
Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах:
Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.
Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) выглядят следующим образом.
ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для решения следующих задач:
регистрации форм документов;
упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
сокращения количества применяемых форм;
исключения из обращения неунифицированных форм документов;
обеспечения учета и систематизации унифицированных форм
документов на основе их регистрации;
контроля за составом документов и исключения дублирования
информации, применяемой в сфере управления;
рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.
Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации, например:
Приведем для примера основные документы УСОРД с кодовыми обозначениями по ОКУД:
0273060 - заявление об увольнении;
0221052 - должностная инструкция для категорий ИРТ и служащих аппарата управления предприятия;
0284070 - объяснительная записка;
0227103 - правила внутреннего трудового распорядка аппарата управления предприятия;
0222152 - штатное расписание аппарата управления предприятия;
0211112 - приказ о создании предприятия;
0271020 - анкета (кадровая);
0276030 - график отпусков;
0283110 - приказ о поощрении;
0273110 - приказ об увольнении;
0229140 - регистрационно-контрольная карточка.
Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.
Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:
блока идентификации;
блока наименований объекта классификации.
Идентификация унифицированной формы производится через классификацию. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится следующим образом:
Здесь первые две цифры обозначают класс форм, следующие две цифры - подкласс форм, следующие три цифры - регистрационный номер, а последняя цифра - контрольное число.
Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фонд - 09010046 читается таким образом:
09 - Унифицированная система документации Пенсионного фонда;
01 - Документация по учету и распределению средств;
004 - Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд;
6 - Контрольное число.
В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:
первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации;
третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования;
пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;
восьмой знак - контрольное число.
Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.
Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы, содержатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.
Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" проставляются в унифицированных формах документов на верхнем поле документа справа.
Другой классификатор, имеющий прямое отношение к документам и определенное значение для работников аппарата управления, - "Общесоюзный классификатор предприятий и организаций" (ОКПО), поскольку каждый документ должен содержать определенный код по этому нормативу. Объектами классификатора являются только предприятия и организации, которые обладают правами юридического лица, как основные источники возникновения и потребления информации, а также входящие в объединения. Этот классификатор содержит коды министерств, ведомств и отраслей народного хозяйства и их наименования, что придает ему качества универсального норматива. Кроме того, ОКПО прямо сопрягается с унифицированной системой документации (УСД) по средствам кодового обозначения всех ОРД, создаваемых и передаваемых тем или иным предприятием или организацией на все уровни управления.
Классификатор ОКПО имеет следующую схему построения:ОКПО способен сопрягать основные, необходимые для обработки управленческой документации реквизиты, оформительской зоны в соответствии с ГОСТ 6.38-90.
Каждый работник управления должен иметь необходимые сведения по структуре и использованию этих нормативов.
В повседневной работе ОКПО может использоваться в следующих ситуациях:
ликвидация учреждения;
потеря им прав юридического лица по тем или иным причинам;
объединение учреждений;
переименование учреждений;
изменение территориально-административного расположения учреждения;
перевод учреждения в другое министерство, ведомство;
ввод в действие нового учреждения;
образование нового учреждения в результате разукрупнения.
Эти два классификатора предоставляют исполнителям информацию о заполнении реквизитов и кодов, обязательность которых предусмотрена ГОСТ 6.38-90.
Заключение
Выбранная тема курсовой работы в настоящее время очень актуальна, так как при создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.
Стандартизация позволяет установить и применить определенные правила в оформлении документов.
Унификация, в свою очередь, способствует сокращению многообразия разновидностей документов, приведению их к единообразию форм, структуры, обработки, хранению.
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации. На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и создаются унифицированные системы документации, которые обеспечивают документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.
Классификаторы являются нормативными документами, содержащими систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
Список литературы
А.В. Пшенко. Документационное обеспечение управления. - М., Форум - Имфра-М., 2002.
О.И. Замытскова. Делопроизводство для колледжей. - Ростов н/Д., Феникс, 2001.
В.С. Мингалев, М.В. Ларин. Специальные системы документирования. - М., Экономика, 1989.
М.Т. Лихачев, Т.В. Кузнецова. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М., Экономика, 1991.
М.В. Кирсанова, Ю.М. Акснов. Курс делопроизводства. - М., 1998.
О.П. Дорофеева, Е.К. Губская, А.М. Вигера. Секретарское дело. - Ростов н/Д., Феникс, 2003.
Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Архивоведение. - М., профобр. издат., 2002.
В.А. Кудряев. Организация работы с документами. - М., Инфра-М, 2002.
Очевидны: по данным исследований, ... бланка и т.п.; требования к языку унификации документов (2)Реферат >> Промышленность, производство
Уровни и этапы стандартизации документов // В сб.: «Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления» ... Уровни и этапы стандартизации документов // В сб.: «Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах...
Управленческая деятельность, с одной стороны, сложна, динамична и непредсказуема, с другой - для неё характерна повторяемость рабочих ситуаций, способов действий. К основным управленческим функциям, как правило, относят: планирование, организацию, регулирование, стимулирование, контроль. Осуществляя эти функции, руководитель постоянно обращается к многочисленным документам (или создаёт их).
Без преувеличения можно утверждать, что документы сопровождают каждое более или менее значительное действие управленца.
В связи с этим управленческая документация и разнообразна, и в тоже время поддаётся унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к установлению единообразия состава и форм управленческих документов, операций по их обработке, учету и хранению.
Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией. В основу унификации был положен принцип общей модели документа.
Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу обработку, хранение, уничтожение.
Объектами унификации и стандартизации документа является не только его форма, но и состав включенных в него реквизитов.
Задачами унификации является - отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки, а задачами стандартизации является - установление единых требований к реквизитам включаемым в документы. унификация формуляр реквизит телефонограмма
Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а так же уменьшению затрат на канцелярские расходы.
Термин «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами. Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы но и гарантирует их соблюдение. Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов и, в - третьих, стандартизация - это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют небольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Эти нормативные предписания ОБЯЗАТЕЛЬНЫ для применения.
Они изложены в государственных стандартах (ГОСТ), отраслевых стандартах (ОСТ) и стандартах предприятий, учреждений и организаций (СТП).
С 1 июля 2003 года вступил в силу ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.
Стандарт распространяется как на государственные, так и негосударственные организации.
ГОСТ Р 6.30-2003 перечисляет максимальный набор реквизитов, устанавливает состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, требования к бланкам документов. Требования введенного стандарта являются РЕКОМЕНДУЕМЫМИ.
Унификация и стандартизация документов тесно связаны между собой. Унификацию часто рассматривают как один из методов стандартизации. Унификация документов также может производиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения, общим для этих двух требований является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие «унификация».
Унификация и стандартизация позволяют осуществить типизацию документов, ускорить их подготовку, оформление, обработку, успешнее внедрять в делопроизводство информационные технологии. Благодаря стандартизации огромная масса документов создаётся по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.
Однако степень унификации и стандартизации должна быть разумной. При чрезмерных регламентирующих предписаниях работа с документами замедляется, их оформление становится дорогостоящим занятием. Снижается мобильность управленческих действий.
Требования стандартов будут выполняться на практике только в том случае, когда они обоснованы, удобны, выгодны для предприятия, учреждения. И никакие принудительные меры здесь не помогут.
Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.
Выполнение единых правил оформления обеспечивает юридическую силу документов.
Однако существующие нормы, стандарты и правила работы с документами должны периодически пересматриваться и обновляться. Серьёзнейшей проблемой является не только введение чрезмерного количества новых, но и сохранение ненужных, устаревших или утративших свою актуальность регламентирующих норм.
Ведущим методом для достижения целей унификации и стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице - формуляре.
Формуляром-образцом называют графическую модель или схему построения документа.
Для документов, подлежащих унификации, формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение зон для размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами.
Унифицированные реквизиты позволяют и быстрее оформлять документы, и быстрее с ними знакомиться.
Реквизит документа - это обязательный элемент его оформления. Например, наименование документа, его автор, адресат, текст, дата составления документа, подпись на нем - все это реквизиты документа.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и другими факторами.
Для некоторых документов число реквизитов строго ограничено. С другой стороны, отсутствие или неправильное указание какого-либо обязательного реквизита в служебном документе делает его недействительным.
Набор реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.
Формуляр, характерный для конкретного вида документов, (например, приказа, заявления, протокола) называется типовым формуляром. Формуляры документов разрабатываются в соответствии со стандартами, принятыми в каждой стране. Например, в Республике Беларусь в соответствии со стандартом СТБ 6.38-2004.
В стандарте перечислены в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита, а каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги.
Состав реквизитов:
- 1. Государственный герб Республики Беларусь;
- 2. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- 3. код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;
- 4. код документа;
- 5. наименование вышестоящей организации;
- 6. наименование организации;
- 7. наименование структурного подразделения;
- 8. почтовый адрес отправителя;
- 9. коммуникационные и коммерческие данные;
- 10. название вида документа;
- 11. дата;
- 12. регистрационный индекс;
- 13. ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
- 14. место составления или издания;
- 15. гриф ограничения доступа;
- 16. адресат;
- 17. гриф утверждения;
- 18. резолюция;
- 19. заголовок к тексту;
- 20. отметка о контроле;
- 21. текст;
- 22. отметка о наличии приложения;
- 23. подпись;
- 24. гриф приложения;
- 25. гриф согласования;
- 26. визы;
- 27. печать;
- 28. отметка об исполнителе;
- 29. отметка о заверении копии;
- 30. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- 31. отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
- 32. отметка о переносе данных на машинный носитель.
Формуляр также определяет площадь рабочих и служебных полей.
Рабочее поле документа - место, где располагаются реквизиты.
Служебное поле не заполняется никаким текстом и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.
Для документации установлены следующие размеры служебных полей:
левое поле - 35 мм;
правое поле - не менее 10 мм;
верхнее поле - 15-20 мм;
нижнее - для формата А4 - не менее 20 мм.
Таким образом, подведя итоги под этим вопросом можно сделать вывод о том что, все эти понятия унификация, стандартизация и формуляр-образец, тесно связаны между собой и представляют собой неотъемлемую часть повседневной жизни управленца.
Основными направлениями в совершенствовании государственной системы документационного обеспечения управления являются унификация и стандартизация. Унификация и стандартизация способствуют рационализации управленческой деятельности, придавая ей более организованный и упорядоченный характер.
Унификация - это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.
Унификация состава документов организации - это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).
Унификация форм документов - это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбомах форм документов, применяемых в деятельности организации.
Примерный Табель форм документов - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В текущей деятельности организаций Табель выполняет функцию справочника, используемого организацией для документирования управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.
Альбомы форм документов содержат унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляют результаты проведенной унификации, состава и форм документов организации по функциям управления. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможностей их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.
Стандартизация - возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов.
Стандарт - это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.
Стандарт - нормативный документ, представляющий собой образец, эталон (модель).
Существуют следующие виды стандартов :
1. ГОСТы - государственные стандарты.
2. ОСТы - отраслевые стандарты.
3. СТП - стандарты предприятий, учреждений, организаций и др.
Стандарты разрабатываются и утверждаются Госстандартом России.
Для документационного обеспечения управления наибольший интерес представляют стандарты:
1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Унификация документов
"...Унификация документов - выбор рациональных структур построения систем документов, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества форм и типизации их построения. Объектами унификации в формах являются показатели, реквизиты показателей, форматы, расположения информации по полю документа..."
Источник:
"ПОЛОЖЕНИЕ О ЕДИНОЙ СИСТЕМЕ КЛАССИФИКАЦИИ И КОДИРОВАНИЯ ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ (ЕСКК ТЭИ) БАНКА РОССИИ"
(утв. ЦБ РФ 19.07.2000 N 116-П)
Официальная терминология . Академик.ру . 2012 .
Смотреть что такое "Унификация документов" в других словарях:
УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ - согласно ГСДОУ, – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов,… …
Унификация (в технике) - Унификация в технике, приведение различных видов продукции и средств её производства к рациональному минимуму типоразмеров, марок, форм, свойств и т.п. Основная Цель У. √ устранение неоправданного многообразия изделий одинакового назначения и… …
унификация бухгалтерских документов - Установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях. Тематики бухгалтерский учет … Справочник технического переводчика
УНИФИКАЦИЯ - (лат. uni один и facere делать) установление единообразия, приведение к единой форме (документов, деталей, запасных частей, оборудования, услуг и пр.). Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь. 2 е изд … Экономический словарь
Унификация - П римечания 1 Унификация обычно связана с сокращением многообразия. 2 В практике стандартизации в Российской Федерации под унификацией понимается приведение к единообразию технических характеристик изделий, документации и средств общения… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Унификация - I Унификация (от Уни... и лат. facio – делаю) приведение к единообразию, к единой форме или системе. II Унификация в технике, приведение различных видов продукции и средств её производства к рациональному минимуму типоразмеров,… … Большая советская энциклопедия
УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ - согласно ДР 191–98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – установление единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
УНИФИКАЦИЯ СТРУКТУРЫ ТЕКСТА - согласно ДР 191–98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
УНИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ - установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях … Большой бухгалтерский словарь