Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Проведение экспертизы ценности документов Экспертиза ценности документов функции


Введение

Деятельность всех организаций, предприятий, учреждений связана с образованием большого количества различных по виду и содержанию документов. Однако не все документы имеют одинаковую ценность. Одни из них могут служить источниками для изучения политической, экономической и культурной жизни общества, так как несут ценную информацию. Значение других документов как источников не выходит за рамки узкопрактических целей. Следовательно, роль различных категорий документов в сфере управления и других сферах государственной, общественной и культурной жизни неодинакова. Хранение документов без необходимости связано с нерентабельными затратами и затрудняет поиск нужных документов, в то же время, преждевременное уничтожение документов может нанести серьезный ущерб интересам государства. Поэтому крайне важно определить документы, которые представляют научно-историческую ценность и отобрать их для постоянного хранения – это главная задача экспертизы ценности. Ценность документа определяют его информационные возможности, обусловленные историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением.

Существенной задачей экспертизы ценности на современном этапе является оптимизация состава документов, принимаемых на государственное хранение, т.е. нахождение путей уменьшения количества хранимых документов при сохранении максимума информации, представляющей научно-историческую ценность.

1 Понятие, задачи и критерии экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов – это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

Главная задача экспертизы ценности заключается в том, чтобы установить, какие документы несут ценную информацию и отобрать их на постоянное хранение. Вторая задача экспертизы – это определение сроков хранения документов. Они устанавливаются с учетом интересов общества, на основе соответствующих правовых норм государственной и общественной жизни.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия. Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе 4-5 человек. Членами комиссии в обязательном порядке являются руководитель службы документационного обеспечения управления, заведующий архивом, главный бухгалтер и председателем назначается один из руководящих работников организации. Каждое заседание экспертной комиссии оформляется протоколом.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности для определения сроков хранения и отбора на государственное хранение.

При проведении экспертизы ценности документов основываются на выработанных теорией и практикой архивного дела принципах историзма, всесторонности, комплексности и социально-политической нейтральности.

Принцип историзма предполагает рассмотрение, оценку документа с точки зрения исторических событий, отраженных в нем. Для каждого исторического периода характерны особенные комплексы источников, содержание, форма и методы создания документов. Историзм в оценке документов требует выявления закономерностей происхождения и развития документов, их роли и места в составе фонда, взаимосвязи и взаимозависимости с материалами других, связанных с ним фондов. С принципом историзма неразрывно связан принцип социально-политической нейтральности, который предполагает отказ от классовых и идеологических подходов к отбору документов. На хранение должны приниматься документы, отражающие деятельность всех социальных групп общества и политических партий.

Принцип всесторонности заключается в изучении и объективной оценке документов путем всестороннего их рассмотрения. При этом учитываются закономерности образования различных видов документов, их происхождение, соответствие содержания документа форме передачи им информации в процессе документооборота.

При проведении экспертизы ценности важную роль играет принцип комплексности, который предполагает оценку документов в комплексе с другими документами структуры. При экспертизе целесообразно одновременно подвергать оценке документы не отдельных, а всех взаимосвязанных между собой учреждений в процессе документирования управленческих решений.

С учетом данных принципов разработана система критериев ценности документов. Критерии – это признаки, с помощью которых определяется ценность документов. В современном архивоведении выделяются три группы критериев: 1. происхождение документов; 2. содержание документов; 3. внешние особенности документов.

В состав группы критериев происхождения входят следующие основные критерии:

    Значимость учреждения или лица, которые создали документы. Чем существеннее роль учреждения в системе государственного управления, народном хозяйстве, культуре, науке и других отраслях жизни общества, тем ценнее его документы.

    Время и место образования документов. Важными являются документы, созданные одновременно с событием или вскоре после него, и там, где происходило событие. В деятельности каждой организации есть периоды, имеющие особое значение. Это периоды организации и реорганизации, выполнения особых заданий. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.

    Интенсивность документирования. Чем меньше создано документов, тем ценнее они.

Эти критерии предусматривают первоочередной прием документов наиболее важных учреждений и их структурных подразделений, концентрируют внимание архивистов на документах, отражающих историю общественной жизни в ее решающих проявлениях.

Группа критериев содержания включает следующие основные критерии:

    Значение информации. Большую оценку получают документы, содержащие уникальную и типичную информацию о событиях.

    Виды и разновидности документов. Предпочтение отдается документам, которые предназначены для документирования наиболее существенных сторон деятельности учреждений и жизни общества.

    Повторение информации в других документах. Чем меньше сведения данного документа представлены в других документах, тем они ценнее.

К группе критериев внешних особенностей документов относят:

    Подлинность документов. Большую ценность имеют подлинные экземпляры документов. Однако ряд категорий документов, представляющих ценность, имеется в организациях только в копиях. Поэтому важно, чтобы они были правильно оформлены и заверены.

    Юридическая сила документа. Очень важно в процессе делопроизводства правильно оформлять документы, особенно постоянного срока хранения, так как это дает возможность качественно определить ценность документов.

    Степень сохранности документов. Чем меньше сохранилось документов, тем ценнее каждый из них.

    Художественные особенности документов.

Данные критерии условны, они не могут быть неизменными, так как одни из них в зависимости от исторических условий теряют свое значение, а на смену им приходят другие, в зависимости от уровня развития общества, его требований и ценностей.

2 Порядок проведения экспертизы ценности документов в структурном подразделении и архиве организации

Экспертиза ценности документов в организации проводится в несколько этапов:

    в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и их подготовке к последующему хранению;

    в архиве организации в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.

Экспертиза ценности документов начинается в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел. Это самый первый этап установления сроков хранения документов. Номенклатура дел обеспечивает полноту состава документов учреждения, правильность формирования дел, что облегчает проведение экспертизы ценности документов. Затем документы начинают оцениваться при формировании дел, поскольку этот процесс связан с классификацией и группировкой документов в зависимости от их содержания, значения и сроков хранения.

В ходе формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации осуществляется отбор документов: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; временного (до 10 лет) для дальнейшего хранения в структурных подразделениях; временного хранения, сроки хранения которых истекли для выделения к уничтожению.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Это необходимо, так как в течение года при формировании дел в заголовки могли попасть и другие категории документов, что может привести к переформированию дел, выделению дел постоянного и временного хранения. При просмотре дел изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

Отобранные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) и по личному составу готовятся делопроизводителями структурных подразделений к передаче в архив организации. На данном этапе происходит формирование и оформление дел. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке (подшивка и переплет дела, нумерация листов, составление заверительной надписи дела, внутренней описи документов дела, обложки дела).

Отбирают дела с истекшими сроками хранения, на которые составляют акт о выделении их к уничтожению. Просматриваются дела с пометкой ЭПК, срок хранения которых истек. Дела с такой пометкой всегда полистно просматриваются по истечении срока их хранения, так как из них можно выделить дела постоянного срока хранения.

По итогам экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации составляются годовые разделы описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и по личному составу.

При приеме дел на государственное или временное хранение в архив организации проводится контроль за качеством экспертизы ценности документов в структурных подразделениях. Экспертиза ценности в архиве организации предполагает полистный просмотр дел. При этом проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

При экспертизе ценности документов в архиве осуществляется комплексный анализ состава документов организации, начиная с ее руководящих структур. В результате изучения распорядительной и планово-отчетной документации выявляются документы с повторяющейся информацией, которые необходимо уничтожить или обосновать хранение.

Введение...............................................................................................................................................3

1 Общая характеристика экспертизы ценности документов..............................................................5

1.1 Понятие экспертизы ценности документов..................................................................5

1.2 Экспертиза ценности документов в делопроизводстве..............................................6

2 Порядок проведения экспертизы ценности экспертной комиссией.............................................11

2.1 Функции, права и организация работы экспертной комиссии.................................11

2.2 Этапы экспертизы ценности документов...................................................................13

Заключение.........................................................................................................................................20

Список использованных источников...............................................................................................22

Введение

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению.

Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает следующие стадии:

документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;

оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;

хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно.

Сведения итоговой записи о количестве заведенных дел лежат в основе проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения документов должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре подлежат изъятию дублирующие экземпляры, черновики, неоформленные копии документов и документы временного (до 10 лет включительно) хранения. По документам, сроки хранения которых не установлены государственным или отраслевыми перечнями, экспертная комиссия принимает самостоятельное решение.

В результате работы экспертной комиссии формируются четыре группы документов с различными сроками хранения:

подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

подлежащие длительному (свыше 10 лет) хранению в ведомственном архиве (документы по личному составу);

подлежащие временному (до 10 лет включительно) хранению;

подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. В акт об уничтожении включаются дела, срок хранения которых истек к 01 января того года, в котором составлен акт. При определении срока хранения значение имеет только год заведения дела, месяц во внимание не принимается.

Уничтожать документы без составления актов о выделении документов к уничтожению категорически запрещается.

Целью данной курсовой работы является изучение проблем экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1 Рассмотреть понятие экспертизы ценности документов.

2 Охарактеризовать процесс экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

3 Определить функции, права и организацию работы экспертной комиссии.

4 Определить порядок проведения экспертизы ценности документов и проблемы, возникающие в нем.

1 Общая характеристика экспертизы ценности документов

1.1 Понятие экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Основные правила работы архивов организаций (2002) являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральном архивном агентстве (2004), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Архивы организаций, хранящие кинофотофоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

Закон РФ «Об архивном деле в РФ» определяет понятие «экспертиза ценности документов», как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Для того чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов в учреждении должна быть создана экспертная комиссия (ЭК) из числа заинтересованных работников: архивист (секретарь комиссии), делопроизводитель, кадровик, бухгалтер и возглавить ее должен один из руководителей (председатель комиссии). Комиссия создается приказом руководителя и руководствуется в своей деятельности нормативно-методическими документами и Положением о ней, утвержденным в установленном порядке. Решения комиссии оформляются в протоколах, подписываются председателем и секретарем и обязательны для исполнения всеми сотрудниками учреждения. Основной задачей ЭК является организация экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения.

Экспертиза ценности в учреждении должна быть организована правильно и проводится ежегодно. Условно можно определить следующие этапы этой работы:

1 этап. Первоначально экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, когда дело еще не родилось, т.е. составляется прогноз ценности документов дела (как правило – IV квартал текущего года).

2 этап. При завершении дел в делопроизводстве (обычно – I квартал следующего года) документы, образовавшиеся в течение прошлого года, делятся на группы в соответствии со сроками их хранения.

3 этап. На основном этапе экспертизы ценности проводится полистный просмотр документов перед формированием их в дело. Проводит эту работу делопроизводитель учреждения и это очень важный момент, так как делопроизводитель – единственный специалист своей сферы, кто может правильно оценить значимость и ценность каждого документа.

1.2 Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

При проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого значения.

В процессе работы с документом он проходит несколько этапов экспертизы ценности. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении номенклатуры дел. Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. На третьем этапе, при отборе документов на государственное хранение, производится уточнение ценности документов.

Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам.

При создании экспертной комиссии разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и включает не менее трех человек, имеющих большой опыт работы. Примерный состав экспертной комиссии может быть следующим:

ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива);

главный бухгалтер организации;

секретарь-референт.

Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, экспертной комиссией проводятся следующие мероприятия:

рассмотрение годовых томов дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу);

составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

решение вопросов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

решение вопросов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

подготовка и внесение на рассмотрение экспертной комиссией предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

рассмотрение перечней документов, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.д.;

согласование проектов номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений.

Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни типовых управленческих документов. По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечне, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение. При этом учитывается важность документов, необходимость их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно.

Экспертная комиссия предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.

Если какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в крайнем случае, допускается заменять их заверенными копиями.

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы:

документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив;

документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет);

документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно);

документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение).

Срок хранения документов «до минования надобности» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации. Но он не может быть менее одного года.

В архив передаются следующие документы:

устав, учредительный договор, решение о создании общества;

свидетельство о государственной регистрации;

документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

положение о филиалах или представительствах общества;

годовые финансовые отчеты;

документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;

протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);

списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;

акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;

внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;

документы по личному составу предприятия;

другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.

Передаются в архив также бизнес-планы, годовые планы и отчеты предприятия, приказы руководителя по основной деятельности.

Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет, а руководителей предприятия - постоянно. Бухгалтерские документы (за исключение лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. При этом запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

Переписка хранится, как правило, 3 года и на архивное хранение не передается (исключение составляют очень важные для работы организации письма).

При проставлении сроков хранения учитываются только года. День и месяц составления документа значения не имеют. Например, контракты за 2000 г. с пятилетним сроком хранения должны включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2006 г.

При оценивании документов пользуются различными критериями ценности, важнейшими из которых являются следующие:

Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. Ценность комплексов документов, создаваемых в организациях и на предприятиях различных сфер деятельности, определяется значимостью учреждения (в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и т.д.);

Значимость содержания документов. Обычно документы, созданные в организациях делят на две группы - документы по основной деятельности и вспомогательные (нужные для текущей работы учреждения). Документов второй группы намного больше, но они имеют временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет);

Время и место образования документов. Эти критерии, как правило, взаимосвязаны. Как в истории страны, так и в истории существования каждого учреждения есть периоды, имеющие особое значение. Документы за этот период требуют большого внимания и на государственное хранение может отбираться большее количество документов, чем в обычные годы. Критерий места применяется, когда значительные события происходят на определенной территории;

Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд документов может существовать в организациях в виде копий. Эти копии должны быть заверены и иметь необходимые реквизиты (например, для исходящих писем - это номер и дата);

Юридическая сила документа. Этот критерий вытекает из предыдущего, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы (как подлинники, так и их экземпляры);

Физическое состояние документа. Критерий применяется в отдельных случаях, когда документы сильно повреждены и требуется решить, оставлять ли их в архиве (и отправлять на реставрацию), или выделять к уничтожению (если они не являются основными);

Особенности документа. Это могут быть языковые или художественные особенности, придающие документу уникальность. Такие документы отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения или принадлежности.

2 Порядок проведения экспертизы ценности экспертной комиссией

2.1 Функции, права и организация работы экспертной комиссии

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением. При разработке положения об ЭК следует руководствоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комис­сии учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19.01.95 №2.

Основными задачами ЭК являются:

Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирова­нии дел;

Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к передаче в архив учреждения;

Организация и проведение отбора документов, подготовка их к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (в случае если документы отнесены к составу Архивного фонда РФ).

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

1 Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

2 Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3 Оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения:

по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;

по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения.

4 Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

4.1 На утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:

описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно.

4.2 На согласование ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:

сводную номенклатуру дел учреждения;

описи дел по личному составу;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.

4.3 На рассмотрение ЭПК архивного учреждения:

предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

4.4 На утверждение руководителя учреждения:

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 4.1);

акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

5 Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

Экспертная комиссия имеет право:

1 В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам учреждения по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

3 Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4 Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

5 ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

6 Информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

7 В установленном порядке представлять свое учреждение в органах Государственной архивной службы России.

Экспертная комиссия учреждения работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) учреждений Росархива, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

2.2 Этапы экспертизы ценности документов

Существует 4 этапа экспертизы ценности: определение сроков хранения документов, отбор документов, научно-техническая обработка документов и оформление результатов экспертизы ценности.

При определении сроков хранения документов следует руководство­ваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководите­лем Федеральной архивной службы России 06.10.00. Перечень можно также использовать при формировании дел и при составлении номенклатур дел.

Указанный Перечень включает в себя документы, которые образуются в деятельности организаций всех форм собственности при документировании общих для всех, т. е. однотипных, управленческих функций, в т. ч. вопросов кадрового обеспечения деятельности организации.

Раздел Перечня «Кадровое обеспечение» содержит документы с указа­нием сроков их хранения, касающиеся приема, перемещения, увольнения; установления, подготовки и повышения квалификации, а также награжде­ния работников.

Сроки хранения документов, указанных в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, подлежат их документы к передаче на государственное или муниципальное хранение или нет. Но применяют эти сроки организации по-разному.

Временный срок хранения документов обязателен для всех. Причем занижать срок хранения документов не допускается, а увеличивать его можно. Постоянный же срок хранения применяется теми организациями, чьи документы поступают на хранение в государственные или муниципаль­ные архивы.

Если организация не является источником комплектования соответству­ющего архивного учреждения, то она хранит документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные орга­низации - 10 лет, негосударственные - не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения этих документов определяет сама организация в соответствии с действующим законодательством и исходя из необходимости их практи­ческого использования в своей деятельности.

Применяя Перечень в процессе работы по определению сроков хране­ния документов, не следует забывать и о графе «Примечание».

Например, в ст. 336 Перечня, которая содержит «Записки, заменяю­щие приказы по личному составу», указан срок их хранения - 75 лет, но при этом в графе «Примечание» имеется сноска: «О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосроч­ных внутрироссийских командировках - 5 лет». Это означает, что при проведении полистной экспертизы ценности этих видов документов указанные в примечании документы изымаются из дел и включаются в акт на их уничтожение.

Или же, например, согласно ст. 348 «Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет» Перечня срок хранения этих документов - 15 лет, а в примечании имеется сноска «При отсутствии приказов - 50 лет». Это означает, что если по каким-либо причинам произошла утрата приказов организа­ции, в которых были зафиксированы решения комиссии по данному вопросу, то срок хранения документов этой комиссии, содержащих эти решения, увеличивается до 50 лет.

Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2005 г., исчисляется с 1 января 2006 г.

Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начи­нается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал).

Отбор документов на дальнейшее хранение и унич­тожение проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается опре­деление ценности и значения документов, включенных в дело, только лишь по их заголовкам, указанным в номенклатурах дел или на обложках дел, без просмотра самих дел и изучения содержащейся информации в документах.

При полистном просмотре дел изымаются копийные, дублетные, черно­вые документы, а также документы с временными сроками хранения, кото­рые подлежат выделению к уничтожению.

По итогам проведения экспертизы ценности, помимо описей на дела, отобранные для дальнейшего длительного хранения, составляется акт о выделении к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли и практическая надобность в которых отпала.

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится только после составления описей дел постоян­ного или длительного хранения.

Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии орга­низации одновременно. В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то согла­сованные экспертной комиссией организации описи и акты утверждаются руководителем организации только после утверждения и согласования опи­сей на дела постоянного и долговременного хранения по личному составу. Только после этого разрешается проводить уничтожение дел, включенных в акт.

Организации, документы которых приему в архивные учреждения не подлежат, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласо­вания с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае экспертным комиссиям организаций дано право согласовывать описи на дела долговременного (свыше 10 лет) хране­ния и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации.

И только после этого отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются в организации для их утилизации. Передача дел для их уничтожения произ­водится на основании приемо-сдаточной накладной.

Погрузка и вывоз документов для переработки (утилизации) осущест­вляется под контролем сотрудника архива организации (или ответствен­ного за архив).

В необходимых случаях, например если документы содержат конфиден­циальную информацию, физическое уничтожение (утилизация) документов может происходить в присутствии представителя организации, сдающего документы. При этом составляется акт в произвольной форме.

Научно-техническая обработка предусматривает целый комплекс работ по оформлению дела:

Полистный просмотр документов дела;

Формирование дела в соответствии с правилами;

Удаление копий, дубликатов, металлических скреплений, черновиков, ремонт поврежденных документов;

Вложение чистого бланка листа-заверителя в конец дела;

Переплет дела типографским способом или подшивка дела (формата А 4 – на 4 прокола);

Дела постоянного хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой, верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая (1,5 - 2 см) картонная полоска, через которую прошивается дело. Дела по личному составу можно прошивать насквозь, включая верхнюю и нижнюю части обложки.

Нумерация листов в деле;

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов дела, все листы, кроме листа-заверителя нумеруются порядковой нумерацией. Нумеровать необходимо простым карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на его оборотной стороне. В случае, если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том нумеруется отдельно.

Составление листа-заверителя;

В листе-заверителе оформляется итоговая запись о количестве пронумерованных листов в деле цифрами и прописью. Ошибки в нумерации устраняются несколькими способами: пропущен номер - допускается отметка о пропущенном номере; не пронумерован лист – допускается употребление литерных номеров (например: 15, 15а, 15б); продублирован номер – допускается зачеркнуть ошибочный номер и рядом поставить правильный.

Лист-заверитель подшивается в конце дела (в случае, если дело уже прошито или переплетено, лист-заверитель можно наклеить на внутреннюю сторону обложки).

Оформление обложки дела.

Обложка дела при оформлении дела должна соответствовать установленной форме:

полное название учреждения – в именительном падеже (в скобках указывается сокращенное название);

индекс дела – переносится из номенклатуры дел;

заголовок дела – переносится из номенклатуры дел и может уточняться;

срок хранения - переносится из номенклатуры дел;

крайние даты определяются по первому и последнему документам в деле;

номера документов в деле;

номер тома (части), если дело состоит из нескольких томов (частей);

количество листов в деле – переносится с листа-заверителя.

Результаты проведенной экспертизы ценности документов подлежат оформлению. Включенные в акт документы, уничтожаются централизованно в установленном порядке, под контролем делопроизводителя или специалиста, ответственного за архив.

Управленческая документация не может быть сдана в макулатуру и должна быть обязательно уничтожена. Использование таких документов для хозяйственных нужд запрещается. Возможны различные способы уничтожения документов: сжигание, утилизация, химическая обработка. В акте делается отметка о дате, месте и способе уничтожения документов.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи ЭД постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи.

ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел ЭД).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) либо экспертной комиссии организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 1991 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1995 г.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Оперативное хранение дел – это хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для временной работы, как сотрудникам предприятия, так и сторонним организациям.

Сотрудникам предприятия дела выдаются по указанию руководителя структурного подразделения, где находятся на оперативном хранении дела. При выдаче дел сотрудникам с них берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок до одного месяца.

На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту – заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия - владельца документов. В карте-заместителе в этом случае указывают дополнительно наименование организации, запрашивающей документы, и составляют акт приема-передачи дела.

За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений и работники службы делопроизводства.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются в архив.

Заключение

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

Таким образом, в заключение данной работы можно сделать следующие выводы.

Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.

В-третьих, нельзя не отметить существование проблемы экспертизы ценности электронных документов.

Определенные нормативные требования по экспертизе ценности электронных документов и комплектованию ими архивов в нашей стране существуют уже несколько лет. В 1993 г. "Основы законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах" (ст. 5) лишь обозначили включение в Архивный фонд РФ электронных документов. "Положение об архивном фонде Российской Федерации" (1994, п. 6) и "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" (2002, п. 6.1.7.2) устанавливают срок временного хранения "документов на машинных носителях в течение 5 лет". "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения" (2000, с. 8) и "Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000, с.6) определяют "срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях", что, по существу, провозглашает одинаковые сроки хранения документации не зависимо от носителя и формы представления информации. В "Основных правилах работы архивов организаций" (2002) значительное место отведено отбору электронных документов на архивное хранение и их передаче в архив организации (п. 2.1.4, 2.3.5).

В то же время указанной нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез говорить о проведении экспертизы ценности электронных документов в организациях. Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого их оперативного использования. Недаром существует совсем немного организаций, которые вносят электронные документы в свои номенклатуры.

Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят в том, чтобы выявить эти документы в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив. Практическое решение этой проблемы для государственных архивов осложнено отсутствием на федеральном уровне каких-либо нормативов, обязывающих включение электронных документов в номенклатуру дел организаций или какой-либо другой способ их регистрации и учета.

Список использованных источников

1 Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2000. – С. 288.

2 Алексеева Е.В. и др. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело. – 1999. – № 1. – С. 35 – 37.

3 Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001. – С. 328.

4 Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 2003. – С. 592.

5 Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – С. 360.

6 Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осечкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело. – 1998. – № 4. – С. 25 – 29.

7 Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: «Герда», 2004. – С. 352.

8 Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Под ред. В.П. Козлова.– М.: ПрофОбрИздат, 2002. – С. 272.

9 Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. – Мн.: ТетраСистемс, 2003. – С. 288.

10 Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2005. – С. 200.

11 Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб. пособие для студентов учреждений среднего проф. образования. – М.: Издательско-книготорговый центр «Маркетинг», 2002. – С. 336.

12 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М.: ПРИОР, 2004. – С. 160.

13 Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М.: Норма, 1996. – С. 224.

14 Стенюков М.В. Секретарское дело. – М.: ПРИОР, 2007. – С. 238.

22делопроизводством . Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, ...

  • Делопроизводство (9)

    Реферат >>

    Розыска недо­стающих дел постоянного хранения и по личному составу, упоря­дочения и оформления документов. 4.2. Заслушивать... Проблема авторства и теория стилей. - М., 1961. Воробьев Г.Г. Автоматизированная контора // Кибернетика: Ин­формационные материалы. - 1986. - ...

  • Проблемы архивного дела на современном этапе

    Доклад >> Бухгалтерский учет и аудит

    Деятельности. Проблема электронных технологий в делопроизводстве - это проблема использования в... Московской государственной вневедомственной экспертизы "Мосгосэкспертиза", в проектной... имеют культурно-историческую ценность , дополняют представления...

  • Делопроизводство в СССР

    Реферат >> Промышленность, производство

    Принципов комплектования государственных архивов, проведения экспертизы ценности документов. Учитывая тесную связь теории... для развития делопроизводства в Российской Федерации. Список используемой литературы Колесник Е. Н. Некоторые проблемы документирования...

    • Экспертиза ценности документов проводится в двух случаях: при подготовке к передаче дел в архив и при выделении дел к уничтожению. О тонкостях и нюансах этой процедуры подробно рассказывается в настоящей статье.

    Из статьи вы узнаете:

    В каких случаях проводится экспертиза ценности документов

    Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», экспертиза ценности документов определяется как процедура изучения деловых бумаг на предмет их ценности согласно перечню критериев. Основная цель данной процедуры - установление деловых бумаг. Если документационный фонд предприятия является ресурсом для государственных и муниципальных архивов, то целью экспертизы в данном случае является отбор деловых бумаг, представляющих ценность для Архивного фонда РФ.

    Экспертиза ценности документов на предприятии, как правило, проводится в двух основных случаях:

    1. в службе ДОУ - в ходе составления номенклатуры дел, во время формирования дел, а также при оформлении их для передачи в архив предприятия;
    • для дел временного срока хранения (свыше 10 лет) - при составлении списка дел, подлежащих удалению;
    • для дел постоянного срока хранения - при составлении списка дел, подлежащих передаче в государственный или муниципальный архив.

    Порядок создания и работы экспертных комиссий

    Работу по проведению экспертизы ценности документов можно разбить на этапы:

    Этап 1.

    Создание экспертной комиссии

    Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов берет на себя специально созданная экспертная комиссия (ЭК). В ее задачи входит обеспечение методической и практической работы по отбору и передаче на хранение в государственные и муниципальные архивы управленческой, научно-технической и другой специальной документации, созданной в процессе деятельности предприятия.

    Если предприятие крупное, то в каждом его подразделении создается своя отдельная ЭК, а их деятельность координирует Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

    ЭК является совещательным органом, действующем при руководителе предприятия. Такой порядок определен п.2 Примерного положения, утвержденного приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2. Соответствующим приказом руководитель определяет состав ЭК. Согласно общепринятой практике, в состав этой комиссии входит заместитель генерального директора, главбух и начальник кадровой службы. В задачу членов ЭК входит определение сроков хранения деловых бумаг, рассмотрение актов о выделении дел к уничтожению, а также увеличение срока хранения дубликатов деловых бумаг, в том случае если первоисточник не сохранился.

    Этап 2.

    Проверяем состояние документов по описям

    Если не обнаружили номенклатуру дел в отделе кадров, найдите выписку из сводной номенклатуры дел у ответственного за делопроизводство.

    Задачу в поиске деловых бумаг облегчат их описи, если они сохранились. В отделе кадров вы можете обнаружить описи:

    дел по личному составу;

    лицевых счетов сотрудников, руководителей;

    личных дел сотрудников, руководителей.

    Опись дел поможет ориентироваться в том, какие документы были обработаны и переданы на хранение либо продолжают храниться в отделе кадров в специальных шкафах. Если описей не оказалось в отделе кадров, попросите выписку из сводной описи дел организации. Чаще всего такая опись имеется у сотрудника, ответственного за архив.

    Далее необходимо произвести изучение описи и приступить к непосредственной проверке деловых бумаг. Следите за тем, чтобы порядок расположения папок на стеллажах сохранялся в прежнем виде. Если документы распределены неправильно, помещайте их на надлежащие места хранения. Необходимо строго следить за тем, чтобы папки с бумагами, подверженные воздействию плесени или других вредителей были своевременно изолированы от других папок.

    Сверка перечней статей описи с описанием дел на обложке позволит проверить наличие документов в папках, а физическое состояние дел определяется только с помощью тщательного осмотра. После того, как опись просмотрена, в конце ее нужно сделать пометку "Просмотрено", указать номер и дату акта проверки наличия и физического состояния деловых бумаг.

    Имейте в виду, что вносить пометки или делать записи в учетных документах, а также вносить в опись неучтенные дела, выявленные в ходе осмотра, строго запрещено. Работу с бумагами, происхождение которых не установлено, следует начинать только после проверки.

    По результатам работы подготовьте акт проверки наличия и состояния архивных деловых бумаг. За основу используйте форму, приведенную в Приложении № 3 к Правилам организации хранения документов (образец ниже).

    Этап 3.

    Изучаем номенклатуру дел

    Систематизированный перечень деловых бумаг компании с указанием сроков хранения каждой из них называется номенклатурой дел . Она окажет вам неоценимую помощь в наведении порядка в делах. С ее помощью можно произвести группировку деловых бумаг по видам (приказы, постановления, решения, распоряжения и т.д.), а также по срокам хранения.

    Номенклатура дела отдела кадров является составной часть общей номенклатуры дел предприятия. Она оформляется по тем же стандартам и правилам.

    Номенклатура создается, чтобы систематизировать дела, заводимые в организации. Она закрепляет индекс (номер) документов для их регистрации. Номенклатура помогает обрабатывать дела и составлять описи для архивного хранения.

    Этап 4.

    Составляем номенклатуру дел, если ее не было

    Номенклатура дел может отсутствовать. В этом случае составьте реестр тех деловых бумаг, которые имеются на полках шкафов. Все, что найдете, заносите в список с указанием даты первого и последнего документов.

    Когда обнаружили неверно сформированные дела (например, приказы и распоряжения хранятся в одном деле), сразу переоформите их. Разделите дело на два разных и присвойте им правильные названия. Учитывайте и сроки хранения документов. Например, приказы об отпусках за свой счет хранятся 75 лет, а приказы о ежегодных отпусках – 5 лет.

    По правилам, в одно дело нельзя помещать документы с разными сроками хранения. Заведите отдельные дела для приказов по каждому виду отпуска. Подготовку номенклатуры начинайте с последнего квартала. В дальнейшем ежегодно номенклатуру уточняйте, утверждайте с руководителем и снова вводите на календарный год, с 1 января. Согласовывайте с архивным учреждением номенклатуру дел организации каждые пять лет.

    Согласно общепринятым нормам номенклатура дел имеет в своем составе пять граф. Как правило, индекс дела (графа 1) состоит из двух частей: цифрового обозначения отдела и порядкового номера дела согласно номенклатуре дел данного отдела. Индексы принято обозначать арабскими цифрами.

    Пример

    Индекс дела 02-03, заголовок – Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу о приеме, переводе, перемещении, увольнении. Где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела.

    Заголовки дел (а также томов и частей) следует включать в графу 2 номенклатуры дел. Степень важности деловых бумаг, входящих в состав дела и их взаимосвязь, определяет порядок расположения заголовков дел внутри каждого раздела. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу деловых бумаг, входящих в него, четко передавать их основное содержание. В том случае, если дело в своем составе имеет несколько томов (частей), то у него должен быть один общий заголовок, и отдельный заголовок для каждого тома или части.

    В графе 3 номенклатуры дел указывайте количество дел (томов, частей). Заполняйте ее по окончании календарного года.

    В графе 4 указывайте срок хранения дела, номера статей по Перечню № 558. Сначала указывайте срок хранения, затем отметку об ЭПК (если таковая имеется) и номер статьи по Перечню .

    После утверждения номенклатуры дел заведите новые папки с соответствующим титульным листом для каждого дела и подшивайте в дело документы по хронологическому признаку, по номеру документа или по алфавиту. В папку подшивайте не более 250 листов. Если их больше, оформите новую папку с тем же названием с отметкой Том 2.

    Завершающий этап работы с документами в делопроизводст­ве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использова­ния. Обработка дел для хранения включает проведение экспер­тизы научной и практической ценности документов, оформле­ние дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

    Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

    В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

    Отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

    Отбор на временное хранение документов, не представ­ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

    Выделение к уничтожению документов, не имеющих науч­ной ценности и утративших практическое значение;

    Установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма,

    системности, целостности. Критериями оценки документов яв­ляются их происхождение, содержание и внешние особенности.

    Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизвод­стве проводится при составлении номенклатуры дел, при фор­мировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

    Для организации и проведения экспертизы ценности доку­ментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен­ных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче­ской помощи подведомственным организациям создаются цен­тральные экспертные комиссии (ЦЭК).

    ЦЭК и ЭК - совещательные органы. Они работают в посто­янном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

    Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизвод­стве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор про­водит персонал структурных подразделений при участии сотруд­ников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактиче­ского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра доку­ментов определяется их научная и практическая ценность и со­ответствующие сроки хранения.

    В результате работы экспертной комиссии образуются четы­ре группы документов с различными сроками хранения:

    1) постоянного хранения в государственных архивах;

    2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

    3) временного хранения (до 10 лет);

    4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

    В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их пере­дача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспече­ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

    После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить доку­менты с временными сроками хранения. Уничтожение доку­ментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

    Результатом управленческой деятельности является документ. Ценность создаваемых или получаемых организацией документов неодинакова. Одни документы необходимы для работы до тех пор, пока в них есть надобность, и сроки хранения таких документов - «до минования надобности» или «до замены новыми». Как правило, это документы для оперативной работы, присланные в организацию в виде копий: копии изданных инструкций, положений, приказов. Другие документы отражают работу организации, ее достижения, имеют определенное экономическое, научно-техническое, историческое значение и должны храниться максимально долго, т.е., следуя принятой терминологии, постоянно.

    Документы, содержащие информацию о трудовой деятельности граждан, об их обучении и других событиях их жизни (рождении, прописке и т.д.), имеют ценность, как правило, для конкретного гражданина на протяжении всей его жизни. Документы, содержащие информацию о выдающихся гражданах, имеют историческое значение и подле-жат постоянному хранению. Оценка ценности документов необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению.

    Деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой ценности документов. Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций службы ДОУ, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда Российской Федерации в целом.

    Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

    • · определение состава, установление сроков хранения документов, несущих оперативную информацию справочного характера или содержащих ценную информацию и подлежащих отбору для передачи в ведомственные и государственные архивы. При выполнении этой задачи идет разделение документов по срокам хранения на три группы: постоянного хранения; долговременного (свыше 10 лет) хранения; временного хранения;
    • · установление профильности документов тому или иному государственному архиву. В ходе определения профильности документов тому или иному архиву решается вопрос о том, в составе каких фондов и в какие государственные архивы поступят эти документы.
    • · обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов;
    • · определение уникальных и особо ценных дел и документов.

    Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в архиве организации и государственном архиве.

    В делопроизводстве экспертиза ценности документов проходит практически на всех этапах создания и обработки документов. На этапах приема и рассмотрения документа оцениваются важность его содержания и значимость корреспондента и в зависимости от этого определяются маршрут прохождения и место группировки документа в дело после его исполнения. Регистрация наиболее тесно связана с изучением ценности документов для определения или уточнения сроков хранения документов. При создании документа идет согласование проекта, и число лиц, участвующих в его визировании и согласовании, характеризует значимость данного документа. Экспертиза ценности документов проводится также при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению и при выделении их на уничтожение.

    В архиве организации экспертиза ценности документов проводится при подготовке дел к передаче на государственное хранение и при выделении дел к уничтожению.

    Для проведения экспертизы ценности в соответствии с установленными правилами создается система экспертных органов, под руководством которых осуществляется экспертиза ценности документов на каждом этапе.

    В любой организации, учреждении, предприятии независимо от формы собственности должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), методическое руководство которой осуществляет экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) соответствующего архива или архивного учреждения.

    В крупных организациях с большим объемом документооборота (в министерствах и ведомствах, например) создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК) и ЭК структурных подразделений. ЦЭК является совещательным органом, осуществляющим методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений, и работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего государственного архива или архивного учреждения. Центральным органом, рассматривающим наиболее важные вопросы в осуществлении деятельности экспертных органов, рассматривающим и утверждающим нормативно-методические документы, является Центральная экспертная проверочная комиссия (ЦЭПК) Федерального архивного агентства.

    ЭК создается приказом руководителя организации в количестве не менее трех человек, один из которых является заведующим ведомственным архивом. ЭК действует на основании утвержденного руководителем организации положения о постоянно действующей экспертной комиссии, разработанного на основании Примерного положения об ЭК организации, утвержденного Федеральным архивным агентством в 1995 г.

    Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации, секретарем - сотрудник службы ДОУ. Все члены комиссии должны хорошо знать структуру и функции своей организации, состав и содержание документов, организацию документационного обеспечения своей организации.

    Обычно в состав ЭК включают еще и специалистов по научной, технической, производственной и другим видам документации, которая есть в организации, специалиста по обеспечению защиты информации. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год. Оформление всех документов ЭК, подготовка заседаний осуществляются секретарем.

    ЭК является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству, руководитель несет ответственность за сохранность документов.

    Задачами ЭК являются:

    • · рассмотрение ежегодно пересоставляемой номенклатуры дел; актов о выделении к уничтожению документов и дел; годовых разделов описей дел постоянного хранения; описей дел свыше 10 лет хранения;
    • · решение вопроса о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
    • · установление и изменение сроков хранения отдельных категорий документов (совместно с ЭПК государственного архива);
    • · проверка правильности оформления комплексов документов (дел, единиц хранения на небумажных носителях) для постоянного и долговременного хранения и др.

    Методика проведения экспертизы ценности документов складывалась в течение длительного периода времени. Современная экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических документов, в том числе номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов, методических рекомендаций по проведению экспертизы ценности отдельных категорий документов. Кроме того, она проводится на основе разработанных критериев экспертизы ценности документов - системы научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Все критерии могут быть классифицированы на три большие группы:

    • · критерии оценки происхождения документов;
    • · критерии содержания документов;
    • · критерии внешних особенностей документов.

    Таким образом, экспертиза ценности документов это сложный процесс, требующий наличия специальных знаний и квалификации проводящих ее членов комиссий. В архивных органах и учреждениях в состав экспертно-проверочных комиссий включаются, как правило, специалисты: архивисты, документоведы.

    В организациях, где не всегда есть такие специалисты, наиболее распространенным способом проведения экспертизы ценности документов является экспертиза ценности на основе перечней, при разработке которых учитывались все критерии.

    Перечень документов со сроками хранения согласно ГОСТ Р 51141-98 представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. Различают два типа перечней:

    • · с указанием сроков хранения;
    • · подлежащих постоянному хранению.

    Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть:

    • · типовые для всей системы государственных учреждений, организаций и предприятий;
    • · примерные - для однородных организаций, например для коммерческих банков;
    • · ведомственные - по отдельным отраслям деятельности (подведомственности).

    Типовой перечень унифицирует сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной и отраслевой направленности. Такие типовые документы во всех учреждениях, организациях, предприятиях выполняют одинаковые функции, поэтому они должны иметь одинаковые сроки хранения, например личные дела сотрудников должны храниться 75 лет минус возраст сотрудника на момент увольнения.

    Одни и те же виды документов создаются в разных организациях, копии одного и того же документа могут формироваться в дела разных организаций. Для того чтобы избежать поступления на архивное хранение одних и тех же документов, но от разных организаций, в перечнях предусмотрена их группировка по звеньям управления организационной структуры. Как правило, в перечнях предусмотрены следующие звенья:

    • · высшие органы государственной власти и управления;
    • · центральные органы власти и управления;
    • · органы власти и управления субъектов Российской Федерации;
    • · учреждения среднего звена (краевого, областного уровня учреждения).

    Контрольные вопросы

    • 1. Что называется экспертизой ценности документов и перечислите ее основные задачи?
    • 2. Перечислите основные этапы экспертизы ценности документов.
    • 3. Какие органы входят в систему экспертных органов?
    • 4. Кто входит в состав экспертной комиссии организации и назовите основные задачи этой комиссии?
    • 5. Расскажите о существующих критериях экспертизы ценности документов.
    • 6. Что представляют собой перечни документов с указанием сроков хранения? Какие действующие перечни документов с указанием сроков хранения вы знаете?
    Поделиться: