Написание акта образец. Составление и оформление акта
49. Акт общей формы: назначение, основания для составления,порядок и правила составления.
Акты общей формы (приложение 2 к настоящим Правилам) составляются станциями для удостоверения следующих обстоятельств:
– утрата документов, приложенных грузоотправителем к накладной, предусматриваемых соответствующими правилами перевозок грузов на железнодорожном транспорте;
– задержка вагонов на станции назначения в ожидании подачи их под выгрузку, а также в случаях перегруза вагонов, контейнеров сверх допустимой грузоподъёмности по причинам, зависящим от грузополучателя, владельца (пользователя) железнодорожного подъездного пути;
– задержка гружёных вагонов на промежуточных станциях из-за неприёма их станцией примыкания по причинам, зависящим от грузополучателя, владельца (пользователя) железнодорожного подъездного пути, и отсутствия технических возможностей накопления вагонов на станции примыкания;
– задержка подачи порожних вагонов грузоотправителю в соответствии с принятой заявкой на перевозку грузов по причинам, зависящим от грузоотправителя;
– задержка приёма грузополучателем, грузоотправителем принадлежащих им или арендованных ими у организаций федерального железнодорожного транспорта вагонов, контейнеров;
– неочистка вагонов, контейнеров от остатков груза и мусора после выгрузки средствами грузополучателя (кроме случаев обнаружения цистерн и бункерных полувагонов с недослитыми остатками груза в пунктах налива или на промывочно-пропарочных станциях);
– неочистка наружной поверхности цистерн и бункерных полувагонов после налива и слива;
– подача железной дорогой неочищенных вагонов, контейнеров под погрузку средствами грузоотправителя;
– отсутствие ЗПУ на вагоне, контейнере (если в накладной и вагонном листе имеется отметка о их наличии на вагоне, контейнере), повреждение или замена ЗПУ (если при этом отсутствуют обстоятельства, в удостоверение которых составляются коммерческие акты), обнаружение в пути следования или на станции назначения ЗПУ на вагонах, контейнерах с неясно нанесённой информацией без следов умышленного повреждения (если читаемая информация соответствует данным в накладной и вагонном листе), обнаружение в пути следования ЗПУ на вагонах, контейнерах без следов умышленного повреждения и информация на них не соответствует данным в накладной и вагонном листе
– задержка по вине грузоотправителя, грузополучателя принадлежащего организациям федерального железнодорожного транспорта локомотива, направленного для уборки вагонов в соответствии с уведомлением грузоотправителя, грузополучателя;
– задержка груза в пути следования в случаях, указанных в правилах исчисления сроков доставки грузов железнодорожным транспортом;
– обнаружение в пути следования вагонов, контейнеров с коммерческими неисправностями, угрожающими безопасности движения и сохранности перевозимых грузов;
– повреждение вагона, контейнера;
– самовольное занятие железной дорогой вагонов, контейнеров принадлежащих грузоотправителю, грузополучателю, иным организациям или арендованных ими;
– самовольное использование грузоотправителем, грузополучателем, иными организациями вагонов, контейнеров, принадлежащих организациям федерального железнодорожного транспорта;
– задержка выдачи грузов в случае уклонения грузополучателя от внесения платы за перевозку грузов и иных причитающихся железной дороге платежей;
– задержка по вине грузоотправителя, грузополучателя на станции отправления (назначения) грузов, охраняемых ведомственной охраной МПС России;
– простой локомотива, принадлежащего организации федерального железнодорожного транспорта в ожидании окончания операции по погрузке, выгрузке на перегонах, раздельных пунктах (разъезды, блокпосты, обгонные пункты), не открытых в установленном порядке для производства коммерческих операций
– отказ или уклонение грузоотправителя, грузополучателя, других организаций от подписания акта о повреждении вагона, акта о повреждении контейнера, памятки приёмосдатчика, ведомости подачи и уборки вагонов, учётной карточки выполнения заявки на перевозку и других документов, предусмотренных технологией работы федерального железнодорожного транспорта. На указанных документах в этих случаях в месте, где предусмотрено проставление подписи, делается отметка о составлении акта общей формы с указанием его номера и даты составления, которая подписывается работником станции и заверяется строчным штемпелем станции;
– обнаружение в пути следования в вагоне трупов животных и т.д.
Акт общей формы составляется на станциях отправления и (или) назначения:
если по акту общей формы усматривается ответственность железной дороги или грузоотправителей, грузополучателей, других организаций, то первый экземпляр акта общей формы прикладывается к перевозочному документу, по которому производится взыскание и уплата штрафа, сбора и (или) других платежей, второй экземпляр – выдаётся грузоотправителю, грузополучателю, другой организации (по требованию), третий экземпляр – остаётся на хранение в делах станции, составившей его;
при составлении акта общей формы в случае отказа или уклонения грузоотправителя, грузополучателя, других организаций от подписания акта о повреждении вагона, акта о повреждении контейнера, памятки приёмосдатчика, ведомости подачи и уборки вагонов, учётной карточки выполнения плана перевозок, акт общей формы вместе со вторым экземпляром указанных неподписанных двусторонних документов высылается заказным письмом в адрес грузоотправителя, грузополучателя, других организаций. Почтовая квитанция на отсылку письма вместе с копией письма и первым экземпляром неподписанного документа и актом общей формы хранится в делах станции, составившей его.
Акт общий формы составляется на станциях в пути следования:
– при обнаружении гружёных вагонов, контейнеров с коммерческими неисправностями, угрожающими безопасности движения или сохранности грузов, при обнаружении признаков хищения, недостачи и повреждения автотракторной техники, первый экземпляр акта общей формы прикладывается к перевозочному документу, второй – остаётся на хранение в делах станции, составившей его. В случае составления коммерческого акта к нему прикладывается копия акта общей формы;
– при обнаружении нарушения крепления груза, ставшего причиной повреждения вагона, в случае, если нарушение крепления груза не повлекло за собой его повреждение (порчу), первый экземпляр акта общей формы прикладывается к перевозочному документу, второй – остаётся на хранение в делах станции, составившей его. Копия акта общей формы направляется в депо, которое осуществляет ремонт вагона;
– при обнаружении гружёных вагонов, контейнеров с признаками хищения, первый экземпляр акта общей формы прикладывается к перевозочному документу, второй – остаётся на хранении в делах станции, составившей его. Копия акта общей формы направляется в линейные органы внутренних дел по месту обнаружения.
На станциях в пути следования в случаях, указанных в правилах исчисления сроков доставки грузов железнодорожным транспортом, акт общей формы составляется в двух экземплярах. При этом первый экземпляр акта общей формы прикладывается к перевозочному документу, о чём на оборотной стороне накладной в графе «Отметки железной дороги» делается отметка, которая заверяется подписью работника станции и строчным штемпелем станции, второй экземпляр – остаётся на хранение в делах станции, составившей его.
В акте общей формы должны быть изложены обстоятельства, послужившие основанием для его составления.
В акте общей формы, составленном для удостоверения обстоятельств, служащих основанием для взыскания:
– платы за пользование вагонами, контейнерами, принадлежащими организациям федерального железнодорожного транспорта – указывается причина задержки вагонов, контейнеров с указанием их номеров, время начала и окончания задержки, фактическое время задержки вагонов, контейнеров;
– платы за простой локомотива, принадлежащего организации федерального железнодорожного транспорта, в ожидании окончания операции по погрузке или выгрузке в случае подачи и уборки вагонов на перегоны, раздельные пункты (разъезды, блокпосты, обгонные пункты), не производящие коммерческие операции – указывается причина и время задержки локомотива;
– платы при задержке по вине грузоотправителя, грузополучателя на станции отправления (назначения) охраняемого ведомственной охраной МПС России груза – указывается количество задержанных вагонов, контейнеров и время их задержки.
Акт общей формы должен быть подписан не меньше чем двумя лицами, участвующими в удостоверении обстоятельств, послуживших основанием для его составления. Кроме этого, при перевозке груза в сопровождении акт общей формы подписывается также и лицом, сопровождающим груз (проводником грузоотправителя, грузополучателя, работником ведомственной охраны МПС России).
| " |
Акт - документ, составленный в коллегиальном порядке для удостоверения фактов, действий и событий имеющих юридическое значение.
Чаще всего акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и назначаемыми руководителями предприятий или по указанию вышестоящей организации. Акты составляются при проверке или ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при смене руководителей, главных бухгалтеров и других ответственных работников, установлении фактов нарушения правил торговли, при несчастных случаях на производстве, стихийных бедствиях, хищениях, бое, порче и т.д.
Часть актов служит основанием для записей в бухгалтерском учете. Они относятся к бухгалтерским документам, например: акты приема-сдачи зданий, строений, сооружений, оборудования, транспортных средств и других ценностей, учитываемых в составе основных фондов, акты о ликвидации выбывших основных средств, акты инвентаризации.
Многие акты не только используются для обоснования записей в бухгалтерском учете, но имеют самостоятельное юридическое значение, в частности они необходимы для обоснования претензий и исков (коммерческие акты, составленные при утрате и порче грузов транспортными организациями, акты о расхождении в количестве и качестве при приемке товаров, акты на завес тары, акты на списание товаров и т.д.).
Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренним документом предприятия.
Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы, реквизит ведомственной подчиненности (для государственных предприятий).
Обязательными для всех видов актов являются следующие реквизиты:
наименование предприятия (реквизит бланка);
наименование вида документа с указанием того факта и обстоятельства, которое послужило поводом для составления акта, например: акт ревизии кассы, акт приема-сдачи оборудования, акт об установлении расхождений в качестве при приемке товаров и т.д.;
номер акта (при его регистрации);
дата и место составления;
состав комиссии с указанием: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилия членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указывают должности, инициалы и фамилии присутствующих;
основание для составления акта. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководителя, на какие-либо действия, факты, события;
Акт подписывается председателем и членами комиссии. Отдельно подписывают документ лица, присутствовавшие при его составлении.
Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.
Гриф «УТВЕРЖДАЮ» размещается в правом верхнем углу и содержит должность, подпись с расшифровкой и дату утверждения, заверенные печатью учреждения.
Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений транспортировки. Их оформление производится на типографских бланках установленного образца.
При составлении акта особые требования предъявляются к содержанию документа (текстовой части). Содержание акта должно точно соответствовать фактам, лично установленным членами комиссии. Поэтому прежде чем приступать к их описанию, члены комиссии обязаны тщательно проверить и обстоятельно изучить те факты, действия или события, которые подлежат описанию в акте.
Члены комиссии несут ответственность за правильность удостоверяемых ими фактов, действий или событий. Если мнение члена комиссии не совпадает с содержанием акта, он перед своей подписью делает об этом оговорку и на отдельном листе, прилагаемом к акту, излагает свое мнение.
Количество экземпляров акта определяется в зависимости от их назначения, причем учитывают необходимость приобщения документа к бухгалтерским записям и представления в другие организации.
Бывают рабочие моменты, когда приходится документально подтверждать или доказывать, что какое-то событие действительно состоялось: документы переданы новому работнику, проверка проведена, старые печати уничтожены, а слесарь Иванов явился на работу нетрезвым. Как это сделать? Очень просто: нужно актировать событие, т.е. составить акт, в котором несколько человек своими подписями подтвердят, что тот или иной факт имел место быть. Мы расскажем, как составить акт правильно и придать этому документу юридическую силу, чтобы в случае спора он мог выступить в качестве доказательства случившегося.
Акт составляется группой лиц (или специально созданной комиссией) с целью документально зафиксировать какой-либо факт: результаты проверки, прием-передачу дел, дисциплинарное нарушение и т.д. Документ содержит как минимум подробное описание фиксируемого факта и подписи установивших его лиц, как максимум (помимо перечисленного) – выводы и рекомендации по изменению ситуации.
Государственные стандарты по делопроизводству не жалуют этот вид документов своим вниманием и дают только самые общие правила составления. Возможно, это связано с тем, что видов актов существует великое множество, и подогнать каждый из них под унифицированную форму просто невозможно.
4.10. Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр ‑ бухгалтерия,
2-й экземпляр ‑ коммерческий отдел,
3-й экземпляр ‑ покупатель.
Формы актов зачастую содержатся в нормативных документах, регламентирующих тот или иной вид деятельности. Например, форма акта о несчастном случае на производстве утверждена постановлением Минтруда РФ от 24.10.2002 № 73. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, содержат формы:
- акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- акта о выдаче дел во временное пользование;
- акта проверки наличия и состояния дел;
- акта о миграции и перезаписи электронных документов;
- акта приема-передачи документов на государственное хранение;
- акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и др.
Если для определенной ситуации нет унифицированной формы акта, организация сама может разработать ее с учетом собственной специфики и внести в альбом локальных унифицированных форм документов.
Что такое комиссия и кто такие присутствующие?
Комиссия представляет собой специальный орган, созданный в организации с определенной целью: проверка деятельности подразделения, экспертиза ценности документов и т.п.
Комиссия может быть постоянной . В этом случае ее состав закреплен в соответствующем локальном нормативном акте (например, положении об экспертной комиссии) и не меняется годами. Так, если в положении об экспертной комиссии написано, что экспертиза ценности документов осуществляется начальником канцелярии, начальником юридического отдела и главным бухгалтером, то каждый год именно они определяют, какие документы оставить в архиве, а какие уничтожить. То, что люди, занимающие эти должности, могут меняться, значения не имеет.
Комиссия может создаваться разово . Например, если в компании за несколько лет деятельности скопилось много испорченных фирменных бланков и требуется их уничтожить, издается приказ, в котором работники, составляющие комиссию по уничтожению, перечисляются не только по должностям, но и пофамильно (Пример 1). Эта комиссия соберется только один раз, выполнит свою работу, зафиксирует ее результат в акте и прекратит свое существование.
ПРИМЕР 1
Фрагмент приказа об уничтожении испорченных фирменных бланков
ПРИКАЗЫВАЮ:
Создать комиссию в составе:
Председатель комиссии: начальник службы ДОУ Петрова И.П.
Члены комиссии:
специалист службы безопасности Нуриев С.Д.,
секретарь-делопроизводитель Коченкова Ю.А.
Обратите внимание : председатель комиссии тоже назначается «сверху». Самого себя назначить председателем комиссии нельзя.
Кроме того, в комиссию могут войти работники, случайно оказавшиеся свидетелями какого-то происшествия. Обычно это касается актов, составляемых относительно дисциплинарных проступков работников. Например, если требуется документально зафиксировать факт опоздания одного из сотрудников отдела, комиссия может состоять в т.ч. из его коллег, чье рабочее место находится в том же кабинете (подробнее см. раздел «Акты в кадровом делопроизводстве»).
Существуют разновидности актов, не требующие присутствия комиссии (например, акты передачи дел, которые составляются работником, передающим дела, и работником, принимающим их) (Пример 2).
ПРИМЕР 2
Акт приема-передачи дел канцелярии
Открытое акционерное общество
«Завод молочных продуктов»
АКТ
19.09.2013 № 1
г. Москва
приема-передачи дел канцелярии
В связи с освобождением Румянцевой А.П. от должности начальника канцелярии ОАО «Завод молочных продуктов» 20.09.2013 и назначением на должность Федоровой О.В. в соответствии с трудовым договором от 16.09.2013 № 432-13 Румянцева А.П. передает, а Федорова О.В. принимает следующие документы:
- Приказы по основной деятельности за 2013 год (подлинники).
- Журнал регистрации приказов по основной деятельности за 2013 год (подлинник).
- Журнал регистрации входящих документов за 2013 год (подлинник).
Документы передала Документы приняла
Румянцева А.П. Румянцева Федорова О.В. Федорова
19.09.2 013 19.09.2013
В качестве присутствующих при составлении акта обычно перечисляют тех, в чьем отношении проводится проверка или составляется акт о дисциплинарном проступке. Присутствующий не может быть членом комиссии, равно как и член комиссии не может участвовать в проверке относительно самого себя.
Реквизиты акта
Юридическую силу акту придают следующие реквизиты:
Если какое-то событие актируется не в первый раз, акт получает регистрационный номер . Это касается, например, актов уничтожения печатей и штампов, актов необнаружения документов, актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения и т.п., т.е. документов, которые регулярно составляются внутри структурного подразделения (в данном случае – службы ДОУ). При этом каждый вид актов регистрируется отдельно.
Акты, требующие утверждения должностным лицом, содержат гриф утверждения .
В актах, составляемых на основании другого (обычно организационно-распорядительного) документа, содержится ссылка на регистрационный номер и дату этого документа .
Если к акту прикладывают какие-то документы, на нем проставляется отметка о наличии приложения .
В случае если акт составляется в отношении кого-то из работников (что характерно для кадрового делопроизводства), документ содержит визы ознакомления .
В случаях направления в организацию без сопроводительного письма акт, рассмотренный руководителем компании-адресата, проходит путь входящего документа и может содержать реквизиты «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении».
После того как работа над актом завершена, на нем проставляется отметка о помещении в дело .
Шаблон акта
Формы для актирования каждого случая, который может произойти в процессе деятельности организации, создать невозможно. Тем не менее на основе информации, представленной в государственных стандартах по делопроизводству, можно создать универсальный шаблон акта, который в зависимости от ситуации можно будет изменять. Рекомендуем использовать этот шаблон (Пример 3) при актировании событий, для которых нормативные документы не предлагают образца или формы акта.
ПРИМЕР 3
Универсальный шаблон акта
|
[Наименование организации] |
УТВЕРЖДАЮ |
|||||||||||
|
АКТ |
||||||||||||
|
[ Место составления документа ] |
||||||||||||
|
[ Заголовок к тексту документа ] |
Подпись |
Расшифровка подписи |
||||||||||
|
Дата | ||||||||||||
Основание: [текст основания].
Комиссия в составе:
Председатель:
Члены комиссии:
[наименование должности] [фамилия, инициалы],
[наименование должности] [фамилия, инициалы].
Присутствовали:
[наименование должности] [фамилия, инициалы],
[наименование должности] [фамилия, инициалы].
[Текст акта]
Приложение: __________________ на ___ л. в ___ экз.
Акт составлен в ___ экземплярах:
1-й экземпляр – [место нахождения экземпляра];
2-й экземпляр – [место нахождения экземпляра].
Председатель Подпись Расшифровка подписи Дата
Члены комиссии: Подпись Расшифровка подписи
Подпись Расшифровка подписи
С актом ознакомлен(ы):
Расшифровка подписи Подпись Дата
Подпись Дата
В качестве актов по общему делопроизводству, составляемых в относительно свободной форме, можно привести акты проверки деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации (Пример 4), и акт приема-передачи дел канцелярии (см. Пример 2).
ПРИМЕР 4
Акт проверки деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации
|
Закрытое акционерное общество «Профиль» |
УТВЕРЖДАЮ |
|||||||||||
|
наименование организации |
||||||||||||
|
АКТ |
||||||||||||
|
07.10.2013 |
2 |
Генеральный директор |
||||||||||
|
Москва |
||||||||||||
| место составления | наименование должности руководителя организации | |||||||||||
|
проверки деятельности работников,
ответственных за делопроизводство |
Васильев |
М.В. Васильев |
||||||||||
подпись |
расшифровка подписи |
|||||||||||
|
07.10.2013 |
||||||||||||
Основание: график проверки деятельности структурных подразделений ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденный приказом от 14.01.2013 № 3.
Комиссия в составе:
Председатель: административный директор Шестаев Л.Б.
Члены комиссии:
начальник управления персоналом Климова Т.И.,
помощник генерального директора Леонтьева М.С.
Присутствовали:
начальник службы документационного обеспечения управления Гаврилова П.Р.,
инженер Епишева Р.Т.,
инженер Костина А.А.,
главный специалист Рязанов И.М.
С 16 по 20 сентября 2013 г. комиссией была проведена проверка деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации.
В ходе проверки рассматривались:
- нормативное и методическое обеспечение структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства;
- правильность и своевременность выполнения работниками функций по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.
Комиссией было установлено следующее:
- работа по ведению делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству ЗАО «Профиль» и другими локальными нормативными актами, регламентирующими процессы делопроизводства в организации;
- структурные подразделения обеспечены копиями всех локальных нормативных актов, регламентирующих процессы делопроизводства в организации;
- Епишева Р.Т. и Рязанов И.М. прошли обучение на семинаре «Организация делопроизводства и архивного дела» продолжительностью 8 часов в соответствии с Планом обучения работников ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденным приказом от 10.12.2012 № 543, о чем имеют соответствующие сертификаты;
- работники своевременно выполняют функции по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.
В то же время комиссией было установлено отсутствие приказа о назначении инженера Костиной А.А. ответственной за делопроизводство в отделе технического контроля, о чем получено письменное объяснение начальника службы документационного обеспечения управления Гавриловой П.Р.
Приложение: объяснительная записка Гавриловой П.Р. на 1 л. в 1 экз.
Акт составлен в двух экземплярах:
1-й экземпляр – в управление персонала;
2-й экземпляр – в дело № 24-56.
Председатель комиссии Шестаев Л.Б. Шестаев 08.10.2013
Члены комиссии: Климова Т.И. Климова
Леонтьева М.С. Леонтьева
С актом ознакомлен(ы):
Гаврилова П.Р. Гаврилова 08.10.2013
Епишева Р.Т. Епишева 08.10.2013
Костина А.А. Костина 08.10.2013
Рязанов И.М. Рязанов 08.10.2013
В дело № 24-56
Петрова 08.10.2013
Акты в кадровом делопроизводстве
В кадровом делопроизводстве акты чаще всего составляются для того, чтобы зафиксировать дисциплинарный проступок работника, его отказ выполнять поручение руководителя или какой-либо другой факт, который при возможном споре с работником поможет работодателю доказать правомерность своих действий. Например, при расторжении трудового договора из-за невыхода работника в первый день на работу именно работодатель должен будет доказать, что в определенный день его новый сотрудник отсутствовал на рабочем месте, и в качестве доказательства используют акт.
Подобные акты являются основаниями для издания приказов по личному составу о дисциплинарном взыскании, выплате премии в уменьшенном размере или расторжении трудового договора.
Обратите внимание!
Иногда одного акта о нарушении трудовой дисциплины недостаточно, проступок работника должен подтвердить еще и медик. В основном это касается случаев появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.
Комиссия, составляющая акт о дисциплинарном проступке, имеет свои особенности. Так как приказа о создании комиссии нет, ее председатель тоже отсутствует. Вместо него появляется составитель акта – работник, ответственный за работу с кадрами или охрану труда. Фиксировать факты нарушения трудовой дисциплины – его прямая обязанность. Если есть возможность пригласить в комиссию непосредственного руководителя нарушителя, то это нужно сделать, поскольку начальник, в свою очередь, обязан следить за дисциплиной во вверенном ему коллективе. Третьим участником комиссии может стать любой коллега провинившегося работника.
Приведем пример акта об отсутствии работника на рабочем месте (Пример 5).
ПРИМЕР 5
Акт об отсутствии работника на рабочем месте
Общество с ограниченной ответственностью «Автосалон “Солярис”»
(ООО «Автосалон “Солярис”»)
Акт - документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном ("акт - о чем?") или родительном падеже ("акт - чего?").
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.
Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др. (оформляется с использованием слова «Основание»).
При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют.
Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.
Слова «Основание», «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от границы левого поля документа и остаются открытыми.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты.
В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.
Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.
В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.
Например:
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экз. - в дело N 10-11
2-й экз. - директору предприятия
3-й экз. - в бухгалтерию предприятия
Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
С актом под роспись должны быть ознакомлены лица, упомянутые в акте. Об этом ниже подписи делается соответствующая отметка (виза ознакомления), включающая слова «С актом ознакомлен(а, ы)», подпись ознакомленного лица, расшифровку подписи и дату ознакомления.
В акте о приеме-передаче дел вместо отметки об ознакомлении с актом оформляется отметка о приеме и сдаче дел.
Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой "Замечания прилагаются". Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.
Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.
Акты проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем проверки (ревизии)) и уполномоченными лицами проверяемой организации в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.
Дополнительным реквизитом, придающим акту юридическую силу, является печать . Согласно постановлению Совета Министров РБ от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» печатью должны удостоверяться акты приема законченных строительством объектов, выполненных работ и др. В актах, подлежащих утверждению, печать проставляется на грифе утверждения.
Фиксация проведения проверочного мероприятия означает составление и утверждение такого документа, как акт проверки. Причем если проверка проводится органом государственной власти (МВД, Роспотребнадзор и т.п.), акт имеет строго утвержденную форму и порядок заполнения. Нарушения в процедуре проведения проверочного мероприятия могут привести к отмене санкций посредством подачи .
В той статье мы расскажем о том, как самостоятельно оформить акт проверки в целях внутреннего контроля. Например, в отношении обособленного подразделения, работы отдела и т.п. Здесь же можно узнать о нюансах документа и узнать, где найти порядок проведения проверочных мероприятий.
Пример акта проверки
Общество с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры»
ИНН 495396164 ОГРН 64125414645,
юр. адрес: 628424, Россия, г. Сургут, пер. Магистральный, 18, оф. 16
Время составления акта: 12 час. 30 мин. (местное время)
Время начала проверки: 11 час. 15 мин. (местное время)
Время окончания проверки: 12 час. 25 мин. (местное время)
Председатель комиссии: заместитель Генерального директора Общества с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры» (далее – Общество) Параманов Александр Дмитриевич
Члены комиссии: начальник отдела кадров Общества Усманова Вероника Аркадьевна, специалист финансового отдела Общества Дьякова Ольга Валерьевна,
на основании приказа Генерального директора Общества от 10.04.2017 г. № 168
проведена проверка работы обособленного подразделения Общества по адресу: Россия, г. Сургут, ул. Привокзальная, 49 (ТЦ «Магистраль»).
Присутствовали: руководитель обособленного подразделения Зиновьев Константин Сергеевич, продавец Криворученко Валентина Васильевна.
На момент проведения проверки установлено:
- В соответствии с требованиями Роспотребнадзора в обособленном подразделении оформлен уголок потребителя, ценники, проведена маркировка товаров
- Трудовая дисциплина соблюдается всеми работниками в полном объеме, медицинские книжки в наличии на каждого работника
- В соответствии с приказом Генерального директора № 48 от 09.01.2017 г. и № 49 от 09.01.2017 г. оформлен договор аренды помещения, соответствует санитарным требованиям.
- Работа с кассовым аппаратом соответствует требованиям законодательства РФ.
По итогам проверки комиссией сделан вывод о надлежащем состоянии работы в обособленном подразделении Общества и готовности к плановой проверке Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре.
Акт составлен в 2 экз., 1-й экз. направлен Генеральному директору, 2-й экз. вручен руководителю обособленного подразделения.
Председатель комиссии Параманов Александр Дмитриевич
Члены комиссии:
Усманова Вероника Аркадьевна
Дьякова Ольга Валерьевна
Когда составляется акт проверки
Формы актов поверки и порядок проведения мероприятий органами государственной власти Вы найдете в ведомственных приказах, а также нормах Федерального закона от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Порядок обжалования таких документов закреплен в приказах (административных регламентах). Рекомендации по составлению размещены на нашем сайте.
Если требуется составить акт проверки деятельности работника, то необходимо обратиться к нормам Трудового кодекса РФ. Большинство актов в отношении работников составляются в рамках служебных проверок с соблюдением требований ст. 193 ТК РФ. На сайте можно найти образец , и др.
Учтите также, что акт инвентаризации и акт списания материальных ценностей имеют строго регламентированную законодательством РФ форму (информация о составлении таких документов также есть на сайте). Во всех остальных случаях, когда требуется фиксация факта проведения проверки того или иного обстоятельства, документирование результатов и выводов комиссии, составляйте акт проверки.
Акт – документ, который составляется комиссией. Она может быть утверждена приказом руководителя, может быть образована на месте. Основанием проверки чаще всего служит распорядительный акт руководителя, который и указывается в основании.
Издается документ на официальном бланке организации, содержит наименование (акт проверки), дату, место и время составления. Целесообразно указать дату начала и окончания проверочного мероприятия.
Акт проверки может стать проведением служебной проверки в отношении отдельных работников и привлечении по ее итогам к дисциплинарной ответственности.