Как должен быть сформулирован заголовок дела. Порядок разработки номенклатуры дел

Ответ на вопрос:

Это следует по смыслу статьи 20 Трудового кодекса РФ.

В настоящее время порядок составления номенклатуры дел регулируется Главархива СССР от 25 мая 1988 № 33. Данный Приказ действует в части не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ ).

Согласно указанному Приказу, составление номенклатуры дел проводят уполномоченные организацией подразделения. При этом, полномочия организации, как работодателя могут быть переданы:

• федеральным законом, в порядке, установленном ТК РФ;
• другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ;
• законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ;
• нормативными правовыми актами органов местного самоуправления;
• учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами .

Это определено частью 6 статьи 20 ТК РФ.

Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей организации. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы.

Виды номенклатуры дел

Какие бывают виды номенклатуры дел

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел предусматривает обязательный перечень дел, которые заводятся в однотипных организациях. Как правило, типовая номенклатура разрабатывается в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций.

Примерная номенклатура дел сходна по назначению с типовой номенклатурой. Она также разрабатывается для однотипных организаций, однако имеет только рекомендательный характер. Это означает, что подведомственным предприятиям дано право самим решать, принимать ли документ в качестве образца или разрабатывать свою схему делопроизводства.

В каждой организации разрабатывается индивидуальная номенклатура дел. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно.

Вопрос из практики: сколько копий должно быть у номенклатуры дел

Утвержденная в организации номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров.

Первый (подлинный) экземпляр храните в службе делопроизводства организации как документ постоянного хранения. Второй экземпляр номенклатуры дел используйте в качестве рабочего экземпляра. Третий - передайте в архив организации как учетный документ. Каждая служба организации получает выписку из номенклатуры дел, на основании которой и происходит формирование исполненных ею документов в отдельные дела. Об этом сказано в ГСДОУ, утвержденной .

Организация может сформировать еще один экземпляр номенклатуры дел и направить его на хранение в государственный архив ( , Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). При этом следует учесть, что для бюджетных организаций передача номенклатуры дел в государственный архив является обязанностью (ч. , ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Сроки утверждения номенклатуры дел

В какие сроки нужно утвердить номенклатуру дел организации

Номенклатуру дел нужно разрабатывать и утверждать в организации в конце каждого календарного года, а в действие вводить с января очередного года. За разработку номенклатуры отвечает, как правило, служба делопроизводства организации (канцелярия, секретариат). Главная задача должностного лица, возглавляющего это структурное подразделение, собрать со всех отделов организации части будущей единой номенклатуры, обобщить их, внести необходимые изменения и придать документу установленную форму. Затем документ нужно согласовать с экспертной комиссией компании и с архивной службой (экспертная комиссия создается в организации для определения ценности документа и состоит, как правило, из штатных сотрудников). После того как проект номенклатуры дел получит одобрение специалистов, свою подпись на нем должен поставить руководитель службы делопроизводства. В окончательном варианте документ должен утвердить руководитель организации, проставляя на нем гриф утверждения.

Номенклатура дел кадровой службы

Как составить номенклатуру дел кадровой службы

Заполнение номенклатуры дел

Как заполнить номенклатуру дел

Графы заполните в следующей последовательности - № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 занесите в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда станет известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).

Графа № 1 номенклатуры дел

Как заполнить графу 1 номенклатуры дел

В графе № 1 номенклатуры проставьте индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 05-07, где 05 - код кадровой службы по штатному расписанию, 07 - порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группы цифр индекса разделите дефисом. Впоследствии индексы дел перенесите из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив - на обложку дела. Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, внесите в номенклатуру следующего года с тем же индексом. К таким делам относятся, например, личные карточки, трудовые книжки, журналы учета.

Графа № 2 номенклатуры дел

Как заполнить графу 2 номенклатуры дел

В графе № 2 номенклатуры укажите заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работаете (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы (картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов). В номенклатуру не включайте заголовки печатных изданий (бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов).

Заголовки дел расположите в определенной последовательности. Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела. Вначале перечислите заголовки дел, содержащих организационную документацию, - Положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников, . Далее внесите заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, - приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках. Затем укажите заголовки дел с учетной и справочной документацией - штатное расписание, личные карточки, графики отпусков, журналы учета сотрудников, направляемых в командировки, и т. д. Завершите перечень официальной внутренней перепиской (докладные, объяснительные записки, представления).

Совет: после того как вы перечислите в номенклатуре заголовки всех существующих дел, в графе № 1 проставьте еще несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе № 2 оставьте свободное место. Это необходимо для учета новых, не предусмотренных ранее дел, которые могут возникнуть в кадровой службе в течение года.

Вопрос из практики: в каком порядке расположить заголовки дел внутри основных массивов (организационные, распорядительные, справочные документы) номенклатуры дел

При систематизации заголовков дел соблюдайте принцип иерархии. Например, заголовки дел, содержащих приказы вышестоящих организаций, расположите перед заголовками дел с приказами руководителя предприятия, затем разместите распоряжения его заместителей. Переписку с вышестоящими организациями поместите перед перепиской с равностоящими (или неподчиненными). Докладные записки на имя руководителя организации разместите перед докладными записками на имя руководителей структурных подразделений. Годовые отчеты и планы - перед квартальными и месячными и т. д.

Вопрос из практики: как правильно сформулировать заголовки номенклатуры дел

Заголовок должен четко отразить основное содержание и состав документов дела. Не употребляйте неконкретных формулировок («разные материалы», «факсы», «приказы руководителя», «общая переписка»), не стоит применять вводные слова и сложные синтаксические обороты.

Составляя заголовки для номенклатуры дел, укажите:
- название дела (переписка, журнал, книга) или разновидность документов, которые оно содержит (протоколы, приказы, справки, докладные записки);
- автора документа - наименование организации, структурного подразделения, должностного лица;
- адресата или корреспондента документа - организацию, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;
- краткое содержание документов дела;
- место составления документа;
- дату (период), к которому относятся документы дела;
- число копий документа.

Графа № 4 номенклатуры дел

Как заполнить графу 4 номенклатуры дел

В графе № 4 номенклатуры укажите срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по , утвержденному . Заполняя эту графу, учитывайте, что номенклатура должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год. При этом личные дела сотрудников независимо от их количества внесите в номенклатуру как одно дело или как два дела, например «Личные дела руководящих сотрудников» и «Личные дела сотрудников». Основанием для такого разделения служат разные сроки хранения: личные дела руководителей хранятся постоянно, а личные дела сотрудников имеют ограниченный срок - 75 лет ( перечня, утвержденного ). Как одно дело в номенклатуру включите личные карточки сотрудников, а также трудовые книжки. Самостоятельным делом в номенклатуре будет каждый журнал или книга учета, которые ведутся в кадровой службе.

Графа № 5 номенклатуры дел

Как заполнить графу 5 номенклатуры дел

В графе № 5 номенклатуры проставьте отметки о заведении дел, о переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п. Например, примечание может выглядеть так: «Дело заведено 13.01.06», «Подлинники документов хранятся в общем отделе» и т. п. Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры.

Итоговая запись о количестве дел

Как составить итоговую запись номенклатуры дел организации

По окончании календарного года служба делопроизводства организации (иная служба, ответственная за составление номенклатуры дел) должна составить итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного хранения ( ГСДОУ, утвержденной ).

Пример оформления номенклатуры дел кадровой службы Новые правила проверок ГИТ. Узнайте, что изменилось
Проверяющие из ГИТ уже работают по новому регламенту. Узнайте в журнале «Кадровое дело», что за права появились у работодателей и кадровиков с 22 октября и за какие ошибки наказать вас больше не смогут.

Текст номенклатуры имеет табличную форму, состоящую из пяти граф:

2.Заголовки дел.

3.Количество единиц хранения.

4.Сроки хранения и № статей по перечню.

5.Примечание.

Также прочитайте об ошибках в документах более подробно.

Индекс дела включен в графу 1 номенклатуры дел. Каждое дело, заголовок которого включен в номенклатуру, имеет свой индекс.

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (он указан в штатном расписании) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 03-16, где 03 - индекс структурного подразделения (отдел кадров); 16 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с высшими учебными заведениями).

Если структурное подразделение в свою очередь имеет структурные подразделения, это находит отражение в индексе дела.

Например: 03-02-19, где 03 - обозначение структурного подразделения (управление кадров), 02 - обозначение структурного подразделения внутри Управления кадров (отдел персонала), 19 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (личные карточки).

Если номенклатура строится по функциональному принципу, наименованием раздела служит название функции, направление деятельности выполняемой организации.

Например: 03-04, где 03 - название функции (учебная работа), 04 - порядковый номер заголовка дела (пятилетний учебный план специальности).

Заголовки дел вносят во вторую графу номенклатуры дел, заводимых организацией. Составление заголовков дел - самый сложный участок работы при составлении номенклатуры дел. Основная задача разработчиков номенклатуры дел состоит в том, чтобы составить заголовок дела, который четко в обобщенной форме отразит основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в такой последовательности:

Название вида дела (переписка, журнал) или наименование вида документов (приказы, распоряжения, протоколы, договоры и т. д.);

Название организации или структурного подразделения (автор документа). Например:

Протоколы заседания Общего собрания акционеров; Распоряжения мэра г. Белгорода.

Название организации, которой будут адресованы или получены документы (адресат или корреспондент документа). Например:

Переписка с Администрацией области; Переписка с фабрикой "Монолит".

Переписка с фабрикой "Монолит" о поставке мебели.

Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела. Например:

Переписка о поставке мягкой мебели с мебельными фабриками Пермского края.

Даты (период), к которым относятся документы дела. Чаще всего указывается период. Например:

Годовые отчеты фабрики "Монолит"».

Указание на копийность дела. В делах могут помещаться копии документов, необходимые для быстрого наведения справок в организации или структурных подразделениях. В этом случае пишется по установленным правилам заголовок дела, в конце которого ставится точка, а затем пишут слово "Копии" . Например:

Годовые отчеты фабрики "Монолит". Копии.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. Это означает, что какие-либо элементы могут отсутствовать.

В одно дело могут быть помещены документы по одному вопросу, не связанные последовательностью его решения или являющиеся приложением к какому-либо документу. В этом случае заголовок дела начинается с термина "документ" . В конце заголовка в скобках обязательно указывают виды документов, помещенных в дело. Например:

Документы о проведении выставки "Птицы России" (планы, буклеты, списки участников, характеристики экспонатов); Документы к протоколам заседания Технического совета (проекты решений, доклады, справки, планы, отчеты).

В заголовках дел, предназначенных для документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например:

Приказы Генерального директора; распоряжения главного инженера.

В заголовках дел, содержащих переписку, элементы заголовка обязательно отражают, с кем и по какому вопросу она ведется.

Если переписка ведется с однородными корреспондентами, их не перечисляют, а указывают обобщенно. Например:

Переписка с продовольственными магазинами о поставке мясных продуктов.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, корреспонденты не перечисляются. Например:

Переписка об организации совещаний по вопросам обслуживания ветеранов.

Если переписка ведется только с одним корреспондентом, в заголовке дела указывается только он. Например:

Переписка с Префектурой Восточного округа Москвы по вопросам строительства жилых домов.

Когда в заголовке дел необходимо обозначить административно-территориальную единицу, нужно соблюдать следующие условия.

Переписка с директорами средних школ г. Саратова о льготном питании школьников.

Переписка с филиалом холдинга (г. Саранска) о поставке подшипников.

В заголовках дел, в которых помещают плановую или отчетную документацию, следует указать период (год, квартал), на (за) который составлены планы или отчеты. Например:

Годовые планы работ ОАО "Ангара"; Квартальные отчеты ОАО "Ангара" о расходовании пиломатериалов.

Нельзя употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки:

"разные материалы", "общая переписка", "входящие документы", "исходящие документы".

Так как документы, размещенные в папках с такими заголовками, разыскать для осуществления информационно-справочной работы очень сложно.

Распределение документов и их поиск будут также затруднены, если в заголовках дел использовать вводные слова и сложные обороты.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется, прежде всего, степенью важности документов, а также их взаимосвязью.

Заголовки дел следует располагать в такой последовательности:

Заголовки дел, содержащих организационные документы:

устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.

Заголовки дел, содержащих распорядительные документы. Причем сначала располагают заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций, затем распорядительные документы руководства организации.

• Заголовки дел плановой документации.
• Заголовки дел отчетной документации.
• Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому или географическому признакам, вносят в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Нельзя формулировать заголовки дел таким образом, чтобы в одном деле объединялись документы различной ценности, с различными сроками хранения. Недопустимо заголовок дела формулировать следующим образом: "Годовые отчеты дочерних предприятий фирмы "Атлант" и переписка о предоставлении отчетов", т. к. годовые отчеты хранятся постоянно, а переписка о предоставлении отчетности - до десяти лет, и после окончания срока хранения должна быть уничтожена. Поэтому данное дело должно быть разделено на два.

Первое дело должно иметь заголовок: "Годовые отчеты дочерних предприятий фирмы «Атлант»"; второе - "Переписка о предоставлении отчетов дочерними предприятиями".

Так как при составлении номенклатуры дел важно определить последовательность расположения заголовков дел, их можно писать на карточках, которые затем можно располагать в любой последовательности. С помощью карточек легче корректировать заголовки дел, т. к. исправленный заголовок можно написать на новой карточке и заменить ею прежнюю. Безусловно, в наше время лучше использовать компьютер для формирования базы данных о заголовках дел.

Если документы не окончены делопроизводством текущего года или это дела, продолжающиеся более одного года (переходящие дела), их следует вносить в номенклатуру каждого года до тех пор, пока вопрос не будет решен окончательно.

В конце каждого раздела номенклатуры необходимо включать несколько резервных номеров, так как в течение года номенклатура может быть дополнена новыми делами, если увеличился круг управленческих задач, решаемых фирмой. Это означает, что в графе «индекс дела» ставят индексы, а остальные графы заполняются, если дело в течение года заводится. Если дела не заводятся, графы остаются пустыми. Приказ о включении дела в номенклатуру издавать не надо. Обычно включают два или три резервных номера.

В номенклатуру не включают печатные издания (справочники, сборники и т. д.).

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество единиц хранения (томов или частей дела). В одно дело нельзя поместить более 250 листов, а толщина дела не должна превышать четырех сантиметров. Если количество листов превышает эту цифру, дело делят на тома или части. Так как количество листов, помещенных в дело, становится известным только в конце года, третья графа заполняется по окончании текущего года.

В четвертой графе номенклатуры дел указывают сроки хранения дела. Сроки хранения документов зависят от значимости документа.

Документы могут храниться:

• постоянно;
• долговременно (свыше 10 лет);
• кратковременно (до 10 лет).

Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: 75 лет, 15 лет, 10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год.

Главное правило, которое необходимо соблюдать при составлении номенклатуры дел, - нельзя помещать в одно дело документы с разными сроками хранения.

Если соблюдать это правило при составлении заголовков дел, проблем не будет. Но если в одно дело по каким-либо причинам попали документы разного срока хранения, оно будет храниться по документу большего срока хранения.

Например, в деле есть документы со сроками хранения 3 года и 5 лет. Это дело будет храниться пять лет.

Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения. Помимо этого сроки хранения могут уточняться в процессе экспертизы ценности документов.

В номенклатуре дел, проставляя срок хранения, в четвертой графе (так же как в Перечне) можно поставить отметку "до минования надобности" . Она означает, что документы этого дела имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией (членами экспертно-проверочной комиссии). Но этот срок не может быть менее 1-го года.

Уменьшать срок хранения, установленный данным Перечнем, в номенклатуре дел запрещается. Повысить срок хранения разрешено, если необходимость в этом обусловлена специфическими особенностями деятельности организации. В этом случае работник, ответственный за составление номенклатуры дел, должен обратиться в экспертную комиссию организации. Только в случае положительного решения, зафиксированного в протоколе экспертной комиссии, можно проставить в четвертой графе увеличенный срок.

Проставляя срок хранения документов, помещенных в дело по соответствующему Перечню, необходимо выполнить обязательное правило - указать статью по Перечню, в которой установлен этот срок.

В пятой графе "Примечания" проставляют отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению по истечении срока хранения, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п.

В этой графе указывают название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел.

Названия перечней лучше печатать на первой странице номенклатуры дел в сноске, чтобы названиями перечней не перегружать пятую графу.