Что такое докладная на имя директора. Образец докладной записки: как правильно составить и что необходимо указать

В докладных записках, которые используются во внутреннем документообороте организаций, отображаются результаты деятельности отдельных сотрудников или подразделений. Такой документ может быть составлен по требованию руководства для отчетности, но в ряде случаев докладная записка составляется инициатором, в роли которого могут выступать руководители подразделений или сами работники.

В зависимости от целей и задач докладная записка может быть информационной, отчетной или инициативной. Последний вид встречается чаще остальных, и среди таких записок преобладают жалобы на сотрудников, связанные с нарушением дисциплины, нарушением техники безопасности и рабочего графика.

В этом случае докладная записка составляется непосредственным начальником такого работника и помимо доведения до сведения вышестоящего руководства такого факта может содержать требование применить соответствующее наказание.

Образец докладной записки отчетного характера используется при необходимости уведомить руководство о выполнении определенных приказов или поручений, а также для отчетов по проделанной работе с указанием их текущего статуса, если они еще не завершены. В большинстве случаев такие документы являются формальными бумагами, которые запрашивает руководство для соблюдения общей отчетности.

В отличии от отчетной информационная докладная не составляется в обязательном порядке, при этом строгого и точного отчета в таком документе от составителя не требуется.

Для общения между отделами организации в информационных целях применяется . Например, если необходимо донести информацию директору, о том, что следует провести обслуживание оборудование, в результате выхода его из строя.

Если вы не уверены в том, как писать докладную правильно – вы можете использовать готовый бланк и заполнить ее по образцу. Но в некоторых случаях такой возможности нет, и документ приходится оформлять самостоятельно. В силу того, что документ такого характера считается официальной бумагой, при его составлении необходимо придерживаться официально-делового стиля и соблюдать основные требования:

1. Для докладной записки можно использовать как фирменный бланк организации, так и использовать стандартный чисты лист формата А4.
2. В верхней части документа указываются реквизиты организации.
3. Далее составитель пишет свою должность, фамилию и инициалы в родительном падеже (например – «от мастера участка Федосеева Н.Н.).
4. Обязательно пишется заглавие «Докладная записка» без кавычек.
5. В основной части документа располагается текст записки, после которого ставится подпись составителя и ее расшифровка, а также полная дата составления документа: без нее документ будет не действительным.

Такой пример докладной записки подходит как для внутреннего использования в пределах одной организации, так и для отправки за ее пределы в случае взаимодействия с другими компаниями.

Нюансы составления докладной

Смысл и цели такого документа достаточно прозрачны, но иногда при его составлении люди допускают ряд ошибок, касающихся основного текста. Например, докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – это официальный служебный документ, который может рассматриваться не только в пределах организации, но и представителями других структур.

Оформить докладную может потребоваться в разных ситуациях. Например, когда провинился сотрудник, на производстве возник простой или форсмажор. Времени на подготовку докладной записки уйдет меньше, если под рукой будет готовый образец. Останется только вписать нужные данные.

В зависимости от ситуации могут потребоваться разные образцы докладных записок

Докладная записка – это документ, у которого есть несколько разновидностей. Содержание бумаги зависит от ситуации, в которой ее подают. Чаще всего докладная требуется, когда сотрудник компании тем или иным образом не выполняет установленные правила. Например:

• приходит не вовремя,
• допускает прогул,
• не выполняет свои обязанности.

В ОКУД включили докладную записку о нарушении трудовой дисциплины (№ 0286041). Иных вариантов в этом классификаторе не указали. Однако есть и другие случаи, когда потребуется такой документ. Например, его может подать:

• начальник или коллега нарушителя о совершении виновных действий,
• работник компании о начале простоя.

Образцы и формы других докладных записок

Обстоятельства подачи докладной влияют на ее содержание и оформление

Докладные подают в разных случаях. Тем не менее, есть общие моменты:

1. Документ адресуют вышестоящему лицу. Кому именно, зависит от конкретной ситуации, численности и структуры компании, содержания локальных актов. Во внутренних документах компании может быть указано, кто именно из сотрудников обладает полномочиями для разрешения данного вопроса. Докладную направляют руководителю организации или подразделения. Если случай связан с простоем, работник подает документ непосредственному руководству.
2. Докладную записку подают, чтобы добиться конкретных результатов. Например, наказания нарушителя, фиксации времени простоя или разрешения производственного вопроса. Содержание записки не обязательно связано с привлечением кого-либо к ответственности.

По своей цели документ может быть информационным, носить отчетный характер или содержать какое-либо предложение по работе. Докладную подают по указанию руководства или личной инициативе.

Внесите в шаблон докладной записки нужны данные

В законе нет специальных указаний о том, как именно составлять и оформлять докладные записки. Документ составляют в свободной форме с учетом общих требований к оформлению документов. На бланке организации это делают в случае, если в компании практикуют использование специально разработанных и утвержденных форм. Из докладной должно быть понятно:

1. Кому ее адресовали.
2. Кто подает документ.
3. В связи с какими обстоятельствами заявитель подает документ.

В «шапке» докладной указывают:

1. ФИО и должность руководителя. Например, это может быть директор компании или руководитель отдела.
2. Название компании.
3. ФИО и должность сотрудника, которое подает докладную.

Документ нужно озаглавить. В названии пишут «Докладная записка» и, при необходимости, конкретизируют, о чем она. Например, «о совершении виновных действий» или «о нарушении трудовой дисциплины» таким-то работником. Если в компании принято нумеровать такие документы, поставьте соответствующий номер. Также укажите дату и место составления. Например, «11.07.2019, г. Москва».

В основной части докладной записки излагают суть обращения. Следует:

• перечислить факты;
• сформулировать, зачем автор докладной ее подает. Например, если это уведомление о простое, работник должен указать, что именно произошло и почему он временно не может выполнят свои обязанности. Сломалось оборудование, не привезли необходимые товары и т. д. Если докладную подает непосредственный руководитель прогульщика, он сообщает об обстоятельствах прогула, прилагает соответствующие акты и просит об увольнении нарушителя согласно ТК РФ.

В финальной части докладной записки заявитель указывает свою должность, расписывается и делает расшифровку подписи.

Вложенные файлы

• Докладная записка о совершении виновных действий.doc

Хорошо когда на рабочем месте царит дружественная атмосфера и коллектив работает как один слаженный механизм.

Но что делать, если один или несколько человек подрывают дисциплину или отказываются выполнять свои обязанности, тем самым подставляя под удар успех всей команды? В таком случае придется составлять жалобу .

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – это документ, который информирует руководителя или вышестоящие инстанции о невыполнении одним или группой сотрудников своих прямых должностных обязанностей .

Докладная также содержит в себе прошение о наказании сотрудника и привлечению его к ответственности (чаще всего – дисциплинарной).

Как написать докладную записку о невыполнении должностных обязанностей

Для того чтобы записка была принята с первого разу и просьба о наказании сотрудника была выполнена, нужно указывать следующие пункты:

• Полное название подразделения, в котором работает нарушитель;
• название самого документа (в данном случае «Докладная записка»);
• номер документа по порядку, фактическую дату его составления;
• фамилию и инициалы руководителя, которому сдается записка;
• указание под основным названием документа дополнительного заголовка, например, «о невыполнении должностных обязательств»;
• перейдя к содержанию записки, нужно начать с описания ситуации, в которой сотрудник не выполнил своих обязательств;
• в следующем абзаце излагается просьба о наказании;
• документ заверяется подписью составителя, его фамилией и инициалами.

Дата написания записки должна быть текущей, так как составление документации «задним числом» противоречит действующему законодательству РФ.

Докладная записка

Дата составления, порядковый номер документа

О невыполнении (касательно невыполнения) должностных обязанностей (должностной инструкции)

Прошу Вас принять к сведенью тот факт, что сотрудника (название отдела) подразделения (ФИО работника), не выполнил свою прямую трудовую обязанность (описать). Таким поведением он/она нарушил (а) статью №… должностной инструкции.

В связи с такими обстоятельствами предлагаю (требую) наказать вышеуказанного сотрудника (указать предложенное наказание).

Виды докладных записок

Существует три основных вида записок, различие которых заключается в их содержании:

1. инициативные записки пишутся сотрудниками, которые хотят повлиять на своего коллегу и руководителя. В такой записке описывается одно или ряд происшествий, и предлагаются методы решения проблемы;
2. информативные докладные не принимают за цель доклад на конкретного человека и его наказание, они составляются регулярно для общего контроля работы и составления отчетности;
3. отчетные – пишутся на конечном этапе работы или после ее полного завершения. В такой форме руководителю предоставляется отчет о проделанной работе и о вкладе каждого из участников процесса.

Как оформить докладную записку на сотрудника?

• правильное расположение элементов записки играет не последнюю роль в ее составлении : в левом углу располагается название отдела, в котором работает автор докладной. Правый же угол предназначен для размещения персональной информации о руководителе, который должен принять и отреагировать на записку;
• название документа обычно пишут по центру , но допускается расположение ближе к левому краю (для тех, кто обладает размашистым почерком);
• дата, которая указывается сразу под названием документа , пишется исключительно арабскими цифрами в формате день. месяц. год;
• суть проблемы нужно описать четко и кратко , не опускается художественный стиль и использование литературных приемов (например, гипербола);
• обвинение, выдвинутое работнику , должно быть подтверждено пунктом из должностной инструкции или другого нормативного документа;
• предложенное наказание указывается в рекомендательной форме, без преувеличений;
• должность, ФИО, и подпись автора записки указываются на одной и той же строке.

Докладная записка образец

Докладные записки не имеют утвержденной законом формы, но все же, вышеуказанный образец можно считать «золотым стандартом».

Меняться может только текст основной части, но импровизация в оформлении шапки записки недопустима.

Тематика записок

Тематика подобных документов может быть различной, начиная от единичного мелкого инцидента на производстве, заканчивая докладом о систематическом невыполнении обязанностей, которые влекут за собой неприятные, или даже опасные, последствия.

Докладывать начальству можно даже о бытовом хамстве, которое мешает комфортной работе и взаимодействию сотрудников в коллективе. Опоздания являются более частым поводом для составления жалоб, так же, как и невыполнения должностных обязанностей.

Работник, который имеет право делегировать некоторые из своих обязанностей младшему по рангу, может пожаловаться начальнику в случае отказа работника выполнять поручение.

Происшествия, которые могли повлечь (или повлекли) за собой материальные или физические потери, считаются самым распространенным поводом для написания записок.

Разногласия в коллективе приводят к написанию жалоб, но такая ситуация редкая и свидетельствует о тотальном разладе между коллегами. В таком случае руководитель должен внимательно отнестись к проблеме, провести беседы, и, если нужно, расформировать коллектив.

Часто докладные на конкретное лицо пишут тогда, когда хотят снять ответственность с индивида или остальной группы.

Направленность докладной

По направленности, докладные делят на два вида :

1. внутренние;
2. внешние;

Первый вариант более распространен, так как вся проблемы, описанные в докладной, решаются на месте. Распространение проблем и выход их за пределы подразделения, чреват негативными последствиями как для сотрудника, на которого была составлена записка, так и для руководителя.

Внутренние записки может писать любой сотрудник отдела, независимо от ранга и статуса. Проверяет их и принимает решения руководитель данного структурного подразделения.

Причиной для написания может послужить невыполнение должностной инструкции, нарушение техники безопасности, отказ от выполнения приказов, прогул, и некорректное поведение по отношению к коллегам.

Внешняя же докладная, выходит за пределы подразделения, и часто доходит до руководителей организации в целом. Писать внешнюю докладную может только начальник подразделения, а не рядовой сотрудник.

Еще одним принципиальным отличием является то, что такая докладная не может быть составлена на обычном листе, ее написание предполагает заполнение определенной формы, которую выдает предприятие или организация.

Общей чертой для этих двух видов докладных является то, что составляются они строго согласно требованиям, так как каждая из них прикладывается к личному делу работника.

В условиях производства нередко возникает ситуация, когда один из сотрудников решает донести до своего руководства ту или иную информацию. Такое обращение, изложенное в письменном виде, носит название «докладная записка». Что это за документ и как правильно его составить? Об этом стоит поговорить отдельно.

Основные понятия

Любой работник имеет право обращаться к своему непосредственному руководителю. Он может это делать как в устном, так и в письменном виде. В первом случае все сводится к обычной беседе, которая ни к чему не обязывает каждую из сторон. Во втором обращение уже носит официальный характер.

Подобная деловая бумага носит название «докладная записка». Чем отличается такой документ от других заявлений в адрес руководства? Суть вопроса заложена уже в самом его названии. Такую бумагу работник составляет для того, чтобы доложить о конкретной ситуации или событии. Информация может касаться отдельной личности, участка или производства в целом. В зависимости от того, кому она направлена, докладная записка может относиться как к внутренним, так и к внешним документам. Первый вариант – это когда сотрудник обращается к руководителю любого уровня в пределах данного предприятия. А второй получается в том случае, если он отправляет свою бумагу в вышестоящую инстанцию. Тогда, естественно, он выходит на внешний уровень.

Суть проблемы

Как правило, докладная записка составляется с определенной целью. Она может быть написана для того, чтобы:

1. Исправить сложившуюся ситуацию. К примеру, у сотрудника имеются факты того, что на предприятии совершаются действия, которые мешают нормальному ходу рабочего процесса. Он информирует об этом свое руководство с просьбой принять соответствующие меры.
2. Защитить себя от несправедливости. Это бывает тогда, когда человек, видя предвзятое к себе отношение, решает поставить об этом в известность свое непосредственное руководство. Он это делает в поисках помощи и защиты.
3. Улучшить работу. Иногда один из сотрудников замечает, что работники других отделов или структурных подразделений совершают ошибки, приводящие к снижению эффективности. Тогда он и обращается к руководителю, чтобы тот помог навести порядок.
4. Уйти от нежелательной ответственности. Это бывает в том случае, когда произошел какой-то инцидент. Рассказав о нем начальству, сотрудник создает благоприятные для себя условия, когда к нему не могут предъявляться какие-либо претензии.

В каждом из перечисленных случаев работник не просто доносит информацию, а просит содействия в решении проблемы.

Справедливое наказание

Трудовая дисциплина предусматривает добросовестное выполнение гражданином своих обязанностей в то время, когда он находится на рабочем месте. Кроме того, он должен соблюдать принятый порядок и выполнять все распоряжения и приказы своего нанимателя. Но в жизни не все бывает так гладко. Подчас действия сотрудников расходятся с общепринятыми нормами. Непосредственное начальство в этом случае считает своим долгом поставить в известность о происходящем руководство предприятия. Результатом такого сигнала является докладная записка о нарушении трудовой дисциплины.

Обычно в этом документе дело касается:

1. Невыполнения каких-то конкретных распоряжений.
2. Неисполнения непосредственных функций, касающихся должности нарушителя.
3. Нарушения дисциплины труда. Здесь имеются в виду случаи прогулов, опозданий, нахождения на своем рабочем месте в нетрезвом состоянии и другие.
4. Совершения противоправных действий, которые предусматривают административную или уголовную ответственность. В данном случае речь идет о хищении, порче, растрате и других правонарушениях.

В каждом из перечисленных случаев виновный должен будет понести заслуженное наказание.

Автор документа

Чаще всего докладная записка на сотрудника составляется его непосредственным начальником. В ней он доносит до руководства негативные моменты деятельности своего подчиненного.

Одновременно с этим в документе, как правило, содержится личная оценка автора. Вместе со своим видением проблемы он предлагает возможные пути ее решения. Но последнее слово, конечно же, будет за руководителем. К примеру, работник совершил прогул. В этом случае его начальник составляет на имя директора документ, который, как правило, начинается словами «довожу до вашего сведения». Затем подробно описывает, когда произошло нарушение, и предлагает со своей стороны вариант наказания нерадивого сотрудника. Так как подобная записка относится к документам внутреннего пользования, то оформлять ее можно на обычном чистом листе формата А4. Текст излагается в произвольной форме. Его условно можно разделить на две части. В одной содержится описание проблемы, а другая включает в себя сделанные по этому поводу выводы и конкретные предложения.

Частный случай нарушения

Одним из видов нарушения трудовой дисциплины является невыполнение сотрудником задания, которое ему было поручено начальником. Это может произойти в том случае, если работник забыл, не смог или просто проигнорировал данное распоряжение.

Такое действие квалифицируется как нарушение дисциплины, и непосредственным руководителем составляется докладная записка о невыполнении задания. За такой проступок человек должен будет понести справедливое наказание. Но это произойдет только после того, как он предоставит свои объяснения относительно произошедшего. Если причины, побудившие работника к подобным действиям, покажутся убедительными, то он вполне может даже избежать наказания. Сложнее решать вопрос тогда, когда непослушание сотрудника приводит к негативным последствиям. Здесь ему вряд ли удастся остаться в стороне. Особенно если в результате такого упущения был причинен ущерб или нанесен серьезный вред. Наказание в этом случае будет определяться, исходя из соответствующих нормативных актов.

Как составить докладную?

Руководитель любого уровня должен знать, как пишется докладная записка. Образец можно рассмотреть на конкретном примере. Допустим, что какой-то сотрудник не пришел вовремя на работу, а в это время там его ожидал посетитель для подписания важного контракта. Через несколько часов работник все-таки появился, но время было упущено, и клиент уже ушел. Такой поступок содержит в себе одновременно несколько нарушений:

• срыв назначенной встречи;
• ущерб, который нанесен предприятию неподписанием контракта.

Если изменить сложившуюся ситуацию не удается, то начальник обязан проинформировать об этом руководство.

Подобный документ должен выглядеть следующим образом:

1. Сначала в правом верхнем углу пишется «шапка», в которой указывается, кому и от кого он направлен.
2. Далее по центру пишется его название.
3. Ниже идет основной текст, в котором информация размещается в определенном порядке. Сначала идет описание произошедшей ситуации. Потом следует просьба помочь в ней разобраться. После этого делается вывод на основании всего изложенного. А в заключение автор может высказать свои идеи или предложения о том, как лучше, по его мнению, выйти из данной ситуации.
4. В самом низу он ставит дату и подпись с полной расшифровкой Ф. И. О. и занимаемой должности.

В зависимости от причины текст записки может носить чисто информативный характер или требовать вмешательства руководства для наведения порядка.

Административная лестница любого бизнеса и любого управления стоит на неукоснительном соблюдении иерархии «начальник-подчиненный».

Поэтому необходимость выполнять все указания вышестоящего лица есть обязательное правило внутреннего распорядка любой организации.

Но что бывает, если начальник вопиюще не прав? Одним из способов защиты является написание , которое выполняется по определенным правилам. Как правильно написать докладную записку на своего начальника мы подробно рассмотрим далее.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Как правильно написать докладную записку на имя директора?

Можно в очередной раз вспомнить правило: начальник всегда прав (особенно, если это глава компании), а можно отстоять свои права. Подчиненный в организации – не бесправная единица. Даже генеральный директор не является тупиковым пунктом – в конце концов, есть и трудовая инспекция, суд наконец.

Одним из способов такой защиты является докладная записка на непосредственного руководителя. Единой формы для докладной записки на непосредственного начальника нет , для «шаблона» следует посмотреть в локальных инструкциях конкретной компании.

Тем не менее, чтобы составить бумагу, нужно соблюсти универсальные .

Справка! Докладная пишется от первого лица, адресуется всегда от нижестоящего звена вышестоящему.

Как же правильно написать докладную записку на имя директора? Для этого нужно запомнить следующие клише для успешного написания :

Данные адресата и наименование фирмы пишутся в правом верхнем углу. Слева — название отдела, где случился инцидент. По центру пишется заголовок бумаги — докладная записка, регистрационный номер. Далее следует текст письма. Обязательно нужно указать наименование должности того, о ком идет речь, фамилию и инициалы.

Важно! Мало кому нравится начальник, но вообще-то быть придирчивым и в определенной мере противным — его долг. Поэтому следует писать только в случаях однозначно непрофессионального и неэтичного поведения человека.

Например:

Директору Подольского филиала ЗАО «Осирис»
Алексееву Алексею Алексеевичу
Отдел по работе с клиентами от менеджера Сидорова И.П.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 11

Довожу до вашего сведения, что руководитель отдела по работе с клиентами Петров Петр Петрович непрофессионально и неэтично подходит к работе, ставя под угрозу работу всего отдела. При обучении новых сотрудиков Петров П.П. настаивает на применении обмана и давления на клиента, мотивируя это необходимостью высоких результатов, что прямо запрещено Правилами поведения менеджера по продажам ЗАО «Осирис». Когда один из сотрудников (группа набрана в апреле 2017 года) прямо отказался это делать, Петров П.П. нецензурно обругал его, в результате чего другие члены группы засмеялись, что подтверждается видеозаписью со смартфона. Таким образом налицо непрофессиональный подход и прямое пренебрежение деловой этикой.

Прошу вас издать приказ о проверке в отношении Петрова П.П. на предмет его соответствия занимаемой должности и применении в отношении его дисциплинарных мер.

С уважением

Старший менеджер отдела по работе с клиентами
Сидоров Иван Павлович (подпись)

Отправить документ можно как в обычном, бумажном виде — обратившись к секретарю (обязательно удостоверьтесь в принятии и регистрации в журнале — в некоторых компаниях для этого заведен специальный журнал докладных записок), или в электронном, тогда заголовок докладной пишется в строке «тема сообщения». Лучше всего, если сохранить при этом копию отправляемого письма.

Многие спрашивают, может ли докладная быть анонимной — ведь после вмешательства «сверху» и получения нагоняя непосредственный руководитель может поутихнуть, но исподтишка сделать вашу дальнейшую работу на фирме невыносимой. Разумеется, можно, но по сути это бессмысленно — вероятность того, что такое обращение гендир оставит без внимания, практически стопроцентная.

Ответ на прошение должен поступить в течение двух суток.

Утверждение «начальник всегда прав» верно не всегда. Если действия его выходят далеко за рамки компетенции или служебной этики, то любой неравнодушный к процветанию компании сотрудник примет меры и сообщит об этом главе компании.