Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. К омпания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.

Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных с целью подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что если а в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Разрешено называть бланк по-разному, например ваучером или гостиничным чеком.

По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:

1. Бланк строгой отчетности в обязательном порядке содержит реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.
2. Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности изготавливался типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Бланки, распечатанные на компьютере без использования автоматизированных систем, не будут приняты организацией в качестве подтверждающих.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.

Если командированный сотрудник предоставляет в свою организацию документ о проживании в гостинице, который не соответствует указанным требованиям, а организация учитывает расходы в отчетности при налогообложении, у ИФНС возникают претензии. В этом случае компания отстаивает расходы через суд. Для этого рекомендуем ознакомиться с Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009.

Если на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.

Если счета нет

При отсутствии подтверждающих документов оплата проживания в гостинице в командировке производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.

В Москве запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается Письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. Компания должна иметь другую документацию, подтверждающую командировку сотрудника, в частности, приказ о командировке, проездные документы и т. д.

На основании справки, полученной по запросу, оплата гостиницы в командировке не всегда принимается налоговыми органами. П. 1 допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания имеет возможность опротестовать решение налоговых органов.

Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Это Постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека.

Также документы о проживании в гостинице отсутствуют, если компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки. Тогда оплата помещения производится самим работодателем, поэтому оплата расходов и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.

Можно ли указывать в счете завтрак

Если затраты на завтрак указываются в счете отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в отчетные документы за проживание в гостинице. Подпункт 12 п. 1 указывает, что к затратам на размещение относятся дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

Письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, поэтому облагается НДФЛ и страховыми выплатами.

Если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы начисляют НДФЛ на указанную сумму. Тогда страховые взносы не начисляются, на что указывают Письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Другие гостиничные сервисы

По пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные гостиничные услуги подлежат оплате, за исключением питания в барах и ресторанах и использования рекреационно-оздоровительных объектов. Наиболее часто используемой дополнительной услугой является бронирование номеров для сотрудников. В случае использования некоторых услуг требуется доказательство их экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.

Лимиты расходов

Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Отметим, что оплата проживания в командировке для бюджетной организации отличается от оплаты в коммерческих фирмах только тем, что в приказе на поездку указывается источник финансирования. Не всегда есть возможность уложиться в указанную сумму, поэтому возникает ситуация, когда сотрудником превышается лимит выделенной суммы. В таком случае при превышении сотрудником лимита и предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ).

Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Поэтому компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.

Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных для подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что в случае, когда в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Данный бланк может носить любое название, например, ваучер или гостиничный чек.

По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим также кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:

1. Бланк строгой отчетности в обязательном порядке должен содержать реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.
2. Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности изготавливался типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Бланки, распечатанные на компьютере без использования автоматизированных систем, не будут приняты организацией в качестве подтверждающих.

Образец квитанции, подтверждающей проживание в гостинице

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.

Важно отметить, что в случае, когда командированный сотрудник предоставляет в свою организацию документ о проживании в гостинице, который не соответствует указанным требованиям, а организация учитывает данные расходы в отчетности при налогообложении, у ИФНС могут возникнуть претензии. В этом случае компания может отстоять свои расходы через суд. Для этого рекомендуем ознакомиться с Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009.

В ситуации, когда на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.

Если счета нет

Оплата проживания в гостинице в командировке при отсутствии подтверждающих документов производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.

Отметим, что в Москве данный запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. А у компании должны быть другая документация, подтверждающая командировку сотрудника, например приказ о командировке, проездные документы и т. д.

Оплата гостиницы в командировке на основании справки, полученной по запросу, может быть не принята налоговыми органами. Важно отметить, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания может опротестовать решение налоговых органов.

Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Данное постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека.

Также документы о проживании в гостинице могут отсутствовать в случае, когда компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки. В данном случае оплата помещения производится самим работодателем, поэтому оплата расходов и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.

Можно ли указывать в счете завтрак

В случае если затраты на завтрак указываются в счет отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в расходы на проживание. Подпункт 12, п. 1, ст. 264 НК РФ указывает на то, что к затратам на размещение могут быть отнесены дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

Также письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, и поэтому может облагаться НДФЛ и страховыми выплатами.

В случае если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы могут начислить НДФЛ на указанную сумму. Страховые взносы в данном случае начислены быть не могут, на что указывают письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985

Другие гостиничные сервисы

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные гостиничные услуги подлежат оплате, за исключением питания в барах и ресторанах и использования рекреационно-оздоровительных объектов. Наиболее часто используемой дополнительной услугой является бронирование номеров для сотрудников. В случае использования некоторых услуг может потребоваться доказательство их экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.

Лимиты расходов

Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Но не всегда есть возможность уложиться в указанную сумму, поэтому может возникнуть ситуация, когда сотрудником был превышен лимит выделенной суммы. В таком случае при превышении сотрудником лимита и предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Правила оплаты проживания в командировке в 2018 году

Направляя сотрудника в служебную поездку, работодатель должен не только сохранить на такой период его зарплату, компенсировать расходы на проезд, выплатить денежное содержание, но и произвести оплату проживания в командировке в 2018 году. Возмещение этих расходов является одной из обязанностей руководителя компании.

Выплата за проживание в гостинице

Законодательство устанавливает обязательство работодателя выплачивать убытки, понесенные в связи с оплатой гостиницы в командировке. Но, кроме такого положения, компания может самостоятельно разрабатывать и принимать внутренние правовые акты, регламентирующие порядок возмещения расходов.

Основными положениями, делающими возможным оплату проживания в командировке являются:

1. Направление сотрудника по служебным делам должно сопровождаться изданием приказа о рабочей поездке. Такой документ удостоверяет осуществление действий работником в интересах организации.
2. Оплата затрат осуществляется на основании подтверждающей проживание документации. Это обязательное условие для компенсации таких расходов.
3. Юридические лица обладают правом устанавливать пределы сумм, возможных к возмещению. Такое правило наиболее характерно для государственных учреждений и направлено на сохранение бюджетных средств. Ими устанавливается минимальный лимит для своих сотрудников.

ВАЖНО! Бюджетные организации не вправе отказать работнику в возмещении понесенных расходов в командировке. Существование приказа об отправлении в рабочую поездку и представлении подтверждения факта проживания, учреждения обязаны компенсировать затраты.

В бюджетном учреждении

Преследуя экономию материальных средств, государственные учреждения производят оплату проживания в командировке по наименьшим нормативам. Обычно, такая сумма не более двух тысяч рублей в сутки.

Для этого командировочному необходимо:

• В недвижимости размещения нужно в обязательном порядке оформить документ, подтверждающий понесенные траты. Может быть представлена справка, подтверждаемая кассовым чеком по установленной форме. Его выдача удостоверяет факт передачи денежных средств. Документ должен быть составлен в соответствии с требованиями постановления Правительства №359 и содержать следующие реквизиты:

1. Наименование платежной бумаги.
2. Серию и номер.
3. Название организации, предоставляющей услуги.
4. Подпись и печать организации.

Квитанция должна быть распечатана при помощи автоматизированной системы и содержать соответствующие пометки.

• Оплаченные расходы за проживание, удостоверенные соответствующими бумагами и заявлением о компенсации понесенных затрат, сдаются в бухгалтерию компании.

Командировочные расходы в 2018 году: изменения и свежие новости

Посмотрите инструкцию, как оформить и оплатить командировочные расходы, какие изменения и свежие новости в 2018 году. Мы рассказали, как оформить командировочные документы. Вы сможете скачать все необходимые бланки, увидите шпаргалку и пошаговую инструкцию по оплате расходов работника.

Если работодатель отправляет работника в командировку, он должен компенсировать командировочные расходы. Компания делает следующие выплаты работнику:

• Зарплата,
• Командировочные – расходы на проезд к месту командировки, найм жилья,
• Суточные – выплаты, компенсирующие работнику расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства.

Зарплату рассчитывайте, исходя из среднего заработка за предшествующий командировке календарный год.

Порядок определения и лимиты необлагаемых взносами суточных в 2018 году не изменились:

• 700 руб. в сутки – в командировках по России,
• 2500 руб. в сутки – в зарубежных командировках.

Подробнее о размерах, порядке выплаты и налогообложении суточных

В этой статье разберемся, как выплатить командировочные расходы работнику в 2018 году.

Что изменилось в учете командировочных расходов в 2018 году

С 1 мая в ряде регионов в качестве эксперимента ввели курортный сбор (Федеральный закон от 29.07.2017 № 214-ФЗ). Платить его будут и сотрудники, которых вы направите в командировку.

В эксперименте участвуют Республика Крым, Алтайский, Краснодарский и Ставропольский края. Здесь приняты законы, в которых установлены ставки и перечислены курорты, где будет сбор.

В Краснодарском крае сбор начнут взимать только с 16 июля. В последний момент из-за чемпионата мира по футболу его перенесли. В Крыму планировали отказаться от курортного сбора на год, то есть до 1 мая 2019 года. Но на момент подписания номера такой закон региональные власти еще не приняли.

Внимание! Чиновники разных ведомств ввели новые требования для служебных поездок сотрудников. Так, в Минтруде настаивают на том, что платить работникам за время командировки нужно не только средний заработок. А Минфин с ФНС впервые озвучили, как отчитаться по доходам командированного. Подробнее>>>

Командировочные расходы в 2018 году: что к ним относится

К командировочным относятся расходы, которые сотрудник был вынужден оплатить для поездки по делам компании:

• Проезд к месту командировки и обратно,
• Топливо, если сотрудник ездил по делам фирмы на личном автомобиле,
• ГСМ, если работник ездил на служебном автомобиле и заправлял его за свой счет,
• Проживание не дома,
• Оформление заграничного паспорта и иных документов, необходимых для выезда в зарубежную командировку,
• Транспортные расходы, связанные с выполнением служебного задания, например, проезд на городском транспорте или такси,
• Другие расходы, связанные с выполнением задания компании, например, найм помещения для проведения презентации продукции или проведения переговоров.

Перечень командировочных расходов законодательством не ограничен, он зависит от специфики служебного задания, места командировки и других условий.

Затраты, понесенные работником, должны быть обоснованными и необходимыми. Не подлежат компенсации дополнительные затраты, не связанные с выполнением служебного задания.

Менеджер ООО «Омега» Николаев А.И., по возвращении из командировки предоставил квитанции об оплате проживания в гостинице. В квитанцию включены суммы:

• Оплата проживания в гостинице в течение 4 суток – 10 000 руб.,
• Посещение спортивного зала гостиницы (1 час) – 1 200 руб.,
• Услуга глажки белья (1шт.) – 700 руб.

Так как посещение спорт.зала и глажка белья не являются необходимыми расходами и не связаны с выполнением служебного задания, то бухгалтерия выплатит Николаеву А.И. только 10 000 руб. – оплату за проживание.

Если в квитанцию гостиницы включена оплата за питание, например, завтраки, то ее нужно вычесть из итоговой суммы. Расходы на питание не входят в состав командировочных, их предприятие выплачивает работнику отдельно, в виде суточных.

Оформление командировочных документов в 2018 году

В 2018 году для командировок оформляются обязательные и дополнительные документы. Обязательные:

1. Письменное распоряжение руководителя предприятия. Оно может оформляться на унифицированном бланке Т-9 или в произвольном виде на простом листе:

1. Авансовый отчет – в нем работник перечисляет все понесенные расходы с указанием реквизитов подтверждающих документов:

1. К авансовому отчету прилагаются оригиналы документов, подтверждающих суммы затрат:

Командировка 2018: новые правила оформления, налоговый и бухгалтерский учёт

Командировки сотрудников - рутинная составляющая деятельности многих предприятий и организаций различных форм собственности. К 2018 году правила оформления таких служебных поездок ощутимо упростились по сравнению ещё с относительно недавними временами. И в этих условиях допустить небрежность в этом процессе, чреватую для работодателя финансовыми потерями, было бы вдвойне обидно. И, значит, во избежание таких неприятностей не будет лишним свободно ориентироваться в действующем порядке.

Что такое командировка

Командировкой принято называть служебную поездку, при которой работник выполняет задание работодателя вне населённого пункта, где располагается его рабочее место.

Необходимость поездки в другой населённый пункт - один из ключевых признаков командировки

По этим признакам как командировки классифицируются, например:

• поездки сотрудников головного офиса в удалённые филиалы и обособленные подразделения компании;
• путешествия сотрудников удалённых подразделений в головной офис;
• поездки в офис удалённых (дистанционных работников), проживающих вне населённого пункта, где базируется их работодатель.

Это объясняется тем, что с развитием дистанционных коммуникаций постоянное присутствие работника в офисе или ином производственном помещении для многих профессий перестало быть обязательным условием эффективного исполнения трудовых обязанностей.

С позиций же налоговой отчётности командировка служит основанием для исключения связанных с ней расходов из налогооблагаемой базы организации. Но для этого она должна отвечать всем признакам этой составляющей коммерческой деятельности и должна быть проведена по документам в соответствии со всеми правилами.

К командировкам не относятся поездки сотрудников, работа которых носит разъездной характер, и на вахту. Расходы, связанные с такими поездками, компенсируются на основании отдельных положений законодательства.

Как изменилось оформление командировок к 2018 году

Действующие в 2018 году правила оформления командировок не так давно претерпели значительные изменения, основным смыслом которых стало упрощение ранее принятого порядка ведения отчётности в части сокращения числа обязательных командировочных документов.

В результате в 2018 году не относятся к числу обязательных такие формы:

• командировочное удостоверение - теперь для подтверждения срока командировки достаточно отправления и прибытия, указываемых в билетах и заменяющих их документах (путевой или маршрутный лист, если работник воспользовался для поездки служебным или личным транспортом);
• служебные задания;
• отчёты о выполнении служебных заданий - в стандартной форме служебное задание и краткий отчёт о его выполнении содержатся в одном бланке, но допускается и использование альтернативных вариантов по усмотрению компании;
• журналы регистрации командировок.

Теперь организации вправе как отказаться от перечисленной документации полностью или частично, так и продолжать её использовать. Требуется только официально закрепить их в локальном нормативном акте, регламентирующем служебные поездки. Часто он называется Положением о командировках. Его нередко путают с Постановлением Правительства РФ, регламентирующем служебные командировки, но это документы разного масштаба: правительственное постановление - федеральный нормативно-правовой акт, а положение о командировках в организации - локальный документ, определяющий жизнь только одной фирмы. Впрочем, для нормативного закрепления порядка применения командировочных документов достаточно и приказа - одного на все формы отчётности или отдельного по каждой.

Нередко работодатели продолжают оформлять служебные задания на командировку и отчёты об их выполнении, потому что когда есть эти документы, проще обосновать экономическую целесообразность командировочных расходов. А это нужно для уменьшения на сумму этих трат базы по налогу на прибыль.

Обязательными же для всех командировочными документами остаются два:

• приказ о командировке;
• авансовый отчёт, подлежащий заполнению и сдаче по возвращении.

Основной документ для оформления командировки в 2018 году

Основным распорядительным документом, на основании которого сотруднику, направляемому в командировку, выдаётся аванс перед отъездом, а затем учитываются для целей налогообложения все командировочные расходы, подлежащие возмещению, в 2018 году остаётся приказ или распоряжение первого лица организации или того, кто это первое лицо замещает во время отсутствия.

Приказ или распоряжение о направлении в командировку работника должны содержать такие сведения:

• Название и код ОКПО работодателя.
• Номер, дата и наименование (приказ или распоряжение) распорядительного документа.
• Ф. И. О. и табельный номер командируемого, структурное подразделение, где он трудится, и занимаемая должность.
• Пункт назначения, если их несколько, указываются все в формате: регион, район (если необходимо), название населённого пункта (когда пунктом назначения является областной центр или город федерального значения (в России таких в 2018 году три: Москва, Санкт-Петербург и Севастополь), достаточно названия города. При поездке за границу указывается страна. Если работник направляется в конкретную организацию, которая называется принимающей стороной, указывается и её наименование. Принимающей стороной могут выступать, например, клиент, деловой партнёр, поставщик, обособленное подразделение или филиал компании-работодателя и др.
• Точные или, если точно установить невозможно, приблизительные даты начала и окончания и общий срок командировки в днях.
• Цель командировки (этот пункт важен для последующего отражения и признания обоснованными командировочных затрат в бухгалтерской и налоговой отчётности).
• Источник финансирования командировочных расходов: в этом качестве могут выступать как направляющая (сам работодатель), так и принимающая сторона.
• Основание для командировки. Этот пункт может не заполняться, если инициатором поездки выступает сам работодатель. Допускается указать в этом качестве заявление самого командируемого, служебную записку его непосредственного начальника или служебное задание, если в компании практикуется оформление этого документа.
• Ф. И. О., должность и личная подпись руководителя организации или замещающего лица.
• Отметка об ознакомлении командируемого с приказом и его личная подпись в подтверждение этого факта.

Составить приказ на командировку по стандартной форме Т9 (скачать бланк) поможет образец его заполнения (скачать).

Если в командировку едут одновременно несколько сотрудников, предпочтительно составить один на всех приказ по форме т9а (скачать бланк и образец заполнения). Порядок его заполнения не отличается от приказа для одного сотрудника, только необходимые сведения приводятся на каждого из них.

Образцы заполнения приказов на командировку по форме Т9 и Т9а

Как командировка отражается в табеле рабочего времени

Сам по себе табель учёта рабочего времени считается обязательным для компании, но не командировочным документом. Однако время, проведённое работником в командировке, подлежит обязательному отражению в нём.

За ведение табеля учёта рабочего времени обычно отвечает специалист службы персонала или бухгалтер

С отражением командировок в табеле связаны такие нюансы:

• За дни, когда сотрудник находился в командировке, проставляются не фактически отработанные им часы, а буква «К». Ведь за время, проведённое в командировке, работнику выплачивается средний заработок, и фактически отработанные за эти дни часы роли не играют. Так что, даже если в командировке сотрудник трудился в авральном режиме, скажем, по 15 часов в сутки, на оплате его труда этот факт, увы, не отразится. Однако возможен вариант отражения в табеле факта сверхурочной работы в командировке. Для этого за день, когда такая работа имела место, делается отметка «К/С» и проставляются отработанные часы, подлежащие оплате как сверхурочная работа.

Если работник в командировке трудился сверхурочно, в табеле учёта рабочего времени за такие дни делается отметка «К/С» и проставляется количество сверхурочных часов

Как заполнять журнал учёта командировок

Журнал учёта командировок в 2018 году не входит в число обязательных документов. Так что вести ли его, остаётся целиком на усмотрение организации.

Если же работодатель предпочитает использовать этот документ, должен придерживаться стандартов его заполнения.

Журнал учёта командировок должен содержать такие сведения по каждой служебной поездке:

• Ф. И. О. и должность командированного.
• Пункт назначения командировки. Если пунктов несколько, указываются все. Пункт назначения указывается в том же формате, что и в приказе о направлении в командировку.
• Номер и дата выдачи командировочного удостоверения. Ф. И. О. и должность подписавшего его должностного лица. Подлежит заполнению, только если в компании практикуется выписка командировочных удостоверений. Если она отказалась от этой формы отчётности, соответствующие графы можно оставить пустыми, а ещё лучше - отказаться от них совсем.
• Дата убытия сотрудника в командировку.
• Дата прибытия обратно.
• Подпись командированного.
• Может включаться также подпись должностного лица, ответственного за заполнение журнала. Это может быть специалист службы персонала, бухгалтер, секретарь. В малом бизнесе возможен и вариант, когда всей бюрократией, включая этот момент, занимается сам директор, особенно является он является единственным сотрудником.

На титульный лист журнала нужно нанести такую информацию:

• Полное название работодателя.
• Дату начала ведения журнала.
• Дату окончания его ведения (заполняется, когда в журнале не останется пустых страниц).

Образец журнала учёта командировок

Сформировать и вести журнал учёта командировок помогут бланк и образец заполнения (скачать).

Вести журнал учёта командировок имеет смысл в компаниях с большим количеством сотрудников и частыми командировками. В этом случае журнал поможет избежать путаницы в учёте таких поездок. В остальных это только лишняя работа сотрудникам, на которых будет возложена обязанность по его ведению.

Как составляется авансовый отчёт

Авансовый отчёт (скачать бланк), как уже было сказано, является вторым обязательным командировочным документом после приказа о направлении в командировку, имеющим ключевое значение для бухгалтерского и налогового учёта.

Поскольку командировки предполагают возмещение работодателю связанных с ними расчётов сотрудника, финансовая сторона вопроса решается по такой схеме:

1. После издания приказа о направлении в командировку сотрудник получает аванс.
2. По возвращении заполняется авансовый отчёт.
3. Авансовый отчёт проверяется бухгалтером и утверждается главным бухгалтером и генеральным директором компании.
4. Производится окончательный расчёт в зависимости от ситуации: если сотрудник использовал не весь аванс, он возвращает неиспользованный остаток, когда потратил больше, чем получил, и все расходы признаны, разница выплачивается ему.

Вместе с авансовым отчётом сдаются документы, подтверждающие расходы

В авансовый отчёт включается такая информация:

• Ф. И. О., табельный номер и должность сотрудника.
• Реквизиты документа, подтверждающего выдачу аванса: расходный кассовый ордер или банковская платёжка, обычно заполняется бухгалтером.
• Сведения об остатке предыдущего аванса.
• Даты расходов.
• Номера документов по порядку.
• Сумма расходов в рублях или в валюте в соответствующих графах.
• Наименования и реквизиты подтверждающих документов.

Авансовый отчёт должен быть заполнен, сдан в бухгалтерию и утверждён в течение трёх рабочих дней по возвращении сотрудника из командировки.

Авансовый отчёт и нюансы его заполнения (видео)

Учёт командировочных расходов

Аванс командируемому работнику выдаётся до его отъезда на основании приказа о направлении в командировку. Для определения его размера рассчитывается примерная сумма затрат. В основу этих расчётов ложатся такие параметры:

• Стоимость проезда туда и обратно, если применимо - и между пунктами назначения.
• Примерная стоимость проживания.
• Суточные на основе общей длительности командировки в днях.
• При загранкомандировке, если необходимо - стоимость оформления загранпаспорта и визы.
• Прочие расходы в примерном размере, согласованных с работодателем, например, на закупку образцов, материалов, инструментов, на представительские цели и т. п.

Во время командировки работник должен сохранять все документы, подтверждающие его траты, на возмещение которых он намерен претендовать по возвращении.

При составлении авансового отчёта подтверждающие документы вписываются в его соответствующие графы, а затем наклеиваются на лист бумаги формата А4, который прикрепляется к заполненному бланку отчёта. На практике от командированного может требоваться только передать подтверждающие документы в бухгалтерию.

Подтверждающими документами признаются:

• Билеты, включая маршрут-квитанции электронных билетов на поезд или самолёт, к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт прилагаются посадочные талоны.
• Путевые и маршрутные листы с предварительным расчётом затрат на ГСМ, если поездка осуществлялась на автомобиле.
• Товарные чеки.
• Кассовые чеки.
• Бланки строгой отчётности (квитанции, счета и т. п.).

Если в организации практикуется оформление командировочных удостоверений, служебных заданий и отчётов об их выполнении, вся эта документация с соответствующими отметками (о прибытии и убытии по всем пунктам назначения в командировочном удостоверении и об утверждении отчёта о выполнении служебного задания) подшивается к авансовому отчёту.

Суточные подтверждать отдельными документами не надо. Они рассчитываются на основании дней отправления и прибытия в билетах или путевых (маршрутных листах), а если в организации выписываются командировочные удостоверения - отметок в этом документе.

Налоговый учёт командировочных расходов

Организация вправе уменьшить базу по налогу на прибыль на сумму командировочных расходов при соблюдении трёх условий:

• Эти расходы документально подтверждены.
• Обоснованы их экономическая целесообразность и производственный характер поездки.
• Обоснована связь командировки с основной деятельностью компании.

Для подтверждения целесообразности расходов могут быть использованы такие документы:

• Служебное задание и отчёт о его выполнении. Хотя они в 2018 году и необязательны, но в данном случае могут пригодиться.
• Заключённый по итогам командировки договор.
• Деловая переписка с партнёрами.

Возможны и особые варианты подтверждения целесообразности командировки, вытекающие из специфики деятельности организации. Например, если редакция СМИ направляет в командировку журналиста, в качестве подтверждения целесообразности такой поездки и связи её с деятельностью компании могут использоваться публикации по итогам такой командировки.

Впрочем, если сотрудник направлялся в командировку для заключения договора, но тот в итоге заключён не был, для налоговых органов это не основание признавать понесённые в связи с такой поездкой расходы нецелесообразными. Об этом, в частности, говорится в одном из писем УФНС России по г. Москве.

Наличие у организации оправдательных документов, подтверждающих положительный результат от деятельности сотрудника в командировке (предварительные договоры, протоколы о намерениях), не предусмотрено законодательством РФ.

Следовательно, отсутствие результата в виде заключённых договоров или иных подписанных документов (при наличии надлежащим образом оформленных командировочного удостоверения, приказа, служебного задания для направления в командировку и отчёта о его выполнении, авансового отчёта с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы) не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов.

Письмо УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 № 16–15/082607.2

Остаётся только добавить, что в 2018 году для обоснования экономической целесообразности безрезультатной командировки достаточно и минимального набора документов, предусмотренного законом и состоящего, как уже говорилось, из приказа о направлении в командировку и авансового отчёта. Как дополнительное подтверждение, однако, могут быть использованы различные служебные записки. Например, когда такую записку на имя руководителя организации подаёт руководитель структурного подразделения, где работает командированный. А первое лицо организации соглашается с его доводами и подтверждает это соответствующей резолюцией.

Датой, в которую работодатель понёс все командировочные расходы, считается день, когда он утвердил авансовый отчёт работника. А все командировочные расходы засчитываются за период, в котором был утверждён отчёт. Дата, когда они были понесены фактически или был выдан аванс, значения не имеет.

Например, сотрудник съездил в командировку в конце января и отчитался за неё в начале февраля. Расходы по ней будут приняты к вычету из базы по налогу на прибыль за февраль.

Налоговый учёт затрат на проезд в командировке

Главным условием затрат на проезд при уменьшении на их сумму базы по налогу на прибыль является их документальное подтверждение.

При этом в зачёт принимается полная стоимость билета, включая стоимость дополнительного сервиса в пути следования, в том числе и питания. Таким образом, поездка в купе повышенной комфортности допускается и не вызовет проблем с налоговым учётом. Учитываются при этом и другие сервисные сборы: стоимость постельного белья, страхование жизни пассажира и т. п.

Если сотрудник воспользовался электронным билетом, к маршрут-квитанции должны прилагаться и финансовые документы, каковыми могут быть:

• контрольно-кассовый чек;
• слип или чек терминала, через который был сделан платёж по банковской карте, и подтверждение этой транзакции из банка, выдавшего карту;
• иной документ на бланке строгой отчётности.

К электронному билету на самолёт прилагаются посадочные талоны. Они подтверждают, что полёт состоялся.

К маршрут-квитанции электронного билета на самолёт прилагаются посадочный талон и финансовый документ об оплате

Если работодатель компенсирует работнику проезд на такси, в том числе и в пункт назначения и/или обратно, для вычета этих трат из базы по налогу на прибыль он должен иметь документальное подтверждение таких расходов, например, на бланке строгой отчётности. А саму возможность оплаты проезда на такси при этом надо закрепить в локальном Положении о командировках или ином нормативном акте организации.

Если работник потерял билет, для подтверждения расходов на поездку могут быть использованы такие альтернативные варианты:

• дубликат билета;
• копия билета, оставшаяся в распоряжении перевозчика;
• справка от перевозчика с такой информацией:
  • Ф. И. О. пассажира;
  • дата поездки;
  • маршрут поездки;
  • стоимость билета.

Если командировка не состоялась и билет пришлось сдать, удержанную при этом перевозчиком комиссию организация вправе провести по бухгалтерии как санкции за нарушение договорных обязательств. Такие расходы относятся к внереализационным и подлежат вычету из базы по налогу на прибыль.

…экономически обоснованные и документально подтверждённые удержанные контрагентом штрафные санкции, предусмотренные сторонами за невыполнение условий возмездного договора, связанного с оказанием услуг по приобретению контрагентом билетов для сотрудников организации, направляемых в командировку, при отказе от командировки и возврате билетов подлежат включению в состав внереализационных расходов на дату признания.

Письмо Минфина России от 25.09.2009 N 03–03–06/1/616

Налоговый учёт командировочных расходов на проживание

Для документального подтверждения расходов на жильё в командировке используются бланки строгой отчётности из гостиниц и иных организаций, специализирующихся на оказании услуг по временному размещению:

• счёт;
• квитанция;
• чек об оплате услуг по размещению банковской картой.

Налоговый учёт суточных

Для подтверждения суточных в целях налогового учёта никакие дополнительные документы строгой отчётности не нужны. Но желательно обосновать их размер бухгалтерской справкой (скачать образец).

Количество дней, за которые выплачиваются суточные, считается на основании приказа о направлении в командировку и проездных документов.

В отношении суточных налогоплательщик должен подтвердить в своих расчётах, например, в справке бухгалтера, размер выплаченных командированному работнику суточных. Для такого расчёта можно использовать приказ о направлении в командировку и проездные документы, на основании которых устанавливается время убытия из места работы командированного работника и время его прибытия к указанному месту.

В отношении суточных действует правило, что при размере до 700 рублей в сутки в поездках по России и до 2,5 тыс. рублей в день в загранкомандировках с них не удерживается НДФЛ и не взимаются страховые взносы. Если суточные превышают эти пределы, с сумм сверх них НДФЛ и страховые взносы платятся. Например, если суточные в командировке по России составляют 1 тысячу рублей в день, с 300 рублей за каждый день командировки придётся заплатить НДФЛ и сделать социальные отчисления.

Особенности налогового учёта расходов в заграничной командировке

При загранкомандировке возмещению подлежат расходы сотрудника на оформление загранпаспорта, если ему пришлось изготовить его в связи с предстоящей поездкой и визовые сборы.

Эти траты принимаются в зачёт к уменьшению базы по налогу на прибыль при условии, что поездка состоялась.

Расходы, понесённые в валюте, переводятся в рубли по курсу Центробанка РФ на дату утверждения авансового отчёта. Но возможен и вариант, когда сотрудник получил аванс в рублях, поменял их на валюты и приложил к авансовому отчёту справку об обмене. При таком раскладе пересчёт идёт по курсу, указанному в справке.

Подтверждающие документы на иностранных языках должны сопровождаться построчным переводом на русский.

Дни, за которые суточные начисляются по норме для загранпоездок или для командировок по России, определяются по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте.

Если у организации отсутствуют отметки в загранпаспорте о датах пересечения границ каждого иностранного государства, то подтверждающими документами для выплаты суточных работнику являются приказ руководителя организации о командировании работника, распечатка на бумажном носителе электронного авиабилета, посадочные талоны и счета за проживание в гостинице.

Письмо УФНС России по г. Москве от 08.08.2008 № 28–11/074505

Как принять к вычету НДС в командировочных расходах

Особых проблем с предъявлением к вычету НДС, уплаченного, в частности, при покупке билетов и оплате услуг по размещению, в командировке по России нет.

В подтверждающих документах он прописывается отдельной строкой. Так что сложностей с отражением его в декларации и подтверждением факта уплаты нет. При проведении командировочных расходов по бухгалтерии стоимость билета или размещения в гостинице без учёта НДС включается в отдельную проводку. На сумму НДС и его предъявление к вычету делаются также отдельные проводки.

Выделение НДС и его предъявление к вычету отражается в бухгалтерских проводках отдельными строками

При заграничной командировке НДС при покупке билетов за границу и обратно на территории России равен нулю. А вот НДС, уплаченный за границей и отражённый в документах отдельной строкой, предъявить к вычету нельзя.

Бухгалтерский учёт командировочных расходов

При проведении командировочных расходов по бухгалтерии организации в зависимости от ситуации используются такие основные проводки:

• При выдаче аванса:
  • Дебет 71 - Кредит 50, если аванс выдавался наличными.
  • Дебет 71 - Кредит 51, если аванс перечислен на расчётный счёт командированного.
• Для закрытия сумм выданных денежных средств:
  • Дебет 44 - Кредит 71 - торговая и производственная деятельность компании.
• Для возврата в кассу остатка аванса:
  • Дебет 50 - Кредит 71 - при возврате остатка аванса наличными в кассу.
  • Дебет 51 - Кредит 71 - при перечислении остатка аванса с расчётного счёта сотрудника на счёт компании.
• Для выплаты перерасхода:
  • Дебет 71 - Кредит 50 при выплате наличными.
  • Дебет 71 - Кредит 51 при перечислении на расчётный счёт работника.
• Когда сотрудник потерял подтверждающий документ или расход не утверждён руководством компании:
  • Дебет 94 - Кредит 71 - сумма расходов списывается с недостачи предприятия.
  • Дебет 70 - Кредит 94 - сумма неподтверждённых или неутверждённых расходов вычитается из зарплаты работника.

Правильное и своевременное оформление командировочной документации служит одним из залогов спокойного сна для руководителя организации и её бухгалтера. Ведь в этом случае ненужных вопросов к компании не должно возникнуть ни у налоговиков, ни у инспекции по труду.

Отчетные документы и оплата проживания в гостинице

Каждый работник, направленный работодателем в служебную командировку, обязан по возвращении из нее отчитаться перед работодателем о результатах командировки и расходах, понесенных им в период командировки, в том числе предоставить отчетные документы за проживание в гостинице или ином жилом помещении. Отсутствие отчетных документов либо их оформление с нарушением установленного порядка может повлечь невозможность подтверждения расходов (в полном объеме или в части), а значит, и возможный отказ в возмещении данных расходов работодателем. О том, как должны быть оформлены данные документы, вы узнаете из настоящей статьи.

Документы, подтверждающие проживание работника в командировке

В силу п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), работник обязан по возращении из служебной командировки предоставить работодателю авансовый отчет и приложить отчетные документы для командировочных расходов, понесенных работником. К числу таких документов относятся и документы о найме жилого помещения.

Если работник в командировке живет в гостинице, работодателю предоставляется договор на оказание гостиничных услуг, заключенный работником с гостиницей по месту командирования, который должен содержать информацию, предусмотренную п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

Командированный работник может проживать не в гостинице, а в снятой им квартире. В этом случае отчетные документы за проживание в квартире должны быть предоставлены в виде договора найма жилого помещения, который должен отвечать условиям, предусмотренным главой 35 Гражданского кодекса РФ.

Обратите внимание, что в результате последних изменений, внесенных в трудовое законодательство в 2015 г. (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771), отчетные документы за проживание приобрели важное значение для определения срока нахождения работника в командировке. В случае утраты проездных документов, которые служат основным документом при расчете срока нахождения работника в командировке, такой срок устанавливается по документам, подтверждающим найм жилого помещения в месте командировки (п. 7 Положения).

Оплата гостиницы в командировке

Денежные средства для оплаты проживания работника в гостинице или ином жилом помещении в период служебной командировки выдаются работодателем в виде аванса при убытии работника в командировку (п. 10 Положения). При осуществлении оплаты номера, в котором проживал работник, гостиница должна выдать кассовый чек или иной документ, оформленный на бланке строгой отчетности (например приходный кассовый ордер), который и будет подтверждать расходы на проживание в командировке. Данное правило предусмотрено абз. 3 п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

Если работник проживал не в гостинице, а в ином жилом помещении, например на квартире, снятой работником по договору найма жилого помещения, то факт несения расходов подтверждается распиской наймодателя о получении денежных средств от работника.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Наиболее часто встречающимся вопросом, связанным с оплатой проживания работника бюджетного учреждения в командировке, является вопрос о том, к какому коду КОСГУ должны относиться произведенные работником расходы на проживание. В соответствии с разделом V Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, оплата проживания в гостинице в командировке относится на подстатью 212 «Прочие выплаты».

• Страница не найдена Извините, запрашиваемый Вами ресурс не найден. Вы можете вернуться обратно, или перейти на главную страницу и воспользоваться поиском. Состояние базы Всего документов: 233329 На казахском языке: 116993 На русском языке: 115930 На английском языке: 406 Дата обновления: 08.06.2018 […]
• Как можно написать и грамотно оформить жалобу на управляющую компанию в жилищную инспекцию? Жилищная инспекция – это первая инстанция, в которую обращается недовольный жилец после того, как управляющая компания не исполнила его требования, изложенные в претензии. Некоторые потребители коммунальных услуг и вовсе […]
• Консультация юриста онлайн Быстрый ответ - на срочный вопрос, ответ в течение часа 100% гарантия консультации юриста Круглосуточная онлайн консультация 24/7 Понятные ответы на вопросы любой сложности Всегда на связи адвокаты юристы онлайн прямо сейчас Реальная консультация от живых юристов Ответ сразу […]
• Где купить страховку ОСАГО в Саратове Наличие полиса обязательного страхования автогражданской ответственности (ОСАГО) является законодательно закрепленной нормой для всех автовладельцев на территории РФ. Наличие полиса ОСАГО позволяет компенсировать ответственность виновники ДТП пострадавшей стороне в объеме […]
• Что делать если есть страховка но нет техосмотра "Особенности языка закона: Речевые особенности официально-делового стиля вообще в полной мере свойственны и языку законов как его подстилю. Более того, в языке законов эти особенности встречаются в концентрированном виде и используются с повышенной строгостью. В […]
• Поворот налево: основы правил движения по дорогам без штрафов Именно в ходе маневрирования допускается наибольшее количество ошибок и нарушений правил водителями, как начинающими, так достаточно опытными. Много сложностей вызывают моменты поворотов и разворотов. Именно на изучение этих моментов правил движения […]
• Как узнать и оплатить транспортный налог через госуслуги В интернете можно найти множество инструкций по оплате транспортного налога, но всегда встает вопрос доверия к таким сайтам и сервисам оплаты. Совсем другое дело, когда дело касается портала госуслуг. Люди уже привыкли пользоваться онлайн услугами и полностью […]
• психотерапевт Киев, семейный психолог Киев, сексопатолог Киев ПСИХОТЕРАПЕВТ СЕМЕЙНЫЙ ПСИХОЛОГ СЕКСОПАТОЛОГ Психотерапия развода Предразводный период. Основной целью психотерапевтических мероприятий в данный период является достижение продуманного, ответственного решения независимо от того, стремятся ли супруги […]

Сотрудник находился в командировке. После прибытия представил договор на услуги размещения в гостинице, квитанцию приходного ордера и счет на размещение в гостинице. Можем ли мы принять к оплате представленные документы? Наше учреждение финансируется за счет средств федерального бюджета.

Бухгалтер казенного учреждения, г. Пермь

Общие правила направления работников в служебные командировки установлены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в соответствии с ними работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. При этом в общем случае размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета” (далее – Постановление № 729) возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При этом в соответствии с п. 3 Постановления № 729 расходы, превышающие установленные размеры, могут возмещаться за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждения.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику на основании предъявляемых им подтверждающих документов (счетов гостиниц, чеков контрольно-кассовых машин и т. п.) со дня прибытия его в командировку и по день убытия, которые устанавливаются на основании отметок в командировочном удостоверении и (или) иных документов.

При оформлении проживания в гостинице командированному работнику должна быть выдана квитанция (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать (п. 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490,далее – Правила № 490):

Наименование исполнителя;

Фамилию, имя, отчество потребителя;

Сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

Цену номера (места в номере);

Другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

При этом Правила № 490 не содержат требования об обязательном указании в данном документе (квитанции, талоне и т. п.) каких-либо иных реквизитов (например, адреса исполнителя).

Счет, выданный гостиницей, можно считать документом, подтверждающим факт оказания услуг, он служит достаточным основанием для санкционирования оплаты денежных обязательств (подп. 15 п. 5 Порядка санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета, утвержденного приказом Минфина России от 01.09.2008 № 87н).

В том случае, когда гостиница не использует контрольно-кассовую технику (ККТ), должен выдаваться бланк строгой отчетности (БСО). Право отказаться от ККТ предоставлено п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт” (далее – Закон № 54-ФЗ). Организации и предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих БСО. Обязательными реквизитами таких бланков являются, в частности, место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица, шестизначный номер и серия документа, идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ, и т. д. Бланк документа может быть изготовлен типографским способом либо сформирован с использованием автоматизированных систем. Стандартная офисная техника для изготовления БСО не подходит.

Приходный кассовый ордер (ф. № КО-1) не является документом, оформленным на БСО, приравненным к кассовым чекам. На это указывают в своих решениях суды (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.11.2010 по делу № А27-10427/2010, постановление ФАС Дальневосточного округа от 07.07.2010 № Ф03-4514/2010 по делу № А73-77/2010, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 06.06.2007 по делу № А31-8889/2006-7). Соответствующие разъяснения даны также в письме УФНС России по г. Москве от 07.05.2007 № 22-12/042067.

Приходный кассовый ордер, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, является первичным документом бухгалтерского учета и не содержит обязательных реквизитов БСО, в частности, шестизначного номера и серии.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации можно говорить о том, что гостиницей допущено нарушение, выразившееся в неприменении ККТ в установленных федеральными законами случаях. Административная ответственность за него предусмотрена ст. 14.5 КоАП РФ.

В то же время суды приходят к выводу, что подтвердить оплату услуг можно и другими документами, в т. ч. квитанцией к приходному кассовому ордеру, оформленной в установленном порядке. Имеющиеся в приходном кассовом ордере реквизиты позволяют определить лицо, оказавшее услугу, вид и стоимость услуги, лицо, которому она была оказана, дату оказания услуги.

Обязанность выдачи кассового чека при получении оплаты услуг возлагается на лицо, оказывающее услугу и принимающее плату. Если гостиница по каким-либо причинам не выдала соответствующие чеки, суды обоснованно полагают, что данное обстоятельство не является препятствием для учета понесенных организацией расходов, подтвержденных иными доказательствами (постановление ФАС Московского округа от 28.01.2010 № КА-А40/15468-09 по делу № А40-2222/09-143-9, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 29.07.2008 № Ф08-4212/2008 по делу № А32-6455/2006-60/161).

В одном из дел судьи в качестве доказательства понесенных расходов приняли во внимание даже письмо гостиницы с подтверждением действительного проживания, получения оплаты от сотрудников организации с расшифровкой по счетам, датам, фамилиям, а также того, что кассовые чеки и приходные ордера не выдавались.

В письме Минфина России от 08.08.2005 № 03-05-01-04/261, разъясняющем вопросы налогообложения НДФЛ, также высказано мнение, что счет гостиницы и на оплату проживания могут быть отнесены к документам, подтверждающим расходы работника по найму жилья при нахождении в командировке.

Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. Таким образом, учреждение может принять к оплате представленные документы при условии, что они содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством.

Считаем также целесообразным сделать запрос в гостиницу, чтобы получить письменное подтверждение факта оплаты от сотрудника учреждения, а также того, что чек ККТ или БСО ему не выдавался.

Отвечали эксперты Электронной системы кадровика и
Экспертно-консультационной системы “Госфинансы ”

Если сотрудник предприятия направляется в служебную поездку, по нормам стат. 167 ТК ему гарантируется не только сохранение средней зарплаты, но и возмещение понесенных затрат. Для этого физлицо обязано предъявить отчетные документы по командировке. Какие формы имеются в виду? В какие сроки сдаются работодателю? Как подтвердить расходы на проживание в командировке? Подробные ответы – далее.

В соответствии с п. 10 Постановления Правительства России № 749 от 13.10.08 г. направленным в командировки специалистам работодателем выплачивается денежный аванс для возмещения затрат на жилье и проезд, а также суточные. Чтобы сотрудник смог без проблем отчитаться о потраченных финансах, а организация, в свою очередь, отнести сумму на расходы при исчислении налога с прибыли, физлицо обязано по возвращении из поездки предоставить авансовый отчет (п. 26 Постановления).

К этому документу прилагаются подтверждающие произведенные расходы отчетные документы для командировочных. В стат. 168 ТК определено, что предприятие обязано возместить командированному лицу издержки по проезду, найму жилья, суточные и другие допрасходы. Поэтому к числу отчетных форм относятся документы командировочным о проживании.

Какие бланки имеются в виду? Ответ будет зависеть от того, где именно проживал сотрудник. Если речь идет о гостинице, обязательно подтверждается оплата проживания в гостинице в командировке. Если в частной квартире, потребуются документы от частника. В целом, условия проживания в командировке никак не регламентированы на законодательном уровне, но все понесенные по факту затраты должны быть обоснованы, чтобы их можно было учесть в налоговом учете.

Как подтвердить затраты на проживание

Чтобы документально обосновать расходы на жилье для командировочных, физлицу необходимо подтвердить не только оплату средств, но также и факт проживания. Для этого, как правило, предоставляются договора об оказании услуг, чеки, счета, квитанции, БСО, акты и т.д. Если жилье арендуется у частника, арендный договор должен отвечать требованиям глав. 35 ГК РФ.

Обозначенные документы, равно как и прочие возможные формы, обязательно должны содержать подробные реквизиты получателя услуг по проживанию, а также фирмы (частника), предоставляющей такие услуги. В частности, реквизиты для гостиничных договоров должны соответствовать требованиям п. 20 Постановления № 1085 от 09.10.15 г. При этом по п. 28 оплата гостиницы в командировке выполняется полностью по факту оказания потребителю услуг, а в качестве подтверждения получения средств выступает соответствующий кассовый чек или же иной документ, оформленный как БСО.

Обратите внимание! В некоторых ситуациях документы на проживание командированного лица важны не только для возмещения расходов на жилье, но и для определения общего срока пребывания специалиста в поездке. Речь идет о тех случаях, когда сотрудник потерял проездные документы. В целях контроля и для корректности учета при этом разрешается предоставить документацию о найме жилья для проживания (п. 7 Постановления № 749), а при отсутствии последних – служебную записку или другой документ с календарными отметками принимающей стороны.

Отчетные документы за проживание в гостинице

При проживании в отелях гостиничные документы для командировочных являются основным подтверждением факта оплаты услуг и проживания работника. Чтобы впоследствии у предприятия не было проблем с налоговыми органами, сотруднику необходимо предоставить счет, ваучер, гостиничный чек или квитанцию. Любой из этих документов является обоснованием расходов на пребывание в гостинице и должен быть составлен на бланке БСО (если не используется ККТ) или чеке ККМ.

Соответственно, в бланке БСО указываются обязательные реквизиты по п. 3 Постановления № 359 от 06.05.08 г. Это № (шестизначный) и серия, а также название документа; форма регистрации, ИНН, адрес и название компании или ФИО ИП (поставщика услуг на проживание); стоимость и виду услуги; общая цена за проживание; должность и подпись ответственного лиц, выдавшего бланк и пр. Дополнительно работник предъявляет договор с гостиницей. Требования к заполнению последнего перечислены в п. 20 Постановления № 1085.

Обратите внимание! Если документы о проживании утеряны, предприятие может сделать запрос в отель. В этой ситуации подтверждением выступает справка гостиницы с указанием ФИО гостя, дат заселения и выселения. Правда впоследствии, при проверках ИФНС, возможны прецеденты о необоснованности возмещения средств только лишь на основании подобных справок. Да и для налогового учета этого документа недостаточно. Поэтому оптимальным будет дублирование утраченных форм.

Отчетные документы за проживание в квартире

Нередко командированные лица (с согласия своего работодателя) используют для проживания в поездках не гостиницы, а частное жилье. Для этого квартира арендуется на несколько дней или на более длительный период при необходимости. Это не запрещено. Но какие предоставить отчетные документы за проживание в квартире посуточно?

В первую очередь требуется подписание договора с арендодателем по нормам глав. 35 ГК РФ. Кроме того, подтверждением найма жилья выступает акт оказания услуг, который применяется при долгосрочной аренде. А для возмещения денег следует предъявить расписку частного лица о получении оплаты за квартирное проживание.

Оплата жилья в командировке без документов

Когда работник не может никак подтвердить потраченные на проживание средства, можно ли возмещать ему такие расходы? Нормативно работодатель вправе утвердить в ЛНА порядок возмещения подобных издержек даже при отсутствии обязательной документации (стат. 168 ТК). Однако отнести такие суммы на расходы компании по прибыли не получится, поскольку нет документального обоснования понесенных затрат по стат. 252 НК.

Обратите внимание! Если командированное лицо не может подтвердить свои расходы на жилье, в соответствии с п. 3 стат. 217 НК такие суммы облагаются НДФЛ, за исключением 700 руб. в день для российских поездок и 2500 руб. в день – для поездок за рубеж.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Как и для работников коммерческих организаций, расходы на проживание в гостинице командированных работников бюджетных учреждений должны быть обоснованы документально. Отказать в возмещении подобных трат руководители бюджета не вправе. При этом если сотрудник прикладывает к своему авансовому отчету все подтверждающие документы, никаких ограничений по лимитам расходования денег не существует.

Обратите внимание! В соответствии с положениями Приказа № 65н от 01.07.13 г. проживание в командировке относится на КОСГУ 212, то есть «Прочие выплаты». На эту же подстатью бухгалтер бюджетной структуры разнесет расходы по проезду, суточным, другим сопутствующим издержкам командированного лица, разрешенным ЛНА учреждения.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Отчетные документы для командировочных

Отчетные документы для командировочных

Сегодня процветание бизнеса почти невозможно без командировок и служебных поездок сотрудников компании. Они необходимы для решения важных производственных вопросов, положенных в основу деятельности организации. Чаще всего такие поездки финансируются из бюджета работодателя. Поэтому для отчетности работник, возвратившийся на рабочее место, должен составить подробный отчет о затратах денежных средств и передать его в бухгалтерию. Все отчетные документы для командировочных оформляются строго по правилам, так как они представляют важность для документооборота по расходам.

В каких случаях возникает необходимость оформлять отчетные документы для командировочных

Если появилась производственная необходимость отправить работника в командировку, нужно определить, кто из сотрудников компании сможет выполнить возложенную на него миссию. Речь идет не о полномочиях человека, а о некоторых ограничениях, предусмотренных Трудовым кодексом. Так, не допускается посылать в командировки следующих лиц:

Работников в период действия ученического договора, если командировка нарушает учебный процесс. То есть, если сотрудник уехал в командировку во внеучебное время или после обучения, это считается законным (ст. 203);

Беременных женщин (ст. 259 ТК);

Сотрудников, не достигших 18 лет, если они не относятся к творческим личностям, таким как спортсмен, артист или журналист, которые могут быть отправлены в командировку (ст. 268).

Женщины с малолетними детьми могут быть откомандированы предприятием при наличии их письменного согласия и отсутствия медицинских противопоказаний.

Работодатель обязательно уведомляет сотрудницу о том, что она вправе дать отказ. Такие же правила касаются и командировок:

Одиноких матерей и отцов, опекунов малышей возрастом до 5 лет (ст. 264 ТК);

Сотрудников, воспитывающих ребенка-инвалида;

Работников, которые ухаживают за больными родственниками, что подтверждает медицинское заключение (ст. 259 ТК).

Официально ездить в командировки имеют право только сотрудники, заключившие трудовые договоры с данной организацией.

Но таким правилом работодатели пренебрегают и отправляют в поездку:

Работников, оформленных по гражданско-правовому договору или соглашению;

Представителей компаний-партнеров, то есть лиц, которые не вступали с ними в какие-либо трудовые отношения.

В таких ситуациях документы на командировку не стоит оформлять . Однако возмещение затрат на поездку (командировочные расходы) и отчетные документы (учет этих расходов организацией) вполне реальны. Для этого нужно официально предусмотреть порядок компенсационных выплат и их взаимосвязь с выполненным участком работ.

Не так давно пакет служебной документации на поездку комплектовался на основании служебного задания, командировочного удостоверения и отчета о проделанной работе. Затем его усовершенствовали и расширили.

Теперь служебная командировка сопровождается следующими документами:

Приказ о командировке типовой формы, исполняющий роль поручения руководства.

Авансовый отчет или доклад об израсходованных средствах, подтвержденный соответствующими документами.

Табель рабочего времени с отмеченными днями командировки, за которые работник получает средний заработок.

Служебная записка, составляемая на тот случай, когда сотрудник использует для поездки свой личный автотранспорт.

Поговорим детальнее, для чего нужен каждый из выездных документов, и что следует за нарушениями в их оформлении.

Как составляется командировочный приказ?

В любой организации существует утвержденный типовой бланк приказа, предусмотренный Госкомстатом в Постановлении № 1 от 05.01.2004. В нем обязательно должны фигурировать Ф. И. О. работника, цель поездки и место назначения, дата выезда и его продолжительность.

Данный приказ утверждается работодателем, регистрируется в соответствующем журнале и передается на ознакомление будущему исполнителю.

Авансовый отчет

Чтобы работник смог приобрести билеты для поездки и забронировать номер в гостинице для проживания, ему выдаются подотчетные наличные деньги. При возвращении на предприятие он обязан сделать отчетные документы для командировочных, то есть заполнить бланк авансового отчета с документальным подтверждением всех своих расходов, оплаченных из полученной суммы.

Авансовый отчет подается в бухгалтерию не позднее 3-х дней со времени возвращения на рабочее место. Бухгалтеры проверяют правильность его составления и подлинность подтверждающих документов. Если замечаний и нарушений не обнаружено, выданная работнику сумма денег списывается и, соответственно, его расходы компенсируются.

Как оформляется командировка в табеле?

Дни отсутствия сотрудника, находящегося в командировке, проставляются в табеле рабочего времени под индексом «К» без указания фактически отработанных часов, что считается необязательным.

Когда работник по согласованию с руководством трудится в выходные дни или праздники, это обязательно указывается в табеле буквенным кодом «К-В», причем оплата за эти дни производится вдвое больше.

Как оформить служебную записку?

Когда сотрудник отправляется в служебную поездку на персональном автотранспорте, проездные билеты на него не оформляются. В данном случае по возвращению на работу он подает служебную записку с указанием продолжительности поездки (время отъезда и прибытия).

Расходы, понесенные во время командировки с использованием личного автомобиля (топливо, парковка), считаются служебными расходами и компенсируются работодателем. Списание суммы долга, подкрепленное только служебной запиской, не допускается. Должны присутствовать соответствующие отчетные документы для командировочных.

Для этого документа типовая форма не предусмотрена, он составляется в свободной форме, но обязательно содержит название организации, должность и Ф. И. О. работника, пункт назначения и срок командировки, данные об автомобиле, дата и подпись командированного.

Служебная записка оформляется, если сотрудник использует государственный, попутный или другой вид автотранспорта, а точнее ‒ при невозможности приобретения билетов для проезда.

Какие отчетные документы командировочных должен предоставить работник

В предоставленных сотрудникам бухгалтерии документах должны содержаться следующие сведения:

Суммы затрат на проживание (в гостинице, квартире, общежитии и др.);

Расходы на питание;

Издержки от пользования общественным транспортом;

Траты на телефонную и почтовую связь;

Стоимость топлива и ГСМ, если поездка совершалась работником на личном или служебном автомобиле.

Разумеется, по возвращению из командировки, сотруднику необходимо сделать отчетные документы для командировочных о результатах поездки. Они послужат основанием для расчета и возмещения ему понесенных затрат работниками бухгалтерии.

К документам, подтверждающим служебные расходы, относят:

Чеки (счета) на снятие жилья, занесенные в форму 3-Г (квитанция за гостиницу);

Проездные билеты к каждой поездке, предпринимаемой работником во время командировки;

Кассовые чеки по расчетам за продукты питания;

Фискальные чеки с АЗС;

Кассовые чеки на покупку необходимых товаров.

Помимо этих документов, сотрудник компании может предоставить в бухгалтерию еще и другие отчетные документы , например:

Акты о получении различных услуг, которые одобряются бухгалтерией только тогда, когда используемые услуги заранее согласованы с руководителем;

Договоры об аренде жилья, заключаемые в случаях, когда командированному работнику приходится снимать комнату (квартиру) взамен проживания в гостинице.

Указанные документы обязаны содержать детальные сведения с конкретными суммами расходов. В противном случае бухгалтерия не имеет права компенсировать сотруднику организации подобные расходы ввиду отсутствия размера суммы потраченных денег.

Следует помнить, что отчетные документы для командировочных сдаются в строго определенные сроки, утвержденные положениями КЗоТа. Любая организация вправе откорректировать общепринятый временной период внутренними нормативными актами.

Лучше всего урегулировать данный вопрос сразу же после выхода на работу по возвращению из командировки.

Возникают ситуации, когда сотрудников компании направляют в служебные поездки для участия в конференциях по обмену знаниями и опытом или на повышение квалификации . Вернувшийся работник обязан дополнительно предоставить бухгалтеру и кадровику такие документы:

Сертификат, выданный ему как участнику обучающего мероприятия;

Свидетельство (удостоверение, диплом) о повышении квалификации;

Организационные документы об обучении, включающие план и график мероприятий, на которые приглашен сотрудник;

Персональный отчет работника о полученном опыте (знаниях).

Обычно, подобная документация сдается сотрудником не позднее семи дней со времени приезда из служебной командировки

Поскольку все организации должны неукоснительно учитывать все командировочные расходы, отчетные документы или отчет сотрудника о командировке является обязательным . Только они служат основанием для компенсации компанией средств, затраченных во время поездки. Все расходы сотрудников учитываются в ежемесячном налоговом отчете, и малейшее несовпадение фактических и документально подтвержденных затрат грозит внушительными штрафами.

Бывают ситуации, когда командировочная документация теряется или случайно повреждается по вине самого работника предприятия или по неосторожности лиц, услугами которых он пользовался во время поездки. В любом случае, оперативно восстановить данные бумаги чаще всего проблематично, особенно человеку, пребывающему в незнакомом городе.

Для урегулирования подобных вопросов существуют специальные службы. К сожалению, они работают только в некоторых крупных населенных пунктах России. Оказавшись в такой щекотливой ситуации, сложно уложиться в отчетные сроки, установленные отечественным законодательством или локальной правовой базой компании.

При отсутствии достоверного подтверждения командировочных расходов бухгалтерия компании не имеет права возмещать их сотруднику. Любые денежные затраты должны отражаться в бухгалтерских отчетах с их обязательным документальным подтверждением.

Нужно помнить и то, что любые документы на оплату заполняются с указанием реквизитов компании работодателя.

Правильно составляя отчетные документы для командировочных и придерживаясь порядка их подачи, можно не беспокоиться о получении компенсации за все служебные расходы на поездку. Что касается обратной ситуации с утратой (порчей) отчетных документов, в этом случае можно ожидать лишь частичного возмещения затрат, даже при положительном исходе. Поэтому очень серьезно отнеситесь к любым документам, которые сопровождают вас в командировках.

Какие требовать отчетные документы с командировочных за проживание

Понятие «командировочные» подразумевает некую категорию расходов, помимо прочего включающую компенсацию аренды помещения для жилья. Все утвержденные нормы, условия и список сопроводительных документов отражены в законодательстве, правительственных нормативных актах и письмах Министерства финансов РФ.

Не так давно гостиничные счета были документами строгой отчетности. А бланки заполненной формы 3-Г полностью подтверждали получение услуг арендатором жилых помещений в определенный период времени и включали в себя все отчетные документы для командировочных.

Сейчас, после выхода 06.05.2008 Постановления Правительства № 359, все организации гостиничного комплекса могут самостоятельно формировать виды документации, подтверждающие фактическое проживание постояльцев.

Командированным сотрудникам предоставляется несколько вариантов размещения для проживания, таких как:

Номер в гостинице;

Квартира служебного пользования;

Самостоятельная аренда помещения;

Пребывание у родственников.

При этом избрание места размещения носит строго индивидуальный характер и обусловлено субъективными и объективными причинами.

Гостиничный номер

Располагаясь в оплаченном номере, командированные граждане могут иметь доступ ко всем бытовым и коммунальным услугам, которыми располагает гостиничный сервис.

Служебные квартиры

В этом случае наличие жилья, состоящего на балансе предприятий, которые по роду деятельности постоянно принимают специалистов со стороны, оправданно экономически.

К тому же командированным научным работникам (к примеру, преподавателям вузов) намного комфортнее находиться в бытовых условиях, наиболее приближенных к привычным.

При наличии у приглашающей стороны арендованного или служебного жилья, проблемы с размещением в гостинице отпадают.

У родственников

Большинство командировочных граждан предпочитают поселяться у родных или друзей. Такой вариант позитивно влияет на два фактора: экономичное решение бытовых проблем приезжих и их тесное общение с близкими людьми, которое выпадает нечасто.

Какие документы потребует работодатель?

Плановые отделы предприятий детально учитывают все расход на командировки.

Вернувшись на работу из поездки, сотруднику надлежит в течение 3-х дней сделать отчетные документы для командировочных, то есть составить авансовый отчет о расходах с приложением полученных чеков и квитанций о текущих расходах, после чего передать этот пакет документов в бухгалтерию организации.

Администратор гостиницы обязан выдать официальный документ для подтверждения проживания приезжего в одном из номеров отеля.

Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:

Учредительные и банковские реквизиты;

Данные паспорта приезжего;

Срок пребывания;

Сумма оплаты за проживание в номере с указанием НДС;

Подпись руководителя с печатью.

Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.

Кратковременное проживание командированных сотрудников в служебной или снятой квартире, как правило, требует безналичной оплаты согласно оформленному договору на аренду жилья.

По согласованию с руководством работник вправе заключить с собственником персональный договор найма принадлежащего ему помещения для временного проживания.

В этом случае арендный договор на квартиру (комнату) вместе с распиской об оплате официально доказывают факт найма жилья на время пребывания в командировке.

В общем виде документы для оформления представлены в таблице:

К сожалению, российский Налоговый кодекс не конкретизирует, какие бумаги могут официально подтвердить командировочные расходы и являют собой отчетные документы командировочных. Любые документы, оформленные в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, должны рассматриваться налоговыми службами.

Как происходит оплата за проживание в командировке?

Затраты на снятие гостиничного номера для проживания в служебной поездке, подтвержденные счетом на его оплату, возмещаются полностью. Налоговый кодекс не ограничивает данный вид расходов на временное проживание. Единственный нюанс, привлекающий внимание налоговиков при проверках, ‒ это компенсация стоимости номера с повышенной комфортабельностью.

Во избежание подобных инцидентов следует предусмотреть в Положении о командировках, какими конкретно условиями могут пользоваться в отелях:

Рядовые сотрудники;

Администрация и руководители подразделений.

Счета за командировочное жилье обычных сотрудников, превышающие утвержденные нормы, принимаются бухгалтерией для оплаты в полном объеме со ссылкой на внутреннее Положение о командировках.

В налоговый отчет вносятся расходы в границах нормы.

Пример:

Ведущий маркетолог П. С. Петров отправлен в командировку для подписания договора на поставку промышленного оборудования сроком на два дня. Для авансового отчета он использовал документы об оплате проживания в номере «Люкс» с посуточной стоимостью 5500 руб. В то же время Положение о командировках гласит, что работникам среднего звена разрешено снимать гостиничные номера не дороже 3500 руб./сут.

При утверждении авансового отчета Петрову П. С. компенсировали расходы на проживание в сумме 5500 руб./сут. × 3 дн. = 16 500 руб.

Кроме того, был начислен НДФЛ и страховые взносы с суммы превышения:

3500 руб./сут. × 3 дн. = 10 500 руб. − разрешенный максимум расходов на жилье;

16 500 − 10 500 = 6000 руб. − облагаемая налогом сумма для вычисления страховых взносов и НДФЛ;

6000 × 13 % = 780 руб. − налог НДФЛ.

Страховые взносы:

6000 × 22 % = 1320 руб. − в ПФ;

6000 × 5,1 % = 306 руб. − в ФФОМС;

6000 × 2,9 % = 174 руб. − в ФСС;

6000 × 0,7 % = 42 руб. − в ФСС от несчастных случаев на производстве.

Как отчетные документы командировочных отражаются в бухгалтерском учете

Чтобы бухгалтеры могли документально учитывать затраты на командировки и компенсации выезжающим сотрудникам, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» . В нем дебет счета показывает полученные работником суммы денег, а кредит отражает все расходы, возникшие у него в служебной поездке.

Неистраченную часть аванса, выданного работнику перед командировкой, он должен вернуть в бухгалтерию при возвращении, заполнив для этого приходный кассовый ордер. Эти командировочные расходы вносятся в отчетные документы, заполняемые для налоговой инспекции.

Если выданных денег оказалось недостаточно, и сотрудник истратил свои личные денежные средства, предприятие возмещает ему причиненные затраты сверх предварительного аванса, сопровождая это оформлением расходного ордера.

Проводки по расходам сверх выданного аванса

Дебет	Кредит	Название операции
		Выданы денежные средства под отчет
		Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу
		Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса

С учетом целей служебной поездки командировочные расходы разносятся в бухгалтерском учете по соответствующим счетам. Затраты на развлечения и культурные мероприятия подлежат учету как внереализационные расходы.

Когда в командировочных расходах показан НДС, о чем имеется документальное подтверждение с обособленным отдельной строкой налогом (бланки строгой отчетности, счет-фактура), данный НДС разносят на счет 19, после чего направляют его к вычету (если указанные расходы таковы, что уменьшают налоговую составляющую при определении налога на прибыль от продаж).

Бухгалтерские проводки командировочных расходов

Дебет	Кредит	Название операции
20 (23, 25, 26, 29)		Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности производственного предприятия
		Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности торгового предприятия
		Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства
		Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов
		Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции
		Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями
		Выделен НДС по командировочным расходам
		НДС направлен к вычету

Некоторые расходы командированных лиц могут быть не одобрены работодателем, и тогда эти затраты работник возмещает из собственной зарплаты (однако нужно учитывать, что сумма таких удержаний не должна превышать 20 % от его среднего заработка) или внесением наличных денег на расчетный счет либо в кассу организации.

Если определенные затраты работодатель самостоятельно оплачивает перечислением с банковского счета предприятия (к примеру, покупка билетов, бронирование отеля), то используются следующие проводки:

Дебет	Кредит	Название операции
		Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя
20, 23, 25, 26, 29 (44)		Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем
		Выделен НДС по этим расходам (если выделяется)
		НДС по командировочным расходам направлен к вычету

Если работодатель самостоятельно покупает проездной билет для работника , его заносят на субсчет 3 для счета «Касса» № 50, выполняя при этом такие проводки:

Пример учета расходов на командировку:

Инженер Н. И. Сидоров откомандирован на 5 суток с выдачей ему подотчетной суммы 20 000 руб. Его суточные составляют при этом 1000 руб. По возвращению Сидоров Н. И. подает отчетные документы командировочных,то естьавансовый отчет, подтвержденный расходными документами:

Билеты на ж/д проезд в оба конца обошелся в 8000 руб., включая 1220 руб. НДС, где сам налог обособлен в отдельную строку;

Счет из отеля на 5000 руб., оформленный на соответствующем бланке строгой отчетности, включая 763 руб. НДС, который тоже вынесен в самостоятельную строку.

Бухгалтерские проводки по учету расходов на командировки:

Сумма	Дебет	Кредит	Название операции
			Выданы денежные средства под отчет из кассы
			Списаны расходы на билеты без учета НДС
			Выделен НДС по расходам на билеты
			НДС направлен к вычету
			Списаны расходы на гостиницу без учета НДС
			Выделен НДС по расходам на гостиницу
			НДС направлен к вычету
			Списаны суточные
			Работником возвращены оставшиеся денежные средства в кассу предприятия

Как отчетные документы командировочных отражаются в налоговом учете

Расходы на командировки в налоговой отчетности отражаются среди прочих расходов в соответствии со ст. 253 НК России. Дата авансового отчета считается датой подтверждения расходов на служебную поездку.

При вычислении налога на прибыль налоговая база может быть снижена на сумму командировочных затрат.

При налогообложении могут учитываться такие расходы (ст. 264, п. 1, п/п 12 НК):

Транспортные (проезд до пункта назначения в оба конца);

На проживание (расчет за гостиницу или аренду жилья);

Суточные затраты;

Оформление паспортов, выдачи виз и аналогичных документов;

Аэродромные и консульские сборы, налог за въезд, транзит, проход и прочие пошлины.

Добавочные затраты в отеле за обслуживание номера (химчистка, уборка, помощь носильщика), кормление в ресторане или баре, оздоровительные услуги (спортзал, бассейн, сауна) ‒ это не командировочные расходы, и в отчетные документы не вносятся, поэтому не снижают налоговую базу при вычислении налога на прибыль.

Условия и размеры компенсации расходов на командировки самостоятельно утверждаются предприятиями во внутренних нормативных актах.

Любые командировочные затраты учитываются при определении налога на прибыль, отчислений на НДФЛ и УСН в размере, прописанном локальными документами организации.

При вычислении данного налога документально подтвержденные расходы на командировки считаются на дату принятия отчетных документов для командировочных(в частностиавансового отчета).

НДС по командировочным расходам берется к вычету, если они:

Оплачены работником или организацией;

Имеют счет-фактуру.

Признание НДС к вычету по другим документам (помимо счета-фактуры), где он вынесен в отдельную строку, возможно для оплаты проживания и проезда командированного лица. К подобным документам принадлежат:

По проезду ‒ билет (в т. ч. электронный), маршрутный лист или квитанция (контрольный купон), чек за заказ легкового такси;

По проживанию ‒ бланк строгой отчетности.

Каждый из указанных документов вносится в книгу покупок.

Как с командировочных расходов платить страховые взносы и НДФЛ

1) Суточные деньги не облагаются:

Страховыми налогами в размерах, утвержденных внутренней нормативной базой организации;

НДФЛ в суммах, не более 700 руб. за каждый командировочный день внутри страны и 2500 руб. за границей.

Если суточные превышают данные ограничения, разницу в сумме следует внести в справку 2-НДФЛ (код 4800) в том месяце, когда утверждался авансовый отчет (отчетные документы для командировочных). В данной справке не отражаются суточные в размере, не подлежащем обложению НДФЛ.

2) Обязательно облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация стоимости:

Питания, включая его стоимость, которая выделена отдельно в гостиничном счете;

Проезда, когда до или после командировки работник находился в отпуске в пункте пребывания (т. е. не совпадают дата билетов и сроки командировки).

Если стоимость проживания и проезда в служебной командировке (включая такси, аэроэкспресс) документально обоснована, она полностью освобождается от обложения страховыми взносами и НДФЛ.

Что делать, если отчетные документы командировочных отсутствуют

Как быть, если утерян посадочный талон?

Данный документ подтверждает перелет пассажира. Его потеря может стоить вам отказа в компенсации. В этом случае нужно обратиться к служащим аэропорта с запросом подтверждающих документов.

Как быть, если в гостинице отсутствуют необходимые бумаги?

Некоторые гостиницы считают достаточным оформление счетов без выдачи чеков и приходных ордеров. Законодательство позволяет субъектам-предпринимателям, не использующим ККТ, работать со счетами как бланками строгой отчетности. Поэтому бухгалтерия не вправе отказать вам в приеме данного вида документального подтверждения. Чтобы не возникало сомнений, предварительно свяжитесь с забронированным отелем и выясните, что там выдают, и есть ли у них документы, которые вам нужны.

Чем доказать проживание в частной квартире?

Данный случай требует подачи командированным сотрудником договора аренды жилого помещения и акта оказанных услуг за подписями двух сторон. Передачу денег доказывает расписка хозяина квартиры.

Не знаете, как оформить отчетные документы для командировочных? Обращайтесь к нам в «Бизнес Ресурс». Мы оказываем квалифицированную юридическую поддержку малых и средних предприятий. Можем предложить бухгалтерское и правовое сопровождение бизнеса. Регион нашей деятельности ‒ СПб и пригород. Контактные телефоны для консультаций: