Оформляем и выдаем работникам справки. Срок выдачи справки о заработной плате Справка о зарплате директору кто подписывает

Справка – это документ, доказывающий либо опровергающий какой-то факт.

У нее много разновидностей, в зависимости от цели, содержания и места предоставления.

Выдача справок – не право, а обязанность работодателя , который перед законом отвечает за достоверность представленной в ней информации.

Передача неверных сведений, не подкрепленных документами данных, может повлечь за собой административное наказание в виде штрафа.

Поэтому составление справки требует внимательности и соблюдения всех формальностей.

Общие требования

Ст.62 Трудового кодекса дает право работникам получать сведения о своей деятельности , не давая объяснений о том, для каких целей потребовалась справка.

Работодатель обязан в трехдневный срок предоставить всю имеющуюся у него информацию.

Заявка от сотрудников оформляется в виде заявления, где указывается состав необходимых ему сведений.

Справка выдается лично в руки только самому заявителю. Давать сведения о трудовой деятельности чужого человека работодатель не имеет право в связи с законом о защите персональных данных (ФЗ-152).

Трудовой кодекс РФ. Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая — третья утратили силу.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Заявления на выдачу справки с места работы.

Вне зависимости от типа справки к его оформлению предъявляют ряд требований :


Все справки имеют исходящий номер . Целесообразно для данного вида документа завести отдельный журнал регистрации. Но если в организации маленький объем документооборота, возможно регистрация справок в общем журнале исходящих документов.

Необходимо иметь в виду, что некоторые виды справок имеют установленную форму , которая едина для всех учреждений, не зависимо от их форм собственности. Например, справка о доходах – это 2 НДФЛ. Если она составлена неправильно или не на том бланке – считается недействительной .

Бланк справки по форме 2 НДФЛ.

Какие виды существуют?

В делопроизводстве различают несколько видов справок:

  • служебные;
  • личные;
  • архивные.

Работникам выдаются личные справки , так как именно они содержат в себе сведения об их рабочей деятельности. Архивные справки могут понадобиться при выходе на пенсию со старых мест работы. Их затребывают пенсионный фонд, судебные органы.

Куда могут предоставляться?

В соцзащиту

Семьям, признанным малоимущими, государство выплачивает ежемесячное пособие . Они также имеют право на получение субсидий .

Для его назначения в соцзащиту приносят справку с работы о своих доходах за последние 3 месяца , в котором указывается следующая информация:

  • наименование организации, его реквизиты ;
  • Ф.И.О. работника, должность и структурное подразделение;
  • с какого времени трудиться на предприятии;
  • помесячный доход .

При этом обязательно определяют вид дохода : заработная плата или пособие. Размер алиментов от общей суммы вычитывается (если работник их платит). Основанием для справки являются лицевые счета и расчетные ведомости.

В институт

Работнику-студенту справка может понадобиться в следующих случаях:

  • нет возможности прийти на экзамен в связи с командировкой или производственной необходимостью;
  • заочникам для подтверждения факта работы.

Составляется на обычном бланке для письма с указанием времени начала работы и должности. Вместо конкретного адресата пишется фраза «для предоставления по месту требования».

Оформления справки с места работы для ВУЗа.

Для центра занятости

Данный вид справки необходим бывшим работникам при постановке на учет в центр занятости для определения размера пособия . Указывается:

  • период работы в организации;
  • режим работы;
  • средний заработок за последние 3 месяца ;
  • были ли неоплачиваемые периоды за 12 месяцев до увольнения (больничные, административные, время простоя, отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет).

Скачать бесплатно справки для центра занятости.

Для УФМС

Миграционная служба просит предоставить иностранных граждан информацию об их финансовом состоянии.

Выдаваемая работодателем справка подтверждает фактическое место работы предъявителя, его должность, размер зарплаты.

Документ заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, ставится круглая печать.

Для банка

Перед принятием решения о предоставлении кредита банк проверяет своих потенциальных клиентов на кредитоспособность. Основной документ, отражающий финансовое состояние работника – это справка о доходах, предоставляемая с места работы.

Для каких нужд?

Для чего нужна справка с места работы?

Для больничного

Для расчета больничных существует специальная справка, которую сотрудник приносит с предыдущего места работы. Форма для всех организаций единая , утвержденная Минсоцразвития РФ.

Содержит в себе сведения обо всех выплатах и вознаграждениях, в том числе заработной плате, на которые начислялись страховые взносы. Раньше справка выдалась лишь по требованию работника, но с 2011 года работодатель обязан предоставлять его каждому уволившемуся сотруднику вместе с остальными документами.

Бывший работник получает подобную справку на основании письменного заявления в течение трех рабочих дней. В справке содержаться следующие сведения:

  1. О сумме заработка за два предшествующих увольнению года и за текущий.
  2. Количество дней приходящихся на:

Справки о заработке и о количестве календарных дней.

Совместителю

По желанию сотрудника в трудовую книжку вносится запись о его работе по совместительству. Для этого работнику понадобиться справка , доказывающая факт его трудовой деятельности в другой организации.

Бланк справки для совместителя.

Бланк справки об отпуске совместителя.

Об алиментах

Алименты являются одним из источников дохода . В банках, при обращении в государственные организации, в органы соцзащиты для получения пособий требуют документально подтвердить их конкретный размер .

Справку выдает бухгалтерия, на основании произведенных выплат. Составляется произвольно , единой формы не существует. В ней содержаться сведения не только о полученных/отправленных денежных средствах, но также об алиментоплательщике, алиментополучателе.

Такая справка может понадобиться и самому алиментщику . Его иногда запрашивают налоговые инспекции, чтобы отследить, произведены выплаты по исполнительному листу в полном размере.

Бланка справки об удержании алиментов.

Бланка справки о выплачиваемых алиментах.

Справки об алиментах, полученных по исполнительному листу.

Для пенсии

Для назначения пенсии ПФ может потребовать справку о заработке будущего пенсионера за 5 лет . Причем, начиная с 2000 года, никаких дополнительных документов при расчетах пенсии не требуется, вся информация берется из персонифицированного учета . Справка необходима, если планируется учитывать заработную плату до указанного периода. Она содержит в себе следующую информацию:


Справка также может понадобиться для обоснования льготного стажа . Она доказывает занятость человека и подтверждает его право на досрочную пенсию . В такой справке обязательно указывается, что она дана для предоставления в пенсионный фонд.

Справки о заработке за 5 лет будущего пенсионера.

Справки, подтверждающей стаж работы.

О командировке

Данный вид справки работникам требуется очень редко . Обычно достаточно копии командировочного удостоверения . Но в некоторых местах без справки не обойтись. Например, в ЗАГСе для быстрой росписи без очереди, если один из молодоженов планирует ехать в длительную командировку.

  1. Указывается организация, Ф.И.О. сотрудника, должность .
  2. Подтверждается его нахождение в командировке.
  3. Пишется пункт назначения, период отсутствия.

Составления справки о нахождении в командировке.

Для декретных

После рождения детей с места работы органы соц.защиты требуют ряд справок:


Справки о неполучении единовременного пособия вторым родителем.

Для загранпаспорта

При получении загранпаспорта от граждан требуют предъявить анкету, заверенную кадровыми работниками. В нем содержаться выписка из трудовой книжки и другие биографические факты. Раньше к тому же запрашивали отдельную справку , подтверждающую факт работы человека в данной организации.

Справка для визы является доказательством стабильности доходов аппликанта. Она помогает консульствам отсеивать потенциальных мигрантов.

В тексте документа содержаться сведения о:

  • дате приема на работу, должность сотрудника;
  • среднемесячном доходе ;
  • дате окончания отпуска. Доказывает тот факт, что по окончанию поездки за человеком сохраняется рабочее место.

Справка подписывается директором и главным бухгалтером. Составляется на русском языке, хотя целесообразнее оформить ее на английском , если есть такая возможность.

Составления справки для оформления визы на английском языке.

Справки для оформления загранпаспорта.

Итоги

Какой бы вид справки работник не затребовал, существует главное правило при ее составлении – это достоверность предоставленных сведений . Очень часто сотрудники просят войти в положение, и указать повыше зарплату, получше должность или хотят изменить период работы, так как для льготной пенсии не хватает буквально нескольких рабочих дней.

Порой работодатели идут у них на поводу и вносят липовые данные .

Но ведь справку подписывает не работник, а специалист , отвечающий за его выдачу, главный бухгалтер, руководитель организации.

Ставя свою роспись под недостоверными данными, они должны помнить, что нарушают закон .

Такая справка теряет свою юридическую силу , а должностное лицо, его выдавшее, может быть подвержена административной ответственности.

Пример оформления справки

Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги, но с указанием тех же реквизитов. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.

Справка личного характера

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.

При оформлении справок часто используются трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии» имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что действительно работает....» и т.д.

В тексте этого документа обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.

Справка о сумме заработной платы была введена для того, чтобы узнать о реальных доходах граждан. Документ оформляют на специальных бланках, куда вносят информацию о заработке.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Выдает справку организация (госпредприятие, учреждение, ИП – индивидуальный предприниматель и т. д.) в подтверждение места работы, должности, стажа и зарплаты человека.

Такой документ понадобится для оформления:

  • декретных;
  • пенсии;
  • визы для поездки за границу;
  • субсидии;
  • кредита в банке;
  • статуса безработного (Центр занятости);
  • документов в суд и другие учреждения.

В каждой организации установленная форма документа, но допускается и свободная.

Что говорит закон?

По новому законодательству, чтобы получить документ, ждать и просить работник не должен.

По первому же письменному требованию в течение трех дней (статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации) руководство организации должно представить документ заявителю.

Эта информация конфиденциальная, охраняемая Законом «О персональных данных», поэтому справку вручают лично сотруднику. Забирая ее, нужно написать расписку о получении, а ответственный сотрудник записывает в специальном журнале.

Исходящий номер на справке, дата выдачи должны соответствовать номеру и дате, записанным в журнале.

Сотруднику, который увольняется, руководство предприятия обязано выдать документ в . Бывший сотрудник тоже имеет право обратиться за такой справкой, подав заявление.

Для оформления пенсии нужно предъявить и другие документы:

  • паспорт;
  • справку о среднем заработке;
  • оригинал трудовой книжки;
  • если есть инвалидность, то удостоверение.

Где взять информацию о зарплате, если предприятие ликвидировано?

Документ может выдать вышестоящая организации или ставшая правопреемником после реорганизации либо переименования, указав приказы об изменении реквизитов.

Правопреемников нет? Всю документацию нужно хранить в архиве. Его сотрудники выдадут справку, сделав выписку из бухгалтерских документов.

Если нет возможности выдать документ по утвержденной форме, в их праве составить его самостоятельно, исходя из тех сведений, которые имеет архив.

Для посольства

Решили поехать за границу отдохнуть или по делам службы? В посольстве страны, куда собрались, тоже потребуют справку, подтверждающую ваши доходы, на русском и английском языках.

Кроме справки, нужно представить и другие свидетельства вашей состоятельности:

  • выписку из банковского счета;
  • документ на дорогой автомобиль;
  • документ на коттедж, престижную квартиру.

Совет: будете оформлять документ для подачи в консульство, поинтересуйтесь там о его форме, ведь могут возникнуть нюансы в требованиях к оформлению.

Нет возможности обратиться в консульство - помогут в туристическом агентстве. Ведь неправильно оформленная бумага может поставить под удар саму поездку за границу.

Для декретного отпуска

Законодательством России каждой женщине, ждущей рождения малыша, гарантирован оплачиваемый государством на 140 дней.

После родов она имеет право продлить его до тех пор, пока ребенку не исполнится полтора или три года. Будет получать и государственную помощь. Чтобы ее оформить, тоже нужен документ о зарплате.

Для получения денежной помощи до полуторагодичного возраста ребенка нужно подать:

  • заявление;
  • свидетельство о рождении малыша;
  • справку о заработной плате.

Пособие начисляют так:

  • Среднюю зарплату за два последних года делят на календарные дни за тот же период (минус отпуск по беременности и родам, время освобождения с сохранением зарплаты, ).
  • Размер среднего ежедневного заработка равен предельной сумме, деленной на 730. Умножают на 30,4 и на 40 процентов. Получается месячное пособие.

Особенности заполнения справки о зарплате

До 2013 года четко установленной формы справки о заработной плате, которую подают для оформления помощи по уходу за детьми до трех лет, не было. Ее составляли в свободной форме.

Сейчас при заполнении нужно использовать установленную форму. Постольку форматы утверждены не своевременно, обратите внимание на периоды их действия.

Документ заполняют шариковой ручкой от руки. Чернила – синие или черные. Нельзя подчищать, исправлять. Можно менять шрифт, добавлять строки.

Пример:

Женщина, будучи в декретном отпуске, работала неполный день – этот период считается отпуском по уходу за ребенком. Делая расчет ежемесячных пособий, исключают отпуск по уходу за малышом. Заработанные за это время суммы учитывают в средний заработок.

Фрагмент справки:

Для Центра занятости (биржи труда)

Пособие по безработице уволенным гражданам во время профподготовки или переподготовки, если их туда направили органы службы занятости, зависит от зарплаты на последнем месте работы. И без справки о зарплате не обойтись.

Например, уволенному работнику понадобилась справка о зарплате для предъявления в Центр занятости.

Схема расчета:

  • 01.03.2015-31.10.2015 г. – отработанный период;
  • рабочие дни – 63 (19+21+23);
  • в этом периоде были увеличены оклады; зарплата: 35 200 руб. (10 000 руб.+12 600 руб.+12 600 руб.).
  • коэффициент=12600/10000=1,26
  • зарплата в расчетном периоде = 10000*1,26+12600+12600=37800 руб.
  • средний дневной заработок = 37800/63=600 руб.
  • среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде= 63 дня/3 мес=21 день
  • средний заработок = 600 руб * 21 день=12600 руб.

Для соцзащиты на субсидию

Субсидии на жилищно-коммунальные услуги и другие социальные выплаты для многих актуальны.

Очень прошу ответить: работник запросил справку о заработной платы для ПФР за 1990-2001 годы - вы понимаете, что тогда не было компьютерного учета: работа предстоит огромная: поднять "море" ведомостей. Обязана ли бухгалтерия это делать? И если да, то в какие сроки?

Ответ

Ответ на вопрос:

Да, бухгалтерия обязана выдать такую справку, в течение трех рабочих дней с момента подачи сотрудником соответствующего заявления .

На это прямо указано в ст. 62 ТК РФ.

Никаких исключений в части отсутствия у работодателя компьютерного учета, периодов, за которые предоставляется справка данная норма, к сожалению, не содержит.

Более, того, данная норма распространяется даже на бывших работников.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как оформить копию, справку или выписку по запросу сотрудника

Виды запрашиваемых документов

Какие документы о работе сотрудник может запросить у работодателя

Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему документы, связанные с его трудовой деятельностью. Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть любой документ, который так или иначе связан с работой данного сотрудника. Это следует из положений Трудового кодекса РФ. В специалисты Роструда дают аналогичные разъяснения.

Так, сотрудник может попросить выдать ему:

  • о зарплате, в том числе по , о периоде работы у данного работодателя, о времени отпуска, о трудовом стаже и т. п.;
  • о приеме на работу, переводе, об увольнении и т. п.;
  • , в котором содержатся его персональные данные, например копию личной карточки;
  • : трудовой книжки, приказа, локального акта и т. п.

Свою просьбу о предоставлении документов или их копий сотрудник должен оформить заявлением в .

Требования к сотруднику представить какие-либо запросы или ходатайства третьих лиц также будут неправомерны.

Вопрос из практики: может ли работодатель отказать сотруднику в выдаче справки с места работы, если ранее справка с запрашиваемой информацией уже представлялась

Нет, не может.

Работодатель обязан по заявлению сотрудника выдать копии запрашиваемых документов, связанных с работой. При этом законодательство не ограничивает эту обязанность количеством выданных справок. Это следует из Трудового кодекса РФ.

Поэтому если сотрудник обратится несколько раз за справками с одной и той же информацией, которая ранее уже предоставлялась, то основания для отказа в представлении документа у работодателя отсутствуют. Это правило действует независимо от причины повторного обращения. Более того, такие просьбы могут быть вполне обоснованы. Например, сотрудник несколько раз запрашивает справку о зарплате для представления ее в разные банки при оформлении кредитов.

Вопрос из практики: нужно ли проставлять печать организации на приказ о приеме на работу или увольнении, если сотрудник требует этот документ для представления в другую организацию или ведомство

Нет, не нужно.

Если сотрудник просит предоставить внутренний локальный документ, например приказ о приеме на работу или об увольнении для представления третьим лицам, то работодатель должен выдать не сам приказ или его дубликат, а предоставить или . А вот на копии или выписке печать организации, а также подпись ответственного лица, который подтверждает точность копии или данных из выписки, уже обязательна.

Вопрос из практики: какие справки должен оформить работодатель, если сотрудник желает зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя

Данная процедура не требует оформления каких-либо справок со стороны работодателя.

Факт работы по трудовому договору не препятствует желанию сотрудника получить статус индивидуального предпринимателя. Более того, сотрудник вовсе не обязан сообщать работодателю о своих намерениях. Чтобы вести деятельность в качестве ИП, сотруднику - гражданину РФ необходимо зарегистрироваться в налоговой инспекции с таким статусом ().

Для этого нужно подать определенный пакет документов, в частности:

  • заявление о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя по , утвержденной . Требования к заполнению указанного заявления приведены в приказа ФНС России от 25 января 2012 г. № ММВ-7-6/25;
  • копию паспорта гражданина РФ;
  • квитанцию об уплате государственной пошлины в размере 800 руб. ();
  • доверенность или копию доверенности, заверенные нотариально в случае подачи документов через представителя.

Таким образом, для регистрации сотрудника в качестве ИП оформлять и представлять какие-либо документы со стороны работодателя не нужно.

Срок оформления

В какой срок работодатель должен оформить документы по запросу сотрудника: справки, копии, выписки из приказов

Работодатель обязан исполнить просьбу сотрудника, в том числе , и подготовить запрошенные им документы: справки, копии или выписки и т. п. - в течение трех рабочих дней со дня получения . Все справки и копии документов для сотрудников работодатель оформляет и выдает бесплатно. Об этом говорится в Трудового кодекса РФ.

При согласии работника запрошенные документы можно .

Вопрос из практики: может ли работодатель отправить документы, которые запросил сотрудник, по почте, если в трехдневный срок выдать их ему на руки невозможно

Да, может, при наличии согласия от работника.

Работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи выдать сотруднику по работе (). При этом трудовое законодательство не содержит запрет на отправку документов по почте, если их невозможно выдать на руки. Например, работник запросил документы, а сам заболел или ушел в отпуск.

Вместе с тем, отправка документов возможна только при наличии согласия на это работника. Поэтому в заявлении сотрудник должен обязательно указать свою просьбу о получении копий документов по почте. Если сотрудник не даст такого согласия заранее и не сможет получить копии документов в трехдневный срок, то составьте в произвольной форме о необходимости явиться за подготовленными документами или дать согласие на их отправку по почте. Наличие такого уведомления подтвердит, что работодатель подготовил документы в срок.

При наличии согласия от работника на пересылку документы отправьте по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Вопрос из практики: обязан ли работодатель выдавать документы о работе по требованию бывшего сотрудника

Да, обязан.

Справка с места работы

Как оформить справку с места работы по запросу сотрудника

Справку с места работы оформляют, когда нужно подтвердить факт работы сотрудника у работодателя, а также условия, на которых он трудится. Типовой формы справки законодательством не предусмотрено, поэтому работодатель может составить ее в . Чтобы справки работодателя имели единый вид, разработайте бланк справки.

Как правило, бланк содержит в себе следующие реквизиты:

  • сведения о работодателе (наименование, адрес, номер телефона, ИНН) ( ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного );
  • дату справки ( ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного );
  • регистрационный номер справки ( ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного );
  • место представления справки или адресат ( ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного );
  • должность, подпись и расшифровку подписи лица, ответственного за подписание справки ( ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного ). Справку может подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник. Если в справке отражены сведения о зарплате, то, как правило, дополнительную подпись на ней ставит главный бухгалтер организации или иной уполномоченный сотрудник бухгалтерии;
  • печать организации ( ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного ).

Разработанный бланк справки можно .

При заполнении готового бланка справки отразите в нем следующую информацию:

  • сведения о сотруднике (его фамилию, имя, отчество, должность, структурное подразделение, а также дату начала его работы в организации);
  • иную информацию, запрошенную сотрудником, например сведения о его трудовом стаже, времени отпуска и т. п. ().

В зависимости от места представления справки объем содержащихся в ней сведений может отличаться. Как правило, сведения, которые необходимо отразить в справке, . В то же время требования к содержанию справки для представления в то или иное ведомство могут быть установлены отдельными нормативно-правовыми актами. Например, особые требования к содержанию справки для представления ее в суд в связи с подачей заявления об усыновлении установлены в части 1 статьи 271 Гражданского процессуального кодекса РФ. Там сказано, что справка с места работы должна содержать не только сведения о занимаемой должности, но и о зарплате сотрудника. Справка иностранному сотруднику для представления ее в территориальное отделение ФМС в связи с получением вида на жительство также в обязательном порядке должна содержать сведения о его заработке ( регламента, утвержденного ).

Пример выдачи сотруднику справки с места работы

В отдел кадров от секретаря Е.В. Ивановой поступило . Сотрудник в заявлении указал, что справка нужна для представления в посольство и должна содержать сведения о зарплате и периоде будущего отпуска. Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова в течение трех рабочих дней с момента получения заявления оформила и .

Вопрос из практики: как оформить справку о среднем заработке за последние три месяца. Справка требуется бывшему сотруднику для оформления пособия по безработице

После расторжения трудового договора сотрудник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для регистрации в качестве безработного он должен представить паспорт, трудовую книжку и справку о среднем заработке за последние три месяца (). Такую справку работодатель обязан выдать не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему сотрудника ().

Форма справки на федеральном уровне не утверждена. Поэтому работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Представление справки не по форме, утвержденной региональным центром занятости, может быть причиной отказа для назначения пособия по безработице (). Если же региональная форма не установлена, то справку можно составить в .

Срок обращения за справкой законодательством не ограничен, поэтому сотрудник может обратиться за ней и после увольнения. Вместе с тем, граждане, которые не работали более одного года или прекратили предпринимательскую деятельность, имеют право встать на учет по безработице в службу занятости без предъявления справки о среднем заработке с последнего места работы. Правомерность такой позиции подтвердил Конституционный суд РФ в .

Чтобы заполнить справку, рассчитайте средний заработок. исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице утвержден .

Расчетный период

Расчетный период для среднего заработка составляет последние три календарных месяца (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу увольнения ( Порядка, утвержденного ).

Из расчетного периода нужно исключить дни, когда:

  • за сотрудником сохранялся средний заработок (командировки, оплачиваемые отпуска и т. п.);
  • сотрудник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя;
  • сотруднику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • сотрудник получал пособие по временной нетрудоспособности, а также пособия по беременности и родам или по уходу за ребенком;
  • сотрудник в других случаях освобождался от работы с сохранением заработка или без него (например, был в отпуске за свой счет).

Бывает, что весь расчетный период состоит из дней, которые нужно исключить. Тогда для исчисления среднего заработка нужно взять ближайшие к расчетному периоду три календарных месяца, когда у сотрудника были отработанные дни ( Порядка, утвержденного ).

Если у сотрудника были отработанные дни только в месяце увольнения, то расчетным будет период с 1-го числа месяца его увольнения по день увольнения ( Порядка, утвержденного ).

Какие выплаты включать в расчет среднего заработка

При расчете среднего заработка учтите все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда (зарплата, премии, надбавки). Так сказано в Порядка, утвержденного .

А вот суммы, начисленные за исключаемые периоды, во внимание не принимайте ( Порядка, утвержденного ).

Как учесть премии

При расчете среднего заработка нужно учесть премии, начисленные в расчетном периоде. Порядок учета премий зависит от их вида.

Вид премии Как включать в расчет
Ежемесячная премия По одной за каждый показатель премирования (например, за количество продаж или за объем выручки) за каждый месяц расчетного периода. Если сотруднику за один месяц начислены две премии за один показатель, то в расчет нужно включить ту премию, сумма которой больше
Квартальная, полугодовая По одной за каждый показатель в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода
Вознаграждение по итогам работы за год, премия за стаж работы, единовременное вознаграждение за выслугу лет, другие выплаты по итогам работы за год (везде речь идет о начислениях за предшествующий год) В размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от того, когда она начислена

Возможно, в расчетном периоде у сотрудника были исключаемые дни. Тогда премии учитывайте следующим образом:

  • ежемесячные премии, которые выплачиваются с зарплатой, включайте в расчет в полной сумме;
  • все остальные премии - пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.

Учет повышения зарплаты

При расчете среднего заработка нужно учесть повышение зарплаты, если зарплата была проиндексирована всем сотрудникам организации или филиала. Порядок учета индексации зависит от того, в каком периоде произошло повышение.

Если зарплата повышена в расчетном периоде, нужно проиндексировать выплаты, начисленные в расчетном периоде до повышения зарплаты.

Если зарплата повышена после расчетного периода, но до даты увольнения, индексации подлежит средний заработок.

Выплаты нужно индексировать на коэффициент повышения зарплаты. Рассчитайте его по формуле:

Расчет среднего заработка

Средний заработок определяйте по формуле:

Средний дневной заработок считайте по формуле:

Возможно, сотруднику установлено неполное рабочее время. Тогда средний дневной заработок считайте по формуле:

Пример расчета среднего заработка для определения суммы пособия по безработице

А.С. Кондратьев увольняется 15 апреля. Расчетным периодом будет период с 1 января по 31 марта.

Сумма выплат, которые включаются в расчет среднего заработка, начисленные Кондратьеву за расчетный период, составили 150 000 руб.

В расчетном периоде 55 рабочих дней. Кондратьев отработал все дни расчетного периода.

Поэтому среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде составляет 18,3333 дн. (55 дн. : 3).

А средний дневной заработок равен 2727,27 руб. (150 000 руб. : 55 дн.).

Средний заработок составляет 49 999,86 руб. (2727,27 руб. × 18,3333 дн.).

Если установлен суммированный учет рабочего времени, используется средний часовой заработок. Его считают по формуле:

Средний часовой заработок считайте по формуле:

Среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде рассчитайте по формуле:

Вопрос из практики: какую фамилию указать в справке с места работы, если бывшая сотрудница сменила фамилию после увольнения

Справка с недостоверными сведениями о зарплате также может стать причиной налоговой, трудовой, а в ряде случаев и прокурорской проверки. Разница в зарплате из сведений, представляемых работодателем в отчетах (пенсионных, налоговых), и справке, оформленной работнику, является основанием подозревать компанию в выплате неофициальной зарплаты. И, как следствие, поводом для проведения разного рода проверок, в зависимости от того, при каких обстоятельствах и каким ведомством данная разница была выявлена.

Должностные лица организации, непосредственно причастные к выдаче справки с недостоверными сведениями, помимо прочего могут быть привлечены к ().

Вопрос из практики: как оформить справку с места работы для получения визы

Типовая форма справки с места работы для получения визы законодательством не предусмотрена, поэтому работодатель может составить ее в . По общему правилу справка с места работы обязательно оформляется на официальном бланке организации, она должна подтверждать факт работы сотрудника, а также его платежеспособность. Поэтому в справке, как правило, указывают должность, ежемесячный доход сотрудника, а также период его работы в организации. Иногда нелишним будет подтвердить причину выезда за границу, например, в отпуск или в командировку. В частности, указание о запланированном отпуске рекомендуется сделать в справке для оформления визы в Великобританию и Канаду.

Конкретные требования к оформлению справки можно уточнить в посольстве той страны, в которую выезжает сотрудник. Это может сделать как сам сотрудник, если виза нужна для поездки за рубеж в личных целях, так и специалист службы персонала, если оформление визы требуется для рабочей поездки.

Вопрос из практики: нужно ли указывать в справке о подтверждении трудового стажа переводы сотрудника на другие должности или достаточно указать последнюю должность на момент увольнения

Ответ на данный вопрос зависит от того, для каких целей сотрудник запросил справку. Справку с места работы, в том числе справку о трудовом стаже, оформляют, когда нужно подтвердить факт работы сотрудника у работодателя в течение определенного периода (). При этом типовых форм справок о работе законом не установлено, поэтому работодатель может составить такую справку в .

Так, если справка о трудовом стаже нужна гражданину для подтверждения периодов его работы по конкретным должностям, то в справке целесообразно отдельно указать периоды его работы по всем должностям, которые он занимал в организации. Формулировка в справке может звучать следующим образом:

«Настоящая справка выдана Елене Васильевне Ивановой и подтверждает, что с 20 октября 2009 года по 13 мая 2011 года она осуществляла трудовую деятельность в ООО "Альфа" по следующим должностям:

  • с 20 октября 2009 года по 9 августа 2010 года в должности младшего бухгалтера; основание - приказ о приеме на работу от 20 октября 2009 г. № 46-к;
  • с 10 августа 2010 года по 24 февраля 2011 года в должности бухгалтера; основание - приказ о переводе на другую работу от 10 августа 2010 г. № 17-к;
  • с 25 февраля 2011 года по 13 мая 2011 года в должности заместителя главного бухгалтера; основание - приказ о переводе на другую работу от 25 февраля 2011 г. № 12-к; приказ об увольнении от 13 мая 2011 г. № 15-к».

Если же гражданину нужно подтвердить лишь общий период работы в организации, то в справке достаточно будет указать даты его приема на работу и увольнения, а также реквизиты приказов о его приеме на работу и увольнении. Формулировка в справке может звучать следующим образом: «Настоящая справка выдана Елене Васильевне Ивановой и подтверждает, что с 20 октября 2009 года по 13 мая 2011 года она осуществляла трудовую деятельность в ООО "Альфа". Основание: приказ о приеме на работу от 20 октября 2009 г. № 46-к, приказ об увольнении от 13 мая 2011 г. № 15-к».

Справка по форме 2-НФДЛ

Как составить справку о доходах по форме 2-НДФЛ

Справка о доходах по форме 2-НДФЛ нужна для того, чтобы подтвердить величину доходов, которые сотрудник получил за тот или иной период, как правило, за год, а также сумму НДФЛ, удержанную из этих доходов. С помощью таких справок налоговые инспекции проверяют правильность применения вычетов и суммы налога к уплате в бюджет. и порядок ее заполнения утверждены .

Составлять и сдавать в налоговые инспекции справки 2-НДФЛ должны налоговые агенты, то есть организации, которые выплачивают доходы физлицам. Как правило, это работодатели. Кроме того, налоговые инспекторы могут запросить 2-НДФЛ у сотрудника, который самостоятельно отчитывается по полученным доходам, например от продажи квартиры, и при этом заявляет право на налоговые вычеты (). При этом работодатель в общем случае обязан предоставить такому сотруднику справку по его запросу ().

Организация не обязана выдавать сотрудникам справки 2-НДФЛ, только если они не получали доходы в налоговом периоде (в течение года). Такая ситуация возникает, например, когда сотрудники находятся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. По отношению к таким сотрудникам организация налоговым агентом не признается (). А справки 2-НДФЛ должны выдавать именно налоговые агенты ().

В рассматриваемой ситуации по заявлению сотрудника организация может:

Вопрос из практики: нужно ли на справке 2-НДФЛ ставить печать организации. Справку запросил сотрудник

Нет, не нужно. Однако если организация применяет печать, то во избежание лишних вопросов к сотруднику в месте предъявления справки поставить печать все же рекомендуется.

Однако раньше на таких справках печать ставили в обязательном порядке. Реквизит «М.П.» убрали в 2015 году, когда акционерным обществам и ООО разрешили работать без печати (ст. , Закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ). Использование документов без печати пока не успело войти и закрепиться в практику документооборота. Поэтому, если организация не отказалась от печати вовсе, рекомендуем и дальше проставлять ее на справках, выдаваемых по запросам сотрудников, в том числе 2-НДФЛ. Штамп на документе гарантированно избавит сотрудника от ситуации, когда ему придется доказывать достоверность справки, так как в настоящее время во многих учреждениях документы без печати принимают очень настороженно, а то и вовсе отказываются их принимать.

Копия документа

Как оформить копию документа по запросу сотрудника

Помимо справки, сотрудник может запросить копию документа, связанного с его трудовой деятельностью. должна воспроизводить всю информацию подлинника и его внешние признаки. Копию можно сделать с помощью технического средства (ксерокса).

Чтобы копия имела юридическую силу, ее нужно заверить (). Для этого на копии документа укажите:

  • заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);
  • должность лица, заверившего копию;
  • его личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения;
  • печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).

Совет: если копия документа содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, используйте особый порядок заверения. Он заключается в следующем.

На первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать, так чтобы часть оттиска заходила на пломбу. Аналогичные разъяснения по заверению многостраничных копий документов, представляемых в налоговые органы, дают специалисты финансового ведомства (см. ).

Пример оформления копии приказа

В отдел кадров обратилась секретарь Е.В. Иванова с заявлением выдать ей копию приказа о приеме на работу. Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова в течение трех рабочих дней с момента получения заявления оформила сотруднику надлежащим образом .

Вопрос из практики: может ли работодатель отказать в выдаче копии документа по запросу сотрудника, если документ содержит персональные данные других сотрудников

Отказать в предоставлении запрошенных сведений, если они имеют отношение к трудовой деятельности сотрудника, работодатель не может. При этом в рассматриваемой ситуации сотруднику следует выдать не полную копию документа, а выписку из него или справку.

Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой представить ему документы, связанные с трудовой деятельностью. Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть , который так или иначе связан с работой данного сотрудника. Это следует из положений Трудового кодекса РФ. У работодателя нет оснований отказывать в представлении таких документов. Однако если запрошенный формат предоставления данных невозможен, в том числе по причине соблюдения законодательства о защите персональных данных, то работодателю нужно предоставить сведения в другом формате, например в или из требуемого документа.

Правомерность такого подхода подтверждают и суды. См., например, апелляционные определения , .

Вопрос из практики: как заверить копию трудовой книжки сотрудника

Чтобы заверить копию трудовой книжки, заверьте каждый лист копии. Для этого проставьте на каждом листе заверительную надпись «Верно» («Копия верна»), а также иные . Такой порядок следует из ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного . Все листы копии скрепите.

Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, заверьте ее в .

Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать.

Вопрос из практики: какой срок действия у копии трудовой книжки, заверенной работодателем

Трудовое законодательство не устанавливает срок действия копии документа, в т. ч. трудовой книжки, заверенной работодателем ().

Копия трудовой книжки отражает содержание данного документа в момент ее изготовления. Таким образом, заверенная работодателем копия трудовой книжки соответствует оригиналу этого документа на дату ее заверения. Если на следующий день в трудовую книжку будет внесена очередная запись или исправление, то копия уже не будет соответствовать оригиналу.

В зависимости от ситуации, в которой требуется подтверждение стажа копией трудовой книжки, государственные органы и организации могут устанавливать своими внутренними правилами срок действия копии трудовой книжки. Например, во многих кредитных организациях срок действия копии трудовой книжки для получения кредита ограничен месяцем.

Вопрос из практики: можно ли отказать сотруднику в выдаче копии трудовой книжки, если ему предоставлен отпуск с последующим увольнением. Сотрудник обратился с запросом в период отпуска, и трудовая книжка уже выдана ему на руки

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

При расторжении трудового договора сотруднику может быть предоставлен отпуск с последующим увольнением. В таком случае работодатель заранее (в последний рабочий день перед отпуском) оформляет увольнение, производит расчет с увольняемым сотрудником и выдает ему трудовую книжку. Непосредственно фактическая трудовая деятельность сотрудника прекращается, однако трудовые отношения между ним и работодателем сохраняются до конца отпуска. Такой вывод следует из совокупности положений , статьи 127 Трудового кодекса РФ, а также из . В связи с этим за работодателем сохраняется и обязанность по выдаче любых копий документов, связанных с работой, закрепленная Трудового кодекса РФ.

В то же время следует отметить, что работодатель по общему правилу вправе выдать копию только того документа, который есть у него в наличии. В данной ситуации трудовая книжка, с которой требуется снять копию, уже находится на руках у сотрудника. А оснований вновь принимать трудовую книжку от сотрудника законодательство не предусматривает (кроме случаев повторного приема на работу) (). Таким образом, работодатель формально вправе отказать сотруднику в выдаче копии трудовой книжки, если ему предоставлен отпуск с последующим увольнением и он обратился с просьбой в период такого отпуска, уже имея трудовую книжку на руках. При необходимости оформить копию бывший сотрудник может заверить ее у нотариуса или сделать простую копию и предъявить оригинал трудовой книжки, имеющийся у него на руках.

С учетом указанного и отсутствия официальных разъяснений по данному вопросу каждая организация принимает решение самостоятельно, оформлять копию трудовой книжки сотруднику или нет.

Вопрос из практики: обязан ли работодатель предоставлять по требованию сотрудника копию трудовой книжки по электронной почте

Нет, не обязан.

Сотруднику по его заявлению (). При этом по общему правилу работодатель заверяет копии документов, изготовленные на бумажном носителе, а не передаваемые в электронном виде (п. 3.26 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

С учетом изложенного, работодатель не обязан, но может предоставить сотруднику копию трудовой книжки по электронной почте и лишь при наличии электронной подписи.

Вопрос из практики: обязана ли организация выдавать по просьбе сотрудника копии локальных актов

Ответ на этот вопрос зависит от того, связаны локальные акты с трудовой деятельностью сотрудника или нет.

По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней с момента получения такого заявления выдать сотруднику копии документов , связанных с его трудовой деятельностью. Документы сотруднику выдаются бесплатно и должны быть оформлены надлежащим образом. Об этом говорится в Трудового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения содержатся в и подтверждаются судебной практикой (см., например, ).

Таким образом, работодатель обязан выдать сотруднику копии локальных актов, которые непосредственно связаны с его работой.

В случае если локальный акт организации не имеет непосредственного отношения к сотруднику и не затрагивает его трудовую деятельность, работодатель не обязан представлять его копию по письменному требованию сотрудника. Это подтверждает апелляционное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 16 декабря 2013 г. № 33-4629/2013 , п. 7 Правил, утвержденных ). Выписка отражает часть текста или полное содержание подлинника.

Как правило, выписку оформляют в тех случаях, когда изготовление копии документа:

  • невозможно - например, документ содержит конфиденциальную информацию;
  • нецелесообразно - например, документ имеет большой объем и полностью не нужен.

На практике работодатели чаще всего оформляют выписку:

  • из трудовой книжки. В частности, она может понадобиться, когда ;
  • из приказа. Такая выписка будет актуальна, если приказ содержит сведения о нескольких сотрудниках.

Законодательство не предусматривает специальных требований к оформлению выписки. Как правило, выписку из документа оформляют на фирменном бланке организации. В качестве наименования такого документа указывают: «Выписка из» и следом приводят наименование, дату и номер документа, на основе которого ее оформляют. Например, «Выписка из приказа о приеме сотрудников на работу от 13 августа 2010 г. № 56-к».

Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего оригинал документа, его инициалы и фамилию. Личная подпись этого лица в выписке не ставится.

Чтобы выписка имела юридическую силу, ее необходимо заверить. Поскольку специальный порядок для заверения выписки законодательством не предусмотрен, ее , что и копию ( ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного ).

Пример оформления выписки из приказа

В отдел кадров обратился начальник цеха В.К. Волков с письменным заявлением. В нем сотрудник указал, что ему необходима копия приказа о приеме на работу для представления в суд по делу об уплате алиментов. Так как приказ о приеме на работу был составлен по и в нем были сведения, касающиеся других сотрудников, руководитель отдела кадров Е.Э. Громова оформила .

Вопрос из практики: какие документы работодатель должен представить бывшему сотруднику, чтобы тот смог подтвердить стаж работы в организации до 1997 года для получения пенсии

Порядок подтверждения страхового стажа для получения пенсии гражданину зависит от того, когда осуществлялась работа, по которой требуется подтвердить стаж: до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в Пенсионном фонде РФ (т. е. до 1997 года) или после.

Периоды трудовой деятельности сотрудника до 1997 года могут быть подтверждены документами, выданными работодателем ().

Подтверждающим стаж документом по общему правилу является трудовая книжка. Но при ее отсутствии, наличии в ней исправлений или неточных сведений гражданин может обратиться к бывшему работодателю с просьбой выдать ему иные документы, подтверждающие стаж работы в организации до 1997 года. К таким документам, в частности, относятся:

  • копия трудового договора, оформленного в соответствии с законодательством, действовавшим на день возникновения трудовых отношений;
  • справка с места работы;
  • выписки из приказов по личному составу;
  • копии лицевого счета и расчетных ведомостей, подтверждающих выплату зарплаты;
  • копии авторского, лицензионного договора и т. п.

Периоды работы после регистрации сотрудника в системе обязательного пенсионного страхования, то есть после 1997 года, подтверждают документами об уплате соответствующих обязательных платежей, выдаваемыми территориальным органом ПРФ на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета ( Правил, утвержденных ).

Вопрос из практики: может ли сотрудник требовать от работодателя оказания ему помощи по юридическим вопросам, если они возникают в связи с трудовыми отношениями

Нет, не может.

Законодательство не содержит подобной обязанности работодателя. Исключение составляют случаи, когда это напрямую закреплено в трудовом договоре, коллективном договоре или в локальных нормативно-правовых актах ().

В отдельных случаях на работодателе лежит необходимость совершать определенные действия в пользу сотрудника в рамках существующих или планируемых трудовых отношений. Примером может быть ().

Если сотруднику нужна информация от работодателя, связанная с его трудовой деятельностью, то он вправе запросить соответствующие документы и работодатель не позднее трех рабочих дней ().

Вместе с тем, оказывать юридическую помощь сотруднику либо содействовать в ее получении от третьих лиц работодатель вправе, но не обязан.

Вопрос из практики: обязан ли работодатель по запросу сотрудника выдавать ему выписку из кадровых документов на иностранном языке. Выписка нужна, например, для трудоустройства в иностранную компанию

П. 6 ч. 1 ст. 35 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате Пять вредных привычек кадровиков. Узнайте, чем грешите вы
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.


  • Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

  • Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
    •

    Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются.

    Перечень предоставляемых документов

    Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой. Некоторые из них прямо названы в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. При этом одни из них выдаются по заявлению работника, а другие в силу закона. Рассмотрим, выдача каких документов установлена законами.

    1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ ).

    2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62 , 84.1 ТК РФ ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:

    2.1. Копии:

    • приказа о приеме на работу;
    • приказов о переводах на другую работу;
    • приказа об увольнении с работы.
    2.2. Выписки из трудовой книжки.

    2.3. Справки:

    • о заработной плате;
    • о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
    • о периоде работы у данного работодателя.
    2.4. Другие документы.

    3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ ).

    4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), - предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 №   56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» ).

    5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ ).

    6. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 №   1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее - Закон №   1032-1 )).

    7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1 , 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 №   255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» ).

    8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 №   27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» ).

    Обратите внимание

    Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

    А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.

    Копии документов

    В статье 62 ТК РФ перечислены всего лишь три документа, копии с которых работник может запросить: приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении. Однако перечень этот открыт, поскольку в течение трудовой деятельности могут быть оформлены не только указанные приказы, но и, например, приказы о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении, о предоставлении отпуска или отзыве из него, о поручении дополнительной работы, о привлечении к работе в выходные, а также приказы, связанные с аттестацией работника. Часто работники просят копию трудовой книжки.

    Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

    Обратите внимание

    В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.

    Копия - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.

    Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 №   9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ №   9779-Х ). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ №   51141-98 , Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 №   76 (далее - Рекомендации ) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

    В соответствии с Указом №   9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.

    К сведению

    В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

    Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

    Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо - работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.

    Согласно Рекомендациям и Указу №   9779-Х запись о верности копии - соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:

    Копия верна.

    Специалист отдела кадров Галкина М. Н. Галкина

    Подлинник документа находится в деле № 25/к за 2012 год.

    Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.

    Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.

    Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.

    Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей , утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №   225 «О трудовых книжках» (далее - Правила ведения трудовых книжек ), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

    Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом №   9779-Х и Рекомендациями . Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.

    №

    записи

    		Дата
    число месяц год
    1 2 3 4
    … … … … … …
    Муниципальное учреждение
    (МУЗ «Поликлиника № 2»)
    05 11 10 2010

    Принята на должность

    		 Приказ

    врача-терапевта.

    		 от 05.11.2010 № 12/к

    Работает по настоящее время.

    Специалист отдела кадров

    Галкина М. Н. Галкина

    Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание. Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.

    В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ ). Если работник попросит выдать ему копию, например штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.

    Выписки из документов

    Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа - из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д.

    Выписка - это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.

    Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.

    Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.

    Справки и другие документы

    Справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца. После расторжения трудового договора работник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для постановки на учет он должен представить в том числе справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона №   1032-1 ). Такую справку работодатель выдает не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему работника. Поскольку форма такой справки на федеральном уровне не утверждена, работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Если же и такая форма не установлена, то справка может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.

    Справка о сумме заработка за два календарных года , предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 №   182н . Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления.

    При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.

    Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.

    Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР - не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).

    А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.

    Муниципальное учреждение

    здравоохранения «Поликлиника № 2»

    (МУЗ «Поликлиника № 2»)

    г. Пермь 20.12.2013

    Выписка из трудовой книжки

    Болотовой Л. И.

    Трудовая книжка АТ-IX №   5261347

    Фамилия Болотова

    Имя Лариса

    Отчество Ивановна

    Образование высшее

    Профессия, специальность врач

    Подпись владельца книжки Болотова

    Подпись лица, ответственного

    за выдачу трудовых книжек Мороз

    №

    записи

    		Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
    число месяц год
    1 2 3 4
    … … … … … …

    Муниципальное учреждение

    здравоохранения «Поликлиника № 2»

    (МУЗ «Поликлиника № 2»)
    3 15 07 2012

    Принята на должность

    		 Приказ от 15.07.2012

    врача-терапевта.

    		 № 21-к

    Работник работает по настоящее время.

    Выписка верна.

    Инспектор отдела кадров Галкина /М. Н. Галкина/

    При этом сведения персонифицированного учета и о трудовом стаже выдаются по заявлению работника о выходе на трудовую пенсию в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления.

    Предоставляются такие сведения также в день увольнения работника или прекращения гражданско-правового договора, если с вознаграждения по нему отчислялись страховые взносы. В данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений.

    Документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, копия которого предоставляется работнику, составляется по форме СЗВ-6-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 №   192 .

    В заключение

    Помимо перечисленных в статье документов работники могут запрашивать и другие, например различные справки для предоставления по месту требования, характеристики. В любом случае, если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ . А если будет обнаружено аналогичное правонарушение - документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику - то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 №   5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» ).

    Также рекомендуем работодателю подстраховаться и отмечать факт получения работником документов письменно, то есть выдавать их под роспись работника. Если документы запрашивались путем подачи заявления, отметку в получении можно сделать на нем же, если без заявления - в специальном журнале.

    1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28 (далее - ГОСТ № 51141-98).
    2. «Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».
    3. «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению».

    Трудовые проверки становятся новыми налоговыми. Ошиблись в кадровом документе? Оштрафуют, умножив на количество сотрудников.

    Станьте гуру кадрового учета. Сейчас наш по заполнению кадровых документов со .

    Куча образцов документов и советов от практиков. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить ().

    Поделиться: