Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. ВВЕДЕНИЕ

2. ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

3. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

3.1 Дефиниция

3.3 Классификация СУД

4. ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ СУД

5. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

6. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ВВЕДЕНИЕ

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако, сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.

Главный пункт этой проблемы заключён в процессе перехода к электронному документообороту, который в условиях нашей страны сопряжён со многими трудностями. Постараемся вкратце их охарактеризовать.

2. ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Отсутствует единая техническая политика и методология, в том числе в области делопроизводства. Существующие системы не позволяют гибко менять схемы обработки документов и структуру хранящейся в них информации без угрозы потери данных. Необходимо обеспечить возможность редактирования управленческих процессов при помощи маршрутных схем, создаваемых в графическом редакторе и диалоговых окон. При этом упраздняется функция делопроизводителя, поскольку механизм обработки документа автоматизируется. Интеграция системы с офисными приложениями делает её ещё более удобной.

Автоматизация делопроизводства внутри одной организации обеспечивает полноценную работу пользователей через Интернет и интранет, управление деловыми процессами, поддержку жизненных циклов и версий документов, динамическое управление правами доступа.

6 декабря 2001 года на Форуме «Технологии и решения задач электронной России» состоялось заседание круглого стола «Электронное правительство и электронный документооборот». В ходе заседания обсуждались вопросы построения общегосударственной системы электронного документооборота, в том числе формирования государственной технической политики поэтапного перехода от бумажного к электронному документообороту и повышения эффективности взаимодействия органов государственной власти между собой и внешними организациями и гражданами. При обсуждении подходов формирования государственной технической политики было отмечено, что с учётом российской специфики необходимо длительное сосуществование обоих форм делопроизводства, что усложняет требования к системе электронного документооборота.

Также на Форуме были намечены основные этапы перехода:

1. Электронные архивы: мгновенное получение графического образа необходимого документа на экране;

2. Системы накопления и управления знаниями: открытая информация, упрощение информационного обмена;

3. Полностью электронная информация: электронный подлинник документа вместо бумажного.

Практическая реализация этих этапов должна проходить при помощи прикладного программного обеспечения - «офисных пакетов», реализующих все функции систем управления документами. О них пойдёт речь дальше.

3. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

3.1 Дефиниция

электронный документооборот компьютерный сеть

Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного обеспечения будет идти речь. Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) даёт аналитическая компания IDC :

"Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."

Исторически, СУД являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний. В этом должны помочь Системы управления документами.

Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.

3.2 Общие требования к системе документооборота

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

· Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

· Распределенность - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации.

· Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

· Открытость - система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

· Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

3.3 Классификация СУД

На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий технологий. Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

· Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS).

Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом (см. ниже) и т.д.

· Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

· Системы управления контентом (от англ. content - содержание, суть): Adobe, Excalibur.

Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

· Системы управления образами

Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

· Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow -- «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

4. ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ СУД

Определим тот необходимый уровень функциональных возможностей, которому должна соответствовать современная система автоматизации делопроизводства. Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации до списания в дело.

Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий:

1. Стадия разработки документа, которая может включать:

· собственно разработка содержания документа;

· оформление документа;

· утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

· активный доступ;

• архивный документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения;
• · уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия.

Организация работы современного офиса предполагает оперативное информационное обслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному руководством вопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время многие документы (докладные, аналитические записки, отчёты, стенограммы заседаний и т.п.) содержат информацию о множестве вопросов, не отражённых в заголовках. Поэтому оперативную и максимально полную подборку можно получить только используя компьютерный поиск по текстам документов в электронной форме. Для этого в СУД предусмотрена организация электронного архива, т.е., простыми словами, не надо идти в хранилище, искать дело, заполнять лист-заместитель, при необходимости - изготавливать копию документов, при возврате дела - осуществлять полистный просмотр, раскладку на место и т.п. - все процедуры автоматизируются.

Электронный архив предприятия - это комплекс программного и аппаратного обеспечения, предназначенный для решения следующих задач:

· Организация хранения электронных документов.

Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носителях. Носители электронных документов характеризуются двумя основными параметрами, стоимостью хранения одного мегабайта информации и скоростью доступа к информации. Причем эти два параметра обратно пропорциональны друг другу - в зависимости от решаемых задач, необходимо находить оптимальное соответствие и выбирать определенный носитель информации. Также на выбор носителя влияет срок хранения информации. Иногда для ряда задач необходимо создавать систему хранения, которая состоит из разнотипных носителей. Например, для оперативного доступа требуется применение высокоскоростных жестких дисков, а для архивного хранения достаточно роботизированных библиотек оптических дисков. Соответственно для таких систем хранения необходимо решать задачи не только совместной работы данных носителей информации, но и обеспечивать миграцию документов между носителями. Эта миграция может осуществляться либо путем настройки системы администратором (например после истечения 90 дней со дня создания документа он должен автоматически переместиться на более медленный и дешевый носитель информации), либо автоматически в зависимости от частоты обращения пользователей к тому или иному документу.

· Организация учета бумажных и микрографических документов.

Архивная система кроме работы с электронными документами должна учитывать бумажные и микрографические документы - система должна хранить только электронную карточку на документ данного типа и поддерживать контроль стандартных архивных операций: выдача документа, возврат документа и т. п.

· Организация поиска документов.

Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и эффективно искать. Если со скоростью поиска все понятно, то для пояснения понятия эффективности поиска коротко рассмотрим модели поиска. Существует два подхода к поиску документов. Первый подход состоит в том, что в процессе поиска ищется документ, который точно существует в системе, и задача состоит в том, чтобы процесс поиска свелся к нахождению требуемого документа или документов. Этот подход применятся в 90% всех случаев поиска. Второй подход состоит в том, что ищутся все документы по интересующему вопросу. Для этого подхода присущи такие понятия, как полнота - соответствие между найденными документами по данному запросу и действительному списку документов и шум - соответствие документов, отвечающих запросу и документов, нерелевантных ему.

· Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы.

Архивная система должна иметь защиту на уровне документа - каждый документ должен иметь ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции. Как правило, определяются следующие виды доступа (набор полномочий зависит от конкретной СУД):

полный контроль над документом;

право редактировать, но не уничтожать документ;

право создавать новые версии документа, но не редактировать его;

право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые версии;

право доступа к карточке, но не к содержимому документа;

полное отсутствие прав доступа к документу;

· Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые порождают документ.

Архивная система должна поддерживать специальные программы просмотра, позволяющие получить доступ к документам разнообразных форматов без загрузки ресурсоёмких приложений.

· Поддержка аннотирования документа.

Иногда для обеспечения коллективной работы с документом необходимо позволять наносить комментарии на документ, не изменяя его основного содержания. Комментарии (знаки, текст, цветные пометки) хранятся в слоях, которые могут быть привязаны к имени автора, создавшего эти комментарии.

· Поддержка коллективной работы с документом.

Выражается в поддержке целостности документов, для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на/c редактирования, что предотвращает одновременное редактирование одного документа несколькими пользователями, устраняя тем самым возможные конфликты. Для того чтобы позволить в рамках одного документа работать одновременно нескольким пользователям, вводится понятие версии и подверсии документа - один документ может содержать несколько версий, а каждая версия - несколько подверсий. Кроме того, в рамках одного документа и одной версии (подверсии) документа может существовать несколько представлений документов (в разных форматах).

· Поддержка составных документов.

Каждый документ может представлять собой совокупность других документов. Такой документ носит название составного или контейнера, а в делопроизводстве такой документ носит название "дело", по своим характеристикам он аналогичен простому документу. Документы могут быть объединены в составной документ с помощью нескольких типов связей. Эти связи определяют, какие версии объединяются в контейнер, например, последняя по дате, последняя отредактированная, старшая версия и т. п. Эти связи определяют, как будет осуществляться сборка документа в составной документ. Для составных документов должно существовать приложение, которое будет осуществлять окончательную сборку такого документа.

Как только документ публикуется его иногда необходимо распространять. Это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере.

Кроме базовых архивных задач существует ряд пограничных функций, связанных с документами разных типов (электронных, бумажных, микрографических) и переводом их из одного типа в другой. Данная проблема подразделяется на два основных класса.

· Персональный ввод бумажных документов. Ввод небольшого количества разнотипных бумажных документов осуществляется с помощью планшетных или персональных сканеров. После операции сканирования документ вручную индексируется путем заполнения карточки документа.

· Массовый (поточный) ввод бумажных документов. Основное отличие от предыдущего состоит в том, что обрабатывается большое количество однотипных документов. В качестве примеров приложений данной технологии в конкретных предметных областях можно привести: систему ввода и хранения платежных поручений в банке, систему обработки анкет опроса населения, систему обработки результатов голосования.

При реализации технологии массового ввода документов можно рассматривать два основных класса задач.

Задача извлечения данных из бумажных документов. Например, имеется форма с результатами опроса населения. Необходимо ввести большое количество анкет, извлечь из них данные и загрузить в некоторую базу. В этом случае нас интересуют только извлеченные структурированные данные, а не сами изображения документов.

Задача извлечения данных из бумажных документов с сохранением изображения документа. Если вы обрабатываете не форму с опросами населения, а платежное поручение клиента, то имеет смысл после извлечения данных сохранить изображение документа для того случая, когда потребуется анализ исходного документа.

При организации систем документооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируют документами, хранящимися в архиве.

· Свободная маршрутизация.

Выделяется два основных типов маршрутов документов. Последовательная маршрутизация - документ последовательно проходит одного исполнителя за другим. Передача документа от одного пользователя к другому может происходить по истечении контрольного времени, либо после завершения работы одним из них. Параллельная маршрутизация - документ одновременно поступает всем исполнителям, а завершение маршрута происходит, когда один либо все пользователи завершат работу с документом.

· Системы электронной почты.

Минимальной достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов (маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата). С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения.

Под контролем исполнения понимается следующая функциональность:

Контроль доставки задания - инициатору выдается информация о том, что его задание достигло места назначения (исполнителя).

Контроль прочтения задания - инициатору выдается информация о том, что с его заданием ознакомились сотрудники для которых это задание было предназначено.

Контроль выполнения - инициатору выдается информация о том, что задание выполнено.

Мониторинг задания - инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием.

Извещение о нарушении сроков исполнения - система документооборота может известить инициатора о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.

История выполнения заданий.

Контроль качества исполнения - означает, что, если пользователь говорит о том, что задание исполнено, это еще не означает, что оно действительно исполнено, инициатор должен проверить качество исполнения, подтвердить или нет исполнение.

Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в виде нового задания сформированного системой инициатору либо с помощью сообщения по электронной почте.

· Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткая маршрутизация).

Маршруты могут быть более сложными, чем простые последовательные или параллельные:

комбинированные из последовательных и параллельных элементов;

условные, с переходами в зависимости от состояния тех или иных переменных маршрутов.

Такие маршруты становятся сложными для их задания "на лету", поэтому в этом случае используется специализированный графический редактор, позволяющий создать маршрут. Инициатор вызывает созданный и именованный маршрут и прикрепляет к нему документы - инициирует его. Система маршрутизации должна быть интегрирована с архивной системой, и реальные приложения для работы с документами не могут быть основаны только на файловой системе. И вот почему. Любой процесс маршрутизации документов - это движение одного документа, а не множества его копий, как это происходит в системах электронной почты. Посылать один документ необходимо не только по соображениям экономии пространства, но и в основном для поддержания его целостности - в процессе маршрутизации многие пользователи пытаются вносить изменения в документ.

Рассмотренные возможности и функции обеспечивают построение любой частной системы документооборота на любом предприятии в любой предметной области. Естественно, для построения частного решения можно ограничивать функционал системы в зависимости от предъявляемых заказчиком требований.

5. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

6. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы - 1997. №1

2. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы - 1997. №1

3. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография / ГУУ. - М., 2001. - 204 с.

4. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело - 2001. №3

5. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. - 2001. №2

6. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html <12.09.2002>

7. Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html <13.09.2002>

8. Электронный документооборот: миф или реальность? // eRussia Форум. - 2001

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Управление доступом и распространение электронных документов в компьютерных сетях, обеспечение контроля информационных потоков в организации при помощи системы электронного документооборота. Обзор современных СЭД по соотношению цены и функциональности.

презентация , добавлен 27.11.2013


Делопроизводство бумажных и электронных документов. Современные системы электронного документооборота и системы автоматизации классического делопроизводства. Создание безбумажного делопроизводства в загруженных участках управленческой деятельности.

курсовая работа , добавлен 08.12.2010


Понятие бизнес-процесса. Формы автоматизации регистрации документов. Функции систем электронного управления делопроизводства и документооборота, обоснование их выбора и практическое применение. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД.

курсовая работа , добавлен 17.07.2013


Современные электронные системы управления и работы с документами. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами). Защищенность электронного документооборота.

дипломная работа , добавлен 12.12.2007


Процесс создания программы для электронного документооборота учреждения. Оценка ее качественных и количественных показателей. Выбор аппаратной и программной платформы Web-сайта. Разработка функциональной схемы обработки документов и доступа пользователей.

дипломная работа , добавлен 02.10.2013


Значение документооборота как средства для управления предприятием. Организации системы электронного документооборота и требований, предъявляемых к системам. Проблема выбора системы электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса.

контрольная работа , добавлен 14.09.2015


Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации. Формы автоматизации регистрации документов. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота.

реферат , добавлен 21.03.2006


Разработка системы автоматизированного управления электронными документами. Сведения о приложении PHPMyAdmin, об обработчике шаблонов Smarty. Создание базы данных. Редактирование документа, просмотр изменений документов. Создание категорий документов.

дипломная работа , добавлен 25.07.2015


Понятие электронного документа, отличие от иных видов документов. Юридическая сила и правовой режим электронного документа и документооборота. Процедуры разрешения конфликтов. Основные типы текстовых электронных документов и выбор средств их оформления.

реферат , добавлен 22.08.2010


Назначение системы электронного документооборота. Построение функциональной модели поставки товаров в супермаркет. Основные свойства системы электронного документооборота ООО "Ксенокс". Особенности проектирования системы обеспечения продукцией в BPwin.

16.11.1998 Константин Пьянзин

Универсальные системы управления документами позволяют автоматизировать деятельность предприятия. Наверное, многие обращали внимание, насколько неэффективно применяются компьютеры в большинстве организаций. Им чаще всего отводится роль печатных машинок, а сетевая инфраструктура служит лишь для тривиального обмена файлами.

Универсальные системы управления документами позволяют автоматизировать деятельность предприятия.

Наверное, многие обращали внимание, насколько неэффективно применяются компьютеры в большинстве организаций. Им чаще всего отводится роль печатных машинок, а сетевая инфраструктура служит лишь для тривиального обмена файлами. Конечно, многие используют в своей работе СУБД, электронную почту, календарное планирование и тому подобные приложения. Тем не менее крайне слабая организация коллективной работы не может не удивлять.

Спустя всего несколько месяцев пользователи оказываются не в состоянии разобраться даже в файлах и документах, созданных ими самими, - что уж говорить о чужих! Поиск и обработка документа даже месячной давности требуют значительных усилий. А ведь часто документы существуют не сами по себе, а взаимосвязаны друг с другом. И эту взаимосвязь приходится восстанавливать, так сказать, на ощупь. Кроме того, пользователю важно знать не только само содержание файлов, но и кто, когда, на каком основании их разрабатывал или изменял. Поэтому крайне желательно, чтобы программное обеспечение поддерживало коллективную работу пользователей, автоматически отслеживая все их действия.

И такие решения существуют! Прежде всего мы можем здесь отметить средства коллективной работы, такие, как Lotus Notes, Novell GroupWise и Microsoft Exchange. Но если говорить откровенно, эти продукты ориентированы прежде всего на решение задач организации взаимодействия между пользователями. По своей сути они являются расширенными программами электронной почты и не всегда подходят для работы с крупными архивами документов. В частности, размер архивов документов в таких программах ограничен, а сервисы полнотекстового поиска, контроля версий документов и т. д. отсутствуют или имеются в зачаточном состоянии. Более глобальным решением является использование электронных систем управления документами (СУД). В англоязычной литературе они обозначаются как EDMS (Electronic Document Management System).

Прежде всего, сразу оговоримся, что подразумевается под термином "документ". Это может быть обычный текстовый файл, документ Microsoft Word, электронная таблица Excel, графический файл GIF, чертеж AutoCAD, файлы мультимедиа. Наконец, это может быть группа взаимосвязанных файлов разного формата (такую группу называют составным документом). Таким образом, легче сказать, что документом не является (и то с некоторыми оговорками): исполняемые файлы, базы данных и ряд других двоичных файлов.

В данной статье речь пойдет об универсальных системах управления документами, об их взаимосвязи с другими системами делопроизводства и средствами коллективной работы, об их роли и месте в корпоративных информационных системах (КИС). Мы затронем также вопросы архитектуры и функционирования универсальных СУД. Такая постановка задачи вызвана тем, что даже многие специалисты по информационным технологиям слабо представляют себе возможности универсальных СУД. Поскольку статья носит ознакомительный характер, то мы постараемся избежать употребления, без крайней необходимости, таких "ученых" слов, как реинжиниринг, бизнес-процессы, рубрикаторы, репозитарии и т. п., так как их использование лишь затрудняет восприятие материала, и к тому же им всегда можно найти более понятные русские аналоги.

Акцент будет делаться на универсальные СУД, представленные на российском рынке: DOCS Open компании PC DOCS, Documentum EDMS компании Documentum и DocuLive компании Siemens Nixdorf.

КОМПОНЕНТЫ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Вначале мы рассмотрим, что универсальная СУД представляет собой как продукт.

Если говорить кратко, то СУД предназначены для хранения документов, а также для поиска документов как по атрибутам, так и по содержимому. СУД отслеживает, кто и когда менял документы, контролирует версии и подверсии документов, имеет развитые средства разграничения полномочий при доступе к документам, использует проработанные механизмы интеграции с прикладными программами. Составной частью СУД являются средства организации документооборота (движения документов между пользователями), аннотирования и контроля прохождения документов. Система управления документами может поддерживать иерархическую структуру хранения данных, когда редко используемые документы переносятся с винчестеров на другие типы носителей, например на магнитооптические диски или магнитные ленты (аналог HSM в файловых системах). Важной особенностью универсальных СУД является наличие открытого программного интерфейса и множества модулей независимых производителей, значительно расширяющих функциональные возможности системы. СУД обладают и другими важными характеристиками, которых мы коснемся ниже.

Все документы, циркулирующие в организации, помимо содержания имеют такие не связанные непосредственно с содержанием атрибуты, как название, автор документа, время создания и другие. Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому. Тем не менее в пределах одного типа документов подобный набор остается неизменным. Для протоколов совещаний в качестве дополнительного атрибута может присутствовать список участников, а для приказов - фамилия исполнителя и срок исполнения.

В универсальных СУД атрибуты документа хранятся в реляционной системе управления базами данных (СУБД). Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в удобном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При внесении документа в СУД автор берет необходимый шаблон и заполняет карточку, т. е. заносит значения атрибутов, при этом карточка оказывается связана с самим документом.

В общем случае серверная часть универсальной СУД состоит из следующих логических компонентов: хранилища атрибутов документов (карточек), хранилища документов и сервиса полнотекстовой индексации (см. Рисунок 1). Под хранилищем документов понимают обычно хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют общим понятием архива документов.

Рисунок 1. Логическая схема универсальной системы управления документами.

Для хранения атрибутов большинство систем управления документами используют популярные СУБД Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server и Informix. Поскольку некоторые СУБД позволяют строить распределенные базы данных с поддержкой технологий кластеризации и тиражирования данных, то хранилище атрибутов может иметь сложную распределенную среду, удовлетворяющую требованиям к масштабированию самых взыскательных заказчиков. СУБД обеспечивает поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно содержимого документов большинство универсальных СУД используют файловые серверы Windows NT, NetWare, Banyan VINES и UNIX. При этом комбинации сетевых сред могут быть самыми разнообразными: ничто не мешает тому, чтобы СУБД с атрибутами документов работала под UNIX в сети TCP/IP, а документы хранились под NetWare в сети IPX/SPX. Большим преимуществом универсальных СУД является то, что документы хранятся в исходном формате, причем системы автоматически распознают более сотни форматов файлов.

Минусами подхода, при котором документы хранятся в файловой системе, оказываются ослабление безопасности и возможность несанкционированного доступа к документам. Дело в том, что системному или сетевому администратору не составит труда получить доступ к конфиденциальной информации, даже если он не является администратором СУД. Решить эту проблему можно несколькими способами, среди которых самый универсальный состоит в установке средств шифрования документов на лету.

В последнее время с выходом СУД Oracle InterOffice все большую популярность стало приобретать хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои плюсы и минусы. Плюсом является кардинальное усиление безопасности при доступе к документу, а основным минусом - низкая эффективность при большом объеме хранимой информации. Кроме того, данный подход требует использования мощных серверов с огромным объемом оперативной памяти и жестких дисков. При аварии с базой данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Применение схем, подобных HSM, оказывается невозможно. Еще один минус заключается в строгой привязке к одной конкретной СУБД.

Третий компонент - сервис полнотекстовой индексации, обычно он является необязательным. Как и следует из названия, полнотекстовая индексация предназначена для индексации содержимого документов, чтобы при необходимости пользователь мог найти документы с вхождениями указанных в строке поиска слов. Полнотекстовая индексация предъявляет высокие требования к ресурсам сервера, поэтому ее обычно выполняют в ночное время или по выходным дням. Важнейшее требование состоит в том, что сервис должен работать с документами в их исходных форматах, т. е. программный компонент должен понимать все поддерживаемые СУД форматы файлов. Еще одно требование заключается в поддержке языков, с которыми заказчику приходится работать, желательно с учетом морфологии языка, а это отнюдь не тривиальная задача.

Важно помнить, что перечисленные компоненты СУД являются логическими и могут располагаться как на разных, так и на одном сервере.

Клиентами большинства универсальных СУД могут быть ПК с Windows 95 или Windows NT. Но отдельные СУД допускают использование платформ Macintosh и UNIX.

Бурное развитие Web-технологий не обошло стороной и системы управления документами. Все современные СУД позволяют работать с документами через обычные браузеры Web, а они могут быть размещены на самых разнообразных клиентских платформах; тем самым проблема работы в гетерогенной сетевой среде оказывается отчасти решена. При использовании Web-технологии у СУД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через обычный браузер Web. Недостатком доступа к документам через Web является значительно меньшая степень интеграции с прикладными программами.

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОСОБЕННОСТИ УНИВЕРСАЛЬНЫХ СУД

Помимо того, что универсальные СУД представляют собой архивы документов с мощными механизмами поиска, они обладают и рядом других ценных качеств. Все рассматриваемые ниже универсальные СУД построены по модульному принципу, а их API являются открытыми. Это позволяет добавить при необходимости новые функции или расширить уже имеющиеся, причем свои услуги и продукты будут готовы предложить вам множество третьих фирм, включая российские. Все эти продукты хорошо интегрированы с СУД.

Универсальные СУД имеют солидные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. Как правило, они определяют следующие виды доступа (набор полномочий зависит от конкретной СУД):

• полный контроль над документом;
• право редактировать, но не уничтожать документ;
• право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
• право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые версии;
• право читать документ, но не редактировать;
• право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
• полное отсутствие прав доступа к документу.

Каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история работы с документами может быть легко отслежена.

Все СУД в той или иной степени придерживаются парадигмы "шкаф - полка - папка": документ помещается в папку, она, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения неограниченно. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок, при этом исходный документ остается неизменным и хранится в определенном администратором месте. Некоторые СУД предоставляют еще более мощные средства за счет установления связей между документами (так называемые связанные документы), причем эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде.

Когда с документом работают несколько пользователей или когда он проходит через процедуру согласований, очень удобным средством является использование версий и подверсий документа. Допустим, автор создал документ и передал его следующему пользователю. Этот пользователь изменил документ и создал на его основе новую версию. Затем он передал документ третьему пользователю, который создал третью версию. Спустя некоторое время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, автор решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. СУД автоматически отслеживают версии и подверсии документов, и пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является самой последней по счету или по времени.

Все эти возможности весьма ценны, но явно недостаточны для организации коллективной работы с документами. Они привязаны непосредственно к архиву и не затрагивают собственно документооборот.

Прежде чем говорить о документообороте, я бы хотел остановиться на используемых терминах. К сожалению, терминология до сих пор не устоялась, и часто под документооборотом подразумевают саму систему управления документами. Но это несколько разные понятия. Под документооборотом здесь и далее мы будем понимать средства организации движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. Понятно, что под движением мы имеем в виду не физическое перемещение документов, так как они чаще всего остаются на сервере, а передачу прав на их использование с уведомлением пользователей и контролем исполнения. Модули СУД, отвечающие за документооборот, называют модулями маршрутизации документов. Используемый в англоязычной литературе термин "workflow" на самом деле гораздо шире понятия "документооборот" и часто трактуется как автоматизация деловых процессов (или бизнес-процессов). Однако в контексте работы систем управления документами его с некоторой натяжкой можно отождествить с документооборотом.

В общем случае различают свободную и жесткую маршрутизацию документов. При свободной маршрутизации любой участвующий в процессе пользователь может по своему усмотрению изменить существующий или задать новый маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго определены, и пользователи не вправе их менять. Однако такой схемой предусматривается обработка логических операций, когда маршрут может быть изменен в соответствии с некоторыми наперед заданными условиями. Например, если к пользователю Иванову пришел документ, у которого в качестве атрибута "Сумма" стоит менее 500 рублей, то документ далее пересылается в архив, а если более 500 рублей - то передается пользователю Петрову.

В некоторых универсальных СУД модуль маршрутизации входит в базовый комплект, в других его необходимо покупать отдельно. Однако даже если модуль маршрутизации входит в базовый комплект, но при этом он не подходит для решаемых задач, то полнофункциональные модули маршрутизации всегда можно приобрести у третьих фирм.

В состав большинства СУД входят утилиты для просмотра документов (viewer), понимающие многие десятки форматов файлов. Это очень удобные средства. Предположим, пользователь разрабатывает чертежи с помощью САПР AutoCAD. Устанавливать Auto-

CAD, стоящий 3000 долларов, сотруднику, занятому лишь проверкой чертежей, - слишком большая роскошь. Программа просмотра позволяет не тратиться на закупку дополнительных лицензий на AutoCAD, при этом она занимает значительно меньше места на клиентских машинах. Но, если говорить откровенно, входящие в базовый комплект СУД программы просмотра достаточно слабы, хотя и подходят для большинства офисных задач. Однако рынок предполагает множество разнообразных мощных программ просмотра, интегрируемых с СУД.

При организации коллективной работы возможность аннотирования документов оказывается обычно весьма полезна. В ряде случаев по тем или иным причинам пользователь не имеет прав на внесение изменений в документ в процессе согласования, но он бы хотел тем не менее высказать свои замечания. Как правило, подобные проблемы решаются за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда спасает положение, например замечания по поводу графического документа очень трудно иногда выразить словами. Недостатки гораздо проще было бы указать графическими средствами на самом изображении. Это позволяет сделать так называемая функция "красного карандаша". Однако только Documentum EDMS имеет подобное средство в базовом комплекте поставки. Но и пользователи других СУД не остаются внакладе, поскольку на рынке имеется немало подобных продуктов.

Важной особенностью универсальных СУД является высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования механизмов OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и других. Для работы с документами прибегать к утилитам СУД нет необходимости. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СУД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь Microsoft Word, открывая файл, увидит библиотеки и папки с документами СУД, откуда он и выбирает нужный документ (см. Рисунок 2). А при сохранении документ будет автоматически помещаться в базу СУД. То же относится и к другим офисным и ко многим специализированным (наподобие AutoCAD) программам. Благодаря интеграции СУД с прикладными программами затраты на внедрение СУД и на обучение персонала значительно снижаются.

Рисунок 2. Интеграция Microsoft Word и DOCS Open.

Помимо прочего, для универсальных СУД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почты, с программами пересылки факсов и многие другие.

Прежде чем вести речь об особенностях конкретных универсальных СУД, представленных на российском рынке, мы поговорим о том, какое место такие системы занимают в информационной инфраструктуре предприятия.

МЕСТО УНИВЕРСАЛЬНЫХ СУД

Подходов к решению проблем, связанных с управлением документами, существует множество. Помимо универсальных СУД это и средства коллективной работы, наподобие Lotus Notes; и специализированные системы управления документами, в частности финансовыми или чертежными; и, наконец, приложения в составе систем управления предприятием или корпоративных информационных систем. Чем же универсальные СУД отличаются от них? И какие они имеют преимущества или недостатки?

На самом деле постановка вопроса, какой из подходов лучше, неправильна. Для одних задач лучшим решением может оказаться использование Lotus Notes, тогда как для других - DOCS Open. Все зависит от конкретной ситуации. Важным качеством универсальных СУД является то, что они позволяют решать очень многие задачи управления документами. Но, во-первых, всех задач они не решают, а во-вторых, применение специализированных программ может оказаться дешевле и/или эффективней. Еще одной чертой универсальных СУД является то, что они могут служить связующим звеном между различными специализированными системами, создавая таким образом фундамент для организации делопроизводства всего предприятия.

При знакомстве с универсальной СУД наиболее часто задаваемый вопрос касается их отличия от программ поддержки коллективной работы, и прежде всего от Lotus Notes. Если вернуться к возможностям универсальных СУД, то можно отметить следующие свойства, отсутствующие в программах поддержки коллективной работы:

• неограниченность размера архива универсальной СУД;
• встроенная поддержка полнотекстовой индексации;
• поддержка версий и подверсий документов;
• хранение документов в архиве в исходном формате;
• ведение журналов действий пользователей.

Можно ли на основе Lotus Notes создать полноценную систему управления документами? В принципе, да, возможно, тем более что Lotus Notes имеют развитую среду разработки приложений. Кроме того, некоторые из перечисленных возможностей реализуются имеющимися на рынке приложениями для тех же Lotus Notes. Но для универсальных СУД они уже есть в комплекте! Так что, насколько такой подход будет эффективен - это еще вопрос. Lotus Notes имеют ограниченную и притом закрытую базу данных. С большими объемами информации она будет работать медленно. Тем не менее для небольших организаций с малым объемом информации, где не требуется вся мощь универсальных СУД применение Lotus Notes, Microsoft Exchange или Novell GroupWise в качестве СУД вполне оправданно. Кстати, универсальные СУД имеют, как правило, шлюзы в перечисленные программы и могут задействовать почтовые средства программ типа Lotus Notes.

Что касается специализированных систем управления документами, их можно условно разделить на две категории. Первую категорию составляют продукты, изначально ориентированные на узкопрофильное применение и не имеющие средств интеграции с другими системами. В основном они представлены местными разработчиками. Такие программы предназначены для решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учета и т. д. К сожалению, большинство подобных приложений имеют серьезные ограничения с точки зрения их применения в корпоративной среде. Каждое из них ведет свою собственную базу данных, причем эти хранилища информации никак друг с другом не связаны. В результате затраты на поддержание общей инфраструктуры оказываются таковы, что заставляют любого непредвзятого человека усомниться в разумности подобного подхода.

Вторую категорию составляют специализированные приложения, имеющие средства интеграции с другими системами. Так, программы PDM (Product Document Management) предназначены для решения целого класса задач, связанных с проектированием изделий. С их помощью одно и то же изделие может разрабатываться сразу несколькими проектировщиками. Программы TDM (Technical Document Managenent) призваны обслуживать другой класс задач, связанных с подготовкой технической документации. В качестве примера системы категории PDM/TDM можно отметить AutoDesk WorkCenter. Разумеется, рынок предлагает и бухгалтерские, и финансовые программы, программы учета людских и материальных ресурсов с открытым интерфейсом и, самое главное, обеспечивающие интеграцию с универсальными СУД. Кстати говоря, такие приложения и модули разрабатываются не только западными, но и российскими компаниями, притом российские разработки учитывают специфику нашего делопроизводства и местные стандарты.

Если рассматривать корпоративные информационные системы и системы управления предприятием, то они обычно имеют модули для поддержки делопроизводства, но возможности многих из них весьма ограничены. Большинство универсальных СУД поддерживает интеграцию с известными системами управления предприятиями, в особенности с продуктами SAP и PeopleSoft. Беда только в том, что очень немногие отечественные предприятия согласны устанавливать КИС - пока они слишком дороги и трудно адаптируются к российским условиям.

Однако вернемся к рассмотрению универсальных СУД. В мире их имеется более десятка, но на российском рынке представлены всего три: DOCS Open компании PC DOCS, Documentum EDMS компании Documentum и DocuLive компании Siemens Nixdorf. Чтобы СУД завоевала признание на отечественном рынке, система должна иметь по крайней мере локализованный пользовательский интерфейс и сервис полнотекстового поиска с поддержкой русского языка. В представительствах западных фирм можно встретить и другие СУД, но они не локализованы и рассчитаны исключительно на английский язык.

Помимо перечисленных СУД ряд отечественных компаний продает свои собственные системы. Такие программы отвечают большинству требований, предъявляемых к СУД. Но у них есть один весьма существенный недостаток: очень малое количество наработок третьих фирм, расширяющих базовые возможности системы, а именно этим ценны Documentum EDMS, DOCS Open и DocuLive. Да и ограничений у отечественных СУД гораздо больше. Справедливости ради можно отметить, что далеко не всем требуются функциональная мощь Documentum, DOCS Open или DocuLive.

Теперь остановимся вкратце на особенностях каждой из трех универсальных СУД.

DOCS OPEN

Локализованная версия DOCS Open американской компании PC DOCS известна в России с 1995 г. До недавнего времени система DOCS Open строилась в рамках двухуровневой модели клиент-сервер (см. Рисунок 1). Новое поколение системы под наименованием DOCS Fusion соответствует трехуровневой модели с участием сервера приложений (см. Рисунок 3). В данной версии промежуточным звеном выступает сервер приложений DOCS Fusion, осуществляющий обработку запросов со стороны клиентов DOCS Fusion к архиву документов DOCS Open. Использование сервера приложения повышает производительность и масштабируемость СУД. К тому же такой подход позволяет использовать более тонкие клиенты. Клиенты предыдущих версий DOCS Open также поддерживаются, но они работают в архитектуре клиент-сервер.

Рисунок 3. Архитектура системы управления документами DOCS Fusion.

Для хранилища карточек DOCS Open/Fusion можно задействовать SQL-серверы Oracle, Microsoft SQL Server и Sybase. Хранилища документов могут быть размещены на любых сетевых файловых системах, в том числе на NetWare, Windows NT, NFS, Banyan VINES. Однако DOCS Open/Fusion ориентирована прежде всего на платформу Windows NT, и это относится не только к хранилищу документов. Во-первых, DOCS Open/Fusion может напрямую использовать базу данных пользователей NT, а, во-вторых, специальный модуль безопасности Document Sentry Agent, препятствующий доступу к документам, минуя СУД, имеется только для NT.

Сервер полнотекстовой индексации размещается исключительно на платформе Windows. В качестве модуля, отвечающего за полнотекстовую индексацию, могут быть взяты продукты компаний Verity и Fulcum. Однако эти приложения поддерживают русский язык с некоторыми ограничениями. Более требовательные заказчики могут приобрести продукт Lingvo Fulltext Retrieval российской компании ABBYY, учитывающий морфологию русского языка.

В качестве клиентских платформ для DOCS Open и DOCS Fusion в настоящее время поддерживаются Windows 95/98/NT. Для доступа к документам из браузеров Web был разработан серверный модуль CyberDOCS, осуществляющий динамическое преобразование документов в формат HTML. Сервер приложений DOCS Fusion и сервер CyberDOCS размещаются на платформе Windows NT.

Базовый комплект DOCS Open/Fusion включает модуль свободной маршрутизации DOCS Routing, программу просмотра, средства интеграции с офисными приложениями. Особый интерес представляет дополнительный модуль DOCS Unplugged для поддержки мобильных пользователей. С его помощью пользователь может забрать документы из архива DOCS Open и работать с ними, не имея связи с СУД, например в командировке. При этом в архиве документы будут заблокированы. После того как пользователь вновь подключится к СУД, документы автоматически синхронизируются с архивом.

Различные производители предлагают модули для DOCS Open, позволяющие работать с факсовыми и почтовыми программами, вводить документы со сканеров, шифровать документы, управлять технической и чертежной документацией и делать многое другое.

DOCS Open имеет прекрасную объектно-ориентированную систему для разработки приложений, а также средства организации интерфейса прикладных программ с функциями СУД.

В России внедрением DOCS Open/Fusion занимается около полутора десятков компаний, причем они не ограничиваются исключительно внедрением, а предлагают и собственные модули. Среди них мы бы хотели выделить дистрибьютора DOCS Open компанию TerraLink и Мастер-реселлера компанию "Весть", благодаря усилиям которых DOCS Open стала самой популярной универсальной СУД в нашей стране. Кстати, модуль свободной маршрутизации DOCS Routing был разработан компанией "Весть" (оригинальное название WorkRoute I), и теперь PC DOCS поставляет его в базовом комплекте DOCS Open по всему миру. Известность получили также такие отечественные разработки, интегрируемые с DOCS Open, как система документооборота Optima WorkFlow ("Оптима"), система учета договоров "АиТ:Договора" ("АиТ"), система автоматизации проектирования "Компас" ("Аскон"), система распознавания текста Fine Reader (ABBYY), система управления информацией об изделии PartY?97 ("Лоция Софт") и другие.

По мнению системного инженера TerraLink Александра Бейдера, система DOCS Open/Fusion может успешно использоваться как небольшими компаниями, так и многонациональными корпорациями. Но все же основные преимущества DOCS Open сказываются при количестве рабочих мест более 50. Цена системы на одно рабочее место зависит от количества клиентов и заказанных модулей: в базовом комплекте она составляет 500-1000 долларов в пересчете на одно место.

DOCUMENTUM EDMS

Исключительно мощная система Documentum EDMS американской компании Documentum в локализованном виде появилась в России только осенью 1997 г. Поэтому по популярности она сильно отстает от DOCS Open. Тем не менее эта система обладает качествами, благодаря которым она вполне способна потеснить на рынке других игроков.

В отличие от остальных СУД, Documentum EDMS использует объектно-ориентированный подход и базируется на концепции обобщенного документ-объекта (Docobject). Каждый такой объект состоит из четырех частей: содержимого документа; его атрибутов; связей с другими объектами и операций, проводимых над документ-объектом, в частности маршрутов его прохождения. Такое решение позволяет очень гибко оперировать документами.

Один документ-объект может содержать несколько представлений (форматов) документа, причем система автоматически синхронизирует содержимое всех представлений при изменении одного из них. Благодаря этой особенности система позволяет клиенту просматривать и аннотировать документы в формате PDF программы Adobe Acrobat Reader и Acrobat Exchange (Acrobat Exchange входит в комплект поставки Documentum EDMS).

Documentum EDMS работает в соответствии с трехуровневой моделью "клиент - сервер приложений - база документов" (см. Рисунок 4). База документов DocBase может помещать содержимое документов как в сетевую файловую систему, так и в СУБД. Атрибуты документов база DocBase хранит под управлением одного из SQL-серверов: Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase или Informix. Следует отметить, что карточки документов в Documentum EDMS не обязательны, но для удобства их обычно используют. Более того, в зависимости от прав пользователей один и тот же документ может иметь несколько карточек, показывающих только те атрибуты, которые пользователю необходимы и разрешены.

Рисунок 4. Архитектура системы управления документами Documentum EDMS.

Ядро системы образует сервер приложений DocPage. Он отвечает за обработку запросов клиентов к архиву документов. В его состав входит и сервис полнотекстовой индексации.

Доступ к документам через браузеры Web организуется с помощью сервера RightSite. RightSite позволяет формировать страницы Web на лету (из фрагментов, хранящихся в DocBase), представлять страницы в соответствии с текущими правами доступа, поддерживать корректность ссылок и т. д.

Модуль AutoRender Pro отвечает за автоматическую генерацию PDF-версий документов. DocPage Builder представляет собой набор средств по разработке приложений для управления документами в рамках Documentum EDMS. Назначение модуля Spider состоит в обслуживании сервера RightSite.

Отличительной особенностью Documentum EDMS является наличие нескольких типов клиентских мест.

WorkSpace - средство управления для координаторов СУД, т. е. привилегированных пользователей, задача которых состоит в организации работы других пользователей и определении логики работы системы.

SmartSpace предназначен для рядовых участников делопроизводства и имеет все средства интеграции с прикладными программами.

ImageViewer рассчитан на потребителей документов, не имеющих непосредственного отношения к процессу делопроизводства. Данный клиент предоставляет возможность просмотра и аннотирования документов.

SmartSpace Intranet и ViewSpace Intranet являются аналогами Smart-Space и ImageViewer, но предназначены для работы через браузеры Web.

Documenum EDMS поддерживает клиентов на платформах Windows 95/98/NT, Macintosh и X-терминалов.

В базовую поставку Documentum EDMS входит достаточно мощный сервис жесткой маршрутизации, поэтому у заказчиков обычно не возникает желания переходить на другой продукт.

Для Documentum EDMS разработано огромное количество модулей, но, к сожалению, практически все они не локализованы. Тем не менее ситуация постепенно меняется к лучшему.

В России поставкой и внедрением данной СУД занимаются три фирмы: SWD RealTime System (г. Санкт-Петербург), системный интегратор TopS Systems Integrator и компания "Весть". Уже имеется опыт внедрения системы на уровне крупного предприятия.

По словам консультанта компании TopS Альберта Бертякова, Documentum EDMS предназначена для средних и крупных компанией, особенно со сложной гетерогенной средой. Стоимость СУД в зависимости от количества клиентов составляет от 700 до 1500 долларов в пересчете на одно рабочее место.

DOCULIVE

СУД DocuLive была первоначально разработана норвежским отделением немецкого компьютерного гиганта Siemens Nixdorf для нужд норвежской армии. Довольно неожиданно эта система была весьма высоко оценена специалистами. Локализованная версия DocuLive появилась в России летом 1998 года.

Уникальной особенностью DocuLive является то, что она поставляется в исходных кодах. И это в базовом комплекте серьезного коммерческого продукта! Исходные тексты позволяют заказчикам без проблем подстраивать систему под свои нужды, разрабатывать свои собственные компоненты и даже изменять логику работы системы.

Система DocuLive работает в соответствии с двухуровневой моделью клиент-сервер (см. Рисунок 5). Карточки документов и папок хранятся на SQL-сервере (Oracle, Microsoft, Sybase, Informix), а документы - на файловом сервере. В отличие от других систем, доступ к содержимому документов может осуществляться не только с помощью сетевой файловой системы, но и по FTP. Кроме того, документы могут храниться в базе SQL-сервера в виде двоичных объектов.

Рисунок 5. Архитектура системы управления документами DocuLive.

Для DocuLive предлагаются следующие модули, которые могут быть установлены в соответствии с пожеланиями заказчика:

• DocuLive Basic;
• DocuLive View;
• DocuLive WorkFlow;
• DocuLive Scan;
• DocuLive Full Text Search;
• DocuLive for WWW.

Базовым является модуль DocuLive Basic. Он обеспечивает описание структуры пользователей и баз данных, а также регламентирует доступ пользователей в соответствии с ролевыми назначениями. Ролевой доступ определяется в трехуровневой среде "организация - подразделение - сотрудник". Модуль формализует организационно-штатную структуру заказчика и реализует свободную схему маршрутизации документов и работ. Кроме DocuLive Basic все остальные модули являются дополнительными.

Модуль Document View предназначен для просмотра документов в стандартных форматах различных приложений. Однако выбор средств просмотра этим не ограничивается, кроме того, более мощные модули, в частности продукты компании Rasterex, предусматривают возможность аннотирования.

Модуль DocuLive WorkFlow отвечает за документооборот. Российским заказчикам предлагается использовать продукт WorkRoute II, разработанный компанией "Весть" и обеспечивающий жесткую маршрутизацию.

Дополнительный модуль DocuLive Scan служит для ввода графических изображений со сканера. В русском варианте распознавание текста осуществляется с помощью продукта Fine Reader компании ABBYY.

Модуль DocuLive Full Text Search предоставляет сервис полнотекстовой индексации. Российские заказчики могут воспользоваться продуктом Lingvo Full Text Retrieval компании ABBYY, учитывающим морфологию русского языка и поддерживающим нечеткий поиск.

За организацию работы с документами в среде Intranet/Internet отвечает модуль DocuLive for WWW.

Помимо встроенной электронной почты DocuLive имеет и шлюзы в распространенные офисные системы электронной почты.

В отличие от других СУД, на клиентских машинах DocuLive устанавливается одна-единственная программа (помимо средств интеграции с прикладными программами). Однако интерфейс, элементы меню и функции внутри этой программы меняются в зависимости от прав пользователя и установленных модулей. Клиентами DocuLive могут быть только компьютеры Wintel, вместе с тем выбор серверных платформ достаточно разнообразен. Доступ через Web может осуществляться с любого компьютера, оснащенного просмотровой программой-браузером.

В России поставкой и внедрением данной СУД занимаются три фирмы: ABBYY, "Весть", "ЭЛКО Технологии". Они проделали огромную работу по локализации и адаптации DocuLive к местным условиям.

По мнению старшего управляющего компании ABBYY Арама Пахчаняна, DocuLive рассчитана на средние и крупные предприятия с числом участников делопроизводства от нескольких десятков до многих тысяч человек. Стоимость DocuLive зависит от количества заказанных модулей и числа клиентов и составляет 400-1000 долларов на одно рабочее место.

ВНЕДРЕНИЕ СУД

Благодаря поддержке таких отраслевых стандартов, как ActiveX, OLE Automation, ODMA, ODBC, MAPI, универсальные СУД сравнительно легко интегрируются с прикладными программами. Но все же внедрение подобной системы на предприятии может оказаться далеко не простым делом. Чтобы получить ощутимую отдачу, во-первых, организацию работы с документами на предприятии следует предварительно подвергнуть тщательному анализу, а, во-вторых, процесс делопроизводства может потребоваться частично реорганизовать. Все это стоит значительных денег, порой сопоставимых с ценой СУД. Хотя перечисленные СУД являются в большей мере "коробочными" изделиями, их доводка в соответствии с требованиями заказчика требует определенных усилий. Правда, СУД легко адаптируется к разным условиям, но проблема все равно остается. Интеграторы СУД как раз и призваны решать эти задачи. Проще и дешевле иметь дело с ними, чем заниматься внедрением продукта самостоятельно или, что еще менее эффективно, пытаться разработать свою собственную систему делопроизводства, как это привыкли делать на отечественных предприятиях.

Но и выбор конкретной СУД может оказаться нелегким и потребовать привлечения специалистов. К примеру, "Весть" - компания уникальная в том смысле, что она занимается внедрением всех трех универсальных СУД. На вопрос, как они могут одновременно поставлять прямо конкурирующие системы, сотрудник "Вести" Валерий Климов ответил, что, хотя системы в некоторых областях действительно конкурируют, каждая из них имеет свою специфику. И задача заказчика (и интегратора) выбрать такую систему, чтобы она в полной мере решала поставленные задачи в области делопроизводства и при этом не была избыточной.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проблемы автоматизации делопроизводства были и всегда останутся актуальными для большинства организаций. Одним подойдет система коллективной работы, другим - специализированная СУД. Кому-то может показаться, что СУД стоят дорого. А разве рачительно использовать компьютеры в 1500 долларов в качестве печатающих машинок? Или задействовать сетевую среду, по стоимости сопоставимую с вычислительной техникой, лишь для копирования файлов? Универсальная же система управления документов позволяет решить проблему организации делопроизводства на средних и крупных предприятиях. На Западе СУД весьма популярны. Будем надеяться, что они заинтересуют и отечественные предприятия.

В этой статье мы затронули лишь малую толику возможностей универсальных СУД. Заинтересованные читатели могут обратиться к более детальному анализу этих систем. В первую очередь мы рекомендуем обратить внимание на специализированную газету "Электронный офис" компании "Весть" (http://www.vest.msk.ru/eo), посвященную проблемам управления документами, ведению архивов документов и всем смежным вопросам. Для более конкретного знакомства с заинтересовавшими его системами читатель может посетить серверы Web производителей и интеграторов СУД (см. Таблицу).

Константин Пьянзин - обозреватель LAN. С ним можно связаться по электронной почте: [email protected] .

Ресурсы Internet

Универсальные системы управления документами

Управление документами - важная составляющая общего процесса управления организацией. Система управления документами позволяет установить общие правила работы с документами и их хранения, обеспечивающие эффективную работу и системы качества, и самого предприятия.

Из статьи вы узнаете:

Что такое система управления документами

Определение термина «управление документами» содержится в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Этим регламентом управление документами определяется как совокупность последовательных и эффективных действий, направленных на создание, использование, хранение и уничтожение документов юридического лица с целью подтверждения и для обоснования проведения деловых и управленческих операций.

От качества документов, которые генерируются в организации, от того, насколько быстро и эффективно обрабатываются входящие документы, во многом зависит качество и эффективность ее деятельности. Обеспечивая качество документации и работы с ней, организуя эффективную систему управления документами, предприятие обеспечивает высокую производительность труда, качество выпускаемой продукции, предоставляемых услуг.

Область управления документами не должна ограничиваться каким-то одним или несколькими их видами. Правила и требования обработки, хранения и уничтожения для каждого вида документации должны быть единообразными. В задачи службы ДОУ должны входить контроль и обеспечение оперативного хранения той документации, которая находится в подразделениях. Сотрудники должны уметь формировать документы в дела и строго придерживаться порядка их передачи на архивное хранение.

Внедрение системы управления документами организации подразумевает высокую степень регламентации требований по работе с документами. Но следует учесть - чем строже будут выполняться установленные правила, чем больше внимания служба ДОУ будет уделять формированию, распространению и совершенствованию методологии делопроизводства , тем выше будет качество и эффективность обработки документов. Это означает, что будет сокращаться время прохождения и принятия управленческих решений и повышаться их оперативность, обеспечивая повышение производительности.

Организация оперативного управления документами

Первоначальной задачей управления документами является классификация тех видов документации, которые имеют хождение на конкретном предприятии. Это, в том числе, определяется той отраслью экономической деятельности, в которой оно работает, а также основных видов его производственной деятельности, масштабами и локальными регламентами.

Документация, входящая в систему управления документами организации, может подразделяться на следующие виды:

1. нормативная;
2. организационно-распорядительная;
3. технологическая;
4. финансово-бухгалтерская;
5. конструкторская;
6. кадровая (документы по личному составу);
7. закупочная;
8. информационно-справочная.

Эти виды объединяют все основные документы управления, обеспечивающие непрерывность, эффективность и легитимность деятельности организации.

При этом некоторые виды документов имеют свои специфические особенности составления и обработки. Эти особенности, которые нужно будет учесть при управлении документами в зависимости от их вида, также могут определяться спецификой производственной деятельности предприятия.

Обратите внимание! Особенности составления и обработки документов в организации также могут определяться и субъективными факторами - требованиями контрагентов или руководства предприятия.

Далее, разрабатывая систему управления документами в организации, необходимо определить, какие конкретно документы будут входить в каждый из перечисленных видов и какая схема управления будет использоваться при их обработке, хранении и уничтожении. Для каждой группы необходимо подобрать свои средства управления документами, обеспечивающие максимальное качество работы с ними.

С этой целью нужно определить порядок обработки документов одного наименования, выявить те группы, обработка которых осуществляется по общим алгоритмам. Это позволит для управления документами выделить и использовать только несколько однотипных схем обработки и движения, установить общие правила для каждой из этих схем.

Внедряемая на предприятии система управления документами не должна затруднять работу отдельных его служб.

Необходимо проконтролировать, насколько процесс управления документами на предприятии отвечает требованиям национального стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества. Требования». Некоторые из требований, установленных данным стандартом, могут оказаться неприменимыми к отдельным видам документации. Также нужно проверить соответствие системы управления документами тем требованиям, которые законодательство устанавливает в отношении бухгалтерской, налоговой и кадровой отчетности.

На завершающем этапе нужно будет дополнить систему управления нормативными документами теми обязательными действиями, которые предусмотрены на уровне федерального законодательства, отраслевых стандартов. При возможности, нужно выбрать такой метод выполнения требований регламентов, который в максимальной степени будет соответствовать специфике деятельности компании и ее техническим возможностям. Например, уничтожение документов небольшая компания может производить своими силами в соответствии с установленными правилами, а крупная - осуществлять эту работу на договорной основе.

Внедрение системы управления документами в организации

Чтобы система управления документами в организации действительно работала эффективно, управленческий персонал должен пройти соответствующее обучение и изучить технологию работы с документами. Эта технология во-многом будет зависеть от того, какая форма организации делопроизводства применяется на предприятии:

централизованная , при которой вся работа с документацией поручается службе ДОУ;

децентрализованная , при которой в каждом структурном подразделении имеется свой делопроизводитель, назначенный приказом;

смешанная , когда обязанности по обработке документов разделены между службой ДОУ и структурными подразделениями.

Чаще всего на практике применяется смешанная форма организации делопроизводства и управления документами, как наиболее удобная и обеспечивающая необходимую оперативность. Но это подразумевает необходимость обучения сотрудников и осуществления постоянного контроля над тем, как ими выполняются требования, установленные системой управления документацией.

Основным документом обеспечения управления документацией может стать локальный нормативный акт, которым будут установлены регламенты обработки всех групп документов, используемых в организации. Это положение или инструкция, разработанная при активном участии службы делопроизводства, будет содержать образцы документов, с которыми в качестве примера всегда может ознакомиться любой сотрудник. Использование готовых шаблонов и форм также сделает их работу более комфортной, поскольку в шаблоне уже будут отражены все требования к оформлению и структуре данного вида деловых бумаг.

Обратите внимание! Сотрудникам компании необходимо обеспечить доступ к актуальной версии локального акта, регламентирующего вопросы управления документами в организации.

Внедрение грамотного подхода может помочь обеспечить и служба управления персоналом - документы, с которыми работник будет знакомиться при приеме на работу, могут включать в себя инструкцию по работе с документацией. С новым сотрудником также может проводится вводный инструктаж, примерный перечень его вопросов представлен ниже.

Все сотрудники компании, работающие с документацией, должны иметь копию локального акта, которым определены и документально зафиксированы основные принципы политики в области управления документами.

Контроль над тем, как выполняются положения этого акта, регламентирующего процесс управления документами, может осуществлять секретарь организации или сотрудник службы ДОУ. При этом могут использоваться такие формы, как:

Контроль соблюдения правил оформления документов, их соответствия требованиям стандартов. При обнаружении несоответствия, документы должны возвращаться исполнителям на доработку и исправление. Для некоторых видов документов, перечень которых будет установлен инструкцией, подписание может осуществляться только после согласования со службой ДОУ;

Контроль исполнения документов, соблюдения сроков, установленных локальным нормативным актом или инструкцией;

Контроль над тем, как ведется делопроизводство в структурных подразделениях, как соблюдаются правила оперативного хранения документации, требования к порядку формирования дел и передаче их в архив.

Если система управления документами внедряется в крупной организации, есть смысл поручить контрольные функции специально созданной комиссии, в состав которой войдут представители службы ДОУ, секретарь, архивариус, компетентные сотрудники.

Пример приказа о создании такой комиссии приведен ниже.

Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами.

Основные цели создания общекорпоративной системы электронного управления документам:

Формирование единой политики и координирования работ в области электронного управления документами.

Выработка корпоративных стандартов работы с электронными документами.

Эффективное управление документами в течение всего их жизненного цикла (создание, разработка, согласование, утверждение, регистрация, хранение, контроль исполнения, работа, рассылка, использование, маршрутизация, архивирование).

Оптимизация существующих деловых процессов.

Создание информационных порталов. Системы электронного управления документами, обладающие средствами совместной работы, дают возможность накапливать и использовать информацию в распределенной корпоративной среде на основе применения единых бизнес-правил, контекста и метаданных.

Система электронного управления документами (СЭУД) реализует следующие функции:

Управление жизненным циклом. Возможность управления документами в течение всего их жизненного цикла - от разработки, редакции, согласования, утверждения до распространения и архивирования.

Распределенная работа с документами. СЭУД позволяет сотрудникам, работающим в различных территориально удаленных подразделениях, совместно использовать документы на локальных серверах, сохраняя при этом целостность документов в масштабе всей распределенной организации.

Широкий набор средств управления документами. СЭУД обеспечивает все основные функции управления документами:

• - регистрация документов;
• - рассылка;
• - постановка на контроль исполнения;
• - контроль версий;
• - полнотекстовый поиск;
• - ведение контрольных журналов;
• - работа с шаблонами;
• - уведомление об изменениях и другие.
• · Редактирование/согласование/утверждение. СЭУД управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения.
• · Многоуровневый контроль версий. Позволяет структурировать и хранить все черновики документов.
• · Защита данных:
  • - средства защиты и шифрования промышленного уровня;
  • - полномасштабные средства идентификации пользователей;
  • - средства RSA и SSL.
• · Поддержка широкого выбора клиентов. Возможность совместной работы в масштабах всей корпоративной сети с использованием для этого web-браузеров или клиентов. Для доступа и сохранения документов в СЭУД возможно использование файлов любых офисных приложений.
• · Масштабируемость системы. Предусмотрена возможность внедрения системы с небольшого шага, а затем развертывание и наращивание функционала системы.

Ядро СЭУД реализует стандартные процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Следовательно, для данного блока системы целесообразно использовать уже готовые программные решения [Сысоева 2006: 35-36].

Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами)

Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Системы электронного управления документами (ЭУД) призваны обеспечить следующие процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов документов в компьютерных сетях, а так же обеспечивала контроль над потоками документов организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД является создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Системы электронного управления документами включают:

• 1) системы электронного документирования (делопроизводства);
• 2) системы электронного документооборота;
• 3) корпоративные системы электронного управления документами.

Для обеспечения эффективной деятельности современных учреждений системы электронного управления документами должны удовлетворять следующим требованиям:

• · Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.
• · Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.
• · Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможность поэтапного внедрения системы.
• · Открытость. Открытая архитектура системы позволяет, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес-целей, во-вторых, интегрировать систему с другими прикладными программами, которые используются в организации, в-третьих, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как управление знаниями. Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.
• · Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев.
• · Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.
• · Доступность. Возможность обеспечения доступа к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов. Поддержка различных категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных).
• · Поддержка стандартов. Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла электронного документа.
• · Комплексная функциональность

Поддержка полного жизненного цикла работы с документами, что включает автоматизацию работы с образами документов, управление записями и потоками работ, управление контентом и так далее.

Таким образом, в настоящее время большинство организаций стараются внедрить такие программные системы, которые предоставляют не только средства формирования электронных дел и контроль версий, но и обладают широким спектром возможностей по распространению документов и информации в рамках всей организации, средствами управления контентом и знаниями на базе web-технологий, обеспечивают поддержку документоориентированных бизнес-процессов. В соответствии с рассмотренными выше характеристиками и сферами применения систем электронного управления документами их можно классифицировать так, как показано в таблице 3.

Таблица 3 - Классификация систем электронного управления документами

Характеристика	Системы электронного управления документами
Системы электронного документирования	Системы электронного документооборота	Корпоративные системы электронного управления документами
Функциональное назначение	Обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм	Обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий	Обеспечивают универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом
Динамика событий и процессов	Регистрация свершившихся событий (регистрация, хранение, контроль исполнения)	Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка процессов работы над документами(с учетом жизненного цикла документа)	Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка процессов работы с документами в масштабах всей организации
Уровень автоматизации процессов	Системы, ориентированные на бизнес-процессы	Системы, ориентированные на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ	Системы, ориентированные на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ и поддержкой принятия решения
Пользователи	Сотрудники ограниченного числа структурных подразделений	Отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченные в какой-либо общий бизнес- процесс	Все сотрудники из различных подразделений организации, вовлеченные в бизнес-процессы масштаба всей организации

Прежде чем выбрать программный продукт из множества предлагаемых на рынке, организация должна четко определиться относительно основной цели приобретение автоматизированной системы и ее возможностей, сформулировать свои требования к программному продукту.

Требования относительно программного обеспечения АСУД рекомендуется зафиксировать в техническом задании. Однако цели автоматизации управления документами для любых учреждений, независимо от их организационно-правовой формы, довольно схожи и сводятся к следующим:

o повышение качества и оперативности управления в учреждении путем усовершенствования делопроизводства;

o объединение в единый діловодний цикл всех структурных подразделений, в т. ч. территориальных отделений;

o обеспечение оперативного и в то же время разделенного доступа к информационных (документационных) ресурсов учреждения;

o снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов и, как результат, получения экономического эффекта;

o закладка фундамента для постепенного перехода учреждения от бумажного к электронному документообороту на перспективу, в т. ч. внедрение электронной цифровой подписи.

При выборе АСУД важное значение имеет полнота информации о рынке программного обеспечения управления документами. Необходимо владеть информацией не только о самих автоматизированные системы, но и о компании-разработчики АСУД и продавцов АСУД. Очевидно, что в одном классе могут оказаться несколько систем, сходных по функциям, технологиями и характеристиками. Следовательно, возникает необходимость их оценки.

АСУД следует оценивать по следующим параметрам :

1. Область применения системы.

Необходимо выяснить, на какую организационную структуру учреждения рассчитана система (одно структурное подразделение, все структурные подразделения одного учреждения (включая территориально удаленные), несколько учреждений.

2. Функциональные характеристики системы (функции управления документами).

Может быть выделено значительное количество функциональных характеристик АСУД. Учреждения должны самостоятельно определять набор функциональных требований к системе задач и уровня автоматизации.

3. Эксплуатационные характеристики.

Во время оценки эксплуатационных характеристик системы следует учитывать:

o объем документооборота (АСУД должна обеспечивать работу со всеми документами учреждения в пределах своего функционального назначения; системы должны соответствовать реальным объемам документооборота учреждения и иметь необходимый резерв);

o эксплуатационную надежность системы (АСУД должно быть присущ достаточный уровень надежности; сбои и поломки программно-технических средств АСУД не должны влиять на безопасность и сохранность документационного фонда учреждения);

o количество пользователей, которые одновременно могут работать в системе.

4. Программная реализация системы.

При анализе программной реализации автоматизированной системы оценивают такие технические и технологические характеристики:

o интеграция с программными приложениями, интеграция в информационную среду учреждения (возможность подключения к системе других модулей, разработанных той же компанией, другими компаниями или самостоятельно; выделение в системе коммуникационного ядра, предназначенного для администрирования, разработки и самостоятельного ее использования; возможность автоматического внесения в систему сведений о структуре учреждения, обеспечение информационной единства учреждения, интеграции с существующими средствами автоматизации управления документами, включение всех документов, баз и банков данных без искажений, потерь информации и изменения характеристик; возможность интеграции с архивом учреждения);

o поддержка украинской (по желанию - русского) языка;

o технические требования АСУД (технология "клиент - сервер"; средства разработки в АСУД (наличие интерфейса прикладных программ (API), возможность самостоятельных модификаций); операционная система серверной части АСУД; операционная система клиентской части автоматизированной системы делопроизводства; система управления базами данных, используется как основа; программный комплекс, используемый АСУД; телекоммуникационные возможности; аппаратные возможности серверной и клиентской частей);

o маршрутизация документов (в зависимости от задач управления и делопроизводственной практики учреждения при выборе АСУД следует обращать внимание на возможность фиксации или изменения маршрута документа);

o отслеживание версий и підверсій документов;

o возможность работы с мобильными (удаленными) пользователями и группами пользователей;

o наличие в АСУД модулей для сканирования документов (или возможность интеграции с профессиональными системами управления образами);

o возможность совместной работы над документами;

o протоколирование действий в системе.

5. Технология делопроизводства.

Технология поддержания АСУД может быть условно названа "отечественной" или "западной". АСУД, что поддерживают отечественные технологии процессов делопроизводства (к ним относятся и российские программные продукты), ориентированы прежде всего на использование в государственных учреждениях и отражают все принятые в них традиции и нормы делопроизводства (четко выраженный характер движения документов внутри учреждения, отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационно-контрольных формах, специализированные службы для обеспечения единого порядка обработки документов). АСУД, что поддерживают "западные" технологии делопроизводства (движение документов преимущественно горизонтальный, отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля, регистрация документов непосредственно исполнителями, отсутствие специализированных служб делопроизводства), ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев. Основной особенностью "западной" технологии является моделирование конкретных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.

6. Способы защиты системной информации.

Для обеспечения информационной безопасности могут использоваться аппаратные, программные и организационные средства.

7. Открытость и масштабируемость системы.

АСУД должна обеспечивать возможность ее модернизации без существенных экономических и организационных расходов, без потери информации при возможных изменениях в организации делопроизводства учреждения.

8. Стоимость.

Для определения стоимости АСУД нужна оценка следующих показателей: базовая стоимость системы; стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСУД; стоимость дополнительных программных и технических средств, не входящих в базовый комплект поставки (средства электронной цифровой подписи, системы оптического распознавания текста и т.п.); стоимость работ (с обследования учреждения, установка программного обеспечения, обучение администраторов и пользователей, первоначального конфигурирования системы, ее модернизации, технического обслуживания и т.п.).

Такой комплексный подход к избранию АСУД позволит осуществить внедрение системы, которая полностью будет отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности учреждения.

Выбрав систему, можно начинать внедрение сначала пилотного, а затем и полномасштабного проекта автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Однако, выбор АСУД - это не просто технологическая или инженерная задача, он должен быть связан с общей стратегией развития учреждения.

Всю работу по выбору наиболее подходящей системы выполняют сотрудники отделов информационных технологий и служб делопроизводства.

Внедрению системы должна предшествовать этап обследования и рационализации делопроизводства. Положительных результатов от внедрения АСУД можно ожидать лишь в случае, если в учреждении предварительно будет проведена оптимизация состава документации, документопотоков, четко распределены функции и задачи между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками службы делопроизводства, определено, какие информационные процессы станут безбумажными, а которые будут фиксироваться в документах с бумажными носителями.