Процесс составления графика отпусков: правила оформления и внесения изменений
График отпусков составляется в каждой организации.
Этот документ является обязательным как для директора, так и для подчиненного.
Когда можно вносить в него изменения, да и можно ли вообще — на этот вопрос не сразу ответят даже некоторые предприниматели.
Но, дабы помочь простым сотрудникам и начальству разобраться в данном казалось бы на первый взгляд сложном документе, наши специалисты составили данную статью с необходимой информацией о графике отпусков.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96 . Это быстро и бесплатно !
Вконтакте
Введение
В данной секции вы узнаете точное определение графика отпусков: правила оформления и внесение изменений в него. Итак, график отпусков — это расписание плановых каникул всех сотрудников , составленное с таким расчетом, чтобы не оказалось так, что офис пуст, потому что все уехали на дачи.
или руководящим лицом и утверждается генеральным директором компании раз в год, обычно до первого января следующего года.
В особых случаях в него вносятся изменения, одновременно с выходом специального приказа руководства, который обязательно должен быть согласован с профсоюзом.
К таким случаям относятся ситуации:
- сотрудник переносит отпуск;
- внеплановые каникулы;
- отзыв кого-либо с отдыха;
- отпуск разбили на несколько частей;
- принятие новых кадров.
СПРАВКА: Расписание составляется максимум за две недели до начала нового года при участии руководящего лица фирмы. Директор может учитывать предпочтения сотрудников, но не обязан — особенно если это будет мешать бизнесу или производству.
Перенести отпуск может сам работник (по согласованию с директором), или же инициатором переноса может стать босс. В последнем случае он должен письменно попросить сотрудника об этом, с указанием причин (понятно, что они должны быть более чем серьезными), почему его присутствие на производстве крайне важно именно в это время.
Как внести изменения в график отпусков?
В любом случае, что бы ни означало внесение изменений в график отпусков, это должно быть отражено на бумаге. Соответственно, в утвержденный график (форма Т-7) в любом случае должны вноситься изменения. Для этого заполняются специально предназначенные для этого графы, а именно — седьмая, восьмая и девятая .
Итак, первое действие, которое должно быть осуществлено в вопросе: «Как вносить изменения в график отпусков?» — составление приказа об этом самом изменении. Данный документ должен быть составлен и утверждён генеральным директором.
Приказ о внесении изменений в график отпусков составляется от первого лица в произвольной форме, но в любом случае содержит:
- название фирмы;
- данные и должность сотрудника, о котором идет речь;
- основание для внесения изменений.
Приказ обязательно должен быть представлен для ознакомления тому сотруднику, о котором в нем идет речь. Потом новшества отражают в:
- учетной карточке;
- табели дней;
- собственно графике отпусков.
На картинке вы можете увидеть образец приказа об изменении графика отпусков:
Перенос отпуска по инициативе работника
Давайте рассмотрим, конкретную ситуацию, при которой возникают вопросы: «Как внести изменения в график отпусков при переносе отпуска?», «Как перенести отпуск в графике отпусков?».
В этом случае сотрудник сперва подает заявление руководителю с просьбой перенести отдых, также указывается причина такого пожелания . Далее босс издает соответствующий приказ о переносе отпуска в графике отпусков.
Например. «ООО «Триада». Я, Иванов Петр Борисович, не возражаю против перенесения отпуска Сидорова А.А. с 20 июля 2016 года на 20 сентября 2016 года на основании его заявления от 1 июля 2016 года. Далее ставится подпись и дата, также печать организации.
Тогда же вносится изменение в график.
Отзыв сотрудника из отпуска
Похожим образом отображается и вариант . Правда, следует оговориться:
- это возможно только по согласию самого отзываемого сотрудника. Причем неважно. что случилось — пришла ли проверка или разом заболели все остальные кадры из нужного отдела (Постановление Пленума Верховного Суда РФ № 2 от 17 марта 2004 года);
- категорически не допускается отзывать беременных, несовершеннолетних и трудящихся на вредном производстве .
На картинке представлен образец изменения проделанного в случае досрочного отзыва сотрудника из отпуска:
Какой перечень документов необходим для переноса отпуска, .
Досрочный выход сотрудника из отпуска
Как делается дополнение к графику отпусков в случае досрочного выхода из отпуска одного из сотрудников? Сперва составляется докладная записка на имя первого лица компании с указанием причины.
Например: генеральному директору ООО «Триада» Иванову П.Б. В связи с налоговой проверкой и необходимостью осмотра помещений склада прошу вызвать заведующую складом Степанову из оплачиваемого отпуска. Главный бухгалтер Петрова».
Должна стоять дата и подпись. Документ должен быть должным образом зарегистрирован в этот же день в журнале регистрации докладных записок. Далее ген.директор на докладной записке ставит резолюцию — уполномочивает соответствующего служащего подготовить проект приказа к отзыву упомянутой Степановой из отпуска.
Понятное дело, что не факт, что письменное уведомление можно вручить. Человек может находиться на заграничном курорте.
Потому достаточно в этом случае обойтись его устным согласием по телефону.
Итак, до зав.складом, которая в этот момент находилась на даче, удалось дозвониться и она согласилась выйти на работу.
Следующим этапом босс издает приказ по личному составу.
В нем обязательно должны содержаться требования, помимо отзыва названной служащей, перерасчитать суммы, положенные для отпуска — это к главному бухгалтеру, а также предоставить Степановой в тот или иной период «догулять» ее неиспользованный кусок отпуска. Или присоединить его к плановому отдыху на следующий год — это к руководителю кадровой службы.
Под приказом ставятся подписи и печать организации. Документ должен быть зарегистрирован в особом журнале, предназначенном для приказов, касающихся организации отпусков.
В табель учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13)вносятся соответствующие изменения, равно как и в личную карточку работника (фактическое число отгулянных дней и фактические даты начала и окончания отдыха).
После этого вносятся изменения в график отпусков — то есть отображаются фактические даты, когда ушел, когда прибыл. В графе для примечаний указывается причина несоответствия с планируемыми.
Для перерасчёта отпускных, в случае ошибок в отпускных документах кадровой службы вас понадобится выписка из графика, как её оформить .
Прием новых сотрудников
Как внести изменения в график отпусков при приеме нового сотрудника? Для этого используется приложение к уже существующему расписанию. Руководитель издает приказ, в котором содержится фраза о принятии указанных людей на работу, а также о внесении их в график отпусков на, к примеру, 2016 год, согласно приложению.
Для составления приложения берется бланк старого графика, в «шапке» меняется название на, соответственно, слово «приложение…», указывается год. Далее форма заполняется согласно правилам.
Сотрудник ушел в отпуск не по графику
По соглашению с начальником любой кадр может это сделать (ст. 123 , 124 ТК РФ).
Процедура, собственно, та же — сперва гражданин пишет на имя генерального директора соответствующее заявление.
Он же в ответ ставит резолюцию «не возражаю» и издает приказ.
На главного бухгалтера возлагается обязанность отразить событие в графике.
Для этого он заполняет графы 7, 8 и 9.
Так в седьмой и девятой ставится новая дата, в восьмой — дата, когда был издан распорядительный документ.
Будьте предельно внимательны. когда вносите изменения в график отпусков, ведь многие заблуждаются считая график отпусков неважным и необязательным документом.
Разделение отпуска на части по инициативе работника
В этом случае гражданин пишет заявление на имя главы компании, он в свою очередь ставит резолюцию, что не возражает. После этого ставятся изменения в график (заполняются 8 и 9 графы).
Иными словами, что бы ни случилось — пополнение ли коллектива, или же требуется присутствие кого-то, кто улетел отдыхать — это должно быть соответствующим образом оформлено и отражено в графике.